新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

汪鈴涵

（曲靖市沾益區(qū)城市建設(shè)檔案館 云南沾益 655331）

正如世界上沒(méi)有兩片完全相同的樹(shù)葉，每個(gè)城市的發(fā)展歷程都是與眾不同的，具有不同的歷史背景，不同的變遷過(guò)程，不同的自然人文特色，這些都需要被如實(shí)記錄，方能為城市的持續(xù)健康發(fā)展提供可靠依據(jù)?？茖W(xué)的城建檔案管理不僅可以保證城市歷史的完整記錄，還可以在城市的傳承和發(fā)展中發(fā)揮重大價(jià)值。為了更好地適應(yīng)新形式下城市發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求，必須大膽創(chuàng)新，變革思想觀念和工作方法，不斷完善城建檔案的相關(guān)管理工作[1]。

1 城建檔案管理工作作用的概述

檔案不僅可以見(jiàn)證歷史、記錄歷史，還可以承載和還原歷史。城建檔案因其專業(yè)特質(zhì)，真實(shí)地記錄著城市的建設(shè)過(guò)程，對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理都有重要的參考價(jià)值。

城市的發(fā)展是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，所以在開(kāi)展城市建設(shè)工作時(shí)要遵循其階段性發(fā)展規(guī)律和特征。城建檔案管理工作能夠?yàn)樘幚硗话l(fā)事件提供參考，更好地保護(hù)人民群眾的生命和財(cái)產(chǎn)安全，進(jìn)而促進(jìn)城市的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)良序進(jìn)行。創(chuàng)新管理手段，完善城建檔案的相關(guān)管理工作，可以加快城市健康可持續(xù)發(fā)展的進(jìn)程。

城建檔案形成于城市規(guī)劃、建設(shè)與管理的過(guò)程中，又反作用于城市建設(shè)，服務(wù)于城市建設(shè)并為其提供重要依據(jù)。科學(xué)的城市建設(shè)檔案管理工作是城市科學(xué)規(guī)劃和建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是城市建設(shè)主管部門(mén)開(kāi)展依法行政，監(jiān)管市場(chǎng)和監(jiān)督執(zhí)法的重要參考。不斷創(chuàng)新管理手段，提升城建檔案工作的管理水平，既是城建檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是促進(jìn)城市科學(xué)發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平進(jìn)一步提升的有利條件[2]。

2 當(dāng)前城建檔案管理工作中的問(wèn)題

2.1 工作人員業(yè)務(wù)水平不高

我國(guó)的城建檔案管理相關(guān)工作起步比較晚，雖然經(jīng)過(guò)前期的發(fā)展也形成了以城建檔案館為核心，以基建部門(mén)、城建檔案室和基層檔案室為基礎(chǔ)的建構(gòu)體系。但由于受到歷史沿革的影響，城建檔案的相關(guān)理論研究不夠深入和貼近實(shí)際，也不能很好地適應(yīng)城市化的發(fā)展節(jié)奏和步伐。其中，比較突出的問(wèn)題就是不少城建檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平不高，沒(méi)有熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)等先進(jìn)知識(shí)更是了解甚少。工作人員整體素質(zhì)水平不高的這種情況，不僅容易導(dǎo)致城建檔案管理工作和社會(huì)發(fā)展大環(huán)境相脫節(jié)，還會(huì)嚴(yán)重阻礙自身的健康發(fā)展和進(jìn)步。

2.2 管理?xiàng)l塊化傾向明顯

盡管政府機(jī)構(gòu)設(shè)立了相關(guān)的城建檔案管理部門(mén)，個(gè)別地方還設(shè)置了市一級(jí)的檔案部門(mén)。但是檔案管理下級(jí)部門(mén)中往往要另設(shè)專業(yè)化程度更高的子部門(mén)，比如交通管理系統(tǒng)下設(shè)專門(mén)的管理交通建設(shè)檔案的機(jī)構(gòu)，住房城鄉(xiāng)系統(tǒng)又會(huì)設(shè)置專門(mén)的住宅檔案的管理機(jī)構(gòu)。這種管理形式層次分明，一定程度上增加了管理工作的條理性，也可以為上級(jí)檔案管理部門(mén)減輕負(fù)擔(dān)。卻加劇了檔案管理工作的條塊化傾向，不僅不利于城建檔案管理的高效進(jìn)行，還會(huì)造成人員和資本的浪費(fèi)。

2.3 管理不規(guī)范不系統(tǒng)

城建檔案管理工作主要包括檔案的搜集、整理和利用等內(nèi)容，但在實(shí)際的管理中，由于受人為因素和外在環(huán)境的影響，形成的管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性和系統(tǒng)性不強(qiáng)，各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)還存在不小的差異。具體表現(xiàn)為：檔案業(yè)務(wù)的建設(shè)不規(guī)范、保護(hù)措施落實(shí)力度小、管理制度不科學(xué)；管理城建檔案的各部門(mén)之間聯(lián)系不緊密，沒(méi)有形成完整的管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作不能有序高效地進(jìn)行。管理工作上的這些問(wèn)題，阻礙了城建檔案工作與城市建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.4 檔案資料不完備

由于對(duì)城建檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案的收集與整合等工作又存在一定的難度，我國(guó)城建檔案資料不齊全、不完備的現(xiàn)象比比皆是，現(xiàn)存資料中還有一部分過(guò)于陳舊，得不到有效利用。城建檔案管理的相關(guān)部門(mén)工作的積極性和主動(dòng)性不高，也會(huì)導(dǎo)致檔案信息資料不完整、不系統(tǒng)，無(wú)法為城市建設(shè)工作提供有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)。

3 創(chuàng)新城建檔案管理工作的措施

3.1 創(chuàng)新管理思想和手段

為了適應(yīng)城市建設(shè)高速發(fā)展的節(jié)奏和步伐，新時(shí)期的城建檔案管理應(yīng)當(dāng)由專門(mén)的管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。強(qiáng)調(diào)和明晰城建檔案管理工作的重要性，創(chuàng)新管理思想，變革管理手段，通過(guò)劃分工作模塊，明確各部門(mén)職責(zé)等手段為城建檔案的科學(xué)高效管理創(chuàng)造良好環(huán)境。與此同時(shí)，還應(yīng)充分學(xué)習(xí)借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，節(jié)省人力、財(cái)力和物力，使管理工作更加高效、規(guī)范和系統(tǒng)，提高檔案管理工作的整體水平。各部門(mén)都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的意義和價(jià)值，重視城建檔案的收集、整理和利用等工作，不斷豐富和完善相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和可靠性。還應(yīng)當(dāng)成立專門(mén)的監(jiān)督小組，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，提高整體工作效率和質(zhì)量，進(jìn)而提升城建檔案管理的水平[3]。

3.2 提高管理人員業(yè)務(wù)能力

在新的時(shí)代背景下，城建檔案的管理人員也應(yīng)該努力提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷創(chuàng)新理念，改良工作方法以更好新的工作要求。城建檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定完善的人才培養(yǎng)制度，定期開(kāi)展管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，從檔案管理專業(yè)理論到實(shí)際工作能力，從專業(yè)素養(yǎng)到人文修養(yǎng)，從定期培訓(xùn)到業(yè)務(wù)考核，形成一套有利于管理人員發(fā)展和成長(zhǎng)的培訓(xùn)體系。多方舉措確保持證上崗比例，提高檔案管理人員的工作積極性和整體業(yè)務(wù)水平，建成一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍，促進(jìn)城建檔案管理工作良序進(jìn)行。

3.3 提升檔案服務(wù)水平

應(yīng)針對(duì)城建檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，提高服務(wù)的主動(dòng)性和積極性，通過(guò)創(chuàng)新服務(wù)方式，加強(qiáng)檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平等方式，將城建檔案管理工作和與城市建設(shè)的發(fā)展統(tǒng)一起來(lái)。城建檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)自上而下強(qiáng)調(diào)檔案服務(wù)的意義和作用，促使檔案管理者全員參與，通過(guò)全面了解工作內(nèi)容，及時(shí)把握社會(huì)動(dòng)態(tài)，了解使用對(duì)象的實(shí)際需求等努力切實(shí)提升服務(wù)水平，更好地開(kāi)展檔案管理工作。[4]

當(dāng)前，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，城建檔案的門(mén)類和數(shù)量也隨之急劇增加，查閱利用檔案的人員范圍不斷拓寬，編研人員只有快速提高工作能力，才能更好適應(yīng)城建檔案編研工作的新要求。檔案編研人員應(yīng)當(dāng)首先創(chuàng)新工作理念，積極應(yīng)對(duì)新科技的挑戰(zhàn)，站在城市未來(lái)建設(shè)和發(fā)展的立場(chǎng)開(kāi)展相應(yīng)工作。在具體實(shí)施編研工作時(shí)，各部門(mén)要發(fā)揮互相交流學(xué)習(xí)，共同合作的精神，協(xié)同編輯出版城市檔案的相關(guān)編研成果，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的共研、共享。與此同時(shí)，城建檔案的編研還應(yīng)重視選題的獨(dú)特性和個(gè)性化色彩，避免千篇一律。編研工作者應(yīng)當(dāng)具備戰(zhàn)略眼光和超前意識(shí)，在平時(shí)主動(dòng)挖掘新穎的材料，發(fā)揮創(chuàng)新思維把其變成開(kāi)發(fā)利用城建檔案的精品成果，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益[4]。

3.4 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)水平的快速提升，城建檔案管理技術(shù)水平呈現(xiàn)出滯后和落伍的趨勢(shì)，只有積極利用先進(jìn)的技術(shù)手段，才能科學(xué)武裝自己，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。在數(shù)字信息時(shí)代全面到來(lái)之際，應(yīng)加強(qiáng)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化。

①要采取技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，收集、整合、存儲(chǔ)各類城建檔案管理電子文檔，并且納入統(tǒng)一的信息庫(kù)中。②實(shí)施城建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施等的建設(shè)工作。③要培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理隊(duì)伍，并儲(chǔ)備信息化管理人才，為提高城建檔案管理工作的信息化打好基礎(chǔ)。④還要制定相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)電子檔案、信息化資源的搜集、存儲(chǔ)和查詢等工作制定具體流程，保證城建檔案管理的信息化工作有序進(jìn)行[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，城建檔案資料對(duì)城市的規(guī)劃和建設(shè)等工作起著舉足輕重的作用。應(yīng)當(dāng)從樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新城建檔案管理思想和手段，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升城建檔案服務(wù)水平，加強(qiáng)數(shù)字化、信息化建設(shè)從而創(chuàng)新城建檔案管理技術(shù)等方面著手，才能切實(shí)解決城建檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，并為其贏得有利的發(fā)展空間，為城市建設(shè)提供更大的參考價(jià)值。

[1]劉麗梅.新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].城建檔案，2016（03）：34～35.

[2]韓大林.試論新時(shí)期如何加強(qiáng)城建檔案管理[J].中外企業(yè)家，2016（14）：197+199.

[3]沙 蓉.新時(shí)期城建檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2017（10）：65～66.

[4]李麗紅.如何做好新時(shí)期城建檔案編研工作[J].黑龍江檔案，2018（01）：75.

[5]宋曉艷.新時(shí)期城建檔案管理信息化建設(shè)探究[J].城建檔案，2016（08）：16～17.