大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事管理信息化模式創(chuàng)新探析

周艷

[摘 要]大數(shù)據(jù)時(shí)代并不是掌握數(shù)據(jù)，而是利用數(shù)據(jù)。高職院校的發(fā)展與師資隊(duì)伍建設(shè)和管理水平密切相關(guān)，在大數(shù)據(jù)背景下，為了更好地優(yōu)化師資結(jié)構(gòu)、完善學(xué)科梯隊(duì)建設(shè)、培養(yǎng)高層次人才，開展好教師職稱評定和績效管理等工作，高職院校人事管理需探究如何利用信息化進(jìn)行人事管理模式創(chuàng)新?；诖耍疚姆治隽舜髷?shù)據(jù)時(shí)代如何利用信息化建設(shè)推進(jìn)高職院校人事管理模式創(chuàng)新，并提出了構(gòu)建基于“多方復(fù)用”的人事信息管理系統(tǒng)平臺，從而能有效提高人事管理工作的效率和實(shí)現(xiàn)信息共享。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高職院校；人事信息管理系統(tǒng)平臺

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.097

[中圖分類號]C939 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-04

1 高職院校人事管理信息化的意義

1.1 有利于提高人事管理工作的效率

隨著高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員增多，人員流動性頻繁，制度也越來越復(fù)雜，所需要的材料種類和信息量變大，人事管理人員往往不斷重復(fù)進(jìn)行著繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，而沒有時(shí)間和精力投入到思考研究和戰(zhàn)略決策中。構(gòu)建高職院校人事信息管理系統(tǒng)平臺，可以完成各項(xiàng)技術(shù)性數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析工作，科學(xué)整合各類人事信息，將復(fù)雜的基礎(chǔ)工作變得簡約快捷，節(jié)約人事管理工作成本，提高人事管理工作效率，同時(shí)有效整合人事管理的流程，能夠?qū)⑷耸禄A(chǔ)信息、職稱評定、績效管理信息模塊統(tǒng)一到一個(gè)平臺上，有效提升高職院校的核心競爭力。

1.2 有利于各部門人事數(shù)據(jù)共享

高職院校每年各部門都會面臨各種數(shù)據(jù)的上報(bào)工作，人事信息數(shù)據(jù)作為高職院校的一項(xiàng)重要數(shù)據(jù)，各部門會頻繁使用，數(shù)據(jù)共享在傳統(tǒng)的工作方式中很難實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)的一致性也就無從談起。人事部門在整理師資工作需要的信息時(shí)，除了人事的基礎(chǔ)信息外，教師的教學(xué)、科研、社會服務(wù)、培訓(xùn)等也是人事管理的信息數(shù)據(jù)之一。在傳統(tǒng)操作中，這些數(shù)據(jù)需要從教學(xué)部門、科研部門、各二級學(xué)院采集，需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，通過引入人事信息管理系統(tǒng)平臺，可以記錄教師在工作期間所有的相關(guān)信息，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)多方登記，也避免了一個(gè)部門需求多種數(shù)據(jù)的問題，實(shí)現(xiàn)各部門間信息的共享。

1.3 有利于人事工作的公開公正

人事工作政策性很強(qiáng)，又涉及眾多與職工切身利益相關(guān)的工作，例如職稱評定、人事調(diào)動、績效考核等。人事信息管理系統(tǒng)平臺可以提高人事管理工作的透明度，有助于規(guī)范人事各項(xiàng)工作的流程，通過系統(tǒng)平臺了解人事政策規(guī)章制度，隨時(shí)掌握職稱評價(jià)的資料，實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。人事信息管理系統(tǒng)平臺能夠提高人事工作的公開性和透明度，也便于調(diào)動教職工的積極性，同時(shí)能客觀反映教師隊(duì)伍的人事情況的特點(diǎn)，幫助學(xué)校調(diào)整人才培養(yǎng)計(jì)劃。

1.4 有利于提供領(lǐng)導(dǎo)決策依據(jù)

在傳統(tǒng)辦公模式下，領(lǐng)導(dǎo)人要了解教職工的情況，可能需要面對一系列的表格，翻閱大料的文件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯。在信息化模式下，人事管理人員通過人事信息管理系統(tǒng)平臺可以提煉準(zhǔn)確的有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)和客觀的依據(jù)。通過平臺，領(lǐng)導(dǎo)人能夠直觀、便捷地了解教職工的工作情況，包括教學(xué)、科研和相關(guān)工作能力，同時(shí)能真正實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公、移動辦公，24小時(shí)數(shù)據(jù)在線提取服務(wù)，隨時(shí)提取適合各種工作情況的有效數(shù)據(jù)。人事信息管理系統(tǒng)平臺還可以在需要人事信息資料匯總和分析時(shí)實(shí)現(xiàn)快速高效的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，為決策和組織人事工作提供極為有利的信息支持。

2 高職院校人事信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 人事管理信息化停留在信息數(shù)據(jù)化

目前，人事管理信息化還停留在初始階段，即信息的數(shù)據(jù)化。實(shí)行了人事檔案的電子化，僅能提供基本的查詢和統(tǒng)計(jì)功能。在人事管理的分析決策方面還是要依靠人事專員，數(shù)據(jù)庫只起到輔助、查詢的作用。高職院校在提高人事管理工作效率的同時(shí)，還應(yīng)該思考信息化的根本目的：高職院校人事管理信息化是人事管理和決策一種輔助手段。人事管理信息化建設(shè)不能僅僅停留在建立管理信息系統(tǒng)的階段，數(shù)據(jù)信息可以依托管理系統(tǒng)發(fā)揮更深遠(yuǎn)的作用，通過信息載體傳達(dá)決策信號。通過這個(gè)過程，信息管理系統(tǒng)就成為輔助管理者決策的重要支撐。

2.2 校內(nèi)信息化管理缺乏共享和統(tǒng)一管理

由于沒有進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)的規(guī)劃，高職院校各職能部門的信息化管理各自為政，信息共享困難。高職院校不同的行政部門有各自的管理信息系統(tǒng)，這些信息化系統(tǒng)的構(gòu)建往往只針對本部門的業(yè)務(wù)需要，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，從而導(dǎo)致校園信息化管理在全校范圍內(nèi)形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，不能充分利用相關(guān)數(shù)據(jù)，還會出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)、冗余或者不一致的情況，也給后期數(shù)據(jù)分析帶來了不利影響。高職院校的人事管理部門應(yīng)建立“多方復(fù)用”的人事信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)端口能與各職能部門實(shí)現(xiàn)無縫對接，改善數(shù)據(jù)信息“各自為政”的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)人事管理信息資源共享。

2.3 人事專員和信息技術(shù)人員存在“需求—研發(fā)”工作的壁壘

在人事信息化系統(tǒng)的開發(fā)中，存在一些具體人事工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與信息化技術(shù)銜接不暢的問題。高職院校人事管理標(biāo)準(zhǔn)、手段和方法的不同，針對同一項(xiàng)業(yè)務(wù)具有明顯的差異性，也就不能套用統(tǒng)一的人力資源管理模式，同時(shí)存在人事專員不了解技術(shù)、信息技術(shù)人員不了解人事工作的問題，所以基于人事管理的信息管理系統(tǒng)研發(fā)工作就會存在很大的難度，推行進(jìn)程也就相對緩慢?？梢?，技術(shù)問題是高校人事管理信息化工作的一個(gè)壁壘，想要緩解這個(gè)問題，需要提高人事專員的信息化能力，同時(shí)也要加強(qiáng)與技術(shù)研發(fā)人員的溝通。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校構(gòu)建人事信息管理系統(tǒng)平臺的新模式

3.1 構(gòu)建基于“多方復(fù)用”的人事信息管理系統(tǒng)平臺

高職院校人事管理業(yè)務(wù)具有特殊性、復(fù)雜性、動態(tài)性等特征，同時(shí)教職工個(gè)性化需求多樣、成果業(yè)績體現(xiàn)多元，因此人事信息管理系統(tǒng)新模式需優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務(wù)形成的條塊分割，解決各自為政、重復(fù)建設(shè)、信息孤島、應(yīng)用水平低等問題。

高職院校應(yīng)構(gòu)建“多方復(fù)用”的人事信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)平臺與各職能部門鏈接，實(shí)行校院兩級管理模式，通過分類管理和精細(xì)化管理，進(jìn)一步將管理權(quán)限細(xì)化分工和下放，教職工自助提交信息、院級常規(guī)業(yè)務(wù)審核、校級最終審核形成流轉(zhuǎn)閉環(huán)，更全面服務(wù)于教職工需求。實(shí)現(xiàn)教師信息“一次生成、多方復(fù)用、一庫管理、互認(rèn)共享”，切實(shí)提升教師管理信息化程度，優(yōu)化管理流程，提高管理效率。

“多方復(fù)用”的人事信息管理系統(tǒng)平臺具有綜合查詢功能、計(jì)算監(jiān)督功能和決策導(dǎo)向功能，同時(shí)通過手機(jī)實(shí)現(xiàn)融合的各種移動應(yīng)用，真正做到24小時(shí)移動互聯(lián)。通過系統(tǒng)平臺可以提供職稱評定材料、績效考核數(shù)據(jù)材料、年終考核材料以及各類人事信息材料的匯總、統(tǒng)計(jì)、輸出過程。

3.2 高職院校“多方復(fù)用”人事信息管理系統(tǒng)的相關(guān)模塊

3.2.1 基本信息模塊

基本信息模塊包括教職工的姓名、性別、民族、出生年月、出生地、參加工作時(shí)間、政治面貌、身份證號、資格證書、學(xué)歷、學(xué)位、聯(lián)系方式、專兼職、是否雙師、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和附件材料上傳等字段。該信息模塊用于記錄教職工的基本信息，附件用于上傳保存學(xué)歷、學(xué)位證書、各類資格證書和雙師證書等相關(guān)證明材料。

基本信息模塊由學(xué)校人事處專員負(fù)責(zé)錄入固定信息，變更信息項(xiàng)（學(xué)歷學(xué)位、資格證書等）由教職工本人申請更新及提交相關(guān)證明材料，人事處專員審核后確認(rèn)變更?；拘畔⒛K按年度更新?！岸喾綇?fù)用”人事信息管理系統(tǒng)相關(guān)模塊圖如圖1所示。

3.2.2 獎懲信息模塊

獎懲信息模塊包括獎懲名稱、獎懲時(shí)間、獎懲部門、獎懲級別、獎懲排名以及附件材料上傳等字段。該信息模塊用于記錄教師獎懲信息，附件用于上傳保存教師的獲獎證書或相關(guān)證明材料。獎懲信息模塊由教職工本人錄入信息，學(xué)院及部門行政專員進(jìn)行初審提交，學(xué)校人事處審核認(rèn)定。獎懲信息模塊按年度更新。

3.2.3 培訓(xùn)學(xué)習(xí)模塊

培訓(xùn)學(xué)習(xí)模塊包括繼續(xù)教育和培訓(xùn)管理兩部分。繼續(xù)教育數(shù)據(jù)項(xiàng)包括起止時(shí)間、主辦單位、學(xué)習(xí)內(nèi)容、成績以及附件材料上傳等字段。該部分用于記錄教職工繼續(xù)教育相關(guān)信息，附件材料上傳繼續(xù)教育相關(guān)證書。

培訓(xùn)管理數(shù)據(jù)項(xiàng)包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)起止時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)類別（崗位能力培訓(xùn)、學(xué)歷培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流）、申請經(jīng)費(fèi)金額、申請經(jīng)費(fèi)來源以及附件材料上傳等字段。該部分除了信息錄入功能加入審批功能，教師提出申請后，二級學(xué)院及部門的培訓(xùn)由二級學(xué)院和部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，學(xué)校培訓(xùn)由學(xué)校人事和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。培訓(xùn)完畢后上傳培訓(xùn)收獲及相關(guān)證書附件。培訓(xùn)學(xué)習(xí)模塊由教職工本人錄入信息，學(xué)院及部門行政專員進(jìn)行初審提交，學(xué)校人事處審核認(rèn)定。培訓(xùn)學(xué)習(xí)模塊按年度更新。

3.2.4 教學(xué)工作模塊

教學(xué)工作模塊包括起止年月、授課名稱及其他教學(xué)工作、課程性質(zhì)、授課對象及人數(shù)、總課內(nèi)學(xué)時(shí)數(shù)、指導(dǎo)青年教師情況、教學(xué)改革成績、課程建設(shè)及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方面實(shí)績、專業(yè)實(shí)踐情況、督導(dǎo)考評、學(xué)生評教和教學(xué)質(zhì)量考核等級等字段。該信息模塊用于記錄教師的教學(xué)工作情況。教學(xué)工作模塊由學(xué)校教務(wù)處專員直接錄入督導(dǎo)考評、學(xué)生評教、教學(xué)質(zhì)量考核數(shù)據(jù)，其余數(shù)據(jù)由教職工本人錄入信息，學(xué)院及部門教學(xué)秘書進(jìn)行初審提交，學(xué)校教務(wù)處審核認(rèn)定。教學(xué)工作模塊按學(xué)期按年度更新。

3.2.5 科研情況模塊

科研情況模塊：包括論文、論著、教材、科研項(xiàng)目、課題（起止年月、名稱、項(xiàng)目來源及類別、本人角色及完成情況、獲獎情況）及附件材料上傳等字段。該模塊用于記錄教職工的科研情況，附件材料上傳相關(guān)項(xiàng)目結(jié)題證書、結(jié)題報(bào)告、論文查詢報(bào)告和相關(guān)獎勵證書?？蒲星闆r模塊由教職工本人錄入信息，學(xué)院及部門科研專員進(jìn)行初審提交，學(xué)?？萍继帉徍苏J(rèn)定。科研情況模塊按年度更新。

3.2.6 社會服務(wù)模塊

社會服務(wù)模塊包括校內(nèi)社會工作情況（服務(wù)地點(diǎn)、服務(wù)事由、服務(wù)天數(shù)）、校外社會工作情況（服務(wù)地點(diǎn)、服務(wù)事由、服務(wù)天數(shù)）、從事社會服務(wù)實(shí)績（社會效益、經(jīng)濟(jì)效益）。該模塊用于記錄教職工的社會服務(wù)情況，附件材料上傳相關(guān)實(shí)績證明材料。社會服務(wù)模塊由教職工本人錄入信息，學(xué)院及部門科研專員進(jìn)行初審提交，學(xué)?？萍继幒腿耸绿幑餐瑢徍苏J(rèn)定。社會服務(wù)模塊按年度更新。

3.2.7 年度考核模塊

年度考核模塊：系統(tǒng)以年度考核表形式呈現(xiàn)，根據(jù)登錄信息自動顯示教職工年度考核表所需相應(yīng)字段，教職工本人只需輸入個(gè)人年度總結(jié)。該模塊用于記錄教職工的年度考核情況。

年度考核模塊由教職工本人提交本年度完成崗位職責(zé)情況，部門初評、部門領(lǐng)導(dǎo)輸入初審意見，選擇初評結(jié)果（優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格）；人事處組織評審會議，輸入組委會評審意見；校長審批，反饋人事處；人事處最終記錄考核結(jié)果。年度考核模塊按年度更新。

3.3 高職院?！岸喾綇?fù)用”人事信息管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)

高職院校“多方復(fù)用”人事信息管理系統(tǒng)需經(jīng)過教職工本人、二級學(xué)院、學(xué)校人事管理部門等多個(gè)環(huán)節(jié)的認(rèn)可和審核，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，并且資料收集與數(shù)據(jù)錄入同步完成，同時(shí)根據(jù)高職院校所需設(shè)計(jì)輸出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)將具備以下功能。

（1）綜合查詢功能。教職工每年提交錄入相關(guān)信息材料，可根據(jù)不同需求輸出結(jié)果，打印各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。各學(xué)院、各部門的行政人員也可以根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動統(tǒng)計(jì)、匯總教師的教學(xué)、科研、社會服務(wù)工作量數(shù)據(jù)，從而既能避免人工統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)錯誤，又能確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性，用最簡單快捷的方法獲得全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)材料，提高數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)工作的效率。這項(xiàng)功能在進(jìn)行職稱審核時(shí)更為突出，職稱所需的所有數(shù)據(jù)材料都直接可以從平臺調(diào)取打印，并且省去了各職能部門會審的過程。

（2）計(jì)算監(jiān)督功能。后臺可以根據(jù)人事部門所需的不同數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工、分析、統(tǒng)計(jì)和計(jì)算。例如，針對年終績效考核，對教學(xué)、科研、服務(wù)三方面的總工作量進(jìn)行量化，省去了各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，結(jié)果也更為直觀。另外，定期的數(shù)據(jù)匯報(bào)有利于營造良好的監(jiān)督環(huán)境，培養(yǎng)民主監(jiān)督和公平競爭的意識，能對教職工產(chǎn)生激勵作用。

（3）決策導(dǎo)向功能。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)了解學(xué)校各項(xiàng)工作的落實(shí)情況和薄弱環(huán)節(jié)，需要對某項(xiàng)工作（人事改革、師資建設(shè)、學(xué)科建設(shè)）決策時(shí)，可以通過平臺調(diào)取針對性的材料，并提供客觀決策依據(jù)。

4 高職院校人事信息化管理的保障措施

4.1 頂層設(shè)計(jì)、規(guī)范化管理

高職院校人事管理信息化建設(shè)應(yīng)服務(wù)于學(xué)校總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，高職院校必須對人事工作系統(tǒng)化整體管理意識進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，在系統(tǒng)構(gòu)建之初，準(zhǔn)確定義系統(tǒng)應(yīng)具備的功能和業(yè)務(wù)流程。當(dāng)然，信息化建設(shè)并不是萬能的，單憑信息技術(shù)解決不了業(yè)務(wù)的本質(zhì)問題，需加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理規(guī)范和制度化建設(shè)。高職院校的人事信息處于不斷的變化中，人事管理平臺中的很多信息都具有一定的時(shí)效性，因此要對信息進(jìn)行規(guī)范化管理，管理規(guī)范化可以使越來越多的事務(wù)性工作借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)簡化和有序管理。

4.2 提高人事管理人員的信息化水平，配備校院兩級人事信息化管理專員

學(xué)校需對人事管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提升綜合技能和業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，人事管理工作不僅僅局限于學(xué)校人事處，應(yīng)該深入各個(gè)二級學(xué)院及部門，配備校院兩級人事信息化管理專員。只有每一個(gè)人事管理人員都能利用人事管理信息系統(tǒng)進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)流程操作，才能充分發(fā)揮作用，才能真正提高辦事效率和服務(wù)水平。

4.3 增強(qiáng)信息安全意識，加強(qiáng)人事系統(tǒng)安全保障

高職院校人事信息具有很強(qiáng)的保密性和隱蔽性，如果一旦信息泄露，資料盜取或者信息資源利用過程中的數(shù)據(jù)丟失都將會造成非常嚴(yán)重的后果。因此人事信息化管理人員一定要具備信息安全意識，同時(shí)高職院校的人事信息管理系統(tǒng)需要建立在一個(gè)安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)體系，要求系統(tǒng)可以持續(xù)穩(wěn)定地開展人事信息管理工作。同時(shí)，系統(tǒng)要具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)能力，以防系統(tǒng)崩潰或操作時(shí)誤刪信息，保證人事信息資料的完整性。

5 結(jié) 語

作為人事管理的手段，高職院校借助人事信息管理系統(tǒng)平臺完成人事業(yè)務(wù)優(yōu)化和流程再造，最終目的是優(yōu)化解決傳統(tǒng)業(yè)務(wù)形成的條塊分割、各自為政、重復(fù)建設(shè)、信息孤島和應(yīng)用水平低等問題。構(gòu)建人事信息管理系統(tǒng)平臺是通過技術(shù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)制度和管理創(chuàng)新，通過系統(tǒng)平臺進(jìn)行人事業(yè)務(wù)的更新、增減和業(yè)務(wù)范圍拓展，形成網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通以及業(yè)務(wù)管理的跨部門協(xié)同，提升業(yè)務(wù)電子化、信息化的實(shí)用性。

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