計(jì)算機(jī)技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用

王智勇

摘要 隨著我國工程事業(yè)的蓬勃發(fā)展，工程檔案管理的重要性日益突出。在信息化時(shí)代的發(fā)展勢(shì)頭下，為提高工程檔案的管理水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用成為了工程檔案管理的必然趨勢(shì)。本文根據(jù)分析工程檔案管理模式的現(xiàn)狀，對(duì)計(jì)算機(jī)在工程檔案管理中所起的作用進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)技術(shù) 工程檔案管理

1 科學(xué)整理工程檔案，為計(jì)算機(jī)管理做好基礎(chǔ)工作

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，為滿足我國交通和物流需求，極大程度上推動(dòng)了高速公路工程的發(fā)展。每項(xiàng)高速公路工程竣工后，施工單位都有大量的工程檔案需要移交給相關(guān)部門，采用傳統(tǒng)手工立卷的管理模式己無法讓相關(guān)人員及時(shí)獲取施工檔案的相關(guān)信息。為提高工程檔案的使用性和及時(shí)性，滿足工程技術(shù)人員需求和發(fā)揮出應(yīng)有作用，將工程檔案材料系統(tǒng)化和條理化，成為工程檔案管理面臨的重大問題。

1.1 傳統(tǒng)檔案管理狀況

工程檔案中所對(duì)應(yīng)的文件材料通常具備數(shù)量多、種類雜、涉及范圍廣和較高利用率等特性，為確保文件的妥善保管，則需重視立卷工作。為了保障工程檔案的質(zhì)量，在相關(guān)材料入館后，都會(huì)由特定的人員將其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)立卷，通常將工程檔案中的文件材料、竣工圖紙分別立卷，檔案卷厚度一般為3-4cm，工程程序的處理都是采用手工方式，對(duì)文件資料進(jìn)行整理、手抄、編目、填卡入庫和上架提供利用。傳統(tǒng)的工程檔案管理存在耗時(shí)較長(zhǎng)和所經(jīng)工序較多的弊端。

1.2 工程檔案管理方式的改變

現(xiàn)代化檔案管理模式的運(yùn)用，對(duì)檔案實(shí)體的重視度有增無減，現(xiàn)代化管理的能否成功，主要取決于基礎(chǔ)工作的落實(shí)是否到位。因此，必須重視基礎(chǔ)管理的作用。為此，在微機(jī)項(xiàng)目檢索的基礎(chǔ)上開展改進(jìn)工作，提高工程檔案材料的有序性，為工程計(jì)算機(jī)管理營(yíng)造良好的條件。

（1）將每項(xiàng)工程竣工后的相關(guān)文件資料細(xì)化分寫，根據(jù)綜合類、施工類、竣工類排列，根據(jù)工程設(shè)立代號(hào)，并存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)，立卷人員在整理檔案時(shí)只要將檔案名稱根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)順序排放和填寫代號(hào)、編制頁碼后就可錄入微機(jī)打印卷內(nèi)目錄;

（2）組卷過程中采用流水號(hào)登記，裝盒后根據(jù)大流水排架固定庫、柜、節(jié)，一次性完成工程檔案項(xiàng)目著錄卡片，將所有信息錄入微機(jī)存儲(chǔ);

（3）計(jì)算機(jī)輔助立卷的解決，可通過工程檔案的分類，在計(jì)算機(jī)處理之后將卷內(nèi)文件目錄、卷盒內(nèi)案卷名稱卡片打印出來，經(jīng)立卷人員裝訂后直接入庫上架使用。

2 計(jì)算機(jī)在工程檔案管理中的應(yīng)用

工程檔案的意義在于對(duì)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是對(duì)社會(huì)活動(dòng)最原始信息資源的直接反饋，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的意義，為此，受到越來越多的人們關(guān)注。隨著社會(huì)各界對(duì)工程檔案的要求不斷增高，在一定程度說那個(gè)加大了工程檔案現(xiàn)代化管理的壓力。要想檔案管理、統(tǒng)計(jì)、編目和檢索等相關(guān)工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案儲(chǔ)存和提供利用更為便捷，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的改革變得刻不容緩，且主要是要改變工程檔案管理的現(xiàn)狀。

2.1 建筑工程檔案的信息儲(chǔ)存

通過將工程項(xiàng)目檔案的相關(guān)內(nèi)容和卷內(nèi)目錄錄入微機(jī)的方式，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槎涡畔n案，提高檔案的直觀性和可讀性，為利用者提供便利，有效提升檔案的利用率。

2.2 編制檢索工具

經(jīng)計(jì)算機(jī)加工處理后，將工程檔案整合成條目式，即可將總目錄打印出來。在計(jì)算機(jī)無法自動(dòng)檢索的情況下使用手工檢索，此外，還可為相關(guān)利用人員或單位設(shè)立檢索工具。

2.3 工程檔案的統(tǒng)籌計(jì)劃

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助，其可以通過摘錄組合的形式，數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，常見的有按照類別、年份以及地點(diǎn)等，有些還可以按照保管的期限以及密級(jí)等。借助計(jì)算機(jī)的幫助可以按照用戶的意圖在極短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的提供所需要的訊息，大大提高了相關(guān)人員的工作效率，為后續(xù)工作的推進(jìn)提供了巨大幫助。

3 基于計(jì)算機(jī)的檔案管理優(yōu)勢(shì)

過去工程檔案的收集管理以及鑒定等，均為傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)思想所束縛，其形式相對(duì)單一、內(nèi)容復(fù)雜。近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣，給人們生活帶來巨大改變的同時(shí)，也給工程領(lǐng)域帶來了巨大變革。為了滿足用戶對(duì)于檔案?jìng)鞑ニ俣瓤?、覆蓋面廣以及內(nèi)容精確等的需要，利用計(jì)算機(jī)為輔助的檔案管理無疑是最佳選擇?；谟?jì)算機(jī)的輔助，可以快速保障檔案的管理，實(shí)現(xiàn)連續(xù)不間斷、系統(tǒng)地進(jìn)行檔案的梳理管理，過去對(duì)于一些需要耗費(fèi)大量人力解決的問題，基于計(jì)算機(jī)輔助往往可以瞬間得到解決。眾所周知，工程檔案管理是一項(xiàng)具有深遠(yuǎn)意義的基礎(chǔ)形式工作項(xiàng)目，確保檔案的良好管理是檔案管理人員的責(zé)任，也是現(xiàn)代化工程建設(shè)向前發(fā)展的必要前提。因此，對(duì)于管理人員而言，應(yīng)當(dāng)做到正確應(yīng)用工具進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，為城市現(xiàn)代化建設(shè)以及其他服務(wù)，使得工程檔案龐大的數(shù)據(jù)信息庫得以創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值。

4 總結(jié)

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，對(duì)于檔案人員而言，其需要面對(duì)龐大的資料信息庫。如果單純依靠傳統(tǒng)的技術(shù)手段進(jìn)行管理勢(shì)必影響工作效率同時(shí)也無法實(shí)現(xiàn)檔案庫的價(jià)值。而借助計(jì)算機(jī)的輔助，可以最大化實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速管理。在時(shí)下信息量爆炸的時(shí)代，單純依靠人工進(jìn)行檔案資料的梳理已經(jīng)不那么現(xiàn)實(shí)，唯有依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算能力才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，綻放出檔案庫應(yīng)有的價(jià)值。

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