淺談信息系統(tǒng)開發(fā)與提升水利檔案管理水平的關(guān)系

戴 霞

（江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處，江蘇 蘇州 215128）

0 引言

水利檔案是水利部門在水利建設(shè)、管理等日?；顒?dòng)中形成的具有參考價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，暴露出了傳統(tǒng)水利檔案管理存在的一些問題。水利檔案內(nèi)容龐雜，形式多樣，目前檔案管理工作存在著制度不全、系統(tǒng)性不夠、不能及時(shí)歸檔等問題。因此，水利單位必須實(shí)現(xiàn)水利檔案與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，使信息系統(tǒng)服務(wù)于水利檔案，這將會(huì)使水利檔案管理工作水平得到很大的提高，為水利單位的建設(shè)和發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

1 水利工程檔案管理工作的作用和特點(diǎn)

1.1 水利工程檔案的作用

水利工程檔案在水利工程建設(shè)和管理中起著非常重要的作用，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案在防汛搶險(xiǎn)時(shí)起著很重要的作用，它可以對(duì)過去的工情、水情、建筑物及機(jī)電設(shè)備狀態(tài)有清楚的記載，可提供給決策者參考；第二，由于水利工程隨著時(shí)間的推移會(huì)出現(xiàn)老化，規(guī)劃調(diào)整及防洪標(biāo)準(zhǔn)提高，或出現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)工況運(yùn)行及地震等情況時(shí)，需要對(duì)工程進(jìn)行維修或加固改造，這時(shí)，檔案可以為合理設(shè)計(jì)和施工提供依據(jù)，有效節(jié)約時(shí)間和建設(shè)成本；第三，可以借助水利檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究，通過研究前人的記錄資料，借助于最新的方法或設(shè)備條件可望得出更好的研究成果。

1.2 水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案除具備其他行業(yè)檔案的科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)外，還具備其自身特點(diǎn)[1]：第一，綜合性強(qiáng)。水利行業(yè)與農(nóng)業(yè)、電力、交通、市政、環(huán)保、建筑、氣象等緊密結(jié)合，涉及多專業(yè)、多學(xué)科，工作面廣，內(nèi)容復(fù)雜，由此形成的水利檔案也就具有多元性和很強(qiáng)的綜合性。第二，原始數(shù)據(jù)價(jià)值永不衰減。人類在與水的長期斗爭中積累了大量的原始數(shù)據(jù)，如水文資料、地質(zhì)資料、氣象資料等，水文與氣象資料隨機(jī)性很強(qiáng)，變化較大，水利工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工管理等需要很多年的水文資料，要在原始積累的基礎(chǔ)上逐年延續(xù)，因此這些資料年代越長，價(jià)值越大。第三，地域性強(qiáng)。水廣泛存在于自然界中，然而不同地區(qū)水的循環(huán)規(guī)律各有不同，每條河流的特點(diǎn)不盡相同，即使是同一條河流，其上下游的情況也有所區(qū)別，因此，水利檔案具有很強(qiáng)的地域性。

2 信息系統(tǒng)融入水利檔案管理的作用

隨著計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，電子檔案也逐漸深入了各個(gè)單位的日常工作中，通常都是以電子報(bào)表、文件、E-mail這類形式存在于工作過程中，這類檔案需要借助一定的現(xiàn)代設(shè)備如手機(jī)、電腦等才能查閱[2]。大多數(shù)單位現(xiàn)在對(duì)一些現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用都很廣泛，因而電子檔案由著它傳輸過程不受空間范圍的影響，傳輸速度較快等特點(diǎn)在單位中得到了廣泛的應(yīng)用。

前文所述的水利檔案作用和特點(diǎn)使水利檔案的收集與整理對(duì)水利工程建設(shè)與管理的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義，這些檔案對(duì)施工單位來說也是相當(dāng)重要的參考資料。水利檔案的詳實(shí)記錄，能夠很大程度上促進(jìn)水利相關(guān)事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。在現(xiàn)代信息科技中融入水利檔案后，能夠在很大程度上便于水利檔案在各方面得到應(yīng)用。

傳統(tǒng)的檔案管理，是將紙質(zhì)文件交予相關(guān)部門進(jìn)行保管，因?yàn)闄n案的收集處理都是需要時(shí)間的工作，大多水利相關(guān)單位都是一年歸結(jié)一次檔案。這種方式下，某些檔案就不能及時(shí)得到利用以及被查驗(yàn)，時(shí)效性較差。且保存過程中也可能因?yàn)樘鞖獾脑蚧颦h(huán)境條件致使檔案受潮變形，影響對(duì)檔案的保管及質(zhì)量。檔案與信息技術(shù)相互結(jié)合，一方面它能夠確保檔案的及時(shí)更新，另一方面，它在保存管理方面難度也不會(huì)很大，如果能將信息系統(tǒng)與檔案相互結(jié)合，相關(guān)單位也就沒必要設(shè)立更多的專屬檔案保管室，這也有利于節(jié)約單位的資源；由于它傳播方式較為便捷，也可提升水利工程建設(shè)與管理的效率。

3 信息系統(tǒng)之于檔案管理的重要意義

3.1 信息系統(tǒng)的應(yīng)用可有效提高檔案的時(shí)效性

將信息系統(tǒng)應(yīng)用在水利工程的檔案管理中，能大大提高檔案管理的水平。電子檔案因?yàn)槟軌蚰茏羁焖俚貙?duì)一些檔案信息進(jìn)行更新，因而具有很強(qiáng)的時(shí)效性，它能確保施工單位在開展施工活動(dòng)時(shí)，及時(shí)地將工作過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題記錄下來，確保在后期其他工作開展時(shí)不會(huì)出現(xiàn)類似的問題[3]。同時(shí)，電子檔案能夠及時(shí)得到記錄，水利工程相關(guān)單位管理人員就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)在施工過程中出現(xiàn)的一系列問題，從而加強(qiáng)對(duì)施工過程的管理，確保工程建設(shè)過程中能夠及時(shí)地改進(jìn)某些方面的不足。

相較于傳統(tǒng)的一年或者幾個(gè)月才更新的檔案，電子檔案能夠快速便捷地反映出相關(guān)單位的問題所在，對(duì)于相關(guān)單位完善自身存在的各種問題有著重要意義。相關(guān)單位檔案保存的真正作用能逐漸體現(xiàn)出來，對(duì)施工過程起到的規(guī)范作用也就體現(xiàn)的更明顯了。

3.2 信息系統(tǒng)與檔案的結(jié)合，體現(xiàn)了現(xiàn)代科技于生活的重要作用

傳統(tǒng)水利檔案的保存，大多是對(duì)紙質(zhì)檔案的保存。對(duì)水利工程管理單位來說，檔案保存以一件較為麻煩的工作，單位需要選派專業(yè)的檔案整理人員、需要選擇專門的檔案保存空間、以及檔案保管員。這些方面無疑增加了各單位的工作量，也需要耗費(fèi)一定的資金去確保檔案收集保管方面的正常運(yùn)行，增加了單位的人力、物資、資金壓力。

信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案的結(jié)合，就不需要水利工程管理單位設(shè)置較多的空間專門放置這些檔案，同時(shí)減輕了檔案保管人員的工作量，一定程度上反映出現(xiàn)代科技對(duì)于工作生活的重要意義，解放了勞動(dòng)生產(chǎn)力，例如保管檔案之類工作上的投入，給其他需要人類親自去完成的工作提供了更多的人力和財(cái)力?，F(xiàn)代社會(huì)各方面資源都較為緊缺，運(yùn)用電子檔案完成對(duì)企單位檔案的歸集整理，能夠很大程度上節(jié)約傳統(tǒng)檔案在整理記錄過程中對(duì)紙資源的浪費(fèi)，相應(yīng)的其他的一些資源也能得到節(jié)約[4]。

3.3 方便各項(xiàng)信息的傳輸

傳統(tǒng)檔案記錄通常只是一份檔案，相關(guān)部門在查看檔案時(shí)還存在一定的不方便，如果有較多人需要查閱檔案時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)一定的混亂。而電子檔案是以電子文件的形式存在于專門的檔案保存的系統(tǒng)中，對(duì)于檔案信息的復(fù)制、修改都較為方便。因此，在實(shí)際生活中，如果多個(gè)部門都需要查看這份水利檔案時(shí)，相關(guān)管理人員就可以將檔案復(fù)制，發(fā)送給各個(gè)需要這份檔案的人，防止在查驗(yàn)工作中出現(xiàn)混亂。這種檔案的傳播方式，通常對(duì)于空間也沒有限制，即便需要查看檔案的人員距離檔案本體很遠(yuǎn)的距離，檔案也能快速地傳播至需要的人，完成對(duì)水利建設(shè)相關(guān)工作的“遠(yuǎn)程操控”，大幅度提高了工作效率[5]。

鑒于其過人的便捷性，水利工程相關(guān)單位需要建立一個(gè)專門的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)后臺(tái)需要自動(dòng)監(jiān)視工作人員對(duì)于檔案的各項(xiàng)處理，對(duì)于惡意刪除、添加不實(shí)信息在檔案中的人員要對(duì)其進(jìn)行處罰，防止水利工程遭到人為破壞。同時(shí)，檔案系統(tǒng)還需要一定的權(quán)限設(shè)置，要保證查檔人員無修改檔案的權(quán)限，保證檔案的真實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.4 信息系統(tǒng)方便檔案的保存和查閱

我國信息技術(shù)雖然還處于一種起步階段，各方面還存在著各種不成熟，但近年來，也以一種較好的姿態(tài)向前發(fā)展著，它的這種發(fā)展，方便了檔案管理的方方面面。

首先，就本單位員工檔案來說，傳統(tǒng)的員工檔案需要檔案工作人員自行進(jìn)行記錄修訂，一定程度上較為麻煩。本單位在新員工入職時(shí)，人事部門都會(huì)對(duì)員工進(jìn)行電子檔案的錄入，檔案管理部門就可以直接利用人事做好的材料，完成對(duì)員工檔案的整理，同樣的還有許多其他方面。這種方式從根本上來說，是將原本都被交由檔案相關(guān)工作人員的工作分配至不同的部門，極大程度上提高了檔案管理人員的工作效率。其次，引入信息系統(tǒng)后，提高工作效率，本單位水利工程檔案基本實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化并和單位辦公系統(tǒng)相對(duì)接，檔案在查閱過程中也極為方便。查閱一份永久長期30年保存的檔案，只需在計(jì)算機(jī)上能夠搜索的位置上輸入關(guān)鍵詞。再次，通過授權(quán)，上級(jí)相關(guān)管理人員也可通過遠(yuǎn)程快速搜尋出需要的檔案材料。

4 結(jié)語

檔案管理對(duì)于各種形式的單位都有著重要的意義，水利檔案對(duì)后期正常開展各項(xiàng)工作起著重要的指導(dǎo)作用，能夠促進(jìn)水利相關(guān)單位逐步改善自身存在的問題，確保水利事業(yè)的長遠(yuǎn)平穩(wěn)運(yùn)行，因而，相關(guān)單位需要在檔案的收集、管理過程中做出一點(diǎn)合理的創(chuàng)新改進(jìn)，確保檔案管理工作能夠逐步與科技時(shí)代相接軌。水利檔案與信息系統(tǒng)的相互結(jié)合，很大程度上降低了傳統(tǒng)檔案在保管方面的難度，且因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)本身就存在后臺(tái)記錄，極大程度上降低了檔案被人為篡改的可能性，確保檔案能夠真正意義上起到對(duì)水利工程的指導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)：

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