關(guān)于檔案庫(kù)房智能化管理探索

陳娜

【摘 要】近年來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)取得重大的進(jìn)展，不僅擴(kuò)大了規(guī)模，數(shù)量和種類都有一定程度上的增加，信息量逐漸膨脹，這就會(huì)導(dǎo)致一個(gè)矛盾的產(chǎn)生，那就是傳統(tǒng)的檔案管理措施與數(shù)量日益增多的檔案之間的不平衡。所以提升檔案庫(kù)房的智能化管理是當(dāng)下應(yīng)該馬上采取的措施，提高檔案庫(kù)房的工作效率。

【關(guān)鍵詞】檔案庫(kù)房；智能化；管理探索

隨著社會(huì)信息化的進(jìn)程加快，檔案信息已然成為社會(huì)上炙手可熱的資源，它會(huì)用于社會(huì)的各個(gè)方面，如果這時(shí)還只是依靠于傳統(tǒng)的信息傳遞以及儲(chǔ)存方式，顯然是滿足不了信息社會(huì)的需求。面對(duì)這種情況，檔案管理者應(yīng)該積極面對(duì)，不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，掌握足夠的信息技術(shù)，從而為信息智能化服務(wù)。本文首先探討一下傳統(tǒng)信息檔案管理中需要改正的問(wèn)題，根據(jù)問(wèn)題提出一些利用信息化建立智能化檔案管理的措施，希望有利于提升檔案管理的工作效率。

一、傳統(tǒng)的檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不高

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展發(fā)展，辦公化技術(shù)也更加的自動(dòng)化，盡管已經(jīng)把檔案的管理和生成提上了日程，但是目前的狀態(tài)來(lái)看信息化檔案普及以及與運(yùn)用地還是不夠廣泛，還有很大一部分地區(qū)采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。除此之外，管理系統(tǒng)的運(yùn)用還有待提高，相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較落后，這些因素都會(huì)阻擋檔案庫(kù)房管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。

（二）檔案管理不夠完善

目前很多地區(qū)的檔案的智能數(shù)字化管理并沒(méi)建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的制度以及體系，檔案管理也不是很規(guī)范，這樣就會(huì)使得檔案庫(kù)房管理工作的效率低下，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速發(fā)展，越來(lái)越多的人們開(kāi)始使用電子產(chǎn)品，使得紙質(zhì)檔案資源需求大量減少，這無(wú)疑給檔案資源帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，電子產(chǎn)品的方便快捷等特點(diǎn)，這自然而然地就減少人們對(duì)紙質(zhì)檔案的需求使用，另一方面，是一般的檔案庫(kù)房的信息資源仍停留在傳統(tǒng)階段的模式，相反的，人們的使用方式已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，故而對(duì)傳統(tǒng)的資源檔案信息管理做出了挑戰(zhàn)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理工作人員在從事檔案管理工作中，需要具備很強(qiáng)的責(zé)任心，能夠在實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷的創(chuàng)新，讓檔案管理的方法得到完善，管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新是計(jì)劃生育政策完善的重要因素之一，能夠讓檔案管理工作中存在的問(wèn)題得到有效的解決。很多工作人員在管理檔案時(shí)，都不注重電子檔案的管理，導(dǎo)致收錄的內(nèi)容不完整，許多管理人員沒(méi)有樹(shù)立良好的檔案意識(shí)，沒(méi)有深刻的了解檔案管理工作的價(jià)值，只是認(rèn)為檔案在那里做擺設(shè)。這樣會(huì)使得檔案管理存在很大的隱患，以至于人們不能享受到檔案管理帶來(lái)的價(jià)值，在檔案管理工作中缺少規(guī)范性和準(zhǔn)確性，十分不利于檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展。

（四）檔案管理設(shè)施較為落后

目前，隨著高校的不斷擴(kuò)大，各大高校的信息資源需求也在不斷增加，這使得高校的資源工作內(nèi)容更加復(fù)雜，地方高校的很多軟件管理功能都不能滿足檔案的基本要求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源系統(tǒng)化管理模式，這就需要高校擁有較好的硬件設(shè)備，但是目前大部分高校都注重利益，將硬件設(shè)施都停留在傳統(tǒng)的階段，沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)化和對(duì)電子設(shè)備的高要求。

二、智能化檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與探索

我們所希望建設(shè)的智能化檔案庫(kù)房的管理系統(tǒng)主要由以下幾個(gè)方面組成：系統(tǒng)的軟件以及硬件的研發(fā)、將研發(fā)成果進(jìn)行施工、安裝各種設(shè)備、培訓(xùn)管理員工等等。等到一切實(shí)行完畢，工作人員就可以通過(guò)液晶檢測(cè)界面中具備的各種功能對(duì)庫(kù)房、查閱室以及多功能展廳進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)哪里有問(wèn)題時(shí)就及時(shí)處理，形成一套簡(jiǎn)單高效的科學(xué)化管理體系。具體操作如以下幾個(gè)方面：

（一）庫(kù)房中的各種系統(tǒng)的設(shè)置

1.檔案庫(kù)房設(shè)置自動(dòng)消毒系統(tǒng)。

既然需要將自動(dòng)，那智能的控制器就應(yīng)該與消毒設(shè)備連接在一起，工作人員可以提前調(diào)節(jié)時(shí)間，設(shè)定不同的時(shí)間打開(kāi)消毒設(shè)備的開(kāi)關(guān)，并且規(guī)定好每次消毒多久，消毒完畢之后又自動(dòng)關(guān)掉消毒開(kāi)關(guān)，這樣就能使各種病毒細(xì)菌的消滅以及空氣的凈化達(dá)到最佳效果。

2.檔案庫(kù)房動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

（1）信息資源館藏的所有檔案信息，都應(yīng)該實(shí)行RFID管理模式，關(guān)于檔案的閱讀應(yīng)該實(shí)行借還模式、每天要快速盤點(diǎn)、按順序擺放、檔案的使用權(quán)限也應(yīng)該智能化。

（2）在館藏借閱室內(nèi)安裝攝像頭，不間斷地來(lái)回監(jiān)控，并且安排工作人員在設(shè)備室內(nèi)看著攝像頭，同時(shí)應(yīng)該保存錄像以便查看。

（3）檔案館還可以辦理智能的門禁卡，經(jīng)常剛來(lái)這里借閱的讀者或者內(nèi)部的工作人員的出入情況都應(yīng)該記錄下來(lái)，在必要時(shí)候可利于查詢。

（4）在館內(nèi)可以安裝聲控?zé)?，提供一定的照明設(shè)備，以免在暗處檔案得不到更好的監(jiān)控。

（5）安裝呼叫對(duì)講設(shè)備，用于檔案庫(kù)內(nèi)部呼叫對(duì)講、公共廣播、緊急情況應(yīng)急指揮調(diào)度。

3.自動(dòng)防火報(bào)警、滅火系統(tǒng)。

在諾大的藏館里，最需要的還是各種安全防護(hù)系統(tǒng)。在借閱室以及機(jī)房?jī)?nèi)，都應(yīng)該安裝相應(yīng)的安裝煙感、溫度探測(cè)器、手動(dòng)、聲光報(bào)警器，當(dāng)出現(xiàn)火情時(shí)，防火報(bào)警主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警，同時(shí)滅火系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)滅火。

（二）館藏檔案的數(shù)字化系統(tǒng)

整個(gè)檔案智能化管理的設(shè)計(jì)中，還應(yīng)該包括具體的各類信息檔案的數(shù)字化，這就涉及到相關(guān)的數(shù)字化工作所需要的機(jī)房以及相關(guān)設(shè)備。各種設(shè)備的購(gòu)買以及安裝一定到位，為工作提供一個(gè)良好的場(chǎng)地。在安裝各種設(shè)備的時(shí)候，一定要按照正確的方式，為打造智能化檔案庫(kù)房做基礎(chǔ)，建設(shè)一個(gè)功能齊全的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。整個(gè)項(xiàng)目中，最重要的就是善始善終，開(kāi)始進(jìn)行的時(shí)候應(yīng)該從重要的、易損珍稀的以及利用率較高的檔案數(shù)字化信息入手，并將其與目錄實(shí)現(xiàn)掛接。

先從重要的檔案入手，將其快速轉(zhuǎn)向智能化、信息化，以免日后被遺忘。

（三）接收立檔單位形成的電子檔案系統(tǒng)

如果要建立一個(gè)區(qū)域電子檔案的管理系統(tǒng)，那么首先應(yīng)該建立在單位的立檔辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上。而每個(gè)立檔辦公單位的自動(dòng)化系統(tǒng)也應(yīng)該具備電子檔案的管理模塊，這樣才能保證單位每天移交或分享的信息檔案室局是完好無(wú)損的。不同級(jí)別的檔案館中的電子檔案系統(tǒng)都能在線或者離線接收或者檢測(cè)不同數(shù)據(jù)的數(shù)字型檔案，在接收到檔案的時(shí)候，同時(shí)還會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行檢測(cè)，保證它的準(zhǔn)確性、完整性以及安全性等。在檢測(cè)完畢之后，還會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，這就是管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)功能，當(dāng)然不僅能存儲(chǔ)，它還具備離線備份，檢測(cè)以及數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快以及信息資源的利用率越來(lái)越高，我們?cè)絹?lái)越發(fā)現(xiàn)將檔案庫(kù)房智能化有著多么大的意義，它不僅能夠提高管理工作人員的工作效率，同時(shí)還節(jié)省了借閱者查找資料的時(shí)間 。因此，將檔案庫(kù)房的數(shù)字化建設(shè)將會(huì)是我們的主要努力方向。當(dāng)然，在這一努力過(guò)程中我們將會(huì)遇到各種各樣的難題和挑戰(zhàn)，所以一定要堅(jiān)定信念，不斷探尋和嘗試新的措施，分析形勢(shì)，解決問(wèn)題，推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。

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