電子文件利用方式研究

陳方美

（西藏自治區(qū)科技信息研究所，西藏 拉薩 850008）

1 電子文件利用現狀分析

1.1 電子文件分類

在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件被定義“電子文件是在數碼時代中生成，以數據代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體介質中，依賴計算機軟件閱讀、處理，并可在信息網絡中傳送的文件”。電子文件分為兩大類：一類是一般日常工作和交往過程中產生的，例如：數碼信件、電子文書、數碼報表等，多以文本、圖像聲音和影像等形式存在；另一類是記錄人們科研性的創(chuàng)造的技術性文件，例如：通過CAD、CAM等計算機輔助軟件生成的文件，它們大部分都是以光柵圖或矢量圖等形式存在［1］。

電子文件包括聲頻、信息軟件、數碼信息庫、網頁文件等大多數的以電子形式存在的所有網絡化文件。只要是在計算機等電子設備環(huán)境中行成、運用、存儲，并可在網絡傳輸的文件都可以稱作電子文件。按照電子文件的信息存在方式，可分為三種類型：字、表處理文件、數據庫電子文件、計算機程序文件。隨著信息技術的發(fā)展，電子文件種類還在不斷的增多，例如音頻文件、視頻文件等［2］。

1.2 電子文件利用方式

電子文件利用方式主要包括三大類載體的利用、載體的復印、網絡查詢和復?。?］。

載體的利用是相關文件管理部門向利用需求者提供電子文件的載體的直接使用方法。這個利用方法要求文件管理部門要有運行電子文件的各類軟件平臺。其利用方式的特點為：這種方法可以給利用者提供技術支持，這在一定的程度上大大減少了繁瑣的電子文件管理工作。然而，這種直接利用在于保管部門的文件信息系統(tǒng)之中有多少可以提供出來直接利用的數據信息。

載體的復制是使用者將存儲在保管部門的介質上的數據復制到所使用的文件介質上，例如可以隨意移動的硬盤和光盤，拷貝以后帶離原來存儲位置的間接使用的方法。這種使用方式可以使信息被越來越多的利用需求者選取，從而達到信息的最優(yōu)化。然而對于信息安全的防護能力微弱，肯定會產生使用位置與時限的交叉問題，假如處理不當，就會導致信息的丟失,這就會產生安全防護方面的問題。因而,應根據需求者的需要和驗證他的利用權利和范圍后采取文件載體復制的方法。原則上要防止把介質上讀取的數據完全復制出來,并且可以用技術性的手段避免所供應的復印件的再次拷貝［4］。

科技發(fā)展與網絡技術的相接軌，這為我們展示了寬廣的網絡信息環(huán)境，用網絡化的手段查詢信息資源，更加成為了一種更為便捷的方式。這種使用方式適用于館際數據的互換和為相對牢固的查檔單元或私人個體服務。通過一對一數據通訊或互聯(lián)網來實現網絡電子文件快速傳輸。與此同時需求者不必要通過數據的存儲介質,數據信息的保管者不必要包裝和向需求者郵寄所需信息的復印件,只要利用者具有網絡系統(tǒng)就可以。

1.3 電子文件利用技術相關技術

1.3.1 電子文件介質與保存。越來越多的信息以電子形式建立。隨著信息以電子形式建立，因為電子數據信息的獨特性，在現代科學技術水平發(fā)展情況下，電子數據的存儲載體介質，例如可移動的磁帶、光盤和磁帶的恒久保存遠遠沒有到達應該有的基本要求的標準。作為電子數據信息保存的存儲介質，要達到以下基本要求：①可靠的技術平臺；②長久保存的媒介；③信息讀取有保證；④信息安全。這四點是相互制約密切相關的。例如，縮微膠片模擬介質就完全以上符合上面的條件：模仿虛擬的信息以自然人為本，其情勢和內涵現實真實，能被人理解，數據穩(wěn)定可靠相對于技術環(huán)境不受其影響，可以長期或恒久保存。

在眾多的電子數據介質中，固然光盤介質曾經被公認為是最優(yōu)質的電子文件的載體介質，而今，它仍然攜帶嚴重的缺點。對于光盤的讀取而言，它不單單依據盤片介質本體，并且也依賴軟硬件，軟硬件的更新?lián)Q代影響著光盤的保管與使用。虛擬空間介質（縮微膠片）是存儲數據資源的具有恒久性、防護性與提高發(fā)展速率的最佳介質。它符合檔案機構提倡的文件真實性的基本要求，是至今最優(yōu)的高密度存儲數據和自動檢索數據的技術。它的保存期長，是可以恒久保存的數據。它利用的是模擬影像技術，對信息安全具有保障作用。它使用的是COM系統(tǒng)，所謂COM，即為Computer Output Microfilm（計算機輸出縮微膠片）是將通過網絡傳輸的機讀數據信息轉化成文字、代碼等人能夠識別的資源，其次再將其登記在感光膠片上的信息處理系統(tǒng)［5］。

1.3.2 電子文件檢索。電子文檔信息資源的智能檢索和分類的理念，是充分發(fā)揮的電子文件作用的一個科學的搜索方法。已主要用在搜索順序“線性方式”，即按照文件逐步檢索系統(tǒng)整理文件，以確定該文件的形成情況，然后判斷形成于哪個部門機構。這樣的搜索的限制是，接入點之間的線基本上只有一個，也沒有辦法來實現對于相同的主題的全面的搜索。雖然檔案已經發(fā)現這樣的信息的組織的限制，但大范圍的搜索工具的手工制備是耗時耗力的大規(guī)模項目，而且要控制好檢索條件和檢索深度，否則，一個巨大的目錄系統(tǒng)就會使得編目工作量成倍增加。網絡信息組織計算機輔助檔案管理提供了技術可能性。只要必要的數據轉化為信息資源并轉入為計算機檢索系統(tǒng)之前，可以從多個角度和渠道根據利用者的需求進行檢索。全文搜索的電子文檔不再像逐級線性推進一樣，但一個垂直和水平相交信息來自不同搜索捕獲的網絡的形成，發(fā)現入口到利用者所需要的文件，任何搜索結果只是二次文獻，但是可以快速訪問到原來的信息資源，提供利用者所需要的信息資源。因為它不依賴于電子文檔的特征，對用于檢索數據的檢索結果的質量水平有更直接的影響。這些數據有很多通過書目索引來獲得。因此，在電子文檔管理和書目索引的過程中智能檢索是十分必要的。在我國，檔案描述的主要是編目提供的檢索文件，因此該項目的紀錄，主要是看它是否有篩選和確定方面有“檢索意義的”數據的作用。這方面的知識和其他一些國家是不同的。國際檔案理事會委員會電子文檔瀏覽清晰，他們認為：“與一般的書目錄文件的電子文檔應該是一樣的，應該包括背景信息和元數據［6］”。在所謂的“背景信息”是指形成的背景信息，包括“電子文件形成時的結構要求，環(huán)境狀況的形成和工作，文件和維修過程中使用的文檔”的輪廓等等。所謂的“元數據”是指“關于電子文檔數字化技術資料”，例如：“更新數據布局和描述文件的內部結構，以及規(guī)范性文件，修改或內容規(guī)則要求的解釋等等［7］”。他們還認為，“在整個生命周期理論文件保存的背景信息和存檔系統(tǒng)元數據信息資源”的有效使用對于電子文件很長一段時間有非常重要的作用。電子文檔索引書目應當以電子文件的形成階段，及時的將數據歸檔電子文件納入數據庫，多角度的搜索。當接收檔案電子文件歸檔當局有時間處理索引來進行全面的檢查，這樣一旦歸檔文件可以直接納入檢索系統(tǒng)，便于及時發(fā)現利用信息資源條目的質量從而為電子文件的利用者提供服務。

1.4 電子文件利用的原則

1.4.1 廣泛原則。各級各類檔案管理部門應及時抓住信息技術提供的機會，利用有效的措施，推廣使用電子文件信息資源。在使用電子文件廣度的前提下，檔案管理機構要以適當的方式和利用者的認可的方法推廣電子文件的利用，在法律促進電子文件信息的價值最大化。從而促進電子文件的廣泛使用。

1.4.2 便利原則。電子文件的利用途徑也有很多，在利用時要注意便利的原則,使電子文件的利用者在獲取信息資源時既要速度又要高質量，這樣一來檔案使用者才能得到美好的體驗,才能引發(fā)用戶的需求頻率。

1.4.3 安全原則。安全原則包含了二類內容，即保護文件的原始性和真實性以及機密電子數據信息的保密。利用者在利用電子文件時，要在文件真實完整的前提下，對于一些需要保密的文件的利用時進行授權使用，保證信息資源的安全性。

1.4.4 經濟原則。電子數據的運用比傳統(tǒng)的文件使用的資本更加高,況且對于是電子化的利用,數據信息和數據工作人員都應樹立起來效益的觀念。因為計算機技術的突飛猛進電子文件的利用為我們管理工作節(jié)省了大量的利用成本，大量的時間。

2 電子文件利用問題分析

目前中國電子文件管理與利用理論的研究更加深入、角度日趨多元化，風險問題的管理、電子文件大數據及背景信息等理論將電子文件這一新興事物呈現給了我們，沖擊著我們對電子文件利用方式的認識，同時它的管理實踐工作也在積極開展，“數字化檔案館”的廣泛應用、“數據異地異質備份”技術成為電子文件實踐工作的亮點。網絡數據的使用運行情況是一種與社會的各個方面密切相關的火熱現象,在利用的過程中會受到多方面的限制。但尤其不能忽視的是，在電子文件十幾年的發(fā)展中，電子文件仍然留有很多的需要克服的困難。電子文件利用方式方面存在的問題大致分以下幾大類：

2.1 電子文件利用資源不充足

我國電子文件利用資源嚴重匱乏，主要原因有二個方面，一方面電子文件僅僅只有十幾年的發(fā)展歷程，在時間和空間上沒有形成足夠量的電子文件，另一方面利用者在利用權限方面受到限制，有很多的電子文件不公開或者有很多已經過了保密期限的文件因為沒有及時審核而被遺忘。在大多數的情況下，從電子文件的形成，累計到使用開放這個過渡期需要一定的時間，所以想要短時期內實現電子文件資源豐富化需要各個方面的努力?，F在信息資源管理系統(tǒng)可以有權限的開放一些信息資源：形式或累積新創(chuàng)建的電子文檔，沒有使用的系統(tǒng)隱私文件，存在廣泛使用珍貴的歷史檔案。在電子文件形成、累計、使用開放的各個環(huán)節(jié)上都可以充分利用電子文件資源，這也可以填補利用資源的缺失。

2.2 電子文件利用的技術不成熟和管理不恰當

在利用網絡數據資源的時候需要具備一些基礎的網絡技術知識與經驗，這個要求也就成為了那些對計算機一竅不通的人的巨大挑戰(zhàn)。當代世界各個國家和民族關于技術和管理的爭論還沒有停止，技術和管理同樣重要，忽視其中的任何一方面都不利于宏觀的發(fā)展。對于我國電子文件的發(fā)展來說，技術的更新?lián)Q代改變了我們傳統(tǒng)的辦公模式，網上辦公節(jié)省時間提高效率，同時為用戶提供了便利，網上信息傳輸和共享讓人們感受到電子時代的優(yōu)越性。但隨技術而來的有更大的挑戰(zhàn)，電子文件信息的可更改性、丟失性以及黑客和病毒入侵，使電子文件的真實性和安全性遭到了質疑。技術雖然不是萬能的卻是必要的，一方面，我國整體網絡建設薄弱，電子文件利用的技術欠缺，另一方面相對于國外，中國的數據的管理存在亂指揮，越級等等的障礙，這些都是電子文件利用的障礙。

2.3 電子文件利用的資金問題

電子文件在開發(fā)和利用的過程中是需要資金的，例如對電子文件搜索、加工、處理、分析時需要必要的加工費、處理費、復制費等等。這些費用大多數的情況下應該由檔案部門或者把部分轉移給利用者。現在對于利用的資金問題我們有了新的看法，對于紙質檔案開發(fā)成本而言，電子文件的開發(fā)成本更高，這體現在對檔案管理的專業(yè)人才有特定的業(yè)務、技術要求、裝備、材料消耗和通訊所產生的費用等等。在電子文件利用中一定的資金是必須的，但合理的資金運轉才能更好地保證電子文件的合理利用。而這些也是利用電子文件利用的基本要求。

2.4 電子文件利用的法律權益問題

使用過程中的電子文件，將涉及多個公平問題，例如：文件利用者的隱私權、文件形成者隱私權、涉及發(fā)布權和其它電子文件內容的隱私性。對于這樣的問題，特別是對文件的紙質文件制定了一些法律或其他法律相關規(guī)定，但并不完全適合電子文件。根據國外的情況利用中存在的突出問題是電子文件的隱私泄露，自1970年以來有20多個國家，使用簽字控制信息數據。但是，社會記憶和保存要求相反，一些國家已獲準不為市民打開在規(guī)定期限存檔法律范圍內的電子文件。網絡技術的飛速發(fā)展，使電子文件的無國界交流成為可能，這不僅讓國家重新定義維護措施和財產國家檔案的范圍，還要考慮協(xié)調的問題與其他國家的規(guī)則的應用。電子文件的法律地位是立法的前提和基礎。缺乏真實性，完整性和可靠性，電子文件不能行使該文件的功能，安全性，不能成為處理各種問題的有效工具。2003年，國務院發(fā)布的“文件管理辦法的電子傳輸”（國辦函［2003］65號）規(guī)定：“通過電子公文傳輸系統(tǒng)，通過統(tǒng)一的標準化配置的秘書處國務院辦公廳通過郵局的電子文檔格式形成的數據和紙質文件相同的內容具有相同的法律效力［8］。“不過，該文件是只屬于部門規(guī)章。因此，電子文件不在我們的法律所承認，我們的法律還有待完善。

2.5 電子文件利用的安全問題

2.5.1 載體問題。對于電子文件安全而言，電子文件的載體是基礎和支持。但是在載體的選擇利用上存在很多問題。因為經濟的因素，一些各部的選擇質量差的載體；載體存儲混亂，隨機放置，使其在支承表面產生劃痕，未及時防霉、防腐；一些政府機構堆放許多光盤，造成過大的壓力，光盤磨損。這些載體問題導致的質量問題直接涉及的電子文件的安全性。

2.5.2 軟件問題。首先，軟件設計時使用的是沒有結合的電子系統(tǒng)和文件本身，利用公共軟件，黑客是很容易從軟件的缺陷，信息竊取資源。其次，絕大多數的軟件開發(fā)商和監(jiān)管部門的軟件是由軟件開發(fā)人員聯(lián)合開發(fā)的，技術方面的聯(lián)合開發(fā)的文件管理軟件，很容易解密密碼，竊取文件簡單的信息。再次,各級檔案管理機構的網站也是黑客攻擊的主要對象之一,而電子文件的管理人員信任和使用國外的加密的軟件,系統(tǒng)一旦受到攻擊,就造成信息的大量的丟失從而造成大量的損失，對電子文件的安全產生威脅。

2.5.3 網絡問題。網絡是生成電子文件的環(huán)境，由于互聯(lián)網本身以及早期設計缺陷，網絡安全事件時有發(fā)生。一些部門缺乏專業(yè)技術人員，沒有時間設置一個強大的防火墻，入侵檢測技術，導致該網站未經授權的訪問時，好多非法利用者侵入網站，這會使文件數據的完整性，真實性和安全性遭到破壞。其中一個主要方式就是計算機病毒，病毒感染，很有侵略性，因為我們大多數老的軟件缺乏相應的軟件和技術不及時更新，沒有及時檢測到病毒，一旦病毒入侵，最終會導致整個電子文件網絡系統(tǒng)故障，數據丟失。

2.5.4 操作問題。信息安全事故是信息泄露的主要途徑，其在很大程度上是由于內部操作不規(guī)范引起的。經過調查發(fā)現，在很多領域所提出的規(guī)則保密性不強，缺乏可靠性考核，管理職責不明確，工作人員不知道的等問題，這些都直接或者間接導致了信息安全的泄露。

3 電子文件利用方式改進策略

電子文件是一個循環(huán)的，利用互聯(lián)網遠距離傳輸的，通過網絡與信息傳輸和利用網絡數據。電子文件的使用，是一種新的類型和性質，因此必須建立并遵循一個新的電子文件的利用要求，方便了利用者的活動，同時保證電子文件的安全性。可以從以下幾個方面對電子文件利用的方式進行改進，從而既滿足利用者的需求又能夠保證電子文件的完整性、安全性、真實性。

3.1 利用權限的審核

電子文件保管人員不能面對具體所在位置的利用者傳遍了文件，使利用者只能通過使用權限來識別和控制網絡系統(tǒng)。哪些工作人員都參與：利用電子文件和維護人員的工作系統(tǒng)，電子文件歸檔，信息資源管理系統(tǒng)。由于工作的不同性質和自己的職責，因此，檢查利用它的權限，這是至關重要的環(huán)節(jié)。審計工作應由工作的決策者進行。在使用中，整個系統(tǒng)的功能，根據誰需要各級許可證的不同人的責任確定，因此利用者要注冊系統(tǒng)并登錄。涉及使用未經授權的功能或面積，則應該能夠拒絕請求使用和給予快速警告等，從而保證了使用的有效控制和監(jiān)測電子文檔和系統(tǒng)的安全。

3.2 利用方式的控制

各級保管部門要對利用者的利用方式進行嚴格的控制。能直接現場利用的不能拷貝利用，如果需要拷貝件的要進行詳細的內容登記，包括拷貝日期，歸還拷貝件日期，單位，原因等等。各級部門是采取在現有的信息技術的基礎上使用的安全等級相應可控制的，可確保該方法的安全性的模式。因為訪問網絡文件不僅擴大了使用范圍，也改變了人們使用文件的方式。只有在讀取存檔到紙張文件等情況下提供給轉換以防止泄露，丟失，病毒等問題。在讀取時的板塊有貸款，復制等也應該特別規(guī)定。電子文件在處理網絡安全的問題時候進入深入的研究，電子文檔的使用模式，設計和選擇不僅要考慮有利于信息安全，同時也以評估易用性和是否有益。

3.3 及時回收電子文件復印件

在分散時間和地點促進和使用文件的電子版本，無疑給利用的管理造成了一定的難度。如果不妥善處理，電子文件會導致信息丟失。要采取有效措施，嚴格的管理，對那些提供給利用者的電子文件副本及時回收。根據利用者的需求和使用許可原則確認電子文件，復制文件內容，提供利用。在使用過程中為了防止存儲的信息再復制，要對拷貝件進行技術設置防止二次復制。我們要對利用文件的種類，數量，時間，持續(xù)時間等情況登記記錄。根據網絡管理系統(tǒng)提供的，電子文件管理人員在利用登記信息的基礎上對自動副本的情況及時了解，并限期提出召回名單。回收的電子文件復印件，我們應該做的是對復印件信息內容清除的徹底性，以防文件信息丟失。

3.4 嚴格執(zhí)行電子文件備份制

要建立多套備份制度。電子文件有三個備份副本，一個用于提供接入，一個用于存儲，一個用于異地。至于審查和檢查存檔的副本是常用的，它不能提供直接利用但是可用異地審查，以保證電子文檔的完整性和真實性。輸入外部使用電子文件為只讀文件。需要控制使用的數據加密，用戶認證和加密管理的其他方法的電子文件。從而保證電子文件的內容真實，完整。多套備份制度也有利于信息資源的審核與維護，當利用過程中出現問題的時候的可以進行比對，間接也維護了電子文件的原始性和真實性。

3.5 加強防護電子文件的安全

為了加強防護電子文件的安全，各類檔案管理部門安裝了防火墻技術和安全掃描工具，在網絡的屏障各級使用，從而來保障電子文件的安全。設置訪問權限，訪問控制，不同的用戶有不同的訪問權限。該信息被加密存儲在加密算法或使用信息加密，所以未經授權的用戶很難破譯，并且沒有泄露機密的內容公開。在簽名作為一個摘要算法的信息來計算的摘要信息，并使用加密摘要，以確保數據的完整性。

總的來說，在現代信息技術高速發(fā)展的時代，電子文件以其耀眼的光芒站在了我們的面前，給我們生活的方方面面帶來了前所未有的沖擊，與此同時帶來的利用技術不成熟、資金資源不充足、法律權益和管理等一些方面的問題，針對這些問題進行改進，例如電子文件利用權限的審核、利用方式限制化、利用機密文件的安全防護和嚴格執(zhí)行備份制等，從而達到電子文件利用的最優(yōu)化，更好地為我們所服務。