淺談地方高校檔案的精細(xì)化管理與信息化建設(shè)

劉薇

[摘 要]檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，檔案作為一種有價值的文檔資料，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)和實(shí)施精細(xì)化管理，還能夠進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價值，為地方高校開展教育教學(xué)工作提供必要的支持。本文首先分析了當(dāng)前形勢下地方高校檔案精細(xì)化管理和信息化建設(shè)的重要意義，進(jìn)而根據(jù)檔案管理工作中存在的實(shí)際問題，就檔案如何實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理和信息化發(fā)展展開了簡要分析。

[關(guān)鍵詞]地方高校；檔案管理；精細(xì)化；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.087

[中圖分類號]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

1 信息時代地方高校檔案的特點(diǎn)

1.1 數(shù)量多，增長速度快

隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和生源數(shù)量的增加，學(xué)校日常運(yùn)營中產(chǎn)生的各類文件資料也在不斷增多。這些文件資料不僅包含許多紙質(zhì)文檔，而且也涉及許多電子資料，以視頻、圖片等形式存在。經(jīng)過初步篩選后，其中具有一定價值的文件資料被保存下來，經(jīng)過專業(yè)的分類、編輯和整理后，形成檔案。在信息化時代，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長，也給地方高校檔案管理帶來了新的壓力。

1.2 多元異構(gòu)

學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導(dǎo)致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免地分布在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛存在于諸多不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，作為眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構(gòu)性，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)。

1.3 真實(shí)可靠

在信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結(jié)果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設(shè)就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進(jìn)行組合，是對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當(dāng)使用者根據(jù)外部環(huán)境選擇數(shù)據(jù)時，可精確地鎖定所需檔案信息。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到廣泛關(guān)注，因?yàn)樗笆且环N最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。

2 檔案精細(xì)化管理和信息化建設(shè)的必要性

高等教育的迅猛發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的持續(xù)革新，高校檔案工作的內(nèi)容、要求和任務(wù)發(fā)生了巨大的變化。原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術(shù)，已經(jīng)難以滿足師生和社會對高校檔案的需求。高校檔案引入精細(xì)化管理，有利于高校檔案工作促改革、創(chuàng)品質(zhì)、惠師生、助發(fā)展。

一方面，高校檔案精細(xì)化管理能將復(fù)雜的工作簡單化，把簡單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校檔案工作更加高效。另一方面，高校檔案精細(xì)化管理將從思想意識、管理制度、工作執(zhí)行和結(jié)果考核等方面入手，增強(qiáng)高校檔案工作人員的責(zé)任和規(guī)則意識，努力“生產(chǎn)”高品質(zhì)的檔案。

此外，近年來地方高校之間的競爭也日趨激烈，通過充分發(fā)揮檔案的參考和利用價值，還可以幫助學(xué)校在加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)、吸引高質(zhì)量生源等方面做好準(zhǔn)備，在一定程度上也為提升地方高校核心競爭力奠定了基礎(chǔ)。

3 現(xiàn)階段地方高校檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)不能滿足工作要求

新時期，地方高校檔案管理面臨更加繁重的任務(wù)和更加嚴(yán)格的要求，要想保質(zhì)保量地完成檔案管理任務(wù)，離不開一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。但是由于地方高校將工作重點(diǎn)都集中于辦學(xué)方面，對于檔案管理則缺乏足夠的重視，檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)參差不齊。例如，在崗位任用上，部分檔案管理人員都是從本校的其他工作崗位上調(diào)任的，上崗之前沒有接受過檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，也就不能從專業(yè)角度完成檔案的精細(xì)化管理。此外，入職后許多檔案管理人員沒有定期接受培訓(xùn)，久而久之個人技能也會與工作要求脫節(jié)。

3.2 高校尚未形成配套的檔案精細(xì)化管理制度

檔案管理的專業(yè)性，以及檔案本身的重要價值，要求在實(shí)施檔案精細(xì)化管理上，也必須引進(jìn)一套完善的管理制度，從而為開展各項(xiàng)工作提供必要的保障?，F(xiàn)階段，地方高校在檔案管理制度建設(shè)上，存在的主要問題有兩方面：一方面，配套管理制度不完善，雖然檔案管理部門也有自己的管理制度，但是內(nèi)容陳舊落后，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適用于現(xiàn)階段檔案精細(xì)化管理要求；另一方面，管理制度的落實(shí)情況不理想，由于缺乏必要的監(jiān)督，加上檔案管理人員自身的責(zé)任意識不強(qiáng)，也會影響檔案管理的實(shí)際質(zhì)量。

3.3 高校在檔案信息化建設(shè)方面的投入不足

在信息化時代，地方高校檔案中電子檔案的比例不斷提升，創(chuàng)新檔案管理方式方法勢在必行。在此方面，許多企業(yè)提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，例如在檔案管理部門引進(jìn)信息化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的電子化、智能化管理。但是也應(yīng)當(dāng)看到，檔案信息化建設(shè)在前期需要投入必要的資金，包括計算機(jī)設(shè)備采購，信息系統(tǒng)維護(hù)等。地方高校由于資金有限，在檔案信息化建設(shè)方面的實(shí)際投入較少，也會制約檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.4 檔案管理未充分體現(xiàn)服務(wù)性理念

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多檔案管理人員對自身的定位不夠準(zhǔn)確，特別是對待本校的教職工和學(xué)生時，把自己當(dāng)成了“管理者”，對待有檔案借閱需求的教職工和學(xué)生，擺出一副高高在上的姿態(tài)，甚至是冷眼相對，嚴(yán)重?fù)p害了檔案管理部門的形象。而檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)為學(xué)校師生服務(wù)的工作，由于現(xiàn)階段地方高校的許多檔案管理人員未將服務(wù)理念落實(shí)到工作中，也不利于高質(zhì)量地開展檔案工作，甚至得不到本校教職工的支持。

4 地方高校推進(jìn)檔案精細(xì)化管理和信息化建設(shè)的有效途徑

4.1 樹立正確職業(yè)觀念，不斷提高管理水平

4.1.1 增強(qiáng)責(zé)任意識和服務(wù)意識

檔案管理本質(zhì)上是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，服務(wù)的對象是本校的教職工和廣大學(xué)生。因此，作為檔案管理人員，首先要擺正自己的心態(tài)，明確工作的定位，從而才能在今后的檔案管理工作中，嚴(yán)格按照崗位要求做好本職工作。檔案管理人員要將精細(xì)化管理理念落實(shí)在日常管理工作中，需要不斷增強(qiáng)責(zé)任意識、服務(wù)意識。

4.1.2 掌握信息設(shè)備操作技術(shù)

近年來，地方高校也投入資金采用了一些信息設(shè)備，為提升檔案管理效率起到了積極作用。作為檔案管理人員，也要主動學(xué)習(xí)這些信息設(shè)備的操作方法，不僅要完成基本的電子檔案收錄、管理和查閱等工作，還要能夠借助信息技術(shù)充分挖掘檔案的潛在利用價值，為本校的師生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案借閱服務(wù)。

4.1.3 落實(shí)崗位考評激勵機(jī)制

檔案管理工作與教學(xué)工作相比，沒有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)來衡量該項(xiàng)工作的實(shí)際開展成效，加上監(jiān)督工作不到位，導(dǎo)致部分檔案管理人員在工作中存在消極、懶散的情況，破壞了整個檔案管理部門的工作氛圍。因此，地方高校要引入崗位考評機(jī)制，結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，制定更加細(xì)化的工作考核機(jī)制，并將考核結(jié)果直接與檔案管理人員的績效掛鉤，通過這種方式倒逼檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，落實(shí)管理責(zé)任。另外，還要利用好考核結(jié)果，對于考核結(jié)果優(yōu)秀的要給予獎勵，反之則要采取一定的處罰措施。通過實(shí)施激勵措施，進(jìn)一步提升檔案管理人員的履職能力。

4.2 推動管理制度建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理效率

4.2.1 檔案管理辦法

地方高校要盡快制定檔案精細(xì)化管理的具體方法，重點(diǎn)明確以下幾方面問題：由誰負(fù)責(zé)建立檔案，怎么建立檔案，檔案如何進(jìn)行管理，如何發(fā)揮檔案價值，只有明確了這幾個基本問題，才能指導(dǎo)檔案精細(xì)化管理工作順利開展。此外，學(xué)校的檔案管理部門，也要充分理解和運(yùn)用精細(xì)化管理理念，例如要在檔案收錄、檔案整理、檔案借閱等各個環(huán)節(jié)中，都要嚴(yán)格按照檔案精細(xì)化管理辦法，推動檔案管理向精細(xì)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

4.2.2 檔案借閱規(guī)定

檔案借閱使用是體現(xiàn)檔案價值的重要渠道，但是對于一些珍貴的，或是涉及一定機(jī)密信息的檔案，則對借閱流程有嚴(yán)格的要求。因此，為了保證高校檔案的安全，在進(jìn)行檔案借閱管理時，除了要樹立精細(xì)化管理理念外，還要充分借助信息技術(shù)手段，保障檔案的安全。例如，在檔案管理部門的各臺機(jī)器上，要設(shè)置登錄和訪問權(quán)限。每名檔案管理人員擁有獨(dú)立的登錄口令，避免越權(quán)操作。同時，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，避免珍貴檔案被破壞或丟失。

4.3 設(shè)立專項(xiàng)資金，推動高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

4.3.1 加強(qiáng)資金供給保障

地方高校檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，學(xué)校方面既要認(rèn)識到檔案管理的價值所在，又要采取實(shí)際行動，加快檔案管理信息化建設(shè)。在硬件設(shè)施建設(shè)方面，主要是采購一些信息化管理系統(tǒng)必需的設(shè)備，并且要做好后期硬件設(shè)施的安裝與調(diào)試工作。軟件方面，主要是一些與檔案管理相關(guān)的辦公系統(tǒng)。此外，地方高校每年還要拿出專項(xiàng)資金，用于做好檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，使檔案信息化管理真正發(fā)揮應(yīng)用優(yōu)勢。

4.3.2 加強(qiáng)資金供給，保障人才隊(duì)伍建設(shè)

針對現(xiàn)階段地方高校普遍存在檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡的問題，學(xué)校方面也要重視做好高素質(zhì)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作。一方面，要適當(dāng)提高檔案管理崗位的薪資待遇，創(chuàng)造更加便利和舒適的工作環(huán)境，從而也能夠吸引年輕的檔案管理人才到學(xué)校任職；另一方面，也要重視對在職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括職業(yè)道德培訓(xùn)，還有專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等。通過組建一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)高校檔案精細(xì)化管理和推進(jìn)信息化建設(shè)提供必要的支持。

5 結(jié) 語

地方高校在發(fā)展的過程中，需要重視檔案管理工作，并通過充分挖掘和利用檔案價值，為高校開展辦學(xué)工作和校內(nèi)管理工作提供必要的支持。現(xiàn)階段，地方高校在檔案管理中還存在重視不足、缺乏資金保障和人才支持等問題。地方高校要立足于自身發(fā)展，真正將檔案管理擺在學(xué)校管理工作的重要位置，通過改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，制定更加完善的管理制度等措施，切實(shí)推動檔案精細(xì)化管理和信息化建設(shè)。

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