提高高校人事檔案管理信息化路徑選擇

楊琪

【摘要】高校人事檔案管理工作是高校實施“人才強?！睉?zhàn)略的重要信息資源。我國高校檔案管理工作普遍存在著管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠和檔案資源利用效率不高等諸多問題。通過對高校人事檔案管理工作在信息化社會的發(fā)展研究，可以不斷改進高校人事檔案管理的手段，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法，完善人事檔案管理的體制和機制，進一步提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化水平。從而實現(xiàn)高校人事檔案資源更好地服務(wù)于廣大教職工、服務(wù)于高校人事管理工作和服務(wù)于高校整體實力快速提升的目的。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化;高校;數(shù)字化

高校人事檔案管理工作是高校人事管理與服務(wù)的核心內(nèi)容，也是高校人事工作的基礎(chǔ)性工程。與其他檔案管理相比，高校人事檔案管理呈現(xiàn)出專業(yè)性和復(fù)雜性的特點，具有一定的特殊性。隨著我國高等教育管理體制的創(chuàng)新和高校人事管理制度改革的不斷推進，國家有關(guān)部門對新常態(tài)下高校的人事檔案管理工作提出了新的、更高的目標(biāo)和要求，這給高校的人事檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)。目前，我們處于信息化新時代，社會競爭日漸加劇，利用信息化社會的資源，建設(shè)信息化人事檔案管理平臺，是高校深化人事制度改革，提高人事檔案管理和服務(wù)水平的一項先進方式。

一、新時代高校人事檔案管理面臨的機遇

（一）信息化保護紙質(zhì)檔案。到檔案室翻閱紙質(zhì)檔案，摘抄相關(guān)信息和復(fù)印部分檔案是當(dāng)前高校利用人事檔案的常用方式。通過調(diào)查某高校利用人事檔案的人員數(shù)據(jù)顯示，高校職能部門人員占需要查閱檔案人員總數(shù)的75%，其中包括人事部門、組織部門、外交部門、辦公室、教務(wù)部門等，另外教師、社會其他機構(gòu)人員占需要查閱檔案人員總數(shù)的25%，由于不同的人員查閱人事檔案的目的和用途不同，同樣的信息經(jīng)常會重復(fù)查找，出現(xiàn)同一份人事檔案翻閱多次的現(xiàn)象，這種利用檔案的方式費時費勁效率低，還會損壞原始的紙質(zhì)檔案材料。高校人事檔案的利用率很高，日常工作中要經(jīng)常查閱，特別是在每年職稱評定、工資調(diào)整時;在崗位競聘需要確認(rèn)工作年限、職稱等信息時;在報考博士需要確認(rèn)或復(fù)印成績單等情況，有時要多次翻閱人事檔案，加上反復(fù)拆裝，都會損壞紙質(zhì)檔案材料。檔案管理信息化的實現(xiàn)，各種信息都可以通過計算機數(shù)據(jù)庫查詢，無需翻閱紙質(zhì)檔案，很大程度上延長了人事檔案材料的壽命。

（二）信息化提高工作效率。目前，高校的人事檔案管理主要以實體檔案為主，工作人員主要工作是收集、整理、分類、歸檔、查閱等，這些工作都是手工操作，工作量大，需要花費大量的時間和精力。通過調(diào)查某高校查閱人事檔案的方式數(shù)據(jù)顯示，由于人事檔案的保密性和政治性等原因，到檔案部門查閱是高校人事檔案查閱的主要方式。而在提供查閱服務(wù)時，工作人員通過各分類目錄查找需要查閱的人事檔案，再從人事檔案目錄中翻閱需要查找的信息，費時費勁。人事檔案管理實現(xiàn)信息化后，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，一次錄用可以重復(fù)使用，還可以在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案資源共享。通過建立人事檔案信息共享平臺，檔案利用人員只要登錄校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以快速及時地查詢相關(guān)信息，足不出戶找到想要的信息，非常便利。檔案管理員在進行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，不需要進行人工測算，只要人事檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，計算機就能進行自動整合、統(tǒng)計、篩選等功能，大大提高了檔案利用的效率，人事檔案信息也得到很好的利用，為高校作出各項決策提高準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

（三）信息化提高管理員業(yè)務(wù)水平。信息化管理后，人事檔案管理人員能夠從繁重的收集、整理、歸類、歸檔等瑣碎的工作中解脫出來，不用長時間在庫房中逗留，免受檔案防蟲產(chǎn)品、防潮產(chǎn)品對檔案管理人員身體的影響，充分保護檔案管理人員的身心健康，體現(xiàn)以教職工為本的新時代人性化管理理念。還可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)控制庫房的溫度、濕度等，不用進入庫房就可以進行相關(guān)工作，手工工作時間大大減少，檔案管理人員能夠抽出足夠的時間進行檔案管理新業(yè)務(wù)、新知識的學(xué)習(xí)和鉆研，創(chuàng)新工作方式、方法，提高人事檔案管理水平。管理人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)在線學(xué)習(xí)，方便快捷，方式靈活，效率高。

二、新時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）技術(shù)方面的挑戰(zhàn)。國家的方針政策和法律法規(guī)是高校人事檔案管理工作的原則和基礎(chǔ)，各項工作都要圍繞這些原則和基礎(chǔ)來開展。高校人事檔案管理具有系統(tǒng)性、完整性、真實性、政治性、保密性等特征，嚴(yán)密的管理制度和管理程序是傳統(tǒng)高校人事檔案管理的特點，便于保管好檔案和嚴(yán)防檔案泄密。信息化時代，信息飛速傳送，人事檔案信息一旦泄露，以當(dāng)下的傳播速度，在幾秒鐘之內(nèi)就能造成不可挽回的損失。在高校人事檔案信息化道路的過程中，要妥善處理好信息的開發(fā)、利用和保密三者之間的關(guān)系，在確保高校人事檔案信息安全性、保密性的前提下，對人事檔案信息進行開發(fā)。為防止檔案信息被盜取、被篡改、被破壞等，要采用訪問和管理權(quán)限設(shè)置、安裝防火墻、登陸認(rèn)證、口令認(rèn)證等方式，選用科學(xué)的安保系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)方面保證人事檔案信息的安全，這些給人事檔案信息化管理帶來了更高的挑戰(zhàn)。

（二）工作人員業(yè)務(wù)能力挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)模式下的高校人事檔案管理，依靠的是人工對檔案進行分類、整理、歸檔，提供的服務(wù)主要是通過人工查找的方式來滿足利用者的需求。而在信息時代，高校人事檔案工作人員要掌握新時代檔案信息管理的有關(guān)技術(shù)和設(shè)備的運用，才能適應(yīng)新時代的發(fā)展需求，為檔案利用者提供更加優(yōu)越的服務(wù)。信息時代，人工智能、自動化信息處理、聲像處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、微縮技術(shù)、計算機技術(shù)等在人事檔案管理工作領(lǐng)域的運用越來越廣泛，對高校人事檔案工作人員的素質(zhì)要求也越來越高，對工作人員業(yè)務(wù)能力的挑戰(zhàn)前所未有，高校人事檔案工作人員僅僅熟識傳統(tǒng)的人事檔案管理知識、方式方法遠遠跟不上形式的發(fā)展。高校的人事檔案工作人員，要不斷進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接受繼續(xù)教育，掌握新設(shè)備的使用方法，掌握網(wǎng)絡(luò)緊急情況的應(yīng)急能力和處理辦法，具備信息化時代人事檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的能力，開發(fā)優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)方式。

（三）管理投入方面的挑戰(zhàn)。伴隨著電子圖片、文檔、表格、視頻等電子檔案的出現(xiàn)，以及檔案的讀取、查閱對電子計算機的要求越來越高，高校人事檔案的管理越來越離不開計算機、高速掃描儀等現(xiàn)代化的硬件設(shè)備。要實現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案服務(wù)，檔案信息的開發(fā)和整合、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案服務(wù)系統(tǒng)和平臺的建設(shè)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等，都需要配套的軟件設(shè)施，這些相應(yīng)的軟硬件設(shè)施以及與之相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用，都需要投資大量的經(jīng)費。另外，由于高校長期對人事檔案管理的投入不足，部分高校的檔案庫房還是融辦公、閱檔、倉庫為一間，空調(diào)、除濕機等溫濕度控制設(shè)備，防火、防盜等設(shè)備不足，對工作人員的檔案信息管理、服務(wù)的技術(shù)培訓(xùn)不足，只有管理者加強高校人事檔案管理的投入，才能為實現(xiàn)高校人事檔案信息化提供有利保障。

三、新時代高校人事檔案管理信息化路徑

（一）樹立主動服務(wù)理念，形成創(chuàng)新工作思維。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，檔案利用者有需要則到檔案部門查閱，提供的是被動式的服務(wù)，這種服務(wù)理念直接阻礙了高校人事檔案信息的創(chuàng)新發(fā)展。在信息化建設(shè)的進程中，要改變高校人事檔案管理工作者的理念和思維，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，以檔案利用者為中心，主動將人事檔案工作與網(wǎng)絡(luò)信息相結(jié)合，利用電子計算機、網(wǎng)絡(luò)、微信、微博、客戶端等平臺提高服務(wù)質(zhì)量。創(chuàng)新高校人事檔案工作方式，人事檔案工作者要主動應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案資源，將使用頻率高的人事檔案信息進行統(tǒng)計、總結(jié)、分析、凝煉、整合，以備檔案利用者提高檔案利用效率;主動建立功能豐富、安全便捷的檢索工具、檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)站，通過電話、網(wǎng)絡(luò)、微信等線上、線下的方式主動與檔案利用者交流，及時回復(fù)、解答檔案利用者提出的問題，與檔案利用者展開有效的互動。總之，高校人事檔案工作人員要樹立新型的服務(wù)理念，主動服務(wù)，以檔案利用者需求為中心，主動服務(wù)、熱情服務(wù)。

（二）提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)新型人才隊伍。提高高校人事檔案管理信息化水平，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。加大人才培訓(xùn)力度，定期組織檔案管理工作人員進行多媒體技術(shù)、通信技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識的培訓(xùn)，使他們能熟練操作現(xiàn)代化的信息管理設(shè)備，提高檔案管理人員掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的水平。實施業(yè)務(wù)能力提升工程，營造終身學(xué)習(xí)的良好氛圍，鼓勵檔案工作人員通過參觀考察、會議交流、學(xué)術(shù)研討、進修學(xué)習(xí)、學(xué)歷提升等方式提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷更新工作人員的檔案知識。建立科學(xué)有效的激勵機制，提升檔案工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)和工作的積極性，鼓勵檔案工作進行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作效率。對積極主動學(xué)習(xí)，掌握新技術(shù)能力強、進步快的高校人事檔案管理工作人員進行精神或物質(zhì)獎勵，提高員工學(xué)習(xí)新知識和掌握新知識的自信心。建立公平公正的績效考核體制，公正地評價每一位員工。建立科學(xué)合理的人事檔案人才引進機制，將良好的道德素質(zhì)，過硬的專業(yè)知識、實踐能力作為選用人才的標(biāo)準(zhǔn)，建立和培養(yǎng)一支有效促進高校人事檔案管理信息化的新型人才隊伍。

（三）加快檔案數(shù)字化進程，整合檔案數(shù)字資源。計算機技術(shù)的快速發(fā)展促使高校人事檔案信息載體的形式、人事檔案管理與服務(wù)方式發(fā)生了重大變化，檔案利用者對檔案服務(wù)也提出了更高的要求。目前，高校人事檔案工作人員越來越重視紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但是對電子人事檔案的收集、整理和歸檔的意識還不夠強。要加大投入，利用電子計算機技術(shù)建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，整合人事檔案資源，為檔案利用者提供便捷、豐富、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息。積極應(yīng)對信息時代對高校人事檔案管理的挑戰(zhàn)，在學(xué)校門戶網(wǎng)或檔案部門網(wǎng)頁的基礎(chǔ)之上，建立數(shù)字檔案館和移動通信服務(wù)平臺。各高校檔案部門應(yīng)聯(lián)合協(xié)作，建立高校檔案信息資源平臺，將高校人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)真正融合，整合高校人事檔案數(shù)字資源，促進人事檔案服務(wù)內(nèi)容的豐富化、服務(wù)交流的雙向化、服務(wù)方式的快捷化，促進高校人事檔案信息資源的共享度。

（四）做好信息安全防范，保證檔案信息安全。在信息化時代，高校人事檔案的安全防范工作不僅要保護好紙質(zhì)檔案，做好防火、防水、防潮、防蟲、防盜等工作，還要確保電子檔案的安全，確保人事檔案信息不被盜取、不泄露。高校檔案管理信息化進程中，要想在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境大背景下人事檔案的利用方便快捷，人事檔案信息就存在一定的風(fēng)險，人事檔案利用的便利性和檔案信息的安全性形成了一對矛盾。為保障檔案信息安全，對人事檔案使用人員的身份進行認(rèn)證和設(shè)置使用權(quán)限是關(guān)鍵，可以設(shè)置賬號登陸系統(tǒng)，利用公民身份證、指紋認(rèn)證、臉部標(biāo)識等方式實現(xiàn)人事檔案信息利用的實名制，還可以根據(jù)檔案使用人員的身份信息，根據(jù)崗位與人事檔案所有者的關(guān)系等信息設(shè)置訪問權(quán)限，哪些人員可以查詢檔案人員具體詳細資料、哪些人員可以查詢總目錄、子目錄等，防止人事檔案信息被復(fù)制、損壞或者改動，確保人事檔案不被非法使用和訪問。確保人事檔案使用人員身份的真實性并將權(quán)限進行準(zhǔn)確設(shè)置，確保檔案信息的安全。還要為網(wǎng)絡(luò)安裝高級別防火墻，定期備份數(shù)據(jù)庫信息和訪問日志，減輕惡意訪問對數(shù)據(jù)庫的破壞。

（五）拓寬檔案服務(wù)范圍，保障高效查詢利用。高校人事檔案部門要創(chuàng)新工作方式方法，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值，拓寬檔案服務(wù)范圍，根據(jù)實際需要增加服務(wù)項目，采取線上、線下相結(jié)合的方式，重點挖掘線上服務(wù)方式，以進一步提高人事檔案服務(wù)水平。通過總結(jié)分析，可以根據(jù)不同用戶的需求開發(fā)差異化的服務(wù)方式，為檔案利用人員提供個性化的服務(wù)，充分利用網(wǎng)上預(yù)約、手機APP、微信公眾號等載體，使人事檔案可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上查詢，消除空間和時間上的限制，實現(xiàn)人事檔案管理的開放化、網(wǎng)絡(luò)化，切切實實將高校人事檔案管理信息化水平提高到一個新的臺階。

四、結(jié)語

加快高校人事檔案管理信息化進程，要根據(jù)社會發(fā)展，對高校人事檔案面臨的機遇和挑戰(zhàn)進行科學(xué)全面的分析研判，不斷更新工作人員知識，樹立主動服務(wù)理念，以檔案利用者需求為中心，利用信息技術(shù)逐步形成創(chuàng)新工作思維;要提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大人才培訓(xùn)力度，實施業(yè)務(wù)能力提升工程，建立和培養(yǎng)一支有效促進高校人事檔案管理信息化的新型人才隊伍。要加大投入，利用電子計算機技術(shù)建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，整合人事檔案數(shù)字資源;做好信息安全防范，對訪問人員進行身份認(rèn)證和設(shè)置使用權(quán)限，保證檔案信息安全;拓寬檔案服務(wù)范圍，達到高效查詢利用，充分利用信息科技，提高高校人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案更好地為建設(shè)一流高校工作作出應(yīng)有的貢獻。

【基金項目：廣西科技師范學(xué)院校級科研基金項目（GXKS2017YB001）】

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