轉(zhuǎn)變和更新觀念，強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)

董建峰

（白城市衛(wèi)生急救中心 吉林 白城 137000）

1 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息化發(fā)展迅速，檔案管理應(yīng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理，滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求。信息化是檔案管理的最終方向，前加工、分析、分類(lèi)和歸類(lèi)是高效利用檔案信息的關(guān)鍵必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理效率。筆者提出關(guān)于自己的看法和見(jiàn)解，促進(jìn)檔案信息化管理的應(yīng)用與發(fā)展。

2 轉(zhuǎn)變和更新觀念

2.1 樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念

檔案管理必須緊跟時(shí)代發(fā)展與信息化發(fā)展的步伐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使之成為獲取知識(shí)的重要渠道，如檔案管理依然沿襲和秉承傳統(tǒng)管理理念，會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量。所以檔案管理必須順應(yīng)科技發(fā)展要求，樹(shù)立現(xiàn)代管理理念，合理運(yùn)用相關(guān)科技設(shè)備和管理軟件，推動(dòng)檔案信息化管理的進(jìn)程。

2.2 樹(shù)立檔案信息社會(huì)服務(wù)化理念

檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，樹(shù)立檔案信息社會(huì)服務(wù)化理念，采用信息化手段整理和儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)資料，建立良性循環(huán)數(shù)據(jù)環(huán)境，為查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)分析檔案信息提供快捷途徑，提高檔案信息化管理質(zhì)量和水平，滿(mǎn)足社會(huì)需求。

3 加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)和提高信息化管理硬軟件建設(shè)和技術(shù)水平

3.1 加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬軟軟件建設(shè)

硬軟件是檔案信息化建設(shè)不可或缺的基本因素，是保證檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。要保證檔案信息管理系統(tǒng)和工作的順利開(kāi)展，不需有足夠的經(jīng)費(fèi)作為支持，購(gòu)置滿(mǎn)足標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案管理硬軟件設(shè)施，這是尤為關(guān)鍵的因素。只有這樣，才能搞好檔案信息化管理建設(shè)，才能提高檔案信息化管理效率和工作質(zhì)量。要保證經(jīng)費(fèi)全部用到檔案信息化管理建設(shè)中，不得擠占挪用，按要求采購(gòu)相關(guān)設(shè)備和管理軟件，為檔案信息化管理建設(shè)提供物質(zhì)保障。

3.2 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化管理的基礎(chǔ)。在檔案信息化管理建設(shè)中，要建立并不斷擴(kuò)展檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，深入開(kāi)發(fā)并合理配置館藏檔案信息及其資源，保證檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的完整性、客觀性和及時(shí)性。

3.3 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理者的綜合素質(zhì)

人才是加快檔案信息化管理建設(shè)的關(guān)鍵因素。不斷推進(jìn)的檔案信息化管理建設(shè)，對(duì)檔案管理人員的要求得到顯著增加。檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和管理能力，還要能夠靈活運(yùn)用各種信息化管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)故障時(shí)能及時(shí)解決和處理，避免系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

可見(jiàn)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)在檔案信息化管理建設(shè)中舉足輕重，綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程。所以，必須加強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備和新方法的培訓(xùn)和教育，使之?dāng)[脫傳統(tǒng)管理方式的束縛；對(duì)新入職人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員掌握和管理信息化技術(shù)的技能，提高使用計(jì)算機(jī)和信息平臺(tái)的技能水平，不斷提高管理者的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案信息化管理的建設(shè)水平，滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展對(duì)檔案信息化管理需要。

3.4 提高檔案信息化管理技術(shù)水平

檔案信息化管理需要信息技術(shù)支持，計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案信息化管理建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著檔案信息化管理進(jìn)程的不斷加快，檔案信息化管理面臨的問(wèn)題越來(lái)越復(fù)雜，這需要我們采用先進(jìn)的技術(shù)攻克難關(guān)。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息化管理要保證檔案信息的保密性與安全性，需要有先進(jìn)技術(shù)的支持。要保證檔案的保密性與安全性，要增強(qiáng)檔案信息化管理人員的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)。

4 構(gòu)建檔案信息化管理體系

為滿(mǎn)足檔案信息化需要，應(yīng)構(gòu)建檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施和管理平臺(tái)并不斷得到優(yōu)化和完善，構(gòu)建檔案信息安全保障體系，不斷完善檔案信息化管理體系。

4.1 構(gòu)建管理基礎(chǔ)設(shè)施

為保證檔案信息化管理體系的實(shí)效性和科學(xué)性，要構(gòu)建管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、顯示器、復(fù)印、掃描等硬件和編程、代碼維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)等程序軟件兩種系統(tǒng)。在構(gòu)建基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)程中，要投入大量的人力、物力和資金，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息化管理目標(biāo)。

4.2 構(gòu)建并完善檔案信息化管理平臺(tái)

檔案信息化管理體系可彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的缺陷和不足，完善其工作流程的繁瑣性和復(fù)雜性，方便利用者查詢(xún)、閱覽檔案信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。所以，在構(gòu)建檔案信息化管理體系時(shí)，一定要構(gòu)建并不斷優(yōu)化和完善檔案信息管理平臺(tái)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理、查詢(xún)和維護(hù)系統(tǒng)構(gòu)成管理平臺(tái)的整體結(jié)構(gòu)，這樣才能充分體現(xiàn)管理平臺(tái)的存儲(chǔ)、查詢(xún)和維護(hù)等功能的優(yōu)勢(shì)。

4.3 構(gòu)建檔案信息安全保障體系

要建立健全和完善檔案信息安全保障體系，制定檔案信息安全保障措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預(yù)警、保護(hù)、檢測(cè)、響應(yīng)和恢復(fù)能力的綜合性信息系統(tǒng)防護(hù)體系，目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息和管理系統(tǒng)的安全，確保檔案信息的安全性，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施。安全保障是檔案信息化管理重點(diǎn)考察的問(wèn)題，提高安全水平要從優(yōu)化信息系統(tǒng)開(kāi)始，信息系統(tǒng)優(yōu)化需要專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員有效監(jiān)控系統(tǒng)的安全性，及時(shí)為安全漏洞打補(bǔ)??；要確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤，防止重要信息在掃描或錄入時(shí)發(fā)生交錯(cuò)偏差。只有按照規(guī)則和相關(guān)要求使用檔案信息管理系統(tǒng)，才能確保檔案信息化管理的安全性，保證密級(jí)檔案安全。

4.4 不斷完善檔案信息化管理體系

為提高檔案信息化水平，要建立完善管理體系，制定檔案信息化管理總體規(guī)劃，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。加強(qiáng)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用檔案信息化管理應(yīng)用軟件，檔案信息化管理每個(gè)步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)制定工作規(guī)范，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是衡量檔案信息化管理水平的重要標(biāo)志，是檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。要加強(qiáng)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。要規(guī)范有效管理檔案信息，制定規(guī)范的信息化管理制度，嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和規(guī)范，保障按照統(tǒng)一規(guī)范開(kāi)展檔案信息化管理，確保工作有章可循，有法可依，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化管理檔案信息。

檔案信息化管理是經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技發(fā)展的必然趨勢(shì)和選擇。在檔案管理過(guò)程中，要樹(shù)立信息化管理意識(shí)，提高檔案信息化管理水平，規(guī)范管理行為，提高管理效率和管理質(zhì)量。要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、安全化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)，充分利用檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

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