企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

李佳

（曲靖市沾益區(qū)創(chuàng)鑫供排水有限責任公司 云南沾益 655331）

企業(yè)在經(jīng)營和發(fā)展中需要人力資源、現(xiàn)金資源、技術資源、政策資源、自然資源等各種不同的資源，而人力資源是所有資源中最重要也是最基礎的資源。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和變化，組織環(huán)境不斷的調整，企業(yè)的人力資源在管理中很容易受到各方因素的影響，而人力資源管理工作的有效性，在很大程度上取決于人事檔案工作質量的高低，二者是一個相互促進、互相發(fā)展的整體，人事檔案的管理工作要隨著企業(yè)人力資源的變化而進行調整。在新的市場經(jīng)濟條件下，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法滿足市場需求，改革是勢在必行的。

1 人事檔案管理對人力資源管理的重要性

1.1 可以提供給人力資源管理真實可靠的信息和數(shù)據(jù)

人力資源管理者通過對人事檔案的分析與整理，能夠對員工的信息有整體的了解，了解員工過去的個人履歷和經(jīng)歷，包括個人成長、工作經(jīng)驗等，從而客觀、合理的分析出員工當前的工作能力，對其未來的發(fā)展進行初步評估。人事檔案所提供的信息是具有一定的客觀性、真實性、有效性的，可以簡化人力資源工作者日常的工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。根據(jù)人事檔案所提供的信息，可以更加科學的安排員工的職位，放在合適的位置上，發(fā)揮出優(yōu)勢，發(fā)揮出資源最佳利用的狀態(tài)。避免造成企業(yè)人才的流失。因此，人事檔案管理工作對于人力資源的分配、利用、價值發(fā)揮等具有重要意義。

1.2 有利于合理配置人力資源管理

在企業(yè)管理中，針對人力資源的管理可以說即是微觀的，又是宏觀的。從微觀的角度說，主要在事務性的行政管理上，包括了對員工的培訓、福利薪酬、對員工的招聘、以及處理員工之間的矛盾等。從宏觀的角度說，主要體現(xiàn)在企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展上，包含了對現(xiàn)有資源的開發(fā)與利用、對企業(yè)機構的精簡和充足、制定發(fā)展規(guī)劃和實現(xiàn)發(fā)展目標等。從這些具體的內容來看，不管是微觀的還是宏觀的，都最終會影響到企業(yè)的整體發(fā)展。而通過有效的人事檔案管理工作可以實現(xiàn)部門之間的信息共享，提高信息溝通的效率，從而提高各項人力管理工作的有效性，使得信息可以在員工之間、部門之間、甚至是企業(yè)之間高效流動，讓企業(yè)合理的配置人力資源。

1.3 有利于更準確的預測人力資源的需求

對于企業(yè)來說，想要在競爭激烈的21世紀實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，必須要保持自己的核心競爭力，通常來說這個競爭力包含了人才和技術兩個方面，而技術又是通過人才的研究而產(chǎn)生的，所以歸根結底，企業(yè)競爭力的核心還是人才。通過對人事檔案信息的整理與分析，可以充分的了解企業(yè)發(fā)展過程中多人才、人力資源的需求狀況，并據(jù)此制定一個高效的人力資源計劃。企業(yè)要先對人事檔案進行充分了解與分析，獲得最全面、最有效的信息和數(shù)據(jù)，才能從客觀、真實的角度預測企業(yè)人力資源需求。

2 我國企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案信息缺乏真實性、材料片面

目前，多是人事檔案資料中都是程序化的內容，對員工表現(xiàn)多半是贊揚的內容，關于過錯、過失方面的距離基本沒有，信資料存在一定的片面性，這樣就難以提供給人力資源管理者最真實的信息，難以對員工個人情況做出最全面的評價。另外，在很多人事檔案信息中，會出現(xiàn)對人事個人信息前后記錄不一致的情況，沒有根據(jù)最實際、最真實的情況填寫，而是根據(jù)個人或者公司某個時間段發(fā)展的需求填寫的。這類情況目前是廣泛的存在于人事檔案管理工作中，對人力資源管理工作的有效性會造成嚴重干擾。

2.2 企業(yè)檔案管理機制缺乏靈活性

當前，隨著市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)的用人機制、薪酬制度也在多樣化發(fā)展，過去單一的只以信息記錄為主要內容的檔案管理工作已經(jīng)無法適應企業(yè)新時代的人才管理機制了。企業(yè)在進行人才招聘時，對員工的個人能力、專業(yè)技能更為看重，而相對來說員工之前的工作經(jīng)歷、工作地點等并不十分重要，企業(yè)和員工之間的約束主要是依靠協(xié)議和用工合同，而非人事檔案。在合同旅行過程中，如果員工履行了合同中規(guī)定的各項義務和責任，就可以自由選擇離去和留下，選擇自己最滿意的環(huán)境與職位。伴隨著人才市場的激烈競爭、用人制度的變化等，很多人才為了更好的發(fā)展、更高的待遇都會選擇“跳槽”，當這些“跳槽”的員工回到原公司要取走人事檔案時，經(jīng)常會出現(xiàn)原公司不予以配合的情況，于是發(fā)生“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”、“克隆檔案”等情況。另外，部分中小企業(yè)的人才流動模式較快，現(xiàn)有的人力資源管理機制難以真正發(fā)揮出功效。

2.3 企業(yè)人事檔案管理方法較為落后

近年來，隨著信息技術的發(fā)展，給人們的生活、工作帶來了很多便利。但企業(yè)在進行人力資源開發(fā)、人事檔案管理的過程中，還停留在簡單的信息輸入階段，沒有應用先進的信息管理系統(tǒng)。

另外，由于組織體系的不健全，造成過多的管理層、人員分配混亂、權責不明確等現(xiàn)象，管理機構本身的建立并不是以市場需求為基礎，缺乏一定的市場應變能力。隨著經(jīng)濟的發(fā)展人才種類也逐漸呈現(xiàn)出多樣化，對待不同類型的人才所采用的管理方式也應該有所不同，但目前社會中多數(shù)企業(yè)的用人機制還是保留著過去的選撥和任用等形式，缺乏相應的考核與激勵機制，這種管理模式本身也會嚴重影響員工工作的積極性，很容易造成人才的流失。

2.4 對人事檔案的開發(fā)利用程度較低

當前，很多企業(yè)對員工的檔案、個人信息的利用都是很被動的狀態(tài)，如果沒有相關部門、領導提出對個人履歷信息的查閱，那么人事檔案基本處在“無人問津”的狀態(tài)?；纠萌耸聶n案都是集中在薪資調整、政策落實、黨員材料等幾個方面，而在關于員工培養(yǎng)和開發(fā)、人才選撥等方面缺很少利用人事檔案信息。

3 強化人事檔案管理工作的建議

3.1 創(chuàng)新現(xiàn)有的人事檔案管理方式和制度、提高管理水平

①要建立科學、合理的人事檔案管理體系。隨著經(jīng)濟模式和結構的不斷變化，企業(yè)員工也逐漸呈現(xiàn)多樣化，要對不同崗位、不同職責的人才進行區(qū)別管理，建立符合員工特點的成長模式，提高公司對員工的吸引力。②加強人力資源培訓。企業(yè)可以根據(jù)自身發(fā)展的特點和需要建立一個現(xiàn)代化的信息資源管理系統(tǒng)，將與員工發(fā)展有關的各項信息進行真實存儲與記錄，通過這個數(shù)據(jù)庫，可以檢索、查詢、統(tǒng)計、整合和分析成企業(yè)人力資源管理所需要的表格與名冊，進一步發(fā)揮出人事檔案管理的潛力。

3.2 加強控制人事檔案的真實性

①在進行人事檔案信息收集的過程中，必須要堅持實事求是的原則，保證前后信息的一致性，不能出現(xiàn)相互矛盾的情況，加強對信息真實性、可靠性的審核力度，準確、全面的反應對當事人的信息。②政府、公共人力資源管理部門要加強對檔案管理相關法規(guī)的宣傳工作，提高公民、企業(yè)對檔案法的認識和重視。從事于人事檔案管理工作的人員要做到無論在什么場合、什么情況下，都要嚴格按照制度和程序調到檔案；同時，隨著市場環(huán)境、政策的變化，要及時對人事檔案管理條例進行修改和完善。

3.3 提高對人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)

在人事檔案管理工作中，工作人員是主體，提高從業(yè)人員的綜合素質和職業(yè)道德對于保證人事檔案工作的真實性、有效性具有重要意義。首先，要加強對從業(yè)人員的專業(yè)技術培訓，讓其充分掌握先進的辦公體系和工具；其次，注重培訓從業(yè)人員的檔案服務意識與觀念，根據(jù)市場環(huán)境變化，調整培訓的內容。

3.4 深入開發(fā)和利用人事檔案信息

對人事檔案信息的利用決不能只停留在查閱的基礎上，要在充分保證信息保密的基礎上，充分利用人事檔案的信息，為企業(yè)人力資源開發(fā)與利用提供依據(jù)。

4 結語

人事檔案可以為企業(yè)考察、選拔員工提供最真實、全面的數(shù)據(jù)和信息，是企業(yè)人力資源管理活動中重要的環(huán)節(jié)。當前，我國人力資源管理工作還有許多不足之處，我們要積極的創(chuàng)新和改革，充分利用現(xiàn)代化的技術和理念，充分發(fā)揮出人事檔案管理工作的價值。

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