“自動填充”在Excel中的妙用

劉嫦艷

摘要 Exce12010是Office2010辦公軟件中的主要組件之一，它可以幫助我們更有效更便捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。而Excel中的自動填充功能是Office系列產(chǎn)品的一大特色。如果你已經(jīng)厭倦了反復(fù)填寫同類信息的數(shù)據(jù)，那么只需用自動填充功能就能一次性完成。

[關(guān)鍵詞]Excel 2010數(shù)據(jù)自動填充序列

Excel 2010在數(shù)據(jù)的記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等方面功能強(qiáng)大，是日常辦公中不可或缺的應(yīng)用軟件。利用電子表格處理軟件可以方便地制作各種復(fù)雜的表格，進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)學(xué)計(jì)算，能對數(shù)據(jù)進(jìn)行各種復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)，能形象地將大量的數(shù)據(jù)以色彩豐富、形式多樣的商業(yè)圖表呈現(xiàn)?？傊?，電子表格可以將種類繁瑣、枯燥的數(shù)據(jù)組織起來，通過分析，整理出用戶所需要的信息，為決策提供依據(jù)。

使用Excel時(shí)，經(jīng)常會接觸到各種數(shù)據(jù)。而在Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會遇到相鄰單元格為一些有規(guī)律的數(shù)，比如100，101，102……一月，二月，三月……等等。如果你對填充功能的應(yīng)用不熟悉，那你只能老老實(shí)實(shí)逐條輸入，但這種做法明顯效率太低。如果使用Excel提供的自動填充功能則能快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)填充，而且不易出錯(cuò)。

“自動填充”可以通過“填充柄”或“序列”對話框來完成。所謂的“填充柄”是指位于選定區(qū)域右下角的黑色小方塊。將鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的指針更改為黑色十字，此時(shí)可以用鼠標(biāo)拖動填充序列，也可以雙擊填充柄，自動完成序列填充?！靶蛄小睂υ捒蛭挥凇伴_始”選項(xiàng)卡“編輯”組中的“填充”選項(xiàng)處。

自動填充主要分為以下三種：數(shù)字填充、日期填充、文本填充。

1 數(shù)字序列填充

數(shù)字填充主要有三種填充類型：等差序列、等比序列和自動填充。以等差序列或等比序列方式填充需要在“序列”對話框中輸入“步長值”和“終止值”。步長值不一定非得是正整數(shù)，也可以是負(fù)數(shù)或小數(shù)。自動填充功能類似于單元格復(fù)制，即將所選擇的單元格區(qū)域全部用于填充與初始單元相同的數(shù)值。

舉個(gè)例子：從初始單元格Al開始沿列方向填入10，20，30，40……100這樣一組數(shù)。我們知道這是一個(gè)等差序列，初值為10，步長（也就是等差數(shù)列中的“公差”）為10，可以采用以下幾種方法填充：

1.1 鼠標(biāo)拖動

鼠標(biāo)拖動法是指用鼠標(biāo)按住填充柄進(jìn)行（上、下、左、右四個(gè)方向皆可）拖動，進(jìn)行數(shù)據(jù)填充。

具體方法如下：初始單元格Al中填入10，A2填入20，用鼠標(biāo)選定Al、A2單元格后按住填充柄向下拖曳至單元格Al0后松開。操作結(jié)果：從A3單元格開始依次以“步長值”為10（即“公差”為10）的等差序列進(jìn)行填充，即A3單元格為30，A4單元格為40，A5單元格為50……至Al0單元格為100，填充完畢。

1.2 填充序列對話框

1.2.1 等差序列

在初始單元格Al輸入10，打開填充序列對話框，選擇“序列產(chǎn)生在”一一列，“類型是”一一等差數(shù)列，“步長值”——10，“終止值”——100，然后“確定”。具體見圖1。

1.2.2 等比序列

序列產(chǎn)生在“行”，步長值為2的等比數(shù)列，從10--160。操作步驟與圖1類似。

1.2.3 鼠標(biāo)右鍵

在初始單元格Al中輸入10，用鼠標(biāo)右鍵按住填充柄向下拖動到單元格Al0，松開鼠標(biāo)后彈出快捷菜單，選擇快捷菜單中的“序列”命令，即能打開“序列”對話框，操作方向前面已有詳細(xì)說明。

1.2.4 僅填充格式與不帶格式填充

若初始單元格進(jìn)行文字顏色與底紋顏色的設(shè)置，分別對以下幾個(gè)單元格進(jìn)行“僅填充格式”與“不帶格式填充”操作。則操作結(jié)果分別見圖2和圖3。

“僅填充格式”一一不填充內(nèi)容，復(fù)制文字顏色與底紋顏色。

“不帶格式填充”一一填充內(nèi)容，但不復(fù)制格式。

2 日期填充

日期序列包括日期和時(shí)間。

2.1 使用對話框

當(dāng)單元格里的數(shù)據(jù)為日期格式時(shí)，填充對話框可進(jìn)行如下設(shè)置：“類型”設(shè)為“日期”，“日期單位”可選為一一“日”、“工作日”、“月”、和“年”，默認(rèn)步長值均為1?！白詣犹畛洹蹦J(rèn)步長值為1。詳見圖4。

2.2 鼠標(biāo)拖動

鼠標(biāo)拖動方法與數(shù)列相同，填充結(jié)果與“自動填充”相同，默認(rèn)步長值是1。

3 文本填充

文本填充時(shí)，常見的有三種情況：

3.1 全為數(shù)字

數(shù)字在Excel中也可能作為文本處理，所以在文本單元格格式中，填充時(shí)按等差序列方式進(jìn)行。

3.2 沒有數(shù)字

若文本中只有字符沒有數(shù)字，那么結(jié)果只是進(jìn)行內(nèi)容上的復(fù)制而己。

3.3 文本中有數(shù)字

文本含字符的部分保持不變。含數(shù)字的部分又可分為以下兩種情況：

3.3.1 文本中僅含一個(gè)數(shù)字

則該數(shù)字按等差序列，步長為1填充（見圖5）。

3.3.2 含兩個(gè)或更多的數(shù)字

前面的數(shù)字保持不變，只有最末一個(gè)數(shù)字按步長值為1的等差序列進(jìn)行填充（見圖6）。

注意：填充可以按行填充，也可以按列填充?？梢韵蛳禄蛳蛴姨畛?，也可以向左或向上填充。如果向右或向下填充時(shí)，則以步長值為1進(jìn)行遞增填充，向左或向上填充時(shí)，則以步長值為.1進(jìn)行遞減填充。

以上對填充的方法和技巧進(jìn)行了簡單的闡述，更多的方法和技巧需要我們在使用Excel 2010中不斷地積累和總結(jié)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳建軍，主編.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].北京高等教育出版社，2014 （07）

[2]曹巖.主編.中文Exce12007應(yīng)用教程[M].西北工業(yè)大學(xué)出版社.2010.