知識(shí)管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建研究

(長(zhǎng)春市健康教育中心，長(zhǎng)春市醫(yī)學(xué)考試中心，吉林 長(zhǎng)春 130000)

1 知識(shí)管理導(dǎo)向?qū)︶t(yī)院檔案管理產(chǎn)生的作用

現(xiàn)如今，知識(shí)管理作為新型的管理模式被各行業(yè)所應(yīng)用，如果在醫(yī)院的檔案管理體系中融入了知識(shí)管理，無(wú)疑會(huì)進(jìn)一步完善醫(yī)院的管理機(jī)制，知識(shí)管理模式與檔案管理方式相結(jié)合，標(biāo)志著醫(yī)院管理模式的創(chuàng)新，且這種創(chuàng)新的作用主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1提升檔案的利用價(jià)值：在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理的工作人員只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理、分類(lèi)等工作，對(duì)于檔案所能應(yīng)用的價(jià)值卻一無(wú)所知，只是把其作為各項(xiàng)資料內(nèi)容的“收容夾”和數(shù)據(jù)顯示的“賬本”，而到了其被應(yīng)用的時(shí)候，查找的過(guò)程也極其麻煩，還有可能造成檔案丟失的現(xiàn)象。所以如果在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，融入知識(shí)管理的方式，就會(huì)大大改變這一現(xiàn)狀，明確檔案的各項(xiàng)內(nèi)容的同時(shí)，也對(duì)其進(jìn)行良好的管理，充分發(fā)揮其能被利用的價(jià)值。

1.2顯性?xún)?nèi)容的管理：醫(yī)院檔案中的顯性?xún)?nèi)容就是醫(yī)院的工作人員針對(duì)一些病例研發(fā)的治愈方法，以及醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)，包含了各種醫(yī)療知識(shí)，可以說(shuō)是凝聚了各醫(yī)療人員的智慧。這種檔案為醫(yī)院以后的醫(yī)療方式的改進(jìn)以及醫(yī)學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新都會(huì)提供一些重要的幫助，而檔案中的一些圖像、照片、理論就會(huì)為其提供改進(jìn)和創(chuàng)新的依據(jù)。所以以知識(shí)管理為導(dǎo)向的管理模式，可以很好完成這部分內(nèi)容的管理工作，明確這部分顯性資料的價(jià)值，也可以為后來(lái)的醫(yī)療人員提供學(xué)習(xí)的內(nèi)容，提供病例治愈的實(shí)例，豐富其知識(shí)的同時(shí)，也能進(jìn)一步提升個(gè)人的醫(yī)療水平。

1.3隱性?xún)?nèi)容的轉(zhuǎn)化：所謂的隱性?xún)?nèi)容就是當(dāng)代醫(yī)療人員尚不明確的醫(yī)療內(nèi)容，其中包括先進(jìn)的醫(yī)療知識(shí)和醫(yī)療技能，比如說(shuō)診療技巧和臨床經(jīng)驗(yàn)等。由于個(gè)體間存在不同，所以其處理問(wèn)題的方式也不同，這種不同表現(xiàn)在醫(yī)學(xué)上就是個(gè)人針對(duì)各項(xiàng)疾病的處理方式和各項(xiàng)手術(shù)的操作順序的不同。在這部分檔案里有些知識(shí)是可以直接被應(yīng)用的，也是被稱(chēng)作顯性?xún)?nèi)容的，而有些東西是不能直接被應(yīng)用，需要相關(guān)的工作人員對(duì)其進(jìn)行研究和改善才能在被應(yīng)用，這就使所謂的隱性?xún)?nèi)容。所以加強(qiáng)檔案管理體系中知識(shí)管理方法的應(yīng)用，就可以進(jìn)一步發(fā)掘檔案中的隱性?xún)?nèi)容，通過(guò)不斷的鉆研，也可以把這種隱性?xún)?nèi)容轉(zhuǎn)化為顯性?xún)?nèi)容被應(yīng)用到醫(yī)學(xué)問(wèn)題的解決方法中，這樣才能更好發(fā)揮檔案自身所具有的的價(jià)值。做好醫(yī)院檔案管理工作可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的利用率，改變?cè)械墓芾矸绞?，避免把檔案當(dāng)成附屬品和“廢紙”來(lái)對(duì)待，改變醫(yī)療人員對(duì)檔案的態(tài)度，要知道一切的知識(shí)都是從“實(shí)踐”中獲得的，醫(yī)院的檔案中不乏“實(shí)踐真知”，所以做好檔案的管理，就是在為醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的提升提供先進(jìn)的理論支持和技術(shù)支持。

2 如何構(gòu)建知識(shí)管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系

分析完了知識(shí)管理導(dǎo)向下，可靠的檔案管理工作理念為醫(yī)院的發(fā)展帶來(lái)的重要作用，那么如何構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理體系就是接下來(lái)本文所著重分析的內(nèi)容，要想構(gòu)建此種體系就應(yīng)該從這幾方面入手。

2.1完善知識(shí)管理機(jī)制：管理機(jī)制包含了管理模式和管理制度，所謂“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，要想保證知識(shí)導(dǎo)向型的檔案管理工作有序的進(jìn)行，就要進(jìn)行機(jī)制的劃分和制度的確立，但是機(jī)制的確立也要以機(jī)制中的人為主體，要充分的尊重機(jī)制中“工作人員”的地位，才能保證機(jī)制運(yùn)行的有效性，才能確保制度應(yīng)用具有合理性。所以完善知識(shí)管理機(jī)制，就要從“人”這一角度入手。首先就應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，使其充分了解各個(gè)檔案的醫(yī)學(xué)價(jià)值，才能確保重要檔案在進(jìn)行管理的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)損壞、丟失的現(xiàn)象，此外也要加強(qiáng)對(duì)各科室和各醫(yī)療人員的管理，讓其在根據(jù)檔案進(jìn)行知識(shí)的探討和交流的同時(shí)，也要保證檔案不會(huì)被其損壞，避免其使用的過(guò)程中降低檔案的應(yīng)用價(jià)值。其次就是優(yōu)化檔案管理人員的職能，不能只讓他們作為“檔案”守護(hù)者，還要讓他們成為檔案的管理者和搜集者，對(duì)于檔案的各項(xiàng)內(nèi)容，在根據(jù)醫(yī)院下達(dá)的指令進(jìn)行管理的同時(shí)，檔案的管理人員也要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，對(duì)檔案進(jìn)行等級(jí)和覆蓋范圍的劃分，只有加強(qiáng)他們手中的職能，才能讓他們的管理工作做得更加出色，也可以進(jìn)一步方便檔案的管理。最后就是實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于出色的檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行薪資待遇的補(bǔ)償，如果工作內(nèi)容相同，薪資待遇相同就很有可能打消優(yōu)秀管理人員的工作熱情，這對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是不利的，所以相應(yīng)的薪資獎(jiǎng)勵(lì)制度的實(shí)施是有必要的

2.2做好檔案文化的宣傳：以知識(shí)管理為導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作，在進(jìn)行檔案管理方式創(chuàng)新的同時(shí)，也要打破傳統(tǒng)檔案管理的模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案中的知識(shí)內(nèi)容只是掌握在部分人的手中，對(duì)檔案中的相關(guān)知識(shí)也只有一部分人才懂得應(yīng)用，所以在這種模式下，檔案中一些先進(jìn)的知識(shí)理論就沒(méi)辦法發(fā)揮出其自身的巨大價(jià)值，所以對(duì)醫(yī)院的貢獻(xiàn)也比較小，貢獻(xiàn)的范圍也比較狹窄。所以要想對(duì)檔案實(shí)施知識(shí)管理模式，就應(yīng)該打破這種管理的現(xiàn)狀，就要做好檔案文化的宣傳，爭(zhēng)取讓醫(yī)院的工作人員進(jìn)行“全民參與”的“活動(dòng)”，讓醫(yī)院的工作人員了解檔案中蘊(yùn)含的價(jià)值，讓他們覺(jué)得“醫(yī)學(xué)檔案”可以當(dāng)成“醫(yī)學(xué)教材”來(lái)使用，在檔案中尋找上一代醫(yī)學(xué)工作者的醫(yī)學(xué)經(jīng)驗(yàn)和醫(yī)學(xué)治愈理論，結(jié)合現(xiàn)代的醫(yī)學(xué)要求，將兩者進(jìn)行對(duì)比，找出新舊醫(yī)學(xué)理論中蘊(yùn)含的優(yōu)勢(shì)，才能進(jìn)一步提升醫(yī)學(xué)工作者本身的知識(shí)含量和技術(shù)含量。此外在進(jìn)行檔案文化管理工作的同時(shí)，也要為醫(yī)學(xué)工作者提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以根據(jù)檔案中原有的、已經(jīng)治愈的罕見(jiàn)病例進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)置，以此觀(guān)察醫(yī)學(xué)工作者的工作能力，也可以對(duì)其做進(jìn)一步的培養(yǎng)。也好引起他們對(duì)醫(yī)學(xué)檔案的重視，只有這樣才能擴(kuò)大檔案應(yīng)用的價(jià)值，能被醫(yī)學(xué)工作者充分利用的同時(shí)，也能為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和醫(yī)學(xué)價(jià)值，提升醫(yī)院的醫(yī)療水準(zhǔn)，擴(kuò)大其知名度。

2.3對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理：科技的發(fā)展在為各行業(yè)提供了先進(jìn)的技術(shù)支持的同時(shí)，也改善了原有的管理方式，為管理工作提供了便利。所以對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想對(duì)其進(jìn)行知識(shí)為導(dǎo)向的管理，就要加強(qiáng)科技的運(yùn)用，即電子計(jì)算機(jī)程序的應(yīng)用。對(duì)于檔案的管理，如果還停留在紙張收集和文件的內(nèi)容整理上，那說(shuō)明管理方式已經(jīng)落后了?，F(xiàn)如今如果想確保檔案信息在快速傳閱的過(guò)程中不會(huì)丟失，就要應(yīng)用計(jì)算機(jī)的信息管理程序。先進(jìn)信息管理程序不僅能為檔案管理人員帶來(lái)工作上的方便和快捷。對(duì)于原有的檔案信息通過(guò)微機(jī)掃描輸入到電腦檔案中，在對(duì)檔案進(jìn)行備份管理，也可以對(duì)不同內(nèi)容的檔案進(jìn)行分類(lèi)。另外為了確保檔案不會(huì)丟失，工作人員在檔案查看的同時(shí)，要輸入自己的工作編號(hào)，計(jì)算機(jī)在進(jìn)行信息登錄，對(duì)檔案的查閱人員和查閱日期做好相關(guān)記錄，也就是所謂的檔案“調(diào)動(dòng)管理”，這樣才能保證在各個(gè)人員查閱的時(shí)候，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)亂的現(xiàn)象，才能使工作人員注重檔案的保護(hù)，增強(qiáng)他們檔案管理的責(zé)任心，實(shí)現(xiàn)“全民借閱，全民負(fù)責(zé)”。這種管理方式比較類(lèi)似于圖書(shū)館的書(shū)籍管理方式，只是，檔案的借閱沒(méi)有歸還這一流程，因?yàn)獒t(yī)院的檔案多是進(jìn)行原件備份的，而所謂的原件備份也可以是“紙張”檔案的備份。

2.4加強(qiáng)知識(shí)檔案的分類(lèi)管理：對(duì)于醫(yī)院檔案來(lái)說(shuō)其中包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，期刊檔案以及醫(yī)療信息檔案等，其中涉及的內(nèi)容不同，為醫(yī)院和工作人員提供的資源也不同，所以在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)這些不同的檔案進(jìn)行分類(lèi)的管理，這樣才能更加方便醫(yī)院工作人員的查閱，針對(duì)不同工作人員的不同工作需要，提供不同的信息支持，也方便檔案管理人員對(duì)這類(lèi)知識(shí)檔案進(jìn)行管理。在進(jìn)行檔案收集的過(guò)程中，可以把檔案信息進(jìn)行類(lèi)別的劃分，形成完善的、統(tǒng)一的檔案管理體系，這樣才能保證檔案管理工作的整體性和有效性，使檔案中蘊(yùn)含的信息更加全面，為工作人員提供更加可靠的信息依據(jù)和數(shù)據(jù)分析理論。保證各科室、各類(lèi)型的醫(yī)學(xué)知識(shí)檔案都能被完好的收藏，也可以為醫(yī)學(xué)知識(shí)的交流提供更有利的理論支撐。

由于各醫(yī)院的發(fā)展情況不同，其檔案涉及的內(nèi)容也不同，所以在實(shí)施以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理措施的時(shí)候，要充分的考慮到本醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)醫(yī)院的醫(yī)學(xué)發(fā)展需求進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳和管理，才能保證檔案管理工作能夠?yàn)楸踞t(yī)院的發(fā)展提供有力的條件和發(fā)展機(jī)遇，使這項(xiàng)管理工作不會(huì)成為醫(yī)院管理體系中的附屬品，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，否則，新型檔案管理體系的構(gòu)建意義就會(huì)不大，還有可能為醫(yī)院造成財(cái)政支出的負(fù)擔(dān)，起反向型的作用。無(wú)論對(duì)那種內(nèi)容進(jìn)行管理，其初衷都是為了更好的促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展，所以在明確目標(biāo)的同時(shí)，也要采取合適的手段，這樣才能達(dá)到應(yīng)有的管理目的。