淺析國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

徐嵐

[摘 要]現(xiàn)代化信息技術(shù)是時(shí)代的產(chǎn)物，也是當(dāng)前生產(chǎn)生活實(shí)踐中不可或缺的工具與支持手段，而且信息技術(shù)的應(yīng)用能夠極大程度上解放人力，為創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理工作帶來了有利契機(jī)。推動檔案管理信息化建設(shè)，既能夠解放人力，減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)還可以提升資源調(diào)取與共享的效率，有效服務(wù)于國有企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。國企在深度改革和創(chuàng)新檔案管理的過程中，要積極引入信息化工具，創(chuàng)新管理手段，讓信息化工具服務(wù)于國有企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展?；诖耍疚氖紫确治隽藝衅髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，進(jìn)而分析了國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用，最后分析了加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]國有企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.093

[中圖分類號]F272；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

檔案管理是國有企業(yè)管理體系建設(shè)中不可忽略的一個部分，為企業(yè)的長遠(yuǎn)運(yùn)營與戰(zhàn)略性發(fā)展提供了重要的保障，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法會耗費(fèi)大量的人力物力與財(cái)力，并且無法保障檔案管理的效率，不利于發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)則能改變過去的不良檔案管理局面，提高企業(yè)的檔案管理效率，既能夠節(jié)省大量的資源，又可以加快資源共享的步伐，為國有企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)步注入動力。下面將重點(diǎn)就國有企業(yè)如何有效加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

1 國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

目前，全國范圍內(nèi)都在不斷強(qiáng)化云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)，從而為國有企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高的要求。檔案管理部門在國有企業(yè)改革進(jìn)程中扮演著重要角色，尤其是要配合國企對追蹤企業(yè)運(yùn)營管理活動和長期戰(zhàn)略規(guī)劃的相關(guān)工作給予信息數(shù)據(jù)資料的支持。所以，國有企業(yè)要積極推動檔案管理信息化建設(shè)的力度，以適應(yīng)國企的長遠(yuǎn)發(fā)展需要，為國企的戰(zhàn)略性建設(shè)提供科學(xué)全面的信息支持，幫助國有企業(yè)做大做強(qiáng)。國企檔案管理信息化建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，目前我國正在積極促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代建設(shè)，推動數(shù)字化發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)共享，已經(jīng)成為當(dāng)今社會的主流方向。受這一趨勢的影響，市場經(jīng)濟(jì)朝著開放性、互通有無的方向發(fā)展，而國有企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)體系中不可或缺的一個組成部分，需要做好帶頭作用，在檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行信息化建設(shè)以及嘗試，拓寬企業(yè)的廣闊發(fā)展渠道。第二，在檔案管理中落實(shí)信息化管理，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)是助推國有企業(yè)改革的關(guān)鍵舉措。國有企業(yè)目前正處在創(chuàng)新的關(guān)鍵期，必須繼往開來，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，在這一過程中加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是提升國企改革成效的關(guān)鍵措施。第三，檔案信息化管理是促進(jìn)國企文化建設(shè)的必備力量。國企檔案除了記錄了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營活動，還記載了文化活動的相關(guān)信息，只有堅(jiān)持創(chuàng)新檔案管理，走信息化發(fā)展道路，才能推動整個架構(gòu)的文化建設(shè)以及文化繁榮。

2 國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用

在檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，國有企業(yè)在檔案管理中將會顯現(xiàn)出全新局面，檔案信息化管理的突出作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，共享資源提升效率。在全新的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，發(fā)達(dá)的信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享功能大幅提升了企業(yè)檔案管理的便利性。目前，國有企業(yè)在積極開發(fā)與企業(yè)實(shí)際相符的服務(wù)器，力求迅速完成內(nèi)部資源共享。以此為基礎(chǔ)，國企檔案管理部門可以借助網(wǎng)絡(luò)完成各項(xiàng)檔案信息的收集、匯總、存儲、利用等操作，從而能夠在極大程度上提升信息數(shù)據(jù)處理的效率，提高檔案管理工作的落實(shí)效果。第二，高效查詢利用檔案。檔案管理部門承擔(dān)的一項(xiàng)重要任務(wù)就是提供信息查詢和收集服務(wù)。過去各項(xiàng)操作均是借助紙質(zhì)文件，通過發(fā)揮人力作用達(dá)到工作目的，但是耗時(shí)費(fèi)力，也無法保證信息的準(zhǔn)確性，而在信息化管理實(shí)現(xiàn)之后，可以在信息化系統(tǒng)中快速查找相關(guān)信息，做到及時(shí)搜索、即時(shí)應(yīng)用，明顯提高了檔案管理的靈活性以及檔案的利用價(jià)值。第三，迅速備份有效管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式受客觀因素，比如自然災(zāi)害與人為因素的影響很大，很容易出現(xiàn)檔案損毀等情況，會影響檔案的存儲以及檔案的安全完整性，而在信息化管理中還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行迅速復(fù)制與備份，既減少了對檔案存儲空間的要求，又便于存儲查閱，提升了國企檔案管理的成效。第四，幫助決策提升效益。檔案管理部門在為國有企業(yè)決策提供信息數(shù)據(jù)支持方面發(fā)揮著重要作用，其中信息化的檔案處理方法能夠在檔案管理中提升質(zhì)量以及整合效率，為決策層做出科學(xué)決策提供根據(jù)，另外還能有效減少信息成本，可為國企效益增長提供助力。

3 加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 樹立信息化檔案管理理念

檔案管理部門在國有企業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用，目前部門的工作重點(diǎn)在于徹底改革過去的檔案管理理念，積極引入信息化管理思想以及管理方法，徹底打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，積極解放人力，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。但是檔案管理工作受落后管理思想的制約非常明顯，主要表現(xiàn)在國企領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員缺少對檔案管理信息化的認(rèn)識，也不能夠準(zhǔn)確把握其功能與應(yīng)用價(jià)值，阻礙了信息化檔案管理的落實(shí)。對此，國有企業(yè)必須從樹立正確科學(xué)的信息化管理理念著手，用正確的管理思想指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。一方面，國企領(lǐng)導(dǎo)要在思想上重視信息化管理，認(rèn)識到信息化建設(shè)的必然趨勢，并在檔案信息化管理中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)以及監(jiān)督指導(dǎo)作用，尤其是要帶領(lǐng)檔案管理者改變落后思想，主動為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。另一方面，國有企業(yè)要調(diào)動全體員工的積極性，使他們在一系列的信息化管理宣傳中接受教育與指導(dǎo)，主動參與檔案信息化建設(shè)，提高主人翁意識。

3.2 完善檔案信息化管理制度

國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼地開展，在比過程中獲得了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也收獲了累累碩果，但是不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范性較差，主要表現(xiàn)為信息化管理各個環(huán)節(jié)的安排比較雜亂無章，各項(xiàng)工作的開展非?；靵y，無法有效捋清職責(zé)源頭，難以保證責(zé)任落實(shí)。出現(xiàn)這一情況的一個重要原因在于信息化管理制度建設(shè)存在不足，不能為檔案的現(xiàn)代化管理提供完善、規(guī)范的制度約束?？紤]到這種情況，國有企業(yè)要積極推動檔案信息化管理制度建設(shè)，確定信息化管理實(shí)踐中各個崗位以及工作人員承擔(dān)的職責(zé)與工作任務(wù)，把檔案管理責(zé)任進(jìn)行分解，全面提升管理人員的責(zé)任感以及警惕心，走規(guī)范化的信息化管理道路。另外，在網(wǎng)絡(luò)檔案流轉(zhuǎn)、檢索、使用等方面等方面都需要給出明確的制度要求，并結(jié)合管理級別分清權(quán)限限制檔案資料可供使用的人員，維護(hù)檔案的完整性以及有效性，改進(jìn)信息化檔案管理程序，為國企的有序運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件。

3.3 保障檔案信息化管理安全

國企檔案資料具有保密性的要求，所以維護(hù)檔案安全是檔案管理的重中之重。信息化時(shí)代是一個開放性的時(shí)代，對信息化檔案管理的安全性有很高的要求，所以要在信息安全建設(shè)方面引起高度重視，建立起嚴(yán)密的安全保障體系。第一，完善硬件設(shè)施的安全保障。也就是說在檔案管理中要關(guān)注硬件設(shè)施以及外部環(huán)境的安全性，定期檢查周圍環(huán)境、線路和設(shè)備的情況，做好安全預(yù)警工作，避免檔案信息丟失或損壞。在日常管理中要堅(jiān)持維修保養(yǎng)與日常巡查相結(jié)合；定期檢查環(huán)境，做好保養(yǎng)監(jiān)督工作，排查安全隱患。第二，提高網(wǎng)絡(luò)安全保障體系的完善性。網(wǎng)絡(luò)開放性強(qiáng)，雖然為人們的實(shí)際工作帶來了極大的便利，但是一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞極有可能威脅信息安全，進(jìn)而有可能會帶來巨大損失。針對這一情況，需要積極完善防火墻技術(shù)，部署好內(nèi)外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全保障工作；管理員要設(shè)置檔案訪問權(quán)限，開發(fā)或者是采購先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，保證數(shù)據(jù)安全性以及資源共享可靠性。

3.4 關(guān)注信息化人才教育培訓(xùn)

檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)是充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的功能與優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變落后的檔案管理模式，以適應(yīng)信息化時(shí)代的工作要求，規(guī)范新時(shí)期國企檔案管理工作。信息化檔案管理目標(biāo)的達(dá)成，為檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出的越來越高的要求，合格的檔案管理者除了要有專業(yè)素養(yǎng)以及豐富管理經(jīng)驗(yàn)之外，必須具備完善的信息化才能。而且在如今的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才隊(duì)伍建設(shè)是重中之重，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的成敗。在進(jìn)行檔案管理人才培訓(xùn)時(shí)，首先需要明確信息化檔案管理對于工作人員素質(zhì)能力的要求。網(wǎng)絡(luò)與硬件維護(hù)、軟件開發(fā)、檔案處理、信息資源規(guī)范化建設(shè)、檔案信息化管理系統(tǒng)操作等各個環(huán)節(jié)都需要專業(yè)化的檔案管理人才，所以當(dāng)務(wù)之急是打造復(fù)合型的人才隊(duì)伍。國有企業(yè)在人才培養(yǎng)中可以堅(jiān)持分類培養(yǎng)的原則，明確研究型、管理型與操作型人才缺一不可，而且要引導(dǎo)他們密切溝通配合，為國企檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

4 結(jié) 語

在全面推動國有企業(yè)改革創(chuàng)新的進(jìn)程中，如何加快國企檔案管理的現(xiàn)代化改革步伐是重中之重，也是信息化技術(shù)手段應(yīng)用的必然舉措。在全面推動國企結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型升級，落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)的過程中，必須要有各個方面的數(shù)據(jù)信息以及檔案資料作為根本支撐。為提高檔案管理的質(zhì)量以及效率，滿足檔案現(xiàn)代化和智能化建設(shè)的需要，國有企業(yè)要把握信息化建設(shè)的方向，完善信息化管理措施，落實(shí)檔案管理的現(xiàn)代化以及智能化。

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