對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的思考

焦丹瓊

（北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院機(jī)電工程學(xué)院 北京 102208）

1 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

高校檔案是對(duì)高校歷史、高校教師、高校學(xué)生發(fā)展歷程的重要見證，高校檔案管理工作主要包含對(duì)檔案的收集、分類、保管、后期統(tǒng)計(jì)以及提供使用等環(huán)節(jié)。高校的不斷發(fā)展進(jìn)步以及高校教職工、高校學(xué)生數(shù)目的不斷增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的高校檔案管理辦法已無法適應(yīng)檔案資料的迅速增多。伴隨著我國高等教育的普及，高校檔案信息化管理是未來的發(fā)展大勢(shì)[1]。

對(duì)于我國現(xiàn)階段的高校檔案信息化建設(shè)主要包括三個(gè)維度：一是高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即通過數(shù)字掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等實(shí)現(xiàn)對(duì)高校現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化保存，根據(jù)各高校對(duì)檔案信息化建設(shè)程度的不同，現(xiàn)階段可將紙質(zhì)檔案數(shù)字化分為兩個(gè)不同的層次：高校檔案目錄信息化和全文信息化；二是高校建立檔案信息化網(wǎng)站，讓訪客以訪問主頁的形式獲取對(duì)檔案信息的獲取，網(wǎng)站的主要內(nèi)容包含檔案管理機(jī)構(gòu)信息、檔案工作開展近況、各類檔案信息資源等等；三是高校信息化檔案館建設(shè)，指建立數(shù)字化的高校檔案管理室，讓用戶在獲得權(quán)限的情況下可隨時(shí)訪問高校開放的檔案資源，這種無形的檔案信息化管理方式為廣大用戶提供了極大的方便[2]。

國家大力支持我國高校不斷對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，以探索出更方便、更快捷的檔案信息化管理辦法。不少高校在國家的號(hào)召下，引進(jìn)了現(xiàn)代化的檔案信息化管理設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)，力求滿足現(xiàn)階段對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的初步要求。但這些行動(dòng)尚未達(dá)到高校檔案信息化建設(shè)的根本要求。

2 目前高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 高校檔案管理人員觀念陳舊

高校檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)離不開檔案館管理層和檔案管理人員的共同努力。管理層的決策是否得當(dāng)直接影響高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)是否合理、有效[3]。對(duì)大多數(shù)高校，現(xiàn)在存在的客觀問題是管理層對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)的深度不足，對(duì)有關(guān)政策的落地決策力度不足，思想上的落伍致使整體高校檔案信息化建設(shè)持續(xù)滯后，嚴(yán)重影響檔案信息建設(shè)工作的實(shí)施進(jìn)行。高校檔案信息化建設(shè)必須以科學(xué)的管理方法為支撐，對(duì)廣大檔案管理基層人員素質(zhì)要求也較高?，F(xiàn)有的高校檔案管理人員大多為高校后期管理人員，他們的檔案管理辦法還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，只認(rèn)為滿足日?；拘枨蠹礊樽龊昧吮韭毠ぷ?，不能考慮到檔案信息化建設(shè)所帶來的的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。除此之外，高校檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理、專業(yè)檔案管理人員的缺失等都阻礙著我國高校檔案信息化的建設(shè)工作。

2.2 高校對(duì)檔案信息化建設(shè)投入資金短缺

高校檔案的特殊性需要同時(shí)進(jìn)行硬件和軟件方面的資金投入。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、高清掃描儀、大容量硬盤等等都是高校檔案信息化工作中不可或缺的硬件設(shè)備[4]。廣泛全面的各類高校檔案信息必須通過這些硬件設(shè)備才能轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，方便后期的儲(chǔ)存及調(diào)用。高校檔案信息化建設(shè)所需的軟件投入主要指各類檔案信息在線管理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫等。方便的軟件管理系統(tǒng)將大大提升高校檔案管理人員的工作效率，有利于大量檔案信息的數(shù)字化儲(chǔ)存。不少高校僅僅在檔案管理區(qū)擺設(shè)幾臺(tái)電腦，不能做到物盡其用；部分高校又不管是否設(shè)備為必需統(tǒng)一大量采購，造成軟硬件資源的浪費(fèi)。與教研工作相比，不少高校對(duì)檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，因此資金方面的投入較少，這直接導(dǎo)致檔案管理部門在信息化設(shè)備投入上有所欠缺。

2.3 高校檔案管理體制執(zhí)行不合理

高校在對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)過程中，缺少統(tǒng)一的檔案信息化管理辦法和相應(yīng)的上級(jí)管理部門，大部分高校僅根據(jù)自身需求進(jìn)行不同層次的信息化建設(shè)工作。盡管存在不少高校檔案信息管理辦法，但在執(zhí)行上存在各類不合理現(xiàn)象，這嚴(yán)重阻礙了各大高校之間信息資源的共享，甚至在高校不同部門之間都無法做到檔案信息化統(tǒng)一管理。規(guī)章制度實(shí)施的不嚴(yán)格及無人監(jiān)管不利于高校檔案信息化建設(shè)工作，也嚴(yán)重影響高校檔案數(shù)字化進(jìn)程。目前，我國已發(fā)布一些關(guān)于電子文件管理及保存工作的規(guī)范，如《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等法律法規(guī)[5]，但這些規(guī)范和法律法規(guī)倘若不能合理執(zhí)行、發(fā)揮作用，便是對(duì)資源的浪費(fèi)。

3 推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的舉措

3.1 培養(yǎng)檔案信息化意識(shí)，提高信息化管理能力

高校檔案館本就是為高校教職工提供后勤服務(wù)的一個(gè)部門，很多人對(duì)其職能認(rèn)知存在偏差，這就需要高校對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行不斷普及，讓更多人對(duì)檔案信息化有更全面的了解，從思想上意識(shí)到高校檔案信息化建設(shè)的重要意義。高校檔案管理部門還應(yīng)引進(jìn)更多信息化人才，給高校檔案信息管理部門注入新鮮血液，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工計(jì)算機(jī)能力的培養(yǎng)，開展檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高高校檔案員信息化管理能力，新老檔案管理員共同致力于高校檔案信息化建設(shè)工作。

3.2 加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案雖在推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展方面比不上科研工作，但其卻是高校發(fā)展、科研工作的重要保障。高校每年應(yīng)設(shè)置用于檔案信息化建設(shè)方面的專用資金，添置信息化管理設(shè)備，更新現(xiàn)有的數(shù)字化設(shè)備，以滿足大容量信息化數(shù)字資源的存儲(chǔ)需求，并預(yù)留相關(guān)資金用于后期設(shè)備的維修、升級(jí)及維護(hù)工作[6]。檔案信息化的表現(xiàn)形式直接影響管理者和用戶的體驗(yàn)效果，高校檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際，開發(fā)出適合高校并能實(shí)現(xiàn)各部門、各高校信息共享的軟件管理平臺(tái)，確保高校信息檔案建設(shè)過程中各類基礎(chǔ)設(shè)施的完善。

3.3 加強(qiáng)檔案信息安全保障工作

硬件設(shè)備的損壞、管理系統(tǒng)存在漏洞、操作失誤等因素都會(huì)給高校檔案信息化建設(shè)帶來威脅。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為新時(shí)期帶來了眾多便利，信息化的普及可謂給高校檔案信息化建設(shè)管理工作帶來了福音?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代面臨最大的問題就是信息安全問題，高校檔案信息化建設(shè)也不例外。高校檔案信息的丟失、任意篡改等都會(huì)給高校帶來很大的損失。特別是在校學(xué)生的檔案信息，直接關(guān)乎高校學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)問題。為此，高校檔案信息化管理工作必須建立健全檔案安全管理工作，采取有效措施對(duì)高校電子檔案進(jìn)行全面保護(hù)，采用數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等全方位的安全技術(shù)，加強(qiáng)高校檔案信息安全保障工作。

[1] 陸冬梅.信息化建設(shè)對(duì)高校人事檔案發(fā)展趨勢(shì)的影響研究[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2017(19)：162-163.

[2] 劉朝文.基于區(qū)域視野的高校檔案信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(01)：22-23.

[3] 藍(lán)皚珠.信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2014，11(35)：255-256.

[4] 龐莉，張鶯.高等教育功能嬗變視角下高校檔案文化教育功能新探——由27號(hào)令引發(fā)的對(duì)高校檔案服務(wù)的新思考[J].云南檔案，2011(07)：51-52.

[5] 張一潔.信息時(shí)代對(duì)高校檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)的新要求[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2010(01)：36-37.

[6] 郭祥遠(yuǎn).淺談網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案工作的影響[J].河南教育學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2001(02)：157-158.