科技檔案信息資源開發(fā)與利用的思考

陳華

（西藏自治區(qū)科技信息研究所，西藏 拉薩　850008）

信息記載著時(shí)代的演變過程和發(fā)展道路的運(yùn)行軌跡，是當(dāng)今以科學(xué)技術(shù)為領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)代背景下最寶貴的資源，而科技檔案是用大量文字、圖表、證書、電子檔案、影視資料等豐富多樣的形式來記錄科學(xué)研究和生產(chǎn)活動的重要憑證，因此，對科技檔案的信息資源進(jìn)行開發(fā)利用是推動科技創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必經(jīng)之路。

1　開發(fā)科技檔案信息資源的重要性

1.1　實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的高效利用

科技檔案信息資源蘊(yùn)含著巨大的使用價(jià)值，可以為所需要的單位或企業(yè)提供及時(shí)、專業(yè)的幫助，因此，重視并加大對科技檔案信息資源的開發(fā)利用可以最大程度上挖掘其內(nèi)在價(jià)值，并在第一時(shí)間將這些信息資源用在合適的領(lǐng)域。如此一來，既能促進(jìn)對科技的推廣，又能為用戶提供針對性的服務(wù)以解決實(shí)際的科技需求，從而實(shí)現(xiàn)高效利用。

1.2　發(fā)揮科技檔案信息資源的可共享性

檔案與書籍文獻(xiàn)的不同在于，后者主要負(fù)責(zé)信息的記載與傳播，而前者側(cè)重于信息的共享和利用。而且，檔案由于數(shù)量稀少、內(nèi)容精華較多，在管理上需要格外重視，尤其是科技檔案這種具有專業(yè)性和系統(tǒng)性的資料，必須要通過合理的開發(fā)利用來確保其發(fā)揮出作為信息資源的可共享性。

1.3　助力將科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力

社會生產(chǎn)力的提高建立在各行各業(yè)穩(wěn)定、高速的發(fā)展之上，而在以科學(xué)技術(shù)為第一生產(chǎn)力的現(xiàn)今社會，對于科技檔案這種專門記錄科技發(fā)展過程的資料存在很強(qiáng)的實(shí)際需求。因此，充分開發(fā)科技檔案信息資源，可以促進(jìn)企業(yè)之間的技術(shù)交流，將科學(xué)技術(shù)順利地轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，從而推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展［1］。

2　開發(fā)科技檔案信息資源的內(nèi)容

2.1　重視并加強(qiáng)檔案資源的收集工作

檔案的形成并不是簡單地將各類信息資源進(jìn)行匯總，也不是從形式上把各種紙質(zhì)或電子信息資源堆放在一起，而是需要經(jīng)過一套專業(yè)化的收集過程，將有價(jià)值的信息從浩瀚的原始資料里挑選出來，并按照合理的規(guī)則妥善安置在安全的地點(diǎn)，從而便于后續(xù)的查詢和使用?？萍紮n案也是如此，它本身涉及到大量的科學(xué)技術(shù)，因此必須在檔案的收集過程中采取規(guī)范化的措施，保證材料的準(zhǔn)確性和完整性，并不斷豐富庫藏［2］。

2.2　完善并強(qiáng)化檔案資源的整編工作

整編，即是對所收集的檔案資料進(jìn)行科學(xué)的整理和目錄編撰，將原本分散的、無序的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化和有序化梳理?？萍紮n案的整編工作需要借助計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備以及專業(yè)的系統(tǒng)管理軟件，以國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范為指導(dǎo)原則，對各種科技信息做適當(dāng)?shù)募庸ふ?，使之系統(tǒng)化地呈現(xiàn)出完整的價(jià)值，并且保證紙質(zhì)卷宗與電子卷宗在內(nèi)容上的一致性，滿足用戶不同的使用需求［3］。

2.3　拓展服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)高效利用

科技檔案信息資源由于其具有獨(dú)特的專業(yè)價(jià)值，在為用戶提供服務(wù)時(shí)也應(yīng)考慮采取合理的方式，使得信息資源發(fā)揮出最大的價(jià)值。一般來說，檔案管理人員習(xí)慣于提供原件、復(fù)印件、掃描件等檔案資料，忽略了信息化時(shí)代對數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用，因此應(yīng)從互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的共享性和數(shù)據(jù)信息的流通性入手，不斷豐富提供信息的方式，并且在此基礎(chǔ)之上拓展相關(guān)的咨詢服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的高效利用［4］。

3　如何開發(fā)利用科技檔案信息資源

3.1　健全科技檔案信息管理系統(tǒng)，做好歸檔工作

傳統(tǒng)形式下對科技檔案信息資源的管理是采用實(shí)體式方法，通過笨重的人力勞動進(jìn)行管理，而隨著時(shí)代的進(jìn)步與科技的發(fā)展，越來越依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)高效管理。同時(shí)，為了保證科技檔案的系統(tǒng)性，方便用戶快速檢索使用，必須要做好檔案信息的電子歸檔工作，使科技檔案信息資源能夠隨時(shí)被用于需要的地方，發(fā)揮出最大的價(jià)值。

3.2　完善信息反饋機(jī)制，改進(jìn)檔案資源的開發(fā)過程

科技檔案信息資源的開發(fā)利用必須要依賴完善的信息反饋機(jī)制，利用管理系統(tǒng)采集用戶對檔案資源使用情況的反饋，通過分析來掌握檔案資源的具體利用情況，并且在此基礎(chǔ)之上根據(jù)檔案中不同信息資源的重要程度來對開發(fā)過程進(jìn)行改進(jìn)，使得信息資源的利用更加順暢。一般來說，可從這幾點(diǎn)入手執(zhí)行：首先，建立專用的登記簿用于統(tǒng)計(jì)檔案資源被使用的頻率、類型和目的，以此來了解不同類型檔案資源的利用率；其次，展開檔案資源利用的跟蹤調(diào)查工作，加強(qiáng)與使用者之間的交流，以獲取更加真實(shí)和及時(shí)的信息反饋；最后，檔案管理各部門之間也要做好信息溝通，通過加強(qiáng)交流來摸索出檔案資源開發(fā)利用的規(guī)律［5］。

3.3　全面實(shí)施科技檔案信息資源的數(shù)字化管理

為了滿足行業(yè)需要與時(shí)代發(fā)展的需求，必須要采用數(shù)字化管理對科技檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的組織、規(guī)劃、推廣和應(yīng)用，將數(shù)字化技術(shù)全面貫徹到科技檔案信息資源的管理過程中，以信息技術(shù)作為橋梁來為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.4　提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源開發(fā)與利用工作的主體，因此必須要培養(yǎng)其優(yōu)秀的綜合素質(zhì)，使其在掌握必備的信息技術(shù)時(shí)也應(yīng)對科學(xué)知識有所了解，以便能根據(jù)各科技檔案信息資源內(nèi)容的不同做好規(guī)劃、整理工作并提供有效的服務(wù)，從而使檔案的開發(fā)利用省時(shí)省力。

4　西藏科技檔案現(xiàn)狀和利用效果

西藏地區(qū)由于獨(dú)特的自然環(huán)境和人文特點(diǎn)，在檔案資源的開發(fā)利用上較為傳統(tǒng)，從科學(xué)文化角度來說，西藏?fù)碛蟹N類繁多的礦藏、藏醫(yī)藥古籍、各類型極端天氣的災(zāi)害記載、豐富的經(jīng)典手抄譯本等，同時(shí)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在西藏各行各業(yè)中逐步得到了廣泛應(yīng)用和發(fā)展，由此形成了珍貴度極高的科技檔案。但從實(shí)際來看，西藏科技檔案的管理與開發(fā)工作較為落后，除了在科研項(xiàng)目立項(xiàng)、成果報(bào)獎(jiǎng)的科技文獻(xiàn)查新中進(jìn)行了運(yùn)用外，無論從基礎(chǔ)設(shè)施還是管理思維都存在嚴(yán)重的缺陷，利用效率較低，不能很好地適應(yīng)信息化社會的需求。

5　進(jìn)一步做好西藏科技檔案信息管理及信息資源開發(fā)利用的建議

首先，從基礎(chǔ)設(shè)施上進(jìn)行加強(qiáng)，配備充足的、功能強(qiáng)大的電腦、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備以及通暢的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對西藏地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建設(shè)；其次，從管理思維上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，采用信息化思維，通過檔案電子化和管理智能化來實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。西藏科技檔案信息資源的開發(fā)利用層次較低，僅限于對原始資料的初級開發(fā)，而且開發(fā)利用的方式也較為單一，多以紙質(zhì)檔案為主要載體、以手工操作為工作形式。另外，其開發(fā)利用的范圍也極其狹窄，整個(gè)開發(fā)利用工作局限于指定檔案部門，服務(wù)對象也只限于相關(guān)的科技人員、專家學(xué)者等少數(shù)群體，缺少對內(nèi)的橫向聯(lián)系和對外的拓展交流，由于所涉及的范圍過小導(dǎo)致無法滿足社會的廣泛需求。為了解決以上幾點(diǎn)問題，應(yīng)從執(zhí)行方式上進(jìn)行優(yōu)化，采取針對性措施進(jìn)行改進(jìn)，比如：加強(qiáng)檔案資料的多次開發(fā)和利用，盡量挖掘不同檔案信息資源在不同情況下的特定價(jià)值。用電子檔案取代紙質(zhì)檔案，做好信息資源的備份與校對工作，并且運(yùn)用科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行智能化管理，從多個(gè)角度對檔案資源的價(jià)值進(jìn)行開發(fā)利用。重視并加強(qiáng)檔案管理各個(gè)部門之間的信息交流與協(xié)調(diào)配合，使檔案資源的開發(fā)工作更加高效和細(xì)致，同時(shí)面向全社會采用規(guī)范化的管理制度進(jìn)行開發(fā)利用，使得西藏科技檔案能夠更好地為社會各界提供有價(jià)值的服務(wù)［6］。

6　總結(jié)

科技檔案信息資源的開發(fā)利用還存在很多不足，因此需要采取有效的應(yīng)對措施來將科技檔案的真實(shí)價(jià)值完整地發(fā)揮出來，從而推動科技的進(jìn)一步發(fā)展，并為信息化社會的各個(gè)行業(yè)提供有效的幫助。

［1］陳巧玲.科技檔案信息資源開發(fā)與利用的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（16）.

［2］姜平.試論科技檔案信息資源開發(fā)利用［J］.黑龍江史志，2011（21）.

［3］史媛.加強(qiáng)科技檔案資源的開發(fā)及利用探討［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013（10）.

［4］劉延麗.科技檔案信息資源的開發(fā)與利用［J］.機(jī)電兵船檔案，2011（01）.

［5］趙麗輝.如何正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開發(fā)和利用［J］.黑龍江科學(xué)，2016（20）.

［6］孔繁秀，孔翠翠.近年來我國西藏信息資源研究綜述［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2016（13）.