電力基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息化探討

奚廑

[摘 要]電力基建項(xiàng)目由于投資大、周期長(zhǎng)，財(cái)務(wù)管理具有資金壓力大、核算統(tǒng)計(jì)繁、轉(zhuǎn)資難、決算難等特點(diǎn)，開發(fā)或應(yīng)用信息化系統(tǒng)，可為企業(yè)財(cái)務(wù)管理解決一系列問題，能夠有效提升基建管理水平。本文以江蘇常熟發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱常熟發(fā)電公司）基建MIS為例，分析財(cái)務(wù)信息化管理在基建項(xiàng)目中發(fā)揮的資金防控、概算控制、助力竣工決算等作用。

[關(guān)鍵詞]電力基建項(xiàng)目；財(cái)務(wù)管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.031

[中圖分類號(hào)]F285；F426.61 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-00-02

1 項(xiàng)目概況

常熟發(fā)電公司二期計(jì)劃建造兩臺(tái)百萬千瓦火力的超超臨界燃煤發(fā)電機(jī)組，于2010年2月正式開工建設(shè)，同步配套建設(shè)煙氣脫硫和煙氣脫硝裝置。工程動(dòng)態(tài)總投資78.9億，兩臺(tái)機(jī)組分別于2013年1月和12月實(shí)現(xiàn)雙投。

基于第一期4臺(tái)30萬機(jī)組的建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)，為提高工作效率，積累原始資料，提前謀劃竣工決算，公司財(cái)務(wù)協(xié)同信息管理人員，自主開發(fā)了用于百萬機(jī)組擴(kuò)建工程的基建MIS軟件。滿足了資金防控、概預(yù)算控制、財(cái)務(wù)竣工決算和投資轉(zhuǎn)固等重要財(cái)務(wù)管理需求，同時(shí)具有提高效率、降低管理成本的作用。本文對(duì)此做分析探討。

2 基建MIS需要滿足的財(cái)務(wù)管理功能

基建MIS需要滿足的財(cái)務(wù)管理功能包括以下幾個(gè)方面。第一，滿足對(duì)資金的控制。了解合同的執(zhí)行情況，將項(xiàng)目資金合理配置，防止錯(cuò)付多付。第二，滿足對(duì)概預(yù)算的控制?；?xiàng)目預(yù)算，在項(xiàng)目施工建造階段，就是項(xiàng)目概算，避免出現(xiàn)超概現(xiàn)象。第三，滿足財(cái)務(wù)竣工決算的基本需求。要能提供竣工決算所需要的信息，幫助固定資產(chǎn)建立高質(zhì)量的卡片。

3 基建MIS的開發(fā)過程

建立實(shí)用的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，收集并共享信息，支持項(xiàng)目運(yùn)行，提供財(cái)務(wù)管理和決策功能。

3.1 創(chuàng)建核算體系與項(xiàng)目概算對(duì)應(yīng)體系

3.1.1 建好基建工程會(huì)計(jì)核算體系

財(cái)務(wù)人員要熟悉工程概算，根據(jù)本項(xiàng)目的概算書設(shè)置會(huì)計(jì)科目。一級(jí)科目“在建工程”，二級(jí)科目“建筑工程投資”“安裝工程投資”“在安裝設(shè)備”等，三級(jí)科目參照該工程初設(shè)概算書火電項(xiàng)目8大系統(tǒng)，設(shè)置為“熱力系統(tǒng)”“燃料系統(tǒng)”等，在三級(jí)科目的基礎(chǔ)上，參照該初設(shè)概算書表二各系統(tǒng)下的子概算為項(xiàng)目名稱，例如，熱力系統(tǒng)下子項(xiàng)目有“主廠房本體”“集控樓”，作為項(xiàng)目核算。由于熱力系統(tǒng)中既有建筑工程投資，也有安裝工程投資和設(shè)備投資，故項(xiàng)目核算是科目共用的。然后，會(huì)計(jì)人員要導(dǎo)入本項(xiàng)目概算系統(tǒng)，包括概算金額，為每個(gè)概算項(xiàng)目寫入唯一的項(xiàng)目編碼。

3.1.2 將會(huì)計(jì)核算體系錄入信息系統(tǒng)

會(huì)計(jì)人員要將會(huì)計(jì)核算體系的科目編碼和項(xiàng)目概算的項(xiàng)目編碼分別錄入信息系統(tǒng)，做好對(duì)應(yīng)關(guān)系，根據(jù)項(xiàng)目概算情況可以一一對(duì)應(yīng)，也可以一對(duì)多。

以下以建筑工程投資——熱力系統(tǒng)對(duì)應(yīng)關(guān)系舉例說明（項(xiàng)目編碼中的J表示建筑工程），如表1所示。

3.2 為審批表單設(shè)計(jì)合理流程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批

3.2.1 確定信息系統(tǒng)的審批表單種類

財(cái)務(wù)人員根據(jù)基建工程的特點(diǎn)，羅列所有需要用到的審批流程，多次會(huì)議討論各種審批上所需人員的定位。財(cái)務(wù)人員對(duì)物資支付審批流程、工程支付審批流程、質(zhì)保金支付審批流程、預(yù)付款審批流程進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，從審批到最終付款均實(shí)現(xiàn)電子化。

3.2.2 確定支撐原始單據(jù)的種類和流程節(jié)點(diǎn)

根據(jù)公司的管理制度、實(shí)際情況，選擇支付時(shí)需要的原始單據(jù)種類作為支撐性附件，最終確定合同審查、合同文本、乙方施工進(jìn)度月報(bào)度、發(fā)票、收款收據(jù)和驗(yàn)收單等作為必須掃描上傳的原始單據(jù)。

確定流程節(jié)點(diǎn)，即需要經(jīng)過哪些人員審批，對(duì)付款性質(zhì)也進(jìn)行了細(xì)分，性質(zhì)不同，付款流程也不盡相同，例如預(yù)付款、暫扣款、質(zhì)保金等均由不同的人員進(jìn)行審批，就設(shè)置了不同的流程。

3.2.3 根據(jù)基建項(xiàng)目特點(diǎn)設(shè)置“概預(yù)算審核”環(huán)節(jié)

為避免手工操作時(shí)時(shí)出現(xiàn)未留質(zhì)保金、支付金額錯(cuò)誤、審核不嚴(yán)等問題，在設(shè)計(jì)該基建MIS時(shí)，就規(guī)定所有支付流程中質(zhì)保金、提留金、本次支付金額等數(shù)據(jù)為表單發(fā)起人必填項(xiàng)。表單發(fā)起后該流程經(jīng)過人員均可以通過瀏覽相關(guān)合同信息。支付審批流程中為避免概算出錯(cuò)，還專門設(shè)置了“概預(yù)算審核”節(jié)點(diǎn)，能夠保證概算項(xiàng)目和支付金額的準(zhǔn)確性。在整個(gè)基建項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，能夠降低支付的差錯(cuò)率。

3.3 建立信息完備的合同管理模塊

合同在基建項(xiàng)目中起著至關(guān)重要的作用。常熟發(fā)電公司的基建信息系統(tǒng)充分關(guān)注到這點(diǎn)，專門建立了合同管理模塊，為每個(gè)合同定義唯一的ID號(hào)，合同名稱內(nèi)容、乙方名稱、合同金額、建筑投資、安裝投資、設(shè)備費(fèi)投資、其他費(fèi)用投資、投資合計(jì)、預(yù)付款、質(zhì)保金、暫扣款、付款合計(jì)、合同信息、經(jīng)辦人、合同分類、合同完成時(shí)間和執(zhí)行狀態(tài)全部需要采集。

合同依據(jù)概算歸集，付款流程依據(jù)合同發(fā)起。以項(xiàng)目概算為依據(jù)，將合同依次裝入所屬各個(gè)概算系統(tǒng)的各個(gè)子目；對(duì)于設(shè)備采購(gòu)合同，設(shè)備清單也要求按照合同列示導(dǎo)入信息系統(tǒng)，并逐一對(duì)應(yīng)好概算子目。

合同文本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批，所有蓋章生效的合同文本均掃描上傳到信息系統(tǒng)合同管理模塊，有效連接了合同金額、概算金額、支付金額之間的對(duì)應(yīng)紐帶。這樣，一個(gè)合同從審查過程到文本簽訂到付款執(zhí)行直至合同與概預(yù)算的對(duì)應(yīng)能全部反映在基建MIS中，真正做到了信息共享。在審批付款時(shí)，可以翻看各類資料，包括合同條款、已付款情況、對(duì)應(yīng)的概算、合同中的甲供材等信息，有利于正確執(zhí)行合同。

3.4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸、信息共享

在審批流程結(jié)束后，經(jīng)辦人打印審批單，連同其他紙質(zhì)資料送財(cái)務(wù)付款，網(wǎng)上流程由經(jīng)辦人發(fā)送到付款環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在信息系統(tǒng)付款環(huán)節(jié)核對(duì)是否有資金計(jì)劃，審核無誤后填制憑證，報(bào)經(jīng)審核人員、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，再發(fā)送到出納付款，出納付款后點(diǎn)擊流程結(jié)束。填制憑證也由于使用信息系統(tǒng)變得極為簡(jiǎn)單，以往基建項(xiàng)目機(jī)組施工支付一筆進(jìn)度款，要手工錄入10～20個(gè)科目，由于前端已經(jīng)制好概算，而概算與核算科目在初始化時(shí)已做好對(duì)應(yīng)，在制憑證時(shí)會(huì)自動(dòng)帶入會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目，財(cái)務(wù)人員只需要復(fù)核、保存就可以了，既方便又不會(huì)出錯(cuò)。

基建MIS制作的憑證，通過與用友財(cái)務(wù)軟件接口，能夠自動(dòng)傳輸?shù)截?cái)務(wù)系統(tǒng)，不需重復(fù)制作，財(cái)務(wù)軟件的賬表查詢、打印、現(xiàn)金流量等所有功能仍能使用。

4 成效分析

4.1 有助于財(cái)務(wù)正確核算基建成本

運(yùn)用該信息化系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)和計(jì)經(jīng)部門不再需要記錄各種手工臺(tái)賬，系統(tǒng)根據(jù)計(jì)經(jīng)和財(cái)務(wù)人員事先提供的臺(tái)賬格式自動(dòng)取數(shù)，形成按合同統(tǒng)計(jì)的臺(tái)賬、按投資性質(zhì)（建筑、安裝、設(shè)備）統(tǒng)計(jì)的臺(tái)賬、供應(yīng)商臺(tái)賬，等等。每個(gè)合同的已付款金額、未付款金額、質(zhì)保金、提留金金額等信息，在審批支付完成后，自動(dòng)提取，全部一清二楚，標(biāo)明的合同性質(zhì)，還可作為年末計(jì)算印花稅的依據(jù)，從而有助于財(cái)務(wù)正確核算基建成本。

4.2 有助于實(shí)現(xiàn)信息共享

信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，經(jīng)過整合就形成了合同臺(tái)賬、付款臺(tái)賬、供應(yīng)商信息、施工方信息、概預(yù)算和實(shí)際的執(zhí)行對(duì)比，便于付款。開發(fā)人員也漸漸將合同審批流程融入程序中，從而一個(gè)合同從談判過程、文本簽訂到付款執(zhí)行全部反映在基建MIS中，真正做到了信息共享，在審批付款時(shí)，可以翻看各類資料，包括合同條款、已付款情況、對(duì)應(yīng)的概算等信息，確保能夠正確執(zhí)行合同內(nèi)容。

4.3 提高了決算后資產(chǎn)轉(zhuǎn)固建卡的質(zhì)量和效率

基建項(xiàng)目竣工決算的時(shí)間和質(zhì)量要求越來越高，常熟發(fā)電公司要求在工程驗(yàn)收、機(jī)組投產(chǎn)后6個(gè)月內(nèi)編制完成并上報(bào)。編報(bào)時(shí)間從工程竣工之日（以工程竣工驗(yàn)收書中的實(shí)際竣工日期為準(zhǔn)）起至竣工決算報(bào)出之日止（以郵戳為準(zhǔn)），含竣工決算審計(jì)時(shí)間。因此，只有充分利息信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，建立電子統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，才能保質(zhì)保量地完成這項(xiàng)重大工作?？⒐すこ虥Q算報(bào)表可以從中提取數(shù)據(jù)，不需耗費(fèi)人力從頭整理。

利用該信息系統(tǒng)中包含的各種信息合同清單，生產(chǎn)技術(shù)部門提前設(shè)定了各種資產(chǎn)的編碼規(guī)則，為每份合同清單中的設(shè)備編寫資產(chǎn)編碼，做好決算資產(chǎn)轉(zhuǎn)固準(zhǔn)備。

4.4 控制實(shí)際支出不超概

實(shí)時(shí)形成實(shí)際支出和對(duì)應(yīng)概算，按系統(tǒng)、項(xiàng)目進(jìn)行比對(duì)，從而確保投資支出在概算范圍內(nèi)。由于創(chuàng)建了核算體系與項(xiàng)目概算對(duì)應(yīng)體系，信息系統(tǒng)能自動(dòng)實(shí)現(xiàn)概算值與實(shí)際值進(jìn)行比較。而提起付款申請(qǐng)時(shí)，經(jīng)辦人均需要“指概算”，就是指定該筆金額對(duì)應(yīng)的概算項(xiàng)目，如果信息系統(tǒng)沒有項(xiàng)目，意味著要么沒有概算，需要重新指定，要么“指概算”錯(cuò)誤，從而能夠從源頭控制項(xiàng)目的超概。

4.5 運(yùn)行便捷，最大程度節(jié)約管理成本

在基建初始階段，公司也咨詢過外購(gòu)基建軟件，購(gòu)置價(jià)在幾百萬，而且有些模塊并不實(shí)用。而公司財(cái)務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)豐富，信息部門的專業(yè)能力也較強(qiáng)，就想到了自行開發(fā)。在軟件自行開發(fā)過程中，主要由公司的財(cái)務(wù)人員和計(jì)經(jīng)人員提出需求，規(guī)劃流程，討論琢磨，信息人員要理解吃透，并轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語言。在使用過程中要隨時(shí)反饋、及時(shí)改進(jìn)，具有外購(gòu)軟件無法比擬的優(yōu)越性。

5 結(jié) 語

根據(jù)自身?xiàng)l件開發(fā)的基建財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，雖然沒有ERP功能強(qiáng)大，但管理成本低廉且實(shí)用。對(duì)于有管理經(jīng)驗(yàn)的中小型公司，只要能理清開發(fā)思路，做好基礎(chǔ)工作，開發(fā)成功，能有效提高工作效率，提高工程成本核算的準(zhǔn)確性，重要的是利用計(jì)算機(jī)隨時(shí)監(jiān)控工程概算的執(zhí)行情況，確保實(shí)際投資控制在概算總額內(nèi)，為竣工決算、資產(chǎn)轉(zhuǎn)固打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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