淺談基層檔案利用工作

韓毓偉

（煙臺市蓬萊區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學校，山東 煙臺 265600）

檔案利用工作是檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)，是檔案部門直接向利用者提供檔案信息，面對面地為社會的各個階層、各個領域、各類人群服務。所以，檔案利用工作在檔案工作中有著舉足輕重的作用。當前，基層檔案利用工作存在不少的問題，需要檔案工作者更新檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理手段，加強檔案資源開發(fā)，提高檔案利用質(zhì)量，提高檔案人員素質(zhì)，更好地推動檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1 基層檔案利用存在的突出問題

1.1 檔案利用意識薄弱

當前，一些基層檔案工作者難以結(jié)合現(xiàn)實情況，基層檔案服務意識薄弱。他們在檔案部門的小框架內(nèi)“坐井觀天”。不能夠?qū)n案資源積極應用于各領域的發(fā)展需要，各領域檔案管理研究工作舉步不前，自身服務水平不高，合理利用檔案資源，增強檔案服務社會的主觀認識存在顯著不足。改變對檔案工作純粹是文獻工作來收集資料的認識，消除檔案工作只是為了購買 鐵皮柜和在辦公室安裝鐵門的錯誤意識。檔案工作意識的缺失會導致檔案管理工作的必要性被忽視，從而導致檔案管理體系的不完善。如果基層檔案工作沒有明確定崗責任，大部分檔案人員來源于兼職，責任意識薄弱，就會出現(xiàn)檔案管理混亂等多種問題。

1.2 檔案利用方式創(chuàng)新不足

檔案利用工作的本質(zhì)是收集整理原始檔案、數(shù)字化建設等。當前，信息化對檔案工作產(chǎn)生了深遠的影響，原來的紙質(zhì)檔案已經(jīng)變成了數(shù)字文本。因此，只有有效提高檔案工作的改革意識，改變傳統(tǒng)服務模式，才能使檔案工作不停滯、不與時代脫節(jié)。當前，基層檔案工作應與時俱進，從傳統(tǒng)的人工檢查和人工整理轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M的信息管理方法。由于檔案人員素質(zhì)不高，缺乏有針對性的工作培訓，有些檔案人員不懂電腦，不懂電子檔案管理，由此產(chǎn)生了許多基層檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的手寫記錄中，跟不上信息化的步伐，有些檔案人員甚至無法確定最基本的存檔范圍、分類方案和保管時間表，出現(xiàn)檔案不及時歸檔或分類不當?shù)痊F(xiàn)象。

1.3 基層檔案管理制度缺失

沒有規(guī)則，基層檔案管理就失去了基本制度保障。當前部分基層機構(gòu)只有不成文的檔案管理規(guī)定，單位也沒有檔案管理細則，無法在具體工作的實施過程中追查相應的責任，檔案工作被認為是隨意的。由于管理體制不健全，基層機關檔案工作存在嚴重問題。因此，加強機關檔案的規(guī)范化管理勢在必行。

1.4 檔案資源利用價值不高

在很長一段時間里，傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念依然存在。黨委和政府的檔案資源被視為“機密”，許多人誤以為“檔案”是人事檔案和秘密，不敢輕易進入檔案館。檔案工作的特殊性和傳統(tǒng)工作模式使得檔案的價值難以展現(xiàn)，檔案的作用難以發(fā)揮。基層檔案的認識水平較低，這直接影響到人們查閱檔案權利的實施，檔案的使用率不高。雖然這種情況在經(jīng)過幾十年的努力之后有所改善，但基層檔案資源利用價值還有待一進步挖掘。

1.5 基層檔案管理水平偏低

首先，一些檔案管理人員的服務質(zhì)量不高，缺乏專業(yè)檔案管理技能，導致檔案利用過程產(chǎn)生各種問題。其次，檔案收藏資源不豐富。大部分基層檔案（室）的接收區(qū)域狹窄，無法及時接收到人們所需的檔案。在館藏檔案資源中，政務檔案、機關檔案占據(jù)了絕大多數(shù)，而一些常用的民生檔案資源數(shù)量十分少。最后，檔案查閱工作沒有標準化，導致許多檔案成為“死檔”，檔案使用者無法找到他需要的檔案資源，檔案利用率較低。

2 加基層檔案利用工作的對策

2.1 提高認識，推進檔案服務工作

首先，重視檔案資料的收集。良好的記錄收 集是檔案管理的基礎?；鶎訖n案工作人員必須與各部門（部）的信息人員保持密切聯(lián)系，定期收集各部門業(yè)務活動產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)。必須及時處理一些重要的（內(nèi)部）檔案，以防止檔案丟失對后續(xù)合并完整性和庫存的影響。其次，定崗定責，設立一個固定的部門檔案信息員。沒有部門的分工，檔案資料就不完整、不準確。檔案信息員應及時收集數(shù)據(jù)并送交檔案室，并對檔案進行分類和歸檔。最后，培養(yǎng)檔案管理意識。檔案工作是一項非常機密的工作，需要不斷檔案工作人員的基本水平。檔案管理工作不能三心二意，要熱愛檔案管理工作，增強愛崗敬業(yè)，知識奉獻精神，不斷收集和豐富檔案資源。一是根據(jù)檔案資料形成的時間收集；二是根據(jù)檔案的相關性（如申請批準等）收集反映部門重要活動和發(fā)展的重要資料。在整理檔案資料時，找出遺失的相關檔案，與有關部門溝通，避免遺失檔案。通過扎實的檔案工作，在將來需要找到相關的檔案數(shù)據(jù)。同時，要加強檔案管理工作的宣傳，通過媒體宣傳等，促使各界人士能對檔案有更深的了解。

2.2 提高隊伍素質(zhì)，完善檔案管理手段

一是加強硬件設施建設。檔案的合理管理和利用必須配備專門的技術硬件。事實證明，隨著現(xiàn)代辦公硬件設施的投入，檔案人員的工作效率有了很大的提高。二是從軟件入手，加強檔案工作人員自身的學習，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理部門應當將基本機關檔案工作人員的工作表現(xiàn)作為年度考核的一部分。三是加強部門間和系統(tǒng)間檔案工作溝通。檔案工作者可以通過與各兄弟單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的交流，不斷拓寬視野。四是增強先進網(wǎng)絡技術、數(shù)字技術在檔案管理工作中的應用，基礎檔案管理部門應以數(shù)字化檔案建設為目標，努力實現(xiàn)檔案設備技術的現(xiàn)代化。

2.3 健全管理制度，創(chuàng)新檔案管理觀念

要做好基層檔案工作，就必須有健全的管理制度。由于條件限制，一些基層機關的檔案規(guī)則和規(guī)定已不能適應檔案現(xiàn)代化管理的需要，不適宜的地方需要刪除或增加。完善分解任務，責任到部門和個人。第一，加強檔案管理檢查。檔案工作作為年度目標考核和管理目標責任制的內(nèi)容，是檔案工作干部年度考核的重要依據(jù)。國家機關領導人員應當重視“依法治檔”，科學配置檔案工作人員檔案服務任務，增強檔案安全性管理。第二，加大檔案服務標準化力度。加強檔案材料的備案意識，在處理接收和閱讀歸還的部門時，檔案必須按照統(tǒng)一標準處理。明確職責，確保檔案資料的收集和歸檔完整。

2.4 加大力度，提升檔案服務標準化

加強檔案材料的備案意識，在處理接收和閱讀歸還的部門時，檔案必須按照統(tǒng)一標準處理。明確職責，確保檔案資料的收集和歸檔完整。廣泛宣傳檔案服務功能，提高全社會的檔案利用意識檔案利用服務是檔案部門的“門面”，所以要在面子上下足功夫。充分利用服務性這一特點發(fā)揮窗口優(yōu)勢，廣泛進行宣傳工作?？梢酝ㄟ^舉辦實體展覽、網(wǎng)上展覽，編制檔案利用服務宣傳手冊，網(wǎng)上查詢相關專題的檔案數(shù)據(jù)庫目錄，參與報紙、電視、電臺等有關檔案利用服務工作的專題采訪，館藏檔案的對外宣傳介紹，提高檔案編研成果的質(zhì)量和數(shù)量，對公民進行愛國主義、革命傳統(tǒng)等的宣傳教育活動，增強自身的影響力，提高全社會對檔案的認識和利用。

2.5 重視檔案資源開發(fā)，提高檔案利用質(zhì)量

整個檔案工作的價值反映在檔案的使用上。一般來說，工作人員必須高度負責，并向用戶提供令人滿意的服務。在新形勢下，檔案應當公開使用。不斷加強檔案編研工作，增強檔案資源服務價值。同時，檔案應當在嚴格的監(jiān)督下使用。對檔案使用進行監(jiān)督，可以有效保障檔案使用的安全。在確保檔案完整性和安全性的同時，維護自己的利益。

2.6 嚴格保密制度，保障檔案安全利用

檔案保密和安全是檔案工作的重中之重。對檔案利用服務工作者來說，嚴格遵守檔案的各種保密規(guī)定，維護檔案的實體安全與信息安全是義不容辭的責任。一是要提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。在日常要做好檔案的安全保密教育工作，強化規(guī)章制度和監(jiān)督機制，從思想上、工作態(tài)度和作風上，做到遵章守紀、嚴謹、認真，以較強的責任心來履行自己的職責和義務。二是要加強檔案的安全保管，建立詳細的檔案管理和使用的制度，按照國家的有關規(guī)定來設立檔案庫房，加裝防盜門窗，安排專人管理庫房，嚴禁無關人士擅自進入庫房，防止檔案的失、泄密，全面保障檔案的安全。三是檔案利用服務工作者應該具備過硬的政治素養(yǎng)和嫻熟的專業(yè)技術，在服務過程中，要有敏銳的觀察力、優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力，一切按照規(guī)章制度提供服務，保證借出歸庫檔案的齊全完整，對突發(fā)可能不利于檔案安全保密的情況有預判，具有隨機應變的能力。四是處理好保密與檔案利用的關系。如今檔案安全保密工作是檔案事業(yè)的生命線，如何安全地利用檔案是值得我們每個檔案工作者去好好研究和分析的。要處理好保密與利用的關系，像涉及國家、社會、人民利益不利于開放的涉密檔案，一定做好保護工作。在檔案密級鑒定的時候，檔案工作者應該嚴格按照相關規(guī)定進行歸類，確保檔案中的涉密文件不被泄露，國家、人民的利益不受任何損失。

2.7 加強訓練，提高檔案人員素質(zhì)

首先需要不斷提高工作人員的素質(zhì)，加強業(yè)務培訓。檔案管理是一項非常專業(yè)的工作。一個合格的檔案管理員，需要不斷改善檔案管理業(yè)務。其次，樹立專業(yè)意識。檔案部門是黨和國家依靠的服務組織之一。檔案工作者必須清楚了解檔案的合理和保密使用方式，并確定自己的立場，以增強保密意識和服務社會的責任感。積極為黨政機關服務，有強烈的責任感和使命感，用經(jīng)濟社會發(fā)展的藍圖作借鑒，讓社會各界都能發(fā)現(xiàn)檔案的重要性，并發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的存檔可以使后代有跡可尋。使檔案工作得到社會各界的重視和支持，使檔案工作提升到新水平。

3 結(jié)語

檔案工作出發(fā)點和終結(jié)點都是檔案利用服務，檔案部門只有有效、全面、及時、準確地提供檔案，才可以顯示出自己的能力，才可以讓檔案熠熠奪目，為社會主義現(xiàn)代化提供優(yōu)質(zhì)服務。檔案利用工作不在一朝一夕，是一項艱巨又長期的任務，需要檔案人員付出更多努力，需要檔案部門不斷進行創(chuàng)新、總結(jié)和完善。