以信息技術(shù)為基石的檔案管理研究

許 揚

（荊州市婦幼保健院 湖北 荊州 434020）

1 引言

檔案管理是衡量一個單位的綜合實力的軟性指標，在信息社會尤其如此，信息資源對于單位創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益，對于單位決策愈發(fā)的重要。因此，有必要對這一領(lǐng)域展開闡述。信息技術(shù)具有時代特性，不同時期看待檔案信息化管理會得出不同的觀點。筆者主要以信息技術(shù)為藍本，以規(guī)范化和有效化管理為目標，從降低單位開支并實現(xiàn)檔案管理效率最大化的方向?qū)@一領(lǐng)域進行研究，以期能夠為檔案管理人員妥善管理檔案提供一條可行性路徑。

2 檔案信息化管理概括

信息技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進行物質(zhì)上的分離，實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化。所謂檔案信息化管理就是運用大數(shù)據(jù)、云計算以及其他電子科技對檔案內(nèi)的信息資源進行物質(zhì)上的分離，對信息資源進行數(shù)據(jù)化后，信息資源能夠在計算機以及互聯(lián)網(wǎng)上自由傳播，也能夠最大化地對信息資源進行壓縮，節(jié)省管理空間[1]?，F(xiàn)階段，檔案信息化管理的目的是信息資源管理的自動化、歸檔的自動化、編目自動化以及檔案共享化。相較于傳統(tǒng)的管理模式而言，信息化管理特性明顯。第一，創(chuàng)新性。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠帶來檔案管理思維、管理方式以及管理理論的創(chuàng)新。從最初的只是運用信息技術(shù)掃描紙質(zhì)檔案到現(xiàn)階段檔案信息資源云共享無不體現(xiàn)了這種創(chuàng)新性。第二，帶動性。信息技術(shù)能夠帶動整個單位的運轉(zhuǎn)，各個部門之間進行工作交流、工作協(xié)調(diào)將愈來愈方便，單位整體管理水準全方位的進行了提升。第三，滲透性。信息技術(shù)滲透在檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，從立檔到用檔中間的各個環(huán)節(jié)都需要利用到信息技術(shù)。第四，增值性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案共享提供了可能，各個單位以及各個部門之間能夠廣泛地傳遞檔案信息，檔案信息資源的社會價值和經(jīng)濟價值都得到了很大程度上的提升。

3 檔案信息化管理問題分析

3.1 欠缺系統(tǒng)化的管理制度

一方面，在歸檔體制方面存在漏洞，許多單位沒有統(tǒng)一制定歸檔要求，電子文件在歸檔時要么是word格式，要么是pdf格式，在后期進行檔案編目工作時，需要重新將word版的電子文件轉(zhuǎn)化成pdf格式，重復(fù)勞動使得檔案管理效能低下，顯然不利于長期的信息化建設(shè)[2]。同時，歸檔體制存在漏洞導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的信息資源不完整，許多電子文件不能及時上傳，紙質(zhì)文件不能及時掃描處理，再加上工作人員在工作時出現(xiàn)紕漏，就導(dǎo)致電子文件中的部分內(nèi)容遺漏，違反了檔案管理的基本原則。另一方面，實踐中仍然存在“雙軌制”的檔案管理體制，單位檔案雖然主要由檔管部門管理，但是其他部門仍然需要管理一部分檔案，檔管部門與部門之間的溝通協(xié)調(diào)欠佳，人為增重了管理“包袱”，不利于投入最少的資源實現(xiàn)資源利用效率的最大化。

3.2 共享程度低

信息資源的特性決定了無論哪一個單位不可能在有限的財力、物力和人力下將與單位工作有關(guān)的所有信息資源處理完畢?，F(xiàn)階段，檔案共享程度不高，導(dǎo)致上下級單位之間以及存在關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的單位之間在進行重復(fù)勞動。實踐中主要表現(xiàn)在：第一，聯(lián)合檔案數(shù)據(jù)庫沒有建立，各個單位之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，加之共享意識也不高，導(dǎo)致許多本可以共享的信息資源卻無法在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)“一站式”共享。第二，跨區(qū)域共享意識不高，沒有充分挖掘信息技術(shù)的潛在功能。信息技術(shù)能夠打破時間和空間壁壘，但是在實踐工作中許多工作人員并沒有意識到這一點可以利用在檔案管理上，導(dǎo)致檔案利用存在“信息孤島”的現(xiàn)象。

4 檔案信息化管理的對策建議

4.1 管理體制的系統(tǒng)化

一方面，有必要優(yōu)化歸檔體制。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)對文件格式的要求來統(tǒng)一文件格式，方便后期檔案管理人員能夠統(tǒng)一對電子文件進行編目、檢索以及信息分析。同時，應(yīng)當(dāng)通過責(zé)任落實機制來督促工作人員及時完成檔案工作，確保檔案工作的嚴謹性、科學(xué)性和規(guī)范性，對于超期歸檔的行為要予以懲戒，這會有利于整體管理效能的提升，也能盡可能減少工作中存在的紕漏。另一方面，統(tǒng)籌檔案管理，變“雙軌”為“單軌”。除了確需由某一部門管理的檔案外，其他檔案都由檔管部門進行管理，建立一套各個部門相協(xié)調(diào)、工作環(huán)節(jié)成體系的統(tǒng)一管理機制，能夠防止重復(fù)勞動，節(jié)省人力、物力和財力支出。

4.2 加強檔案共享

一方面，檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)具備共享意識，主動與存在業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的單位進行聯(lián)系，共同打造檔案資源庫[3]。檔案資源庫建設(shè)要以“一站式”服務(wù)為根本出發(fā)點和落腳點，不僅能夠在資源庫上進行檔案查詢，而且能夠進行檔案檢索和借閱，節(jié)省各個單位之間的開支。另一方面，要完善安全管理，檔案共享與檔案安全不是矛盾的，而是相互聯(lián)系的有機整體。因此，檔案數(shù)據(jù)庫中要利用訪問限制、秘鑰技術(shù)來限制訪問人員，完善調(diào)檔程序，防止檔案遺失和篡改的現(xiàn)象發(fā)生。同時，要抱著開放心態(tài)迎接信息技術(shù)，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維模式來實現(xiàn)跨區(qū)域單位之間的檔案共享。

5 結(jié)語

電子辦公發(fā)展的大環(huán)境下，如何對信息資源進行集成化、體系化和規(guī)范化管理值得關(guān)注并研究。信息技術(shù)為實踐工作領(lǐng)域提供了工具，也為理論研究者提供了研究思路。檔案信息化建設(shè)工程內(nèi)部各個要素紛繁復(fù)雜，需要經(jīng)過漫長的發(fā)展時間，需要在實踐中檢驗理論研究。本文嘗試以信息技術(shù)為著落點，針對實踐檔案管理工作進行解析。由于筆者學(xué)術(shù)功底的有限，文中所闡述的路徑雖然具有一定的參考意義，但是各個單位還應(yīng)根據(jù)自身現(xiàn)狀有目的地加以改進，這樣才能使理論契合實際。