建筑工程竣工資料管理問題及解決措施

王敏

（陜西建工第四建設(shè)集團(tuán)有限公司 陜西渭南 714000）

引言

工程竣工資料是建設(shè)項(xiàng)目工程歸檔文件的前身。因此，竣工資料對(duì)建筑項(xiàng)目質(zhì)量和安全管理起著非常關(guān)鍵的作用。竣工資料要跟IS015489所規(guī)定的文件特征相符，具備真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性基本特點(diǎn)。合格的項(xiàng)目竣工資料能夠?yàn)槭┕て髽I(yè)提供分析總結(jié)施工過程的根據(jù)，有效推動(dòng)企業(yè)管理水平與施工技術(shù)水平的提升。在竣工資料管理中，關(guān)鍵包含兩個(gè)方面：①整理竣工資料；②竣工檔案的歸檔，在做好上面兩點(diǎn)的基礎(chǔ)上，能夠說建筑竣工檔案就獲得了有效的整理。

1 竣工資料管理的問題

1.1 資料管理制度不健全。

建設(shè)單位和施工單位在簽訂合同時(shí)，沒有對(duì)工程驗(yàn)收資料的整編和管理的責(zé)任、內(nèi)容、要求做出詳細(xì)、具體、清楚的要求，是造成項(xiàng)目最后驗(yàn)收時(shí)竣工資料整編質(zhì)量發(fā)生問題的關(guān)鍵因素。還有沒有統(tǒng)一規(guī)定文件、技術(shù)通知的管理，不系統(tǒng)甚至混亂的編號(hào)，其規(guī)格大小也常常不統(tǒng)一，給整編導(dǎo)致困難；沒有定期的資料整理、分類制度，沒有標(biāo)準(zhǔn)的資料查詢、索引系統(tǒng)，沒有資料的保管和移交專門制度。

1.2 對(duì)于工程竣工資料沒有進(jìn)行全員管理

由于項(xiàng)目竣工資料牽涉面相對(duì)廣，差不多包含了全部施工部門。因此，各級(jí)部門與人員要對(duì)其區(qū)域內(nèi)在資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。然而在實(shí)踐中，一些人員不單沒有嚴(yán)格實(shí)施竣工資料管理規(guī)范，也沒有嚴(yán)格實(shí)施竣工資料的歸檔要求，從而影響到項(xiàng)目竣工資料的整體質(zhì)量。對(duì)此，有關(guān)部門與人員一定要予以重視，樹立項(xiàng)目竣工資料全員管理的理念。

1.3 工程竣工資料管理人員專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前社會(huì)是信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，所以，信息技術(shù)活躍于各個(gè)范圍，特別是在建筑范圍影響力特別大，進(jìn)而讓建筑企業(yè)的管理工作產(chǎn)生了非常大的改變，不但表現(xiàn)在管理形式上，還表現(xiàn)在管理工作人員的自身上。在建筑項(xiàng)目管理中發(fā)生的問題，除了是由于管理形式的停滯不前，還有一小部分是由于管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)不高。在對(duì)項(xiàng)目竣工資料實(shí)施整理時(shí)，沒有依照要求，就盲目的工作，因此常常會(huì)有整理缺失、記錄不完整、正確性不高的情況出現(xiàn)。

2 建筑工程竣工資料管理的措施

2.1 建設(shè)健全各種工程資料的管理制度是把建筑工程資料管理做好的基礎(chǔ)

為了增強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)各階段工程資料的有序管理，確保項(xiàng)目資料和圖紙的正確、齊全、標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)單位在工程建設(shè)初期（從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就要依照國(guó)家資料管理的相關(guān)規(guī)定），結(jié)合建筑現(xiàn)實(shí)狀況，擬定相關(guān)鍵的資料管理制度、方法。同時(shí)要清除確定建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等項(xiàng)目工程管理人員資料管理人員在工程資料產(chǎn)生過程中各自所要承擔(dān)的職責(zé)，標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目資料的收集、整理，以確保項(xiàng)目自開始后的同步。完整的先期文件非常重要，在維護(hù)建設(shè)單位和施工、監(jiān)理單位的合法權(quán)益方面有關(guān)鍵的根據(jù)、憑證作用。

2.2 改善工程竣工資料的專人化管理

在整編工程竣工資料中，施工單位發(fā)揮著關(guān)鍵作用。自從項(xiàng)目施工正式開始，就要對(duì)施工過程資料的收集、整理、移交等工作進(jìn)行專人化管理，保證有關(guān)文件資料不出現(xiàn)遺失。在實(shí)施專人化管理工程竣工資料的時(shí)候，要依據(jù)國(guó)家主管部門對(duì)項(xiàng)目竣工資料做出的規(guī)定，而且結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際狀況來制定針對(duì)性的管理制度。確保專人化管理不管是在文件資料的產(chǎn)生與日常管理上，還是在資料的整編與移交上都有規(guī)可守、有章可行。同時(shí)，依據(jù)施工中出現(xiàn)的新情況與新問題，對(duì)工程竣工資料的管理制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

2.3 應(yīng)用合同法律方法是把竣工資料工作做好的關(guān)鍵保證

項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度，這為收集、整理工程資料創(chuàng)造了優(yōu)良的外部環(huán)境。項(xiàng)目工程資料管理部門要善于運(yùn)用招標(biāo)的有利條件，主動(dòng)參加合同的起草工作，把工程竣工資料歸檔工作作為合同的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對(duì)項(xiàng)目竣工資料歸檔區(qū)域、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容，份數(shù)和質(zhì)量提出清楚的要求，并設(shè)立相當(dāng)數(shù)額的資料保證金，讓項(xiàng)目單位可以高度關(guān)注項(xiàng)目檔案的歸檔工作。唯有這樣，工程資料的歸檔工作才可以從法律上獲得真正保障。另外，工程監(jiān)理單位的職能還要充分發(fā)揮，把竣工文件編制的審核、驗(yàn)收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)職責(zé)范圍。

2.4 增強(qiáng)竣工資料整編的過程控制，進(jìn)行分階段管理

對(duì)于竣工資料整編，要在項(xiàng)目開工前就依據(jù)整個(gè)項(xiàng)目工程計(jì)劃安排相關(guān)的時(shí)間段來完成竣工資料整編和施工進(jìn)度的“三同步”，就是竣工資料收集和項(xiàng)目工程立項(xiàng)開始同步；竣工資料產(chǎn)生和項(xiàng)目工程施工過程同步；竣工資料驗(yàn)收和項(xiàng)目工程完工驗(yàn)收同步，確保項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展到一個(gè)階段，資料收集整編完成到一個(gè)階段，項(xiàng)目工程完工一個(gè)，資料移交清楚一個(gè)。

2.5 工程竣工資料整編歸入到項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中

在實(shí)施擬定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，要在總體項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中納入每一個(gè)文件質(zhì)量的檢驗(yàn)工作，而且在工作進(jìn)行中把文件資料檢驗(yàn)視為主要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)。對(duì)于整編竣工資料而言，常常會(huì)發(fā)生原始文件不齊全、不表、不同一和簽名資料太過隨便等問題。所有，要從項(xiàng)目工程立項(xiàng)就開始把工程工程竣工資料的管理工作做好，實(shí)施構(gòu)建竣工檔案管理制度，特別是主要工程的竣工檔案建立。為了確保工程竣工檔案的質(zhì)量，一定要增強(qiáng)工程合同的保管?？傮w而言，不但要在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中納入工程竣工資料整編工作，還要關(guān)注檔案管理的宣傳工作，從而確?？⒐n案資料的價(jià)值。

2.6 嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，樹立為業(yè)主服務(wù)的品牌效應(yīng)

工程竣工驗(yàn)收不但需要項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師嚴(yán)格審查，更需要建筑企業(yè)嚴(yán)格自審，本著以為業(yè)主服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，由技術(shù)負(fù)責(zé)人牽頭，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，對(duì)原始資料、竣工圖仔細(xì)審查是不是正確、完整，文字資料是不是合理，組卷是不是合理，保證高質(zhì)量提交最后竣工資料報(bào)告?？⒐べY料存檔后，檔案室竣工資料存檔狀況由辦公室與技術(shù)部門定期聯(lián)手檢驗(yàn)，最后樹立自己的品牌效應(yīng)，贏得和業(yè)主合作的機(jī)會(huì)。

2.7 增強(qiáng)培訓(xùn)提升資料管理人員業(yè)務(wù)水平，嚴(yán)格實(shí)施“不可替換人員制度”

安排竣工資料交底與有關(guān)培訓(xùn)，使資料管理人員明白哪些資料需要?dú)w檔，資料有什么整理要求，同時(shí)讓其具有熟練地實(shí)施收集、整理與歸檔資料的能力。工程資料的產(chǎn)生來自一線的機(jī)組人員，他們一定要了解有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，做好有關(guān)的記錄，并依照資料的歸檔區(qū)域把檔案資料的移交工作做好。項(xiàng)目資料員要了解歸檔要求和歸檔區(qū)域，項(xiàng)目要安排經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員把資料收集整理的指導(dǎo)工作做好。嚴(yán)格實(shí)施“不可替換人員制度”，防止、杜絕由于人員頻繁流動(dòng)對(duì)竣工資料管理導(dǎo)致不必要的困難。

3 結(jié)語

項(xiàng)目工程竣工資料管理是項(xiàng)目建設(shè)過程中無法或缺的一項(xiàng)關(guān)鍵工作，是對(duì)項(xiàng)目從開工到驗(yàn)收全過程的完整、正確、系統(tǒng)、全面、真實(shí)的記錄與反映，是在建項(xiàng)目和今后維護(hù)的載體。因此，它是核定項(xiàng)目質(zhì)量等級(jí)的關(guān)鍵根據(jù)，同時(shí)也是工程竣工交付應(yīng)用的重要文件。因此，單位要增強(qiáng)建筑工程竣工資料的管理。

[1]卓 月.工程竣工資料管理的重要性探討[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2014（27）：368.

[2]楊 茜.淺談工程竣工資料的管理[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（9）.

[3]高曉雷.淺談項(xiàng)目竣工資料管理[J].科技致富向?qū)В?013，29：180.