對信息時代基層電視臺檔案管理的思考

張 暄

（作者單位：丹陽市廣播電視集團）

電視臺的檔案管理是廣播電視事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。時代在不斷地發(fā)展變化之中，信息化、網絡化與人們的生活越來越接近，人們的學習、工作都離不開現代信息化技術。計算機技術在辦公自動化領域被廣泛應用。然而，我國基層電視臺的檔案管理工作信息化程度并不高，檔案管理的手段和方式相對于其他行業(yè)較為落后，和現代的信息管理方式差距較大，存在著一些不容忽視的問題。隨著時代的發(fā)展，電視臺的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，檔案工作如何能更好地為廣播事業(yè)服務，是新時代檔案管理者要思考的問題。

1 信息時代基層電視臺檔案管理需要實現的轉變

1.1 接收和保管方式的轉變

新的時代就要有新的檔案管理保存方式。隨著科技的發(fā)展，電腦管理檔案的模式已經逐步取代了傳統(tǒng)的用人工記錄與管理的舊模式?，F代的電子檔案隨著時代的發(fā)展也出現了新的接收和保存方式，檔案管理人員在管理和接收檔案時，必須要遵守《電子文件管理辦法》，及時提出觀點，并且使得信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行中，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容，以便有效維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性[1]。

1.2 實物載體向電子載體轉變

傳統(tǒng)的檔案載體基本上都是紙張，有具體形狀的實物。而隨著科技的發(fā)展，檔案大多變成了一種“無形”的電子載體，在電腦等電子設備上存儲。檔案管理者要在管理過程中利用好電腦這種電子設備，采取更加方便的、節(jié)約檔案管理者時間和資金的新型管理模式，在新的時代背景下做好對電子檔案的管理和利用。

2 信息時代基層電視臺檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識較為淡薄

部分基層電視臺沒有設置獨立的檔案管理部門，檔案管理人員也沒有意識到檔案管理的重要性，且其職業(yè)技能并不能滿足檔案管理工作的要求，保密意識也有待加強。此外，檔案管理人員對于檔案查閱審核工作執(zhí)行得不是非常嚴格，難免會出現漏洞。

2.2 檔案管理手段相對落后

隨著我國科學技術不斷發(fā)展，信息技術的應用十分廣泛，基層電視臺檔案管理工作也融合了信息技術。但是，檔案管理手段還相對落后，信息化保密軟硬件質量偏低，尚未完全實現檔案管理信息化建設。

2.3 檔案管理制度有待健全

目前，一些基層電視臺所運用的檔案管理制度并不完善，部分檔案管理人員雖然非常重視檔案的保密工作，卻忽視了檔案資源的開發(fā)與利用，“重藏輕用”問題極為普遍，他們對檔案資源的科研價值與潛在發(fā)展價值均缺乏科學、全面的認知，尚未立足檔案管理的最終目標，削弱了檔案保密管理工作的職能。

3 做好信息時代基層電視臺檔案管理的措施

3.1 提高工作人員的保密意識，重建檔案管理模式

加強基層電視臺檔案管理人員的職業(yè)保密意識，以適應信息時代的發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檔案管理模式，首先要從檔案管理細節(jié)做起，引導檔案管理人員全面優(yōu)化檔案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識。某地方電視臺就配合內部保密辦進行了涉密信息排查工作，對所有的計算機逐臺進行檢查，確保上網計算機上沒有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平臺宣貫了信息安全的重要性，提高了全員的安全保密意識。

3.2 做好檔案立卷歸檔工作，確保檔案內容的完整性

全面做好檔案立卷歸檔工作是確保檔案內容準確無誤的基礎。一般情況下，立卷歸檔管理工作分為四步。第一步，全面重審檔案卷宗，檔案管理人員應認真查看檔案文件是否齊全，對不屬于立卷歸檔范圍的文件，要予以剔除，檢查卷內檔案文件是否有一定的聯系，對于無聯系的內容應及時挑出歸入有關卷內。第二步，要做好案卷軟封面的編制工作，調整好案卷之后，要重新編制封面。第三步，要優(yōu)化檢索工具?！皺n案索引”是把反映一定內容或者某個具體問題的檔案用一定的方法，以相對固定的格式編制成的一種便于查找的工具。對于基本完成立卷步驟的案卷，檔案管理人員應通過編制并利用檢索工具，使得整個歸檔管理工作有序而高效。第四步，要做好檔案資源的入庫保管工作。檔案文件接收入庫后，由檔案管理部門進行統(tǒng)一保管。如果保管不善，不僅會損毀檔案，而且會影響檔案的利用，削弱了檔案管理工作的實際價值。

3.3 引入信息技術，提升檔案信息化管理質量

從微觀視角來分析，檔案入庫保管之后并不意味著檔案管理活動就此結束，在信息時代的檔案日常工作中，時常需要調閱和利用已經入庫的檔案資料，這就要充分引入信息技術對檔案資源實施應有的管理。檔案管理人員應盡量避免無關人員任意進出，保管好鑰匙和電子檔案的密碼，同時要注重對檔案內容的保密防護，保證基層電視臺檔案信息網站的安全性，完善檔案信息管理的系統(tǒng)。另外，要做好檔案資源的動態(tài)管理工作，明確動態(tài)管理包含隨時動態(tài)管理和定期動態(tài)管理。其中，隨時動態(tài)管理就是結合日常管理工作的隨時進行而發(fā)生的動態(tài)注記和相應管理工作。

3.4 完善檔案管理制度，加強信息化建設

完善的檔案管理制度是創(chuàng)新檔案管理模式以及加強檔案管理信息化建設的基礎保障，檔案管理人員應協(xié)助基層電視臺制定符合信息時代創(chuàng)新需求的檔案管理制度，創(chuàng)新內容應包括檔案主題內容和適用范圍、總則、檔案的管理體制、職責、檔案的收集與歸檔、檔案的整理和歸檔、檔案的統(tǒng)計、檔案的保密和安全、檔案的鑒定和銷毀、檔案的開發(fā)和使用、檔案管理的經費及檔案管理工作的獎勵和處罰等。

3.5 強化檔案管理創(chuàng)新，實現優(yōu)質資源的社會共享

在信息時代，電視臺檔案管理人員應秉承與時俱進的方針，不斷提高自身的工作效率，從多重角度進行創(chuàng)新，全面整合有價值的檔案資料，并做好資料的管理工作。對于電視資料的開發(fā)和利用，電視臺要根據市場經濟條件對電視資料進行合理開發(fā)和利用，努力實現電視臺資源利用的最大化。

3.6 實現人性化管理，培養(yǎng)信息化人才

基層電視臺要多關注檔案管理工作人員的工作情況，給予他們更多的支持與理解，鼓勵他們更新思想觀念，以便于更好地發(fā)展檔案管理工作。及時安排檔案管理工作人員進行相關的檔案管理工作的學習，提高他們的知識文化水平和檔案管理能力，提升檔案管理人員的技術水平。檔案管理人員要提升自身的職業(yè)素質，加強對計算機技術和現代化檔案管理技術的學習，為基層電視臺檔案管理工作做出自己最大的努力。

4 結語

在新的時代背景下，新的技術、新的觀念也在隨著時代科技的發(fā)展在不斷進步。電視臺檔案管理工作者要更新思想觀念，發(fā)揮自身創(chuàng)造力，創(chuàng)新檔案管理工作，以便實現檔案管理工作的最優(yōu)化。電視臺檔案管理工作者要改變思想，最大程度地提高檔案資料的利用率，符合新時代的要求，使得電視臺的檔案管理工作更加的有規(guī)范性，有標準性，有科學的理論支撐，沿著既定的軌道快速發(fā)展。