建筑學(xué)及相關(guān)專業(yè)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)化管理淺析
——以東北大學(xué)江河建筑學(xué)院教學(xué)檔案管理改革為例

于曉飛 王 瑩 周 琴

（東北大學(xué) 遼寧沈陽 110000）

一、研究背景

教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)管理的重要組成部分，在高校內(nèi)涵式發(fā)展，高校改革不斷深入的背景下，教學(xué)檔案管理作為改革的一環(huán)，革新已勢在必行。

高校教學(xué)檔案繁雜，教學(xué)檔案管理難度大，難以形成系統(tǒng)。教學(xué)檔案經(jīng)歷了紙質(zhì)柜存，紙質(zhì)檔案柜存和電子移動存儲并存、部分檔案系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)化的時期，而隨著“云時代”的到來，未來教學(xué)檔案管理的無紙化、程序化將是必然趨勢，高校教學(xué)檔案管理改革隨之而來。我們在江河建筑學(xué)院進(jìn)行了為期一年的改革實(shí)踐，以期尋找到符合時代發(fā)展并且專業(yè)適合的管理范例。[1]

本文旨在通過對現(xiàn)存教學(xué)檔案管理中存在問題的分析，對江河建筑學(xué)院改革過程的整理，在個案中尋找共通，總結(jié)出具有專業(yè)特色的教學(xué)檔案管理制度，形成切實(shí)可行的教學(xué)檔案運(yùn)行管理機(jī)制，以供各位同行參考。[2]

二、教學(xué)檔案管理現(xiàn)存問題及形成原因

1．教學(xué)檔案管理問題

學(xué)院成立于 2013 年，下設(shè)建筑學(xué)與城鄉(xiāng)規(guī)劃學(xué)兩個專業(yè)，經(jīng)調(diào)查，江河建筑學(xué)院資料和檔案建設(shè)現(xiàn)存問題主要有以下幾方面。首先，區(qū)別于其他工科專業(yè)，建筑學(xué)和城鄉(xiāng)規(guī)劃學(xué)教學(xué)資料特別是設(shè)計(jì)作業(yè)的存檔量大且復(fù)雜；第二，相比于國內(nèi)其他高校，學(xué)院教學(xué)檔案管理仍然停留在紙質(zhì)資料柜保存狀態(tài)，檔案管理處于初級階段，資料管理方式嚴(yán)重落后，教學(xué)資料極易丟失；第三，教學(xué)檔案管理制度不健全，檔案管理工作不規(guī)范、不系統(tǒng)；第四，教學(xué)檔案管理機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制不完善。

2．教學(xué)檔案問題形成原因分析

我們通過對東北大學(xué)江河建筑學(xué)院歷史及現(xiàn)狀的分析，總結(jié)出教學(xué)檔案管理混亂的幾點(diǎn)原因。學(xué)院于 2013 年從原資源與土木工程學(xué)院分離，單獨(dú)建立，成立時日尚短，檔案管理人才培養(yǎng)尚未形成系統(tǒng)，職責(zé)不明，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理難以形成系統(tǒng)。

教師對教學(xué)檔案管理沒有明確的責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)，不重視。由于建筑學(xué)及其相關(guān)專業(yè)的特殊性，在教學(xué)過程中以及最終的教學(xué)檔案會產(chǎn)生大量不可替代的手繪圖紙、紙質(zhì)作業(yè)并且不能完全數(shù)據(jù)化，導(dǎo)致學(xué)院教學(xué)檔案紙質(zhì)柜存數(shù)量龐大。

三、江河建筑學(xué)院教學(xué)檔案改革

1．改革目標(biāo)

教學(xué)檔案改革主要目標(biāo)是在發(fā)現(xiàn)學(xué)院現(xiàn)存問題的同時，力圖尋找解決的途徑和方法，改變現(xiàn)狀問題，引入數(shù)據(jù)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代教學(xué)管理方式，科學(xué)規(guī)范數(shù)據(jù)化教學(xué)檔案建設(shè)。建立教學(xué)檔案制度，形成教學(xué)檔案運(yùn)行的規(guī)范流程，建立教學(xué)檔案尤其是作業(yè)、試卷等資料的動態(tài)數(shù)據(jù)庫，以期達(dá)到專業(yè)評估的要求，進(jìn)而深化教學(xué)體制改革，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)工作可持續(xù)發(fā)展。

2．改革方案

根據(jù)建筑學(xué)和城鄉(xiāng)規(guī)劃學(xué)專業(yè)指導(dǎo)委員會和專業(yè)評估相關(guān)文件要求，結(jié)合相關(guān)論文、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等文獻(xiàn)資料的調(diào)查，并對國內(nèi)其他相似高校進(jìn)行對比研究，分析、整合、建立行之有效的學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)章制度；按照教學(xué)檔案的分類分別進(jìn)行歸檔的規(guī)范化數(shù)據(jù)化存儲；教學(xué)檔案按照規(guī)范要求分批次進(jìn)行數(shù)據(jù)化建設(shè)與管理；制定可行的規(guī)范教學(xué)檔案運(yùn)行機(jī)制，保證教學(xué)檔案動態(tài)運(yùn)行的有據(jù)可依；建立教學(xué)檔案（主要為設(shè)計(jì)類作業(yè)、實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)報告、試卷、論文等）從產(chǎn)生到歸檔的動態(tài)數(shù)據(jù)庫。

3．改革過程

學(xué)院教學(xué)檔案改革持續(xù)時間為一年，首先對學(xué)院教學(xué)檔案存儲現(xiàn)狀進(jìn)行全方位調(diào)研，重點(diǎn)排查課堂教學(xué)產(chǎn)生的圖紙、作業(yè)、報告等檔案存儲情況。[3]

我們對江河建筑學(xué)院的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了匯總，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。一、檔案保存大面積停留在紙質(zhì)柜存階段。二、沒有統(tǒng)一的存儲標(biāo)準(zhǔn)。三、檔案管理隨意性強(qiáng)。四、沒有統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理運(yùn)行制度。

經(jīng)過對學(xué)院現(xiàn)狀的調(diào)查，廣泛征集學(xué)院教師建議，制定了《東北大學(xué)江河建筑學(xué)院本科生教學(xué)文檔歸檔管理辦法》，統(tǒng)一教學(xué)檔案的存儲標(biāo)準(zhǔn)，各部分人員的權(quán)利及職責(zé)，教學(xué)檔案的運(yùn)行流程。

辦法摘要：“一、教學(xué)文檔管理責(zé)任制度。為促進(jìn)教學(xué)文檔歸檔程序規(guī)范，教學(xué)文檔使用正當(dāng)，我院采用任課教師和資料管理員兩級責(zé)任制度?！薄岸?、保存形式、年限及原則。教學(xué)文檔保存分為實(shí)物保存及電子文檔保存兩種保存形式。實(shí)物保存采用固定年限保存制。實(shí)物類試卷及作業(yè)采用封存制度，相關(guān)文件一經(jīng)存檔，保存期限內(nèi)不得外借。如有特殊情況需要查閱或外借需經(jīng)教學(xué)主管院長批準(zhǔn)。電子文檔可用于學(xué)院網(wǎng)站等對外宣傳用途，任何人員不得轉(zhuǎn)為他用。”

經(jīng)過半年的試運(yùn)行，學(xué)院絕大部分教學(xué)檔案尤其是作業(yè)等實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化存儲，作業(yè)缺失現(xiàn)象有極大改善并建立了規(guī)范合理的檔案運(yùn)行機(jī)制。教學(xué)檔案管理初步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理。

4．改革難點(diǎn)

（1）觀念的轉(zhuǎn)變。在改革過程中，不可避免的與原有的觀念、習(xí)慣模式產(chǎn)生沖突。

在本次改革中，是固有模式的轉(zhuǎn)變，廣大教師很不適應(yīng)，教學(xué)檔案管理人員也在不斷磨合，在經(jīng)過半年的試運(yùn)行后才漸漸步入正軌。

（2）龐大的工作量。本次改革中，我們力求實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的完全數(shù)據(jù)化。在分批次數(shù)據(jù)化教學(xué)資料的過程中，發(fā)現(xiàn)部分教學(xué)檔案數(shù)據(jù)化過程中的失真不可避免，在經(jīng)過充分論證之后，決定保留這部分的紙質(zhì)內(nèi)容。盡管如此，教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)化也花費(fèi)了教學(xué)檔案管理人員大量的時間。

四、結(jié)語

1．建筑學(xué)及相關(guān)專業(yè)數(shù)據(jù)化管理的特色

通過對東北大學(xué)江河建筑學(xué)院教學(xué)檔案改革的梳理，我們發(fā)現(xiàn)建筑學(xué)及其相關(guān)專業(yè)教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)化管理是可行的，同時也應(yīng)該是具有專業(yè)特色的。

建筑學(xué)及相關(guān)專業(yè)的特性決定了，不能采用一刀切式的完全數(shù)據(jù)化管理。其教學(xué)過程中產(chǎn)生的部分圖紙的紙質(zhì)版本意義與電子版本不同，還是應(yīng)該以紙質(zhì)形式保存，數(shù)據(jù)化存儲只能作為輔助手段。

2．?dāng)?shù)據(jù)化管理的要義

數(shù)據(jù)化管理的前提是數(shù)據(jù)化邊界，即必須明確什么檔案完全數(shù)據(jù)化、什么檔案半數(shù)據(jù)化、什么檔案不能數(shù)據(jù)化。數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)是存儲，即存儲的規(guī)范性。在現(xiàn)階段，數(shù)據(jù)化管理是建立在教學(xué)檔案數(shù)據(jù)化存儲的基礎(chǔ)之上，檔案存儲的規(guī)范與否直接決定了管理的難易程度。數(shù)據(jù)化管理的核心是程序化。教學(xué)檔案之所以改革根本是為了實(shí)現(xiàn)管理的方便、快捷、高效，而程序化是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的核心。數(shù)據(jù)化管理即是在意識層面建立程序化概念，在制度層面制定程序化依據(jù)，在執(zhí)行層面規(guī)范流程、依制度辦事、管理，實(shí)現(xiàn)最終完全程序化。

數(shù)據(jù)化管理是在紙質(zhì)管理基礎(chǔ)之上衍生而來，雖然這僅僅是教學(xué)檔案改革中的一小步，但這是奠定“云時代”下系統(tǒng)集成管理的基石，數(shù)據(jù)化管理的改革在整個教學(xué)檔案改革中意義非凡。

[1]高霞.信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理研究綜述[J].檔案管理，2016（4）：75-77.

[2]張斐,朱江偉,湯易兵,易榮華.關(guān)于高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺建設(shè)的若干思考[J].浙江檔案，2016（12）：59.

[3]陳燕凌.創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式 規(guī)范教學(xué)檔案管理[J].教育教學(xué)論壇,2017（36）：12-13.