檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)研究

朱喬芙

（吉林省四平市人事考試中心 吉林 四平 136000）

1 引言

重視檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，并實現(xiàn)對檔案管理中信息資源的高效利用。因此，需要結(jié)合檔案管理的實際需要，對其管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)進行深入分析，完善該系統(tǒng)所需的設計方案，從而為可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。

2 實踐中檔案管理系統(tǒng)的設計研究

2.1 系統(tǒng)的軟件結(jié)構設計

在檔案管理系統(tǒng)設計過程中，設計人員應結(jié)合該系統(tǒng)的功能特性及檔案管理工作的實際需要，落實好系統(tǒng)的軟件結(jié)構設計工作。具體表現(xiàn)為：（1）加強模塊化分析方法使用，對檔案管理系統(tǒng)進行功能模塊設計。該系統(tǒng)實踐應用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機構管理模塊、檔案庫及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設計中在明確這些功能模塊的基礎上，設計人員應注重系統(tǒng)參數(shù)表設置，像文件類目表、檔案種類表等；（2）結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中不同功能模塊的實際作用，在其軟件結(jié)構設計中需要在有效的設計方法支持下，確保系統(tǒng)功能模塊設置合理性，并對軟件結(jié)構設計效果進行綜合評估，以便滿足檔案管理系統(tǒng)的實際需要。

2.2 系統(tǒng)所需的順序圖設置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應注重系統(tǒng)所需的順序圖設置。具體表現(xiàn)為：（1）檔案管理系統(tǒng)工作人員及相關人員登錄過程中，為了確保他們能夠順利登錄，并有個人的ID及密碼，則需要根據(jù)實際情況，注重檔案管理系統(tǒng)中的登錄系統(tǒng)順序圖設置；系統(tǒng)運行中為了達到添加用戶的目的，則需要設置添加用戶順序圖；（2）檔案管理系統(tǒng)運行中對用戶進行修改或刪除時，應設置好相應的修改及刪除用戶順序圖，確保系統(tǒng)實踐應用中能夠處于穩(wěn)定的運行狀態(tài)。

2.3 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設計

在檔案管理系統(tǒng)運行中，為了達到數(shù)據(jù)存儲及調(diào)用的目的，則需要重視系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設計。具體表現(xiàn)為：（1）通過對檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性的深入分析，應明確其中的用戶、檔案庫、機構等要素的屬性、包含內(nèi)容等，從而為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構設計提供相應的參考依據(jù)，得到所需 的設計方案；（2）通過對檔案管理系統(tǒng)中用戶信息表、檔案信息表、系統(tǒng)日志信息表等不同數(shù)據(jù)庫表的定義分析，在確定各表關系模式的基礎上，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表的合理設置；（3）為了降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫運行中的問題發(fā)生率，也應在需求分析的基礎上，開展數(shù)據(jù)庫完整性設計工作，確保最終設計得到的數(shù)據(jù)庫實踐應用中能夠達到檔案管理系統(tǒng)要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計劃的深入推進提供相應的支持。

3 實踐中檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)研究

3.1 確定系統(tǒng)總體結(jié)構

當檔案管理系統(tǒng)設計工作完成后，為了提升其潛在的應用價值，需要在該系統(tǒng)實現(xiàn)過程中確定其總體結(jié)構。具體表現(xiàn)為：（1）通過對檔案管理系統(tǒng)所有業(yè)務工作內(nèi)容的深入探討，在信息技術與計算機網(wǎng)絡的共同支持下，在計算機三維空間中繪制出系統(tǒng)總體結(jié)構圖，從而為其后續(xù)工作開展提供科學指導。

3.2 實踐中的登錄窗口設計

在檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)研究中，為了確保用戶與系統(tǒng)之間能夠進行交互，則需要設計人員對系統(tǒng)登錄窗口進行設計。具體表現(xiàn)為：（1）在計算機三維空間中，通過對檔案管理系統(tǒng)運行中用戶實現(xiàn)基本功能流程圖的繪制，完善檔案管理功能，進而為系統(tǒng)登錄窗口設計提供必要的參考信息；（2）結(jié)合用戶訪問權限管理要求，在設計理念與方法的支持下，確定檔案管理系統(tǒng)所需的登錄窗口，確保其設計合理性。

3.3 實踐中的驗證模塊

為了實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的高效利用，保持其良好的運行效果，則需要在系統(tǒng)登錄窗口設計工作完成的基礎上，設置好該系統(tǒng)所需的驗證模塊。具體表現(xiàn)為：（1）結(jié)合檔案管理工作的具體情況，繪制出檔案管理系統(tǒng)運行中的驗證流程圖，從而實現(xiàn)對系統(tǒng)登錄人員的身份驗證，使得系統(tǒng)安全性能夠得到可靠保障，優(yōu)化其管理功能；（2）在檔案管理系統(tǒng)驗證流程圖的基礎上，設置相應的代碼，使得該系統(tǒng)運行中的驗證思想得以體現(xiàn)，為檔案管理系統(tǒng)的高效利用提供參考信息。

3.4 系統(tǒng)的WEB著錄操作界面

檔案管理系統(tǒng)中可以利用網(wǎng)絡進行遠程著錄操作，同時還可以整理和移交檔案，操作之前，系統(tǒng)管理員會先進行賬戶的設置操作，每個立卷歸檔的部門都會被管理員事先指定一個單獨的賬戶，通過該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進行歸檔，并將其著錄在文件服務器上，這一過程中，需要網(wǎng)絡的支持。因此，需要注重WEB著錄操作界面設置。其設置過程中應從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設置有效性。

3.5 系統(tǒng)實現(xiàn)中其它要點

在檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)研究中，除過以上所述的內(nèi)容，也需要明確該系統(tǒng)實現(xiàn)中的其它要點。這些要點包括：（1）為了滿足文字類、圖片類等不同類型檔案的管理要求，應加強檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)中的公共文件上傳設計，并設置好相應的模塊，確保系統(tǒng)應用中的各類檔案文件能夠及時地長傳到檔案管理系統(tǒng)中；（2）在檔案管理系統(tǒng)運行中，結(jié)合文件打印的實際要求，也需要落實好通用打印控件設計工作，提升檔案管理系統(tǒng)的潛在應用價值。

4 結(jié)語

綜上所述，結(jié)合當前的形勢變化及檔案管理的實際需要，落實好其檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)研究工作，具有需要的現(xiàn)實參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來發(fā)展中相關人員應給予其所需的檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)更多的關注，且在設計人員豐富的實踐經(jīng)驗、先進的設計理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統(tǒng)實踐應用效果良好性。

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