電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點及其提高管理水平的措施

王冬梅

（大安市醫(yī)療保險經(jīng)辦中心 吉林 大安 131300）

1 引言

檔案是信息資料的載體，可反映經(jīng)濟社會發(fā)展的實際情況，有效利用檔案信息可促進經(jīng)濟社會的協(xié)調(diào)發(fā)展，可見檔案管理的重要性。隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足需求，需要應用現(xiàn)代科學技術來科學規(guī)范地管理檔案，實現(xiàn)檔案電子化數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息化并不斷提高其利用率，不斷提高檔案管理水平，促進我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展，促進經(jīng)濟社會的協(xié)調(diào)快速發(fā)展。

2 電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點

2.1 便捷的共享特性

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，需要在工作日內(nèi)完成檔案日常管理與檔案收集、整理、查詢、利用等任務，需要檔案管理人員親力親為，致使檔案信息獲取相對滯后性，要耗費較多時間完成檔案的整理、查詢和利用。相反電子檔案數(shù)字化管理不受時間和空間的限制，借助網(wǎng)絡及其云存儲技術，能實現(xiàn)實時共享、獲取和充分利用電子檔案及其信息，必要時可根據(jù)使用目的再行加工整理。即在規(guī)定權(quán)限內(nèi)，利用者可自行瀏覽檢索，發(fā)揮高新技術的便捷性。

2.2 高效性與關聯(lián)性

電子檔案能顯著提高檔案立卷工作效率，無需零散遞交檔案材料，只需將電子化的檔案資料通過網(wǎng)絡傳輸，便可通過管理軟件完成立卷與目錄編制工作，這不僅可以減少檔案材料丟失現(xiàn)象，而且減少了周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，顯著提高了管理者的工作效率，降低工作負擔。電子檔案的關聯(lián)有利于查閱者查閱檔案及其信息，在系統(tǒng)檢索項目中輸入相關主題詞，便可以不同方式調(diào)閱相關檔案及其信息，有利于進行深層次研究。

3 電子檔案數(shù)字化管理的缺點

3.1 系統(tǒng)依賴性與非人工識別性

要保持基于計算機技術建立的電子檔案的可兼容性。計算機技術及其硬件配置和檔案管理軟件在不斷更新，相應檔案管理機構(gòu)也應加快電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度，不斷升級檔案管理軟件。在更新?lián)Q代和軟件升級過程中，可能因為系統(tǒng)和軟件不兼容問題而出現(xiàn)不能識別和讀取既有檔案信息的情況。電子檔案是以計算機語言即數(shù)字代碼形式存儲的，技術人員應解決不能識別和讀取問題，否則應恢復程序至原始狀態(tài)。

3.2 信息的易變性與壽命問題

如前所述，電子檔案是以數(shù)字代碼形式存儲的，信息可被復制、被修改甚或被刪除，如果沒有留下痕跡，很難發(fā)現(xiàn)事實真相，這需要相應技術備份原始電子檔案。電子檔案載體要求存儲環(huán)境具有較高的微小氣候、磁性等條件要求，具有一定壽命，與紙質(zhì)檔案相同均涉及到長期保存和利用問題，是一對矛盾共同體。

4 提高管理水平的措施

4.1 制定符合實際的電子檔案管理規(guī)范

各部門各單位建立電子檔案水平參差不齊，沒有認識到電子檔案數(shù)字化管理的重要性和意義所在，致使管理水平普遍不高，沒有形成規(guī)范的管理規(guī)定甚或法律法規(guī)。由于電子檔案易變性和無源性極強，如果制定符合實際的管理規(guī)范規(guī)定，電子檔案管理就會有章可循，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。這要求檔案管理部門要事先確定檔案數(shù)字化的法律風險，明確檔案法在檔案數(shù)字化管理中的導向性，通過制定符合實際的管理規(guī)范，保證檔案管理系統(tǒng)的正常高效運行。

4.2 加強電子檔案標準化規(guī)范性建設

數(shù)字化檔案管理具有較強的易變性和刪改性，需要一套完善的規(guī)范制度來約束檔案管理。在電子檔案的管理過程中，集中管理是可取的，將有效管理措施貫穿在檔案管理全過程，形成全方位管理，需要管理部門統(tǒng)一管理檔案資料收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)，能有效避免檔案原始材料遺漏和丟失現(xiàn)象。在管理電子檔案過程中，應該遵循一定的原則和順序，需切實貫徹和落實全程保護制度和傳遞記錄制度，有利于避免較低的專業(yè)水平而降低檔案管理水平，同時能夠加強歸檔文件和其他文件的關聯(lián)性，對方便使用電子檔案奠定了堅實的基礎。

4.3 加強培訓和學習，不斷提高業(yè)務能力和整體素質(zhì)

管理水平與知識能力密切相關。數(shù)字化管理模式對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)要求較高，不僅需要掌握全面的檔案管理理論知識，還需具有較高水平的計算機設備操作和應用軟件能力。因此，檔案管理部門需要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，促進檔案管理人員提高專業(yè)素質(zhì)，要建立定期考核機制，檢測專業(yè)素質(zhì)，以采取有效措施改善和提高管理水平；要引進檔案數(shù)字化管理人才，激發(fā)檔案管理部門活力，充分利用專業(yè)人才榜樣作用帶動并提高原有工作人員的素質(zhì)，促進提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

4.4 加強保護電子檔案

（1）加強病毒檢測，確保電子文件安全。（2）把握存儲介質(zhì)質(zhì)量，保證檔案信息保存壽命。（3）定期檢測和拷貝電子檔案載體，保證檔案信息的可靠性。（4）規(guī)范保管條件。（5）掌握檔案信息修復技術。檔案管理人員要掌握物質(zhì)載體破損的修復技術，主要包括計算機殺毒技術、數(shù)據(jù)庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等，保證電子檔案的安全性、齊全性和完整性。

4.5 確保實現(xiàn)電子檔案信息價值

檔案管理部門的重要職責是保管和儲存檔案資料，確保實現(xiàn)檔案信息價值。電子檔案數(shù)字化管理要以實現(xiàn)檔案信息價值為目標，不僅要將先進的科學技術應用于為外界提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，更要真正實現(xiàn)檔案信息價值。電子檔案數(shù)字化管理可進一步將檔案及其信息儲存于磁盤、光盤、硬盤等介質(zhì)中，有效儲存檔案信息。電子檔案數(shù)字化管理能進一步確保檔案信息的安全性和共享性，為實現(xiàn)檔案信息價值提供有力的支持。

綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應現(xiàn)代科學技術對檔案管理的需求，具有嚴重的滯后性，嚴重阻礙了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。檔案管理工作必須與時俱進，實現(xiàn)電子檔案數(shù)字化管理。電子檔案數(shù)字化管理具有便捷的共享特性、高效性與關聯(lián)性的優(yōu)點，同時具有系統(tǒng)依賴性與非人工識別性、信息的易變性與壽命問題等缺點。各部門要制定符合實際的電子檔案管理規(guī)范，標準化規(guī)范化建設電子檔案，通過培訓學習前瞻性知識以不斷提高檔案管理人員的業(yè)務能力和整體素質(zhì)，廣泛應用現(xiàn)代化科學技術，有效開發(fā)和充分合理利用檔案資源，實現(xiàn)電子檔案數(shù)字化管理，不斷改進創(chuàng)新和提高檔案管理水平，實現(xiàn)電子檔案信息價值。

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