高校圖書館決策支持服務(wù)的實踐與思考

李 媛

(成都大學圖書館，四川 成都 610106)

網(wǎng)絡(luò)時代信息資源和信息服務(wù)的日益泛化，使高校圖書館傳統(tǒng)的文獻信息中心地位受到挑戰(zhàn)，圖書館界也在積極尋找圖書館的使命和定位，通過改善資源和提升服務(wù)來展示價值。與此同時，各高校正身處高等教育全球化的發(fā)展浪潮，管理部門在資源配置、發(fā)展規(guī)劃制定等各種決策中都越來越需要基于數(shù)據(jù)的信息分析，基于文獻的情報調(diào)研等一系列服務(wù)。目前不少高校圖書館都在原有參考咨詢和學科服務(wù)的基礎(chǔ)上，陸續(xù)開展了決策支持服務(wù)或面向決策的情報服務(wù)，來滿足高校管理部門的需求。對圖書館而言，這不僅有助于創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容、發(fā)揮資源人力優(yōu)勢，也是圖書館展示服務(wù)價值、提高影響力的機會。本文基于文獻調(diào)研，對當前高校開展決策支持服務(wù)的狀況進行分析總結(jié)，并就高校圖書館開展和深化此項服務(wù)提出設(shè)想。

1 現(xiàn)狀及意義

高校圖書館的決策支持服務(wù)，是以管理部門的需求為目標驅(qū)動，以圖書館豐富的文獻資源、數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)，圖書館員利用專業(yè)的文獻搜集技能和情報分析方法，對多渠道信息進行篩選歸納、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、綜合分析，形成系統(tǒng)的決策知識產(chǎn)品，供管理部門的決策者在短時間內(nèi)全面掌握信息，提高決策效率。

1.1 研究現(xiàn)狀

現(xiàn)有文獻主要從以下角度探討了決策支持服務(wù):1)從拓展和深化學科服務(wù)的角度探討決策支持服務(wù)。如電子科技大學曹學艷從學科服務(wù)的角度對職能部門的信息需求進行了分析，并從理念提升、學科館員職能重建、服務(wù)內(nèi)容拓展三方面入手，探索了面向職能部門信息需求的學科服務(wù)拓展;暨南大學史小軍從提升學科服務(wù)能力的角度，介紹了暨南大學提供學科級、學院級、學校級決策支持服務(wù)的實踐;南京理工大學崔林介紹了在學科服務(wù)中展開的面向?qū)W校職能部門的學術(shù)和學科評價與分析服務(wù)，為學?？蒲挟a(chǎn)出和學科評估提供客觀數(shù)據(jù);北京大學圖書館劉姝結(jié)合實踐案例，提出從供給側(cè)改革的角度優(yōu)化圖書館服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，豐富學科服務(wù)內(nèi)容，提升學科服務(wù)水平。2)決策支持服務(wù)體系研究。如復旦大學宋潔就決策支持服務(wù)的概念、服務(wù)內(nèi)涵、特征等做了具體研究;北京大學圖書館肖瓏結(jié)合北京大學圖書館轉(zhuǎn)型實踐，論述了研究支持服務(wù)的定義、核心、總體框架、內(nèi)容體系及支撐服務(wù)平臺建設(shè)。3)面向高校領(lǐng)導及職能部門的決策支持服務(wù)。如南京大學王雅戈以優(yōu)勢學科綜合競爭力評價為例，探討了為高校領(lǐng)導提供專題信息決策支持服務(wù)的模式;華東師范大學周健在華東師范大學實踐的基礎(chǔ)上總結(jié)了為管理層提供決策支持服務(wù)的背景、思路、具體實施步驟、工作的特色和難點。

另外，圖書館業(yè)界的學術(shù)會議和研討會也有很多涉及決策支持服務(wù)的學術(shù)報告。有的在“雙一流”建設(shè)的語境下，探討高校圖書館的決策支持功能;有的從深化服務(wù)、職能變革的角度，提出決策支持服務(wù)是圖書館事業(yè)發(fā)展的新增長點。因為參會主講人多為重點高校圖書館的館長、決策支持服務(wù)的管理人員或從事院校研究的研究人員，所以直觀地展示了國內(nèi)高校圖書館開展決策支持服務(wù)的現(xiàn)狀、難點和機遇，具有很大的參考和借鑒意義。

1.2 決策支持服務(wù)的意義

從目前高?？焖侔l(fā)展的現(xiàn)狀來看，圖書館為高校管理部門提供決策支持服務(wù)對供需雙方都有重要意義。

1.2.1 有助于圖書館融入學校發(fā)展主流。除了傳統(tǒng)的文獻資源建設(shè)，近些年高校圖書館開展多種形式的服務(wù)，嵌入式教學、知識服務(wù)、面向科研的學科服務(wù)等一系列主動服務(wù)，力圖體現(xiàn)圖書館的價值。但用戶的積極性和參與度不高，沒能建立合作、雙贏關(guān)系，因此即便是重點院校的圖書館也常被作為高校機構(gòu)中的“弱勢群體”被邊緣化。例如，為謀求發(fā)展，浙江大學提出了“融入主流謀發(fā)展，拓展合作促繁榮”的發(fā)展思路，把彰顯圖書館的特長和優(yōu)勢，跟上高?？焖侔l(fā)展進程、開展切實有效的學科服務(wù)、擴大圖書館在教研人員和學校的影響力作為學科服務(wù)關(guān)注的焦點。決策支持服務(wù)面向?qū)W校各層級的管理與決策，有效地體現(xiàn)圖書館的專業(yè)能力，一定程度上更顯性地提高圖書館對學校的貢獻，提升圖書館在學校的影響力。

1.2.2 從供給側(cè)開拓圖書館服務(wù)內(nèi)容。2016年習總書記提出的“供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革”，從供給側(cè)著力提高供給體系質(zhì)量和效率。對高校圖書館事業(yè)而言，傳統(tǒng)服務(wù)停滯不前，甚至不斷萎縮，圖書館要面對不斷變化的用戶需求，充分挖掘館藏資源內(nèi)涵，尋求與學校需求的契合點，把圖書館服務(wù)與大學的戰(zhàn)略目標和發(fā)展規(guī)劃緊密結(jié)合。決策支持服務(wù)是圖書館服務(wù)的深化和拓展，使圖書館不僅為教學科研提供文獻保障，也參與學校的管理決策。

1.2.3 為高校職能部門決策提供信息支撐。高等教育發(fā)展離不開政策制定的科學性和可持續(xù)性。但隨著高等教育規(guī)模的不斷擴展，高校已經(jīng)發(fā)生深刻變革。學生規(guī)模擴張、學科結(jié)構(gòu)復雜、辦學空間擴大等因素都使得大學決策變得越來越復雜。以往基于個人經(jīng)驗、集體合意、方案折中、談判等的決策模式效率低、主觀性強、缺乏有利支撐，已經(jīng)不適用于現(xiàn)狀。當前高校在學科發(fā)展規(guī)劃、人才評估、科研評價等方面都需要數(shù)據(jù)作為參考和支撐來有效配置財力物力資源。但相關(guān)職能部門依靠自身無法全面掌握這些數(shù)據(jù)，圖書館輔助相關(guān)數(shù)據(jù)的搜集、整理和分析，并運用擅長的文獻計量方法提供直觀的統(tǒng)計分析結(jié)果供相關(guān)部門決策參考。同時在基于文獻的情報調(diào)研、基于科研成果的學科、領(lǐng)域分析方面，相比校內(nèi)其他部門，圖書館都更能為為學校發(fā)展規(guī)劃提供意見和建議。

2 決策支持服務(wù)的需求分析及定位

2.1 高校決策支持服務(wù)的需求分析

本文探討的決策支持服務(wù)主要面向高校決策人員，即高校領(lǐng)導及職能管理部門，如各二級學院負責人、校辦、人事處、教務(wù)處、財務(wù)處、科技處、研究生處、黨委組織部、黨委宣傳部等。高校領(lǐng)導及職能部門掌握著全校的教育教學發(fā)展方向、學科發(fā)展總體規(guī)劃、師資力量分布、指導和監(jiān)督各學院等眾多具體工作。決策支持服務(wù)要多角度、深層次，從校領(lǐng)導和職能部門管理者的角度思考問題。

首先，把校級領(lǐng)導的決策需求作為服務(wù)的重點。校領(lǐng)導統(tǒng)籌高校的組織管理工作，要長期關(guān)注和研究多方面問題，不僅要把控中央及各級高教政策、高教理論、行業(yè)動態(tài)、人才需求、相關(guān)高校動態(tài)等宏觀政策及外圍環(huán)境，還要關(guān)注校內(nèi)學科建設(shè)、師資力量、人才培養(yǎng)質(zhì)量、合作教育等具體工作，從而制定學校的科學發(fā)展戰(zhàn)略和實施措施。這些研究工作，如果圖書館從信息資源上給予有力支持，則會顯著提高工作效率。同時，校領(lǐng)導因從事專業(yè)和分管工作的不同，也有個性化需求，且信息需求的目的性、可操作性要求很高。這要求圖書館員協(xié)同合作，并借助相關(guān)專家的力量，開展持續(xù)的跟蹤服務(wù)，以信息定制和信息推送為主要服務(wù)手段。

其次，高校職能部門因工作重點不同，信息需求有各自的側(cè)重點和針對性。從服務(wù)內(nèi)容看，當前服務(wù)以基于數(shù)據(jù)的學科或?qū)W術(shù)評價為主。由于各職能部門都有非常明確的職能分工，因此服務(wù)需求的針對性很強。同樣是科研統(tǒng)計數(shù)據(jù)，科研部門可能側(cè)重于橫、縱向多角度的數(shù)據(jù)分析，不僅是本校，最好還有國內(nèi)外同類高校的比對數(shù)據(jù)。人事部門則希望將統(tǒng)計數(shù)據(jù)落實到個人，方便用作人才考核和評估。

2.2 決策支持服務(wù)的特點

基于決策支持服務(wù)的需求分析，決策支持服務(wù)具有以下特點:1)綜合性。信息提供者要能夠換位思考，從領(lǐng)導的全局觀念出發(fā)，針對領(lǐng)導和職能部門關(guān)心的重大或緊迫問題，提供既有情況分析，又有對策建議的信息。2)個性化。校內(nèi)職能部門有各自的職能分工，所需信息不盡相同或各有側(cè)重，針對性非常強。3)時效性。一方面，管理部門的規(guī)劃、統(tǒng)計等工作具有階段性，因此信息處理工作也要在規(guī)定時間內(nèi)高效完成。另一方面，有些信息需要領(lǐng)導及時關(guān)注或?qū)跊Q策有重要影響，如不及時提供，就失去意義，甚至可能成為誤導。4)前瞻性。發(fā)現(xiàn)未來發(fā)展態(tài)勢將使決策有更前沿的視角和更長遠的布局，使決策更具意義。5)準確性。信息的準確性直接影響決策結(jié)果，因此有重要意義。

2.3 服務(wù)定位

決策支持服務(wù)是一項典型的知識服務(wù)。通過對決策服務(wù)的需求和特點分析，可以確定兩個基本的服務(wù)方向。

第一，提供“簡單且有用”的服務(wù)。信息爆炸的時代，決策人員遇到的難題不是信息的匱乏，而是有效信息的相對匱乏。圖書館員通過大量信息的分析研究，去除過于技術(shù)性和理論化的信息，集中大量分散信息，為校領(lǐng)導及職能部門提供一目了然的信息或數(shù)據(jù)，提供解決或借鑒方案，提供精煉的文摘等各種高層次的信息產(chǎn)品。不僅節(jié)省領(lǐng)導閱讀、理解和利用時間，而且為決策提供參考和佐證。

第二，主動服務(wù)。目前大多數(shù)領(lǐng)導及職能部門的信息需求，主要依賴下級部門匯報或職能部門自己查找。因為對圖書館的印象多停留在文獻信息存儲及管理，很少會想到圖書館。高校圖書館應(yīng)主動地集合館內(nèi)優(yōu)勢資源，以館員的專業(yè)知識及素質(zhì)為主導，以圖書館可用的信息資源為基礎(chǔ)，對文獻資料進行深度加工，為高校管理者主動提供服務(wù)。

3 圖書館開展決策支持服務(wù)的主要形式及總結(jié)

3.1 主要實踐形式

從決策支持服務(wù)的內(nèi)容來看，基于科研數(shù)據(jù)的科研評估、學科評價和情報分析是較為成熟、規(guī)范的服務(wù)，在一些高校逐漸變?yōu)槌Ｒ?guī)工作。內(nèi)容基本是利用國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫分析學校、院系的科研成果或?qū)W科發(fā)展態(tài)勢，或利用文獻計量方法分析研究熱點、研究趨勢、合作研究等。另外，定題服務(wù)或?qū)ｎ}調(diào)研也是重要內(nèi)容。

從決策支持服務(wù)的形式來看，主要分為主動服務(wù)和需求服務(wù)，主動服務(wù)包括發(fā)布學科評價、學科競爭力分析報告、前沿研究報告、出版高教發(fā)展?？取？梢愿鶕?jù)需求開發(fā)周期性更新的信息產(chǎn)品。需求服務(wù)由相關(guān)部門提出個性需求，圖書館為用戶提供個性化的分析報告，有的可能需要長期跟蹤分析。

從決策支持服務(wù)的層面來看，可以分為個人層面、學科層面和機構(gòu)層面。個人層面是開展研究者個人科研成果影響力和科研產(chǎn)出能力分析。學科層面是開展學科影響力評價、國際競爭力分析、學科發(fā)展態(tài)勢、學科研究熱點及前沿分析。機構(gòu)層面通常開展機構(gòu)、院系的科研生產(chǎn)力、科研影響力、競爭力分析等。

從決策支持服務(wù)的深度來看，高校圖書館的決策支持服務(wù)可分為以科研數(shù)據(jù)收集和整理為主的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)、以事實查詢?yōu)橹鞯倪M階檢索服務(wù)、以綜合研究報告為主的全面分析服務(wù)和以前沿性預測為主的深層次挖掘服務(wù)。

3.2 實踐總結(jié)

各高校圖書館對此類服務(wù)使用了諸如學科知識服務(wù)、文獻計量分析服務(wù)、決策咨詢、情報分析、情報信息服務(wù)等名稱。盡管名稱不盡相同，但主要內(nèi)容都是將校領(lǐng)導和職能部門的決策信息需求與圖書館工作結(jié)合。

第一，數(shù)據(jù)服務(wù)。包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)、數(shù)據(jù)分析報告及對數(shù)據(jù)深度挖掘產(chǎn)生的趨勢或前沿報告。主要內(nèi)容是對本校科研數(shù)據(jù)的采集，并將多渠道數(shù)據(jù)信息進行整合、清洗。數(shù)據(jù)來源包括論文數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)資源、科研評價數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)等。數(shù)據(jù)服務(wù)是開展決策支持服務(wù)的關(guān)鍵，是提供決策信息的保障?；跀?shù)據(jù)分析，可以提供咨詢報告、情報服務(wù)，如個人成果分析、學科發(fā)展報告、學科競爭力分析報告、機構(gòu)科研成果報告等。更深層次上，借助詞頻統(tǒng)計、引文分析方法及Excel、SPSS、TDA等數(shù)據(jù)整理分析工具，還可完成領(lǐng)域熱點趨勢報告。

第二，數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)平臺建設(shè)。在數(shù)據(jù)服務(wù)基礎(chǔ)上，通過對數(shù)據(jù)的組織、存儲、元數(shù)據(jù)標引、規(guī)范處理等，建成基于科研成果的校內(nèi)人才、科研、學科數(shù)據(jù)共享平臺。

第三，基于文獻的情報調(diào)研和發(fā)展戰(zhàn)略信息。為學校發(fā)展戰(zhàn)略的制定、實施、監(jiān)控、評價提供決策支持，例如匯編最新的國內(nèi)外教育動態(tài)、完成相關(guān)調(diào)研和分析報告。服務(wù)模式有委托咨詢、項目合作、主動推送等。

通過文獻調(diào)研和高校圖書館主頁的調(diào)查，表1列舉了部分高校圖書館開展決策支持服務(wù)的主要類型。有些圖書館雖然開展了相應(yīng)的服務(wù)，但沒有在圖書館網(wǎng)站等公共渠道有詳細揭示，所以此處列舉不完全。

表1 各高校開展決策支持服務(wù)的類型(不完全統(tǒng)計)

4 圖書館開展決策支持服務(wù)的設(shè)想

目前國內(nèi)高校圖書館間在決策支持服務(wù)上的差距巨大。有的高校圖書館已經(jīng)形成了相當成熟的服務(wù)模式、服務(wù)規(guī)范，與職能部門建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。像上海交通大學圖書館不僅與校內(nèi)職能部門建立長期穩(wěn)定的服務(wù)，而且與校內(nèi)的研究院、智庫，甚至校外的企業(yè)和科研院也有合作，形成校內(nèi)為主、校外為輔的具有相當規(guī)模和相對穩(wěn)定需求的產(chǎn)品化服務(wù)。北京大學圖書館從2015年每年完成的《北京大學科研實力分析報告》《北京大學專利競爭力分析報告》已經(jīng)在校內(nèi)形成了極大影響力，成為校領(lǐng)導及職能部門決策的必備依據(jù)。這些大學圖書館的成功經(jīng)驗為我們提供了可供借鑒的做法和經(jīng)驗，可從以下幾個方面挖掘資源和人力優(yōu)勢，逐步拓展決策支持服務(wù)。

4.1 圖書館在數(shù)據(jù)搜集、數(shù)據(jù)分析方面大有可為

數(shù)據(jù)分析的目的是用數(shù)據(jù)分析所得的信息完善和強化決策者依據(jù)自我認知經(jīng)驗所做的判斷，幫助大學決策者從傳統(tǒng)的依賴主觀感受、個人經(jīng)驗、和下達指令等決策方式轉(zhuǎn)變?yōu)槔硇詻Q策和科學決策，也就是所謂的“數(shù)據(jù)驅(qū)動決策”?！皵?shù)據(jù)驅(qū)動決策”是指決策者以相關(guān)數(shù)據(jù)分析所得到的信息和證據(jù)為依據(jù)制定決策一種形式。這是高等教育發(fā)展的客觀要求和必然趨勢。

在這個背景下圖書館因為擁有先天的資源、人力優(yōu)勢，可以成為高校決策支持體系的支撐力量。相比其他部門，圖書館能更加熟練地利用電子資源、檢索網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、獲取論文數(shù)據(jù)、專利數(shù)據(jù)等信息，還能運用文獻計量統(tǒng)計等方法對數(shù)據(jù)進行整合、挖掘。

圖1 圖書館參與數(shù)據(jù)驅(qū)動決策的運行機制

目前高校圖書館的主要做法是利用Web of Science、ESI等數(shù)據(jù)庫及分析工具，對學校各專業(yè)、各類人才及團體的論文發(fā)文量、被引頻次、發(fā)文期刊、專利數(shù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行定期或不定期統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上為高校領(lǐng)導層及職能部門提供基于數(shù)據(jù)的多種分析報告，如學科競爭力分析、學科態(tài)勢分析、科研產(chǎn)出分析、基金立項分析、人才引進與評估等。還可設(shè)置對標體系，與國內(nèi)、國際同類院校做對比分析，使結(jié)果有更強的參考價值。這已經(jīng)成為高校圖書館引人注目的業(yè)務(wù)增長點。

4.2 學科或領(lǐng)域的發(fā)展趨勢及預判

除文獻計量統(tǒng)計，還有基于詞頻分析、文本分析等做出的深層次的學科發(fā)展預判、學科發(fā)展趨勢等報告。例如上海交通大學圖書館在2015年歷時三個月，發(fā)布了八大主題120項顛覆性技術(shù)預見。調(diào)研首先獲取各種數(shù)據(jù)來源，然后通過抽取熱點主題、規(guī)范標引、定量分析、詞頻分析、共現(xiàn)分析、聚類分析的研究方法，做出各領(lǐng)域的分析報告。同濟大學圖書館在2015年基于德國專利 數(shù)據(jù)，從專利活動的時間趨勢、全球戰(zhàn)略布局、主要創(chuàng)新領(lǐng)域的主體格局分布等入手，解析德國技術(shù)創(chuàng)新點的動力與源泉。這些基于數(shù)據(jù)的深層分析工作，不僅使圖書館的學科服務(wù)工作更為主動，也使決策支持服務(wù)更具前瞻性。

4.3 參與高校智庫建設(shè)

面向決策，圖書館擁有資源、專業(yè)、平臺優(yōu)勢，可以聯(lián)合校內(nèi)專家及研究所共建智庫，并參與智庫研究項目，提供高質(zhì)量的研究報告。高等教育研究所、學科辦、發(fā)規(guī)處等部門的職責是為學校高教發(fā)展建言獻策，實際充當了學校智庫的角色。圖書館可以與這些部門尋求合作，在圖書館擅長的計量分析和優(yōu)勢資源方面為智庫提供信息支撐。除了校內(nèi)，圖書館還可以參與校外面向政府部門的智庫建設(shè)，提供政治、經(jīng)濟、科技、社會等各方面的政策掃描及調(diào)研報告等。中國社科院圖書館智庫服務(wù)、上海圖書館的產(chǎn)業(yè)智庫項目、國家圖書館的立法決策服務(wù)等都是成功的經(jīng)驗。當然這對圖書館資源及人力的要求都更高，應(yīng)當成為圖書館努力的方向。