漸行漸近的內(nèi)蒙古氣象檔案

賀美萍

(內(nèi)蒙古氣象信息中心,內(nèi)蒙古 呼和浩特 010051）

每當(dāng)看到敘利亞大馬士革，在戰(zhàn)火中千瘡百孔，廢墟瓦礫成堆，原來美麗富饒的城市不見蹤影，就會默默地想：當(dāng)有一天戰(zhàn)爭結(jié)束，再重建這座城市時，該是多么的艱難，無論建設(shè)者是根據(jù)靈感還是民族特點(diǎn)來設(shè)計，都要查一查，翻一翻，在戰(zhàn)爭前它的檔案和歷史……這是城市建設(shè)，在其他諸多方面更是要依據(jù)檔案查詢歷史。

檔案是多么的重要和神奇，就像是一位老人給你講原來的故事和發(fā)展，但是，一旦因戰(zhàn)爭或自然災(zāi)害，沒有把原始檔案保存好，那將是多么遺憾，無法彌補(bǔ)的空白，它將是一個永遠(yuǎn)的痛，一個無法破解的迷。自從接觸到檔案，干上檔案工作后，才知道檔案對國家，城市建設(shè)，各行各業(yè)是多么重要。

2014年6月因工作需要，筆者調(diào)到內(nèi)蒙古氣象信息中心的氣象檔案科工作，不少同事都挺羨慕的，認(rèn)為是個清閑省心的地方，殊不知隔行如隔山，要盡快熟悉業(yè)務(wù)又要干好本職工作，原來雖然同樣做氣象工作，但真正干上檔案工作后，確不是那么簡單，有時甚至是無從下手。本人不放過向老同志學(xué)習(xí)和其他培訓(xùn)的機(jī)會，不懂就問，有時間就自學(xué)或上網(wǎng)學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《氣象檔案管理規(guī)定》《氣象檔案分類法》《氣象記錄檔案移交管理規(guī)定》《氣象檔案業(yè)務(wù)流程》《省級氣象檔案管理系統(tǒng)》等，按科室要求查閱賬簿，實(shí)物與賬簿一一對應(yīng)，以實(shí)物為準(zhǔn)，完成科室交辦的阿拉善盟、錫林浩特市、興安盟、通遼市的氣象記錄明細(xì)登記；熟悉掌握了各盟市的記錄擺放位置，對前來借閱的同事及時準(zhǔn)確找到需要的資料。登梯子上密集架是工作常態(tài)。2014年底到2016年正遇上檔案館擴(kuò)容改造，新建密集架 340m2,舊密集架改造135m2,經(jīng)過打包下架，記錄、分類、運(yùn)輸，重新整理上架（氣象記錄、氣壓、氣溫、濕度、風(fēng)向風(fēng)速、降水、氣象報表類、高空記錄、天氣圖表、撤站等等）資料3萬余冊。埋頭苦干好幾個月，每天汗流浹背，與塵土為伴，雙手雙腿疼痛，連手指被紙盒劃破都不知道，科室成員不同程度的病倒了，但換來的是整潔明亮的庫房，擺放有序的各類資料，并預(yù)留出了未來多年歸檔資料的位置。目前，館藏資料6萬余冊，5個紙質(zhì)檔案庫房，有1000 m2的使用面積，1個機(jī)讀載體庫房，40m2的使用面積。

2016年12月26日經(jīng)過大家的共同努力，由內(nèi)蒙古檔案局和自治區(qū)氣象局組成的評審組對氣象信息中心檔案工作進(jìn)行測評，對照《內(nèi)蒙古自治區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作測評標(biāo)準(zhǔn)》對信息中心檔案條件保障、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案資源開發(fā)利用及信息化建設(shè)等方案工作進(jìn)行認(rèn)真審核。通過實(shí)地查看了氣象檔案館的建設(shè)情況、查閱了文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、特殊載體檔案、氣象觀測記錄檔案、氣象科學(xué)研究記錄、氣象基本建設(shè)檔案和相關(guān)編沿材料，以及檔案全文數(shù)字庫，氣象信息中心以98.8分的好成績榮獲機(jī)關(guān)檔案工作自治區(qū)一級單位。

2017年9 ～12月參與完成自治區(qū)氣象局要求歸檔的“內(nèi)蒙古自治區(qū)氣象局山洪地質(zhì)災(zāi)害防治保障工程項(xiàng)目”的歸檔任務(wù)。包括2011～2014年度6個批次的項(xiàng)目檔案。預(yù)先認(rèn)真學(xué)習(xí)歸檔技術(shù)和移交方案，與負(fù)責(zé)人探討問題，到盟市查看了解情況，回答盟市及二級單位電話咨詢。上交單位按項(xiàng)目要求包括工程管理文件、工程技術(shù)文件、工程財務(wù)文件三個子項(xiàng)目分別進(jìn)行組卷（立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、技術(shù)開發(fā)、設(shè)備配置、竣工驗(yàn)收及固定資產(chǎn)移交等全過程中形成的文字、圖表、聲像等形成的全部文件材料）履行移交手續(xù)，按規(guī)定格式填寫《山洪項(xiàng)目檔案移交、接收登記表》和《山洪項(xiàng)目機(jī)讀載體（電子文檔）檔案移交、接收登記表》。檔案工作人員需開盒開卷逐一清點(diǎn)，上計算機(jī)查看光盤，達(dá)到檔案資料完整、組卷規(guī)范、移交井然有序的原則。經(jīng)多日清點(diǎn)，查漏補(bǔ)缺，改正錯誤，準(zhǔn)確無誤后，蓋章、簽字，共接收3個盟市6個二級單位的84個項(xiàng)目262卷，按要求順利完成任務(wù)，獲得領(lǐng)導(dǎo)好評。期間還按要求接收歸檔了工程基建項(xiàng)目檔案55盒，圖紙202張。

2017年初為了提高內(nèi)蒙古自治區(qū)氣象檔案等資料的服務(wù)質(zhì)量，啟動內(nèi)蒙古自治區(qū)數(shù)字化檔案管理及資料共享平臺項(xiàng)目建設(shè)，中心與內(nèi)蒙古云科數(shù)據(jù)公司就內(nèi)蒙古氣象數(shù)字檔案館建設(shè)方案進(jìn)行研討，首先以烏蘭察布市作為范例。本科室在隨后的日子里協(xié)助云科公司完成檔案館的庫房與密集架尺寸丈量及庫房平面圖設(shè)計；完成烏蘭察布市11個臺站的氣象要素明細(xì)賬簿統(tǒng)計與實(shí)物對比（筆者負(fù)責(zé)豐鎮(zhèn)、化德）；完成實(shí)物位置擺放；完成風(fēng)向風(fēng)速、降水的換盒工作；完成溫濕度、煙感和視頻監(jiān)控系統(tǒng)的接入工作，達(dá)到自動報警，無死角監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案館科學(xué)智能化管理。同時，其它科室的數(shù)據(jù)管理人員，把已數(shù)字化的資料接入到系統(tǒng)中。云科公司多次派人與我們進(jìn)行討論、溝通和組織學(xué)習(xí)，到目前一期項(xiàng)目建設(shè)已完成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)查詢、借閱歸還、虛擬三維系統(tǒng)、個人空間、館務(wù)（協(xié)同）工作平臺、管理中心、利用中心（綜合業(yè)務(wù)查詢）、系統(tǒng)管理等六大功能支持，極大方便了氣象系統(tǒng)職工及社會各界人士對科學(xué)研究、歷史資料、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等的查詢，提高了資料的共享利用。

來檔案科工作近4年時間，3/4的庫房已整理過一遍，數(shù)字化掃描工作也進(jìn)行了一半，歸檔工作也在逐步進(jìn)行，但對整個內(nèi)蒙古氣象檔案來說遠(yuǎn)不止這些，檔案難就難在開發(fā)利用效果，保存史料不僅是為了讓檔案存在，更重要的是讓它發(fā)揮自身的使用價值，更好的服務(wù)于社會?！爸悄芑瘮?shù)字檔案管理平臺”還要繼續(xù)完善；海量的數(shù)據(jù)要陸續(xù)接入；數(shù)字化任務(wù)還很繁重；其它如：氣象事業(yè)管理、氣象觀測記錄、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)、氣象科學(xué)研究、氣象基本建設(shè)、氣象儀器設(shè)備、氣象標(biāo)準(zhǔn)計量的檔案還需繼續(xù)歸檔，檔案工作任重而道遠(yuǎn)。建設(shè)好利用好管理好“智能化數(shù)字檔案管理平臺”是我們今后的任務(wù)，只有把最基礎(chǔ)最艱苦的工作做好，才能更好的使這個平臺運(yùn)轉(zhuǎn)起來，真正起到了資料共享，保護(hù)紙質(zhì)資料的作用。

數(shù)字檔案館是信息條件下檔案館的“升級版”，與傳統(tǒng)檔案館相比較，數(shù)字檔案館具有的特點(diǎn)和功能是：檔案資源“數(shù)字化”，檔案實(shí)體“虛擬化”，檔案管理“系統(tǒng)化”，信息傳遞“網(wǎng)絡(luò)化”，檔案利用“知識化”。實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。氣象檔案數(shù)字化后，有利于提高氣象檔案利用工作效率，實(shí)現(xiàn)快遞檢索、資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)，有利于提高氣象檔案保護(hù)工作水平，減少氣象檔案利用損壞，促進(jìn)氣象檔案搶救工作，提高氣象檔案信息安全系數(shù)，是氣象檔案創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容，真正做到了死檔案活利用效果。