計算機技術(shù)在高校辦公自動化中的應(yīng)用

王智慧 王宇鑫

摘要 辦公自動化是有效提高各行各業(yè)辦公效率的基礎(chǔ)，高校也不例外，辦公自動化的基礎(chǔ)技術(shù)支撐就是計算機技術(shù)，這是實現(xiàn)辦公自動化的核心。辦公自動化依賴于強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，齊全的硬件設(shè)備，高校要善于運用計算機技術(shù)提高辦公的效率，發(fā)揮計算機軟硬件的功能，運用計算機技術(shù)實現(xiàn)校園管理、行政辦公、信息數(shù)據(jù)處理、資料傳遞和共享、校園信息發(fā)布等等。本文首先分析了高校利用計算機技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化的必要性，分析了高校辦公自動化的現(xiàn)狀，指出了如何利用計算機技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化。

【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù) 技術(shù)應(yīng)用 辦公自動化

隨著我國步入信息時代，大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)在各領(lǐng)域的應(yīng)用十分廣泛，計算機已經(jīng)成為人們生活和工作中不可或缺的部分。在高校運行中，辦公自動化是有效提升高校辦學(xué)質(zhì)量和教育教學(xué)水平的重要途徑，計算機技術(shù)是實現(xiàn)辦公自動化的前提和基礎(chǔ)，高校要將通訊技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，提高高校辦公能力，進而促進智能辦公體系的建立，促進教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 高校辦公自動化體系構(gòu)建的必要性

1.1 提高校園辦公效率

校園辦公自動化主要包括校園公文處理、會議安排、校園各類信息發(fā)布、校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)平臺管理。高校要善于利用計算機技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建辦公自動化體系，對辦公事宜進行監(jiān)管，對事情的進展進行控制。利用計算機可以實現(xiàn)電子信息文件的查看和編輯，便于教職工查閱文件，進而為校園決策提供依據(jù)和參考。

1.2 實現(xiàn)跨區(qū)域信息傳遞

智慧校園建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)過程中，要實現(xiàn)跨區(qū)域的數(shù)據(jù)傳遞，辦公自動化就體現(xiàn)在校園跨區(qū)域管理。校園借助計算機技術(shù)，實現(xiàn)校園的實時監(jiān)控。很多高校分為不同的校區(qū)，校區(qū)的管理需要進行跨區(qū)域進行，因此，通訊技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)的應(yīng)用是十分必要的。

1.3 提高校園管理水平和教育質(zhì)量

辦公自動化體系的建立是為校園服務(wù)的，為教職工和學(xué)生提供智能化服務(wù)，采用計算機技術(shù)可以實現(xiàn)辦公自動化，保證信息渠道暢通。校園教職工可以通過校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高教職工和學(xué)生的參與積極性，教職工和學(xué)生通過網(wǎng)站了解校園的管理動態(tài)和科研進展。

2 校園辦公自動化建設(shè)存在的不足

計算機技術(shù)應(yīng)用于校園建設(shè)是信息時代發(fā)展的必然結(jié)果，但目前，在校園中計算機在辦公中的應(yīng)用還十分有限，部分院校沒有建立全覆蓋的網(wǎng)絡(luò)，計算機之間的信息與數(shù)據(jù)傳遞與共享難以實現(xiàn)，停留在單項事務(wù)處理階段，容易導(dǎo)致信息丟失，系統(tǒng)存在安全隱患。其次，部分院校使用校園局域網(wǎng)開展辦公工作，但局域網(wǎng)作用發(fā)揮不明顯，數(shù)據(jù)和信息集中在服務(wù)器上，部門之間信息共享不足，存在資源浪費，文件的存儲和打印較容易，但網(wǎng)絡(luò)的運用十分有限。另外，部分院校建立了校園網(wǎng)絡(luò)體系，辦公也基本實現(xiàn)自動化，但是對于計算機軟硬件的維護力度不夠，網(wǎng)絡(luò)體系存在安全問題，數(shù)據(jù)和信息交叉重復(fù)，浪費網(wǎng)絡(luò)空間，辦公自動化的效率有待提升。

3 計算機技術(shù)在高校辦公自動化的具體應(yīng)用

對高校而言，辦公自動化是提升辦公效率的關(guān)鍵，利用計算機技術(shù)可以將很多工作由人工轉(zhuǎn)為智能化處理，大大減輕校園的人力資源和物力消耗，計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用可以實現(xiàn)智慧校園的建設(shè)，主要措施如下：

3.1 優(yōu)化計算機辦公流程

計算機技術(shù)可以應(yīng)用于各行各業(yè)，高校行政辦公中也離不開計算機設(shè)備軟件的應(yīng)用，利用計算機對辦公過程跟蹤監(jiān)控，建立高校各部門協(xié)作關(guān)系建立，有助于連接校園內(nèi)各崗位，進而提高學(xué)校資源的使用效率。高校正常運行需要大量的工作，例如會議安排、公文匯報、教育決策、校園活動安排、科研項目管理等，工作緊靠人工難以完成，其中產(chǎn)生的大量信息的存儲與處理也需要計算機來完成。計算機技術(shù)就可以應(yīng)用于優(yōu)化辦公流程上，可以利用計算機制定事務(wù)流程表，制定工作計劃，進而減少人力浪費，保證各項工作的順利開展。

3.2 利用計算機技術(shù)實現(xiàn)校內(nèi)外信息交流與共享

高校辦公業(yè)務(wù)中主要針對信息和數(shù)據(jù)的處理，計算機技術(shù)有利于提高數(shù)據(jù)與信息收集與處理的質(zhì)量。校園可以建立數(shù)據(jù)庫與信息庫，建立一個集成化的辦公自動化系統(tǒng)，完善信息處理機制。多個計算機會組成一個信息交互平臺，在這個網(wǎng)絡(luò)平臺上，學(xué)?？梢园l(fā)布管理信息和校園動態(tài)，發(fā)布教育信息等，利用論壇公布校園活動等。高校信息平臺除了公布各類信息，還要更新學(xué)習(xí)資料和課程資源，便于學(xué)生進行瀏覽和下載，這是提升高校教育質(zhì)量的重要手段，也是計算機技術(shù)應(yīng)用的價值所在。

3.3 利用計算機系統(tǒng)公開校務(wù)進程

校務(wù)公開是高校推進有關(guān)政策的重要體現(xiàn)，高校要借助于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，技術(shù)公布校園決策和工作計劃方案等等，實現(xiàn)校務(wù)公開化和透明化，提升高校的辦學(xué)水平。其次，校務(wù)公開可以使教職工與學(xué)生參與到校園管理中，可以監(jiān)督校園管理活動的實效性，通過網(wǎng)絡(luò)反饋機制，教職工和學(xué)生可以為學(xué)校發(fā)展提出合理化建議，促進民主校園的建立。

3.4 利用計算機技術(shù)提高行政辦公水平

計算機技術(shù)在辦公環(huán)節(jié)的應(yīng)用影響高校的行政辦公水平，高校要利用計算機技術(shù)做好會議安排、公文編輯與下達、工作計劃與宣傳、活動方案制定等工作。計算機技術(shù)的使用可以減輕人員工作壓力，可以實現(xiàn)現(xiàn)有資源的合理利用。高校要重視辦公自動化的發(fā)展，定期做好相關(guān)人員培訓(xùn)，提升教職人員計算機操作水平，熟悉軟硬件操作，保障辦公自動化的實現(xiàn)，學(xué)校還要加大投入，做好系統(tǒng)維護與升級。

4 結(jié)語

計算機技術(shù)在高校中的應(yīng)用是必要的，在智慧校園建設(shè)的過程中，計算機技術(shù)的優(yōu)勢十分明顯，高校要利用先進技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化體系的建設(shè)，提高校園管理水平和辦公效率，進而促進教育事業(yè)與信息科技的密切融合。

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