新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

（國家廣播電視總局871臺 海南 東方 572600）

眾所周知，檔案管理工作一直都是事業(yè)單位實際工作中的重要組成部分，檔案管理工作和事業(yè)單位的有效運行之間有著十分緊密的聯(lián)系。因此，要想不斷促進事業(yè)單位的健康發(fā)展，就要注重積極推進檔案管理工作的發(fā)展，結合事業(yè)單位檔案管理工作的管理性、服務性和政治性特征，在實際檔案管理過程中，不斷更新工作理念，優(yōu)化管理方法，保證其能夠更好地適應新時代的發(fā)展要求。

現(xiàn)就當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及優(yōu)化策略作如下論述：

一、新時期事業(yè)單位檔案管理工作中的問題

（一）缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導致檔案管理傳承問題難以有效解決

很多事業(yè)單位都將檔案管理部門視為一個邊緣部門，缺乏對于檔案管理工作的針對性，這就直接影響到檔案管理人員的工作積極性和檔案管理工作的效率與質量。結合當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，盡管很多檔案管理人員擁有較高的學歷，但其中大部分不屬于檔案管理專業(yè)人才。由于事業(yè)單位正處在轉型發(fā)展的關鍵階段，很多從事檔案管理工作的人員，在自身工作崗位不受重視、各種工資待遇、發(fā)展前途不夠明確的條件下，都不愿意長期從事檔案管理工作，從而經(jīng)常出現(xiàn)跳槽的情況[1]。檔案管理人員的經(jīng)常性變動，導致檔案管理工作的傳承問題無法得到有效的解決，致使很多非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的從業(yè)人員，在其新上崗之后，還要花費大量的時間進行摸索和熟悉，那么在這一過程中，就容易出現(xiàn)各種檔案管理的問題。

（二）檔案管理制度不夠完善，致使檔案管理工作較為混亂

良好的檔案管理工作，可以為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供良好的支撐作用。但由于很多事業(yè)單位還缺乏對于檔案管理工作的重視，沒有制定科學、合理的檔案管理制度，導致檔案管理部門在實際的檔案管理過程中，缺乏明確的制度規(guī)范，在各種檔案信息收集與整理方面，無法按照一個統(tǒng)一的規(guī)范來進行操作，這樣必然就會致使檔案管理工作較為混亂，不利于今后檔案的利用和保管[2]。

（三）檔案管理投入欠缺力度，檔案管理信息化程度不高

隨著當前信息技術的快速發(fā)展，未來信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用，是一個必然的趨勢。就事業(yè)單位檔案管理工作來說，其本身涉及到大量的歷史資料、數(shù)據(jù)資料，各種檔案信息基數(shù)是十分龐大的，只有對信息技術進行有效應用，才能有效推動檔案管理工作的發(fā)展。但實際上很多事業(yè)單位還在固守傳統(tǒng)的管理方式，缺乏對于檔案管理的投入，并沒有實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展[3]。檔案管理投入欠缺力度還表現(xiàn)在對檔案管理人員進行培訓教育方面。有的事業(yè)單位一兩年培訓一次，組織各個部門之間的學習交流活動也相對較少，而很多從事檔案管理工作的人員缺乏對于信息技術的了解和運用，無法靈活地應用相關設備和軟硬件，這也是致使現(xiàn)代化信息技術得不到有效運用的重要原因。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化檔案管理機制

在新時期背景下，要想不斷優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，就要注重積極優(yōu)化檔案管理制度，提升單位對于檔案管理工作的重視度，在此基礎上，結合事業(yè)單位的實際情況，快速理順檔案管理工作的體制[4]。一是積極轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將傳統(tǒng)的重保管、輕服務的檔案管理理念，轉變?yōu)榱⒆闵鐣黝惷裆聵I(yè)發(fā)展的需要，強化事業(yè)單位檔案管理工作，保證為人民群眾的生產勞動和物質生活、精神生活而服務。二是堅持從規(guī)劃設計、場館建設與功能布局等各個方面，扎實推進事業(yè)單位檔案管理工作的基礎設施建設工作，為新時期事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展打下堅實的基礎。三是注重從檔案管理工作的權責、檔案儲存和安全保密等各方面，進一步明確檔案管理工作新格局的道路。

（二）完善檔案利用體系

在新時期的工作背景下，需要不斷轉變傳統(tǒng)檔案管理工作的重保管、輕服務理念，那么這就需要不斷優(yōu)化事業(yè)單位的檔案信息利用體系。首先就要注重積極轉變各級事業(yè)單位的檔案服務方式，深度推進檔案信息網(wǎng)上查詢的方式，不斷提升事業(yè)單位檔案工作服務社會的水平，通過建立良好的服務設施，發(fā)揮好檔案管理的信息公開作用。在此基礎上，不斷規(guī)范社會人群參與檔案管理工作，擴大檔案信息的開發(fā)程度，實現(xiàn)新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作服務的廣泛化、靈活化和顯著化。同時，還要不斷加強事業(yè)單位檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化等方面的建設工作，檔案管理部門需要不斷加大檔案信息的開發(fā)力度，并將實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化建設，作為實際工作的重點內容[5]。通過這樣的方式，盡快建立一個以數(shù)字信息為基礎，遠程利用為目標的新型檔案管理體系，實現(xiàn)連接各級事業(yè)單位檔案資源管理的共享新體系，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息利用的最大化。

（三）優(yōu)化檔案安全防控體系

在當前新的時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作還要不斷加強安全防控體系建設力度，牢固樹立主動預防的安全管理意識，積極規(guī)范檔案管理的秩序，及時優(yōu)化地方性的檔案管理工作保密制度。同時不斷加強對于檔案安全保管工作的宣傳教育力度，對紙質檔案和電子檔案都要建立不同的信息安全體系，并優(yōu)化檔案安全應急管理制度，保證能夠有效應對各種突發(fā)事件的發(fā)生。并且還要加強對于各種珍貴、歷史性重要檔案的備份工作。通過這樣的方式，保證檔案管理工作的有效性[6]。另外還要注重加強對于事業(yè)單位檔案利用安全的保密制度建設，加強檔案資料安全的保密建設和排查力度，從而更好地保證事業(yè)單位檔案信息的安全性，對于各種違法違規(guī)行為要進行嚴厲處罰。除此之外，還要注重積極優(yōu)化檔案保密硬件設施條件，通過建立對應的數(shù)字檔案安全制度，推進檔案信息系統(tǒng)的安全保護工作，不斷優(yōu)化涉密計算機、網(wǎng)絡系統(tǒng)與多媒體的安全保密機制，從根源上保障事業(yè)單位檔案信息的安全。

（四）提升檔案工作支持力度

結合當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，要想更好地保障檔案管理工作的發(fā)展，還要注重不斷加強對于檔案管理工作的支持力度，提升事業(yè)單位檔案管理工作的保障水平。首先，各級事業(yè)單位需要將檔案管理工作，有效納入到單位未來發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃當中，保證能夠為檔案管理工作的順利開展，提供良好的基礎保障。其次，各級政府部門要不斷加強對于社會、民生等重大項目檔案建立業(yè)務的指導力度，并將事業(yè)單位的檔案管理工作，納入到基礎建設項目中，保證為推動事業(yè)單位檔案管理發(fā)展奠定良好的基礎[7]。最后，還要注重不斷加強新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理崗位人力資源的建設工作，尤其要積極落實干部隊伍建設工作，保證定期為相關人員開展工作經(jīng)驗交流和學習活動，從而不斷提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，為推動新時期事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展提供良好的保障。

結語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作本身是一項綜合性較高、系統(tǒng)性較強的工作。檔案管理工作水平的高低，會直接影響到事業(yè)單位的價值體現(xiàn)和內部的管理、發(fā)展。因此，相關人員就要提升對于事業(yè)單位檔案管理工作的重視度，針對當前事業(yè)單位檔案管理過程中的問題，采取相應的解決措施，不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，從而更好地推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。