論工程檔案管理信息化建設的思路

周漣漪

【摘 要】工程檔案貫穿于整個工程建設之中，是工程建設和管理過程中的一項十分重要的工作。進入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段已不適應時代要求。通過信息化建設在工程檔案管理上尋求新突破，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算已逐步應用于工程建設領域，加強工程建設檔案信息化建設，是做好工程檔案管理工作的關鍵。

【關鍵詞】工程檔案；信息化；建設

工程檔案信息化建設是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。

在信息技術飛速發(fā)展的時代，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，引進現(xiàn)代化技術手段的檔案管理在存儲、共享、利用、保管等多個方面都更加便利、快捷、安全，特別是大型工程檔案信息化已成必然趨勢。工程檔案信息化建設已成為企業(yè)管理的最佳技術手段和實現(xiàn)途徑之一，也是工程管理工作向現(xiàn)代化邁進的必經(jīng)之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉，是新時代檔案管理追求的目標，加強工程檔案信息化建設勢在必行。就目前現(xiàn)狀來說，各企業(yè)工程檔案管理信息化建設不理想，仍存在一些問題，因此工程檔案管理信息化建設任重而道遠。

一、上層領導對工程檔案信息化建設工作的重視力度不夠

雖然我國的信息化進程較快，信息技術在高速發(fā)展，但仍遠低于歐美等發(fā)達國家的先進水平。一些單位對于現(xiàn)代化的信息手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒，還有些單位對工程檔案管理工作不重視，投入的資源較少，甚至未能建立健全檔案管理體系和檔案管理機構，談何檔案管理的信息化建設。

二、檔案管理模式落后

很多單位仍采用傳統(tǒng)的管理模式，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展，不能應用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡技術為工程檔案管理服務，而是一直沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，如手工檢索、人工編目等方式，技術手段落后。

三、缺乏掌握代現(xiàn)信息技術人才

單位在安排工作時，檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職”，半路出家，沒有經(jīng)過業(yè)務學習和培訓上崗。部分單位在檔案工作人員配備上，不注重業(yè)務、素質(zhì)，嚴重缺乏掌握代現(xiàn)信息技術人才，安排的人員很大一部分是快退休的員工。這些員工一是無信息化基礎，二是信息接收和處理能力不夠，甚至不清楚電腦基本操作，導致單位的信息化建設工作難以推動。

四、投入的軟硬件實力有限

工程檔案管理信息化建設離不開必要的軟件和硬件，而當前的現(xiàn)狀是軟硬件設置過于陳舊，已經(jīng)嚴重影響了檔案的科學化管理。

目前很多單位開始了“無紙化”辦公，這種形式下出現(xiàn)的檔案模式為電子檔案。電子檔案是一種與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案截然不同的檔案形式，其在存儲、查看、共享、利用等多方面都強于紙質(zhì)檔案， 但企業(yè)在工程檔案管理計算機及高效的配套設施、軟件開發(fā)上投入經(jīng)費有限，導致其運用的軟件相對較陳舊、信息化程度較低，很多功能仍比較原始不夠完善，甚至功能缺失，還容易受到網(wǎng)絡病毒攻擊。例如工程技術數(shù)據(jù)在上傳檔案數(shù)據(jù)庫后，很多單位的信息化軟件在加密方面未有任何限制，僅有借閱權限的人在未經(jīng)任何認證情況下均可下載、打印、上傳互聯(lián)網(wǎng)。

工程檔案管理的信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是大勢所趨，是任何人不可逆轉的。想要進行企業(yè)檔案管理的信息化有效建設，需從根本上入手解決問題。

首先，加強企業(yè)對工程檔案信息化建設的重視，增強檔案現(xiàn)代化管理的意識。要讓單位的主要領導人逐漸的意識到檔案管理工作的重要性以及現(xiàn)有的管理手段所存在的漏洞與缺陷。這種漏洞與缺陷可能在短時間內(nèi)難以被重視，但隨著信息量的增多，必然會導致管理工作變得越來越困難，信息數(shù)據(jù)的調(diào)用與查閱也變得越來越復雜。而采用現(xiàn)代化的信息技術手段可有效的解決這些問題。要把現(xiàn)代化的信息技術優(yōu)點展現(xiàn)給領導，使高層管理者意識到運用現(xiàn)代技術手段可極大的提升工作效率，降低工作中的錯誤率，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和信息數(shù)據(jù)的安全性。

其次，把工程檔案信息化納入到辦公自動化的總格局中，與辦公自動化融為一體同步進行。將工程檔案管理工作和信息化建設進行有機結合，確保在工作過程中能夠擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛和影響，積極摸索、建立一套健全的、科學的工程檔案信息化管理模式。同時在工程檔案信息化建設過程中應遵循規(guī)范性、安全性、效益性原則和，電子文件與同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔的雙軌制原則。

再者，做好人才儲備提高檔工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)。工程檔案信息化管理的專業(yè)性較強，若不采用具備相應專業(yè)素質(zhì)的人員，易導致數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)信息的混亂。檔案管理人員應積極參加專業(yè)培訓，在工作過程中還應定期進行綜合技能的培訓。熟悉和掌握檔案管理的基本原理和技能，研究科學的管理方法，學習一些工程技術的專業(yè)知識，熟悉和掌握施工各階段形成的文件材料和主要工作程序，增強現(xiàn)代化管理意識、市場意識、法律意識，努力促使工程檔案管理工作標準化、科學化、規(guī)范化。

然后，應做好工程檔案管理信息化的軟硬件建設。重心應放在信息安全性建設和網(wǎng)絡穩(wěn)定性建設方面。要使檔案成為一種信息資源，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)，必須確保檔案資料保密、完整、穩(wěn)定和可利用。要達到這個目的，須從軟件和硬件兩方面入手。加大資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件。在信息化建設過程中，需綜合考慮工程檔案管理部門的已有資源、要使用的硬件配置、配套軟件成熟程度和部門的經(jīng)濟實力等綜合因素，努力改善軟硬件設施。采購穩(wěn)定的服務器，建立安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡體系，具備可靠充足的儲存環(huán)境。軟件建設方面，需聘用專業(yè)的軟件設計人才，依據(jù)單位工作特點及檔案信息狀態(tài)進行科學規(guī)劃、設計，充分考慮檔案的安全性及可借閱性，另外對信息系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題，應及時采取有效的改進措施，保證軟件的實用性及功能的全面性，達到節(jié)約時間提升效率和安全性的目的。

五、結語

在新的發(fā)展時期，建筑企業(yè)要想發(fā)展必須要緊跟時代步伐，做好信息化建設工作。工程檔案管理信息化建設是工程管理現(xiàn)代化的必由之路，是一項長期、全面而又具體的工作。它需要企業(yè)管理者給予足夠的重視和資金投入，建立科學的組織機構和管理制度，組建和培養(yǎng)綜合能力較強的人才隊伍；需要參與工程建設人員的共同努力與協(xié)作；需要專業(yè)管理人員的不斷進取創(chuàng)新，不斷取得新的突破。以便更好地為工程建設增值服務，為社會服務。

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