基于事業(yè)部制的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃方法

吳長勝 倪凱歌

摘要 科研管理系統(tǒng)是以提高企業(yè)項目執(zhí)行效率及優(yōu)化規(guī)劃決策為宗旨的信息化運行管理平臺，本文通過企業(yè)組織結構形式分析事業(yè)部內(nèi)部職能定位，并結合單位科研運轉流程與科研文化傳統(tǒng)對科研管理系統(tǒng)各層功能進行規(guī)劃，提高科研管理系統(tǒng)架構設計的符合性與規(guī)范性。

[關鍵詞]事業(yè)部 科研管理系統(tǒng) 功能規(guī)劃方法

事業(yè)部制是國內(nèi)大型企業(yè)集團或公司普遍采用的組織結構形式，通過結合事業(yè)部內(nèi)部組織結構與職能定位進行層級劃分，合理規(guī)劃以項目為載體的科研管理系統(tǒng)框架，以項目執(zhí)行可視化、項目信息數(shù)據(jù)化、項目管理綜合化等標準逐級擴展科研管理系統(tǒng)功能，從而更好的應用在項目實施、項目過程管理、項目決策、項目整合分析等工作方面，使科研管理系統(tǒng)設計更符合“人”與“項目”的實際應用需求。

1 企業(yè)組織結構概述

企業(yè)組織結構是企業(yè)流程運轉、部門設置及職能規(guī)劃等最基本的結構依據(jù)。通過對內(nèi)部特征與外部環(huán)境合理選擇組織結構模式優(yōu)化配置職能結構、層次結構、部門結構及職權結構等，進而實現(xiàn)企業(yè)預定戰(zhàn)略目標。企業(yè)組織結構模式通常包括直線.職能制、事業(yè)部制、模擬分權制以及矩陣制等4種金字塔型結構。事業(yè)部制目前是國內(nèi)大型企業(yè)集團或公司普遍采用的一級組織結構形式，具有集中決策，分散經(jīng)營的特點;在最高領導層授權下實現(xiàn)分權式管理，更易發(fā)揮經(jīng)營管理的積極性，更能適應企業(yè)專業(yè)化發(fā)展和業(yè)務多元化要求，如圖1所示。

事業(yè)部一般由企業(yè)最高領導層根據(jù)專業(yè)領域、產(chǎn)品特征及市場環(huán)境等因素并結合戰(zhàn)略發(fā)展目標整合規(guī)劃，負責制定業(yè)務層次的競爭機制并范圍內(nèi)決策。事業(yè)部內(nèi)部結構較多按照直線.職能制結構模式進行設置，以垂直組織領導形態(tài)保證內(nèi)部結構的穩(wěn)定性;同時存在弱權利職能的項目經(jīng)理崗位，在組織形態(tài)上又呈現(xiàn)出弱矩陣式結構，旨在項目管理過程中增加橫向輔助管控功能，既可加強職能區(qū)域間的溝通聯(lián)系，又利于部門運行中合理調(diào)度資源。如圖2所示。

事業(yè)部人員層級根據(jù)職能大致分為戰(zhàn)略層、管控層、輔助層、執(zhí)行層。主管領導作為事業(yè)部戰(zhàn)略層主體，制定戰(zhàn)略定位與戰(zhàn)略規(guī)劃并決策發(fā)展思路，統(tǒng)籌調(diào)度事業(yè)部所用資源;科室負責人作為管控層主體，根據(jù)專業(yè)特征差異化執(zhí)行上層決策，在日常運行過程中做好項目管理;項目經(jīng)理作為輔助層主體，在項目組織、計劃與實施過程中進行協(xié)調(diào)、溝通與輔助管控，在上層領導下調(diào)度資源為項目運行服務技術人員作為執(zhí)行層主體，負責全面技術工作，嚴格根據(jù)項目計劃按節(jié)點完成預定任務。如圖3所示。

2 基于職能分層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

科研管理系統(tǒng)以實現(xiàn)項目信息化管理為目的、以項目為元素的管理、控制與執(zhí)行的信息系統(tǒng)，應用在項目管理、項目集管理及項目組合管理等方面中?？蒲泄芾硐到y(tǒng)功能應結合企業(yè)組織結構與科研文化傳統(tǒng)等進行符合性、規(guī)范化架構設計，設計成為“人”與“項目”的功能逐級擴展的信息化服務平臺，貼近實際科研工作運行流程;通過項目執(zhí)行可視化提高工作效率并優(yōu)化工作流程，以項目信息數(shù)據(jù)化推動項目運行的集約管控，以項目信息綜合化不斷提高為組織戰(zhàn)略規(guī)劃的服務能力。

2.1 基于執(zhí)行層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

執(zhí)行層（即技術人員）是落實項目運行的責任主體，在項目啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控及收尾的過程中負責具體工作實施，根據(jù)工作職能，在科研管理系統(tǒng)中規(guī)劃參研項目、完結項目、個人經(jīng)歷、共用資源等四個板塊，各板塊均采用樹形結構逐級設計并完善功能。

2.1.1 參研項目

根據(jù)項目類型進行分類整合，可進行優(yōu)先級設置，項目執(zhí)行收尾階段后轉入完結項目板塊對應類型中。項目級結合運轉流程進行功能設計，在執(zhí)行層體現(xiàn)功能包括項目信息、項目計劃、項目進度、項目生產(chǎn)、項目交流、項目檔案、項目評價等。

其中項目信息包含項目概況與項目團隊兩部分，項目概況體現(xiàn)項目類型與來源、項目周期、項目總經(jīng)費與撥付節(jié)點等盡量詳細的信息，數(shù)據(jù)化支撐統(tǒng)計分析;項目計劃為根據(jù)項目周期與合同要求制定的計劃網(wǎng)絡圖，根據(jù)實際需要可申請變更;項目進度記錄各節(jié)點的完成信息;項目生產(chǎn)進行零部件加工設計;項目交流提供信息溝通窗口;項目檔案按階段歸檔相應項目文件;項目評價包括技術成熟度評價及項目完成效果評價等內(nèi)容。

2.1.2 個人經(jīng)歷

包括項目經(jīng)歷與個人檔案，項目經(jīng)歷主要為技術人員歷次參研項目列表，可提供設計師任命、參研周期、自我評價等簡要信息;個人檔案包括文件檔案和榮譽檔案兩個功能，前者梳理個人主要工程文件，后者統(tǒng)計個人獎項、文章及專利等信息。

2.1.3 共用資源

作為共性文件查詢板塊，根據(jù)單位內(nèi)部的職能部門進行分類設置，包括關于項目運行涉及的各類型流程文件。

2.2 基于輔助層與管控層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

項目經(jīng)理作為輔助層主體，輔助科室主任（管控層）完成相應科室的項目管理工作，以項目為紐帶建立客戶、領導、技術人員等之間多元聯(lián)系。項目經(jīng)理在職能中鑒于輔助管控層開展具體工作，科研管理系統(tǒng)中功能規(guī)劃與管控層也具有較多重疊。除參研項目、完結項目、個人經(jīng)歷、共用資源等四個板塊外，增加預算管理與綜合管理板塊;在項目級增加項目經(jīng)費、項目外協(xié)、項目風險、項目質(zhì)量、項目溝通及項目變更等功能，可選擇性面向執(zhí)行層提供查看權限。

2.2.1 預算管理

主要進行財務預算，根據(jù)項目運行制定預算與合理配額，并監(jiān)控預算具體執(zhí)行情況。

2.2.2 綜合管理

包括項目報表與合同管理，項目報表根據(jù)標準化報表進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計（項目狀態(tài)與預警等需求）;合同管理進行歸檔梳理項目合同、外包合同等文件資料。

2.2.3 增加項目級功能

項目經(jīng)費監(jiān)控項目到款、總成本及分項成本并實時預警;項目外協(xié)管理相關的外協(xié)外包計劃;項目風險根據(jù)階段特征分析風險源并風險量化與風險控制;項目質(zhì)量根據(jù)質(zhì)量要求進行質(zhì)量規(guī)劃、質(zhì)量控制及質(zhì)量保證;項目溝通包括項目會議及客戶溝通規(guī)劃等;項目變更根據(jù)需要按照標準進行變更申請，記錄變更計劃。

對于科室負責人在科研管理系統(tǒng)中增加任務管理和績效管理板塊。任務管理包括部門任務目標與科室分解任務目標、科室當前執(zhí)行情況等;績效管理進行科室員工績效考核，結合參研項目、完成情況及具體實際等進行綜合評估。

2.3 基于戰(zhàn)略層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

事業(yè)部戰(zhàn)略層主要結合單位發(fā)展戰(zhàn)略，根據(jù)部門專業(yè)領域及產(chǎn)品情況制定長期與短期發(fā)展規(guī)劃、編制年度計劃與財務預算、優(yōu)化資源配置、績效考核等，統(tǒng)籌調(diào)度事業(yè)部的有效運行。科研管理系統(tǒng)可從項目組合、部門預算、統(tǒng)計分析及業(yè)務考核等四個板塊進行功能規(guī)劃。

2.3.1 項目組合

由重點運行項目、科室在研項目、完結項目組成，重點運行項目是部門重點關注項目并根據(jù)實際情況進行優(yōu)先級設置;科室在研項目根據(jù)項目類型分類整合。通過項目組合進行重點項目管理、進度總體把控、及時性調(diào)整及資源合理分配等，確保事業(yè)部主線項目順利開展。

2.3.2 部門預算

包括部門年度預算、月度滾動預算及科室預算分解，監(jiān)控預算執(zhí)行并迭代預測。

2.3.3 統(tǒng)計分析

包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表分析，立足項目信息統(tǒng)計部門與科室運行項目數(shù)量與各類型項目數(shù)量、年度與階段收支情況（收入、新簽、到款、成本）、同比統(tǒng)計等;面向數(shù)據(jù)進行圖形化統(tǒng)計分析并提供標準化報表輸出，為部門宏觀管理提供多元化數(shù)據(jù)支撐。

2.3.4 業(yè)務考核

包括部門經(jīng)濟運行與科室考核，部門經(jīng)濟運行功能由部門與科室的年度經(jīng)濟指標、己達指標、經(jīng)濟預測等組成;科室考核根據(jù)單位實際情況建立標準化考核方案，以經(jīng)濟指標完成情況為核心進行量化考核。

3 結語

本文根據(jù)企業(yè)組織結構對事業(yè)部內(nèi)部職能分層進行簡要分析，并依據(jù)各職能層初步完成科研管理系統(tǒng)在事業(yè)部層面的功能規(guī)劃，相關職能部門亦可根據(jù)分層理念進行相應功能設計，逐級完善科研管系統(tǒng)功能。同時面向同步運行的辦公系統(tǒng)可進行擴展設計，如對接檔案管理系統(tǒng)進行項目檔案標準化歸檔、對接財務系統(tǒng)實時監(jiān)控項目經(jīng)費執(zhí)行情況等，進而為企業(yè)全方位實現(xiàn)辦公自動化、管理信息化奠定基礎。

參考文獻

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