多元創(chuàng)新發(fā)展—檔案信息化管理提升的思考

劉忠 陳林頌 江西省藝術(shù)檔案館 南昌市 330036

0 前言

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會生活中被廣泛應(yīng)用，用戶對檔案信息的需求由單項的紙質(zhì)查閱演變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、互動化，檔案的形成及管理都有數(shù)字化信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的積極參與，這對檔案工作提出了更高更新的要求。如何充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行收集、管理和為社會提供服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息化管理，是互聯(lián)網(wǎng)時代檔案工作的重要內(nèi)容。信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，檔案工作已經(jīng)從實體管理轉(zhuǎn)向計算機信息化管理，加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的需要，是檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求。

2015年3月，國務(wù)院總理李克強在全國人大會議上作政府工作報告時提出，國家要制定“互聯(lián)網(wǎng)+戰(zhàn)略”?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”締造了各行各業(yè)發(fā)展的新機遇。檔案事業(yè)在 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案信息來源更加豐富，利用手段更多樣，傳播渠道更為廣泛，管理和利用朝著多元化方向發(fā)展。

“互聯(lián)網(wǎng)+” 是檔案信息化的深化和升級，檔案信息化是“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的基礎(chǔ)，沒有檔案的信息化就無法實現(xiàn)檔案的“互聯(lián)網(wǎng)+”。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理應(yīng)主動適應(yīng)信息時代要求，探索創(chuàng)新，在推進檔案信息化工作的同時，將檔案工作與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，不斷升級管理方式，朝著數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，打造“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新模式，為“智慧社會”、“智慧生活服務(wù)”添加新動能。

作為檔案工作者必須順應(yīng)時代，把握時機，努力掌握現(xiàn)代技術(shù)和科學(xué)知識，加速檔案信息化建設(shè)的步伐，以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對檔案工作的要求。

1 檔案信息化基本要求

為做好檔案信息化工作，在收集整理檔案資料時必須注意做好一些基礎(chǔ)工作。

1.1 規(guī)范檔案資源的收集和整理

為保證數(shù)字檔案的科學(xué)性、針對性和相對準確性，關(guān)鍵在于檔案資源的積累和歸檔工作必須進行規(guī)范化管理。檔案在收集和整理時要注意以下幾點：一、檔案資料的來源要清楚，這是檔案進行分類整理的基礎(chǔ)；二、檔案材料要齊全完整，是檔案收集的基本要求；三、檔案材料要分清重要程度，是做好檔案保管工作的必要條件；四、材料的名稱、作者、時間與分類要明確，沒有這些基礎(chǔ)的整理、分類，是難以實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化和信息化。五、要保證材料達到標準化格式，對需要數(shù)字化轉(zhuǎn)換的資料，要根據(jù)檔案資料的各自特點嚴格按照國家檔案管理規(guī)定制定相應(yīng)的標準和格式來執(zhí)行。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)占據(jù)相當大的比重，為保證檔案信息的完整保存，必須加強對互聯(lián)網(wǎng)及新媒體信息的收集歸檔，要對各類互聯(lián)網(wǎng)信息的分類整理等方面進行研究，制定科學(xué)的分類整理辦法和標準。

1.2 檔案信息化同實體檔案的管理統(tǒng)籌并進

檔案信息化為檔案的保存和利用提供了前所未有的便利，但檔案實體的原真性和憑證作用等功能和作用是數(shù)字化處理無法取代的。因此，在檔案信息處理時，一要做好檔案實體部分的保管，在數(shù)字化處理時要保證檔案原件的安全，保護其原真性；二要做好檔案的信息化監(jiān)理工作，檔案數(shù)字化是運用信息技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，數(shù)字化加工后的數(shù)字檔案要具備仿真性，可替代檔案原件使用。檔案的信息化管理包括實體檔案原件和數(shù)字化檔案電子數(shù)據(jù)的同步管理，缺一不可。

1.3 嚴格管理、保障檔案信息的安全

在檔案信息化過程中，要重視檔案數(shù)字信息的安全問題，要做好以下三方面工作：

（1）檔案管理系統(tǒng)的安全性。嚴格防控檔案信息在計算機管理和應(yīng)用時因為設(shè)備故障、軟件問題、操作失誤和計算機病毒等原因而丟失和損壞。要預(yù)先做好防范，做好數(shù)字檔案信息的備份，檔案實體和數(shù)字信息同步保管的工作。

（2）檔案數(shù)字信息的保密性。要防止將數(shù)字信息提供給非授權(quán)的單位和個人，應(yīng)對檔案信息采取相應(yīng)的保密措施：

·制定檔案管理保密制度，防止保密信息泄密。對于特別重要的保密檔案信息，可以不納入數(shù)字信息化處理范圍，防止可能的電子數(shù)據(jù)的泄密風險。對于確實需要進行數(shù)字化處理保密信息，必須加上必要的保密措施；

·信息加密。數(shù)據(jù)信息進行加密處理，保密檔案信息嚴格禁止公開傳輸、復(fù)制和打印；

·物理保密，即利用計算機的物理方法保護檔案數(shù)據(jù)不泄密。保密信息專人用專門的存貯器保管，管理設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)進行物理隔離，禁止U盤、移動硬盤等其他外部設(shè)備接入。

（3）檔案信息應(yīng)用軟件的安全性。軟件的安全主要包括操作系統(tǒng)的安全、密碼登錄系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全及各種應(yīng)用功能軟件系統(tǒng)的安全。對于安全等級高的檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，軟件的安全管理和開發(fā)是信息化管理的重要內(nèi)容。江西省文化廳OA辦公自動化系統(tǒng)為做好歸檔文件的保密管理，采取了多種保密措施：

·為系統(tǒng)設(shè)定了使用范圍，系統(tǒng)建設(shè)在政務(wù)外網(wǎng)上，從互聯(lián)網(wǎng)登錄需使用專用VPN、用戶名和密碼。

·為每位工作人員都設(shè)定了獨立的用戶名和密碼，各人只能使用自己的賬戶，查看自己權(quán)限范圍內(nèi)文件。

·系統(tǒng)對不同的崗位設(shè)定了權(quán)限，不能超越權(quán)限查閱和辦理文件。

2 檔案信息化基本任務(wù)

2.1 檔案工作要適應(yīng)新時期信息化服務(wù)和辦公自動化的基本要求

不論政府部門還是各級企事業(yè)單位現(xiàn)在都普遍使用計算機處理日常的公務(wù)活動，檔案工作者都要熟悉電腦操作和辦公軟件，具備使用計算機軟件處理檔案的能力，以保證檔案材料的收集、整理、保存和利用的高效率。

2.2 著力加強電子文本的歸檔

各級檔案室在歸檔材料時，無論是電子版還是打印形成的紙質(zhì)材料要一起及時收集，歸入檔案室，進行目錄體系建設(shè)。

2.3 建立健全必要的制度，強化技術(shù)保障

為防止電子文本對檔案工作帶來的不利影響，各級檔案部門要按照國家檔案法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際工作特點制定相應(yīng)的電子檔案制度，明確權(quán)利義務(wù)，明確檔案的格式和標準，明確移交、接受的時間與范圍。有條件的要配備專門的電子設(shè)備和檔案管理軟件。

2.4 對已有檔案進行數(shù)字化處理

各檔案部門經(jīng)過多年的積累，已經(jīng)收集和保存了大量的珍貴檔案資料。一方面要加緊對本單位目前形成的檔案資料進行數(shù)字化處理；另一方面要及時做好庫存檔案資料的數(shù)字化工作。要明確各單位數(shù)字化的中長期目標和采取的步驟?？梢岳矛F(xiàn)有的檔案數(shù)字化軟件進行著錄和利用，有條件的單位可以開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫軟件。在做好目錄數(shù)據(jù)庫的同時，逐步地將檔案材料全部進行全文數(shù)字化，加強對檔案原件的保護，提高信息化程度。在數(shù)字化過程中，要遵循三個原則：一是既要符合國家標準，同時要高于國家標準，取得符合本館工作實際要求的成果；二是盡量利用原有的整理基礎(chǔ)，不輕易改變歷史模式；三是項目實施階段必須保證檔案實體與信息的安全。

2.5 著力建設(shè)檔案信息網(wǎng)

建立檔案信息網(wǎng)，不僅便于檔案的收集和整理，還有利于宣傳檔案工作本身，在數(shù)字信息時代，檔案信息化的管理應(yīng)該具有立體感和時代感，把檔案信息網(wǎng)和各檔案部門、單位網(wǎng)站建設(shè)有機地結(jié)合起來，豐富了檔案學(xué)科的研究內(nèi)容，讓檔案工作走出傳統(tǒng)模式，提高檔案工作的地位和作用，開辟檔案工作新的渠道。檔案網(wǎng)站建設(shè)是提供檔案信息化的新手段，檔案網(wǎng)站建設(shè)可以帶動檔案的數(shù)字信息化工作，便于檔案信息的溝通交流，為檔案的收集和整理帶來便利。江西省檔案信息網(wǎng)開設(shè)了新聞中心、互動交流、查檔服務(wù)、政務(wù)公開、檔案工作等欄目，網(wǎng)站提供檔案工作及時動態(tài)、宣傳檔案文化、提供檔案利用服務(wù)，成為了檔案工作者工作交流的平臺、與公眾進行互動交流的窗口、提供檔案查詢利用的渠道。

3 重視檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息化的基礎(chǔ)工作，在信息資源建設(shè)中起著舉足輕重的作用，數(shù)據(jù)庫建設(shè)的水平是衡量檔案信息資源建設(shè)水平的重要標志，主要包含三個方面的工作：一是檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。將原有的紙質(zhì)檔案目錄建立檔案目錄基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，便于用戶檢索和利用檔案信息資源；二是館藏檔案資源的數(shù)字化工作。檔案的數(shù)字化處理是以數(shù)字技術(shù)、虛擬技術(shù)等措施對檔案原件進行數(shù)字化處理，仿真復(fù)制，以數(shù)字技術(shù)再現(xiàn)原件，代替原件使用，減少原件的損壞和遺失，有效保證原件的安全，特別是珍稀的歷史檔案實體能得到有效的安全保護。數(shù)字化后的檔案信息的保存和遷移，只需進行計算機數(shù)據(jù)的操作，方便快捷；三是對即將形成和將要數(shù)字化處理的材料，按照統(tǒng)一的格式標準進行數(shù)字處理，進行規(guī)范化管理。沒有標準化規(guī)范化就無法實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立和管理。江西省藝術(shù)檔案館在對聲像藝術(shù)檔案的信息化管理時，依據(jù)藝術(shù)檔案管理實施細則，按照江西省藝術(shù)檔案所屬門類如贛劇、采茶劇、宜黃戲等劇種進行分類整理，編制檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對錄音錄像藝術(shù)資料進行統(tǒng)一標準數(shù)字化轉(zhuǎn)化，規(guī)范編號整理，歸檔存儲。

4 打造“云技術(shù)”創(chuàng)新文檔管理研究

“云技術(shù)”是指廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)內(nèi)將硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等系列資源統(tǒng)一起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的計算、存儲、處理和共享的一種托管技術(shù)，“云技術(shù)”搭設(shè)的“云平臺”，不僅功能齊全，而且安全穩(wěn)定，確保系統(tǒng)高可用云同步管理，實現(xiàn)文檔信息資源的集成和共享。以全省文化系統(tǒng)“文化云”平臺建設(shè)為例，要利用好覆蓋全省的文化共享工程服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，“全國文化信息資源共享工程”是由文化部、財政部組織并實施的國家級文化工程。此項工程是利用先進科技手段傳播、建設(shè)先進文化的大型公益性文化網(wǎng)絡(luò)工程，旨在整合全國文化信息資源，通過互聯(lián)網(wǎng)、衛(wèi)星寬帶傳輸和光盤將數(shù)字化文化信息資源傳輸?shù)饺罕娚磉?，實現(xiàn)優(yōu)秀文化信息資源在全國范圍內(nèi)的共建共享，滿足廣大人民群眾日益增長的文化需求，整體提高文化資源的利用率。共享工程開辟了一個不受地域、時空限制的嶄新的文化傳播渠道，對迅速扭轉(zhuǎn)中國農(nóng)村，特別是貧困地區(qū)的信息匱乏和經(jīng)濟、文化落后的狀況將起到極大的作用，目前，江西省已搭建起文化共享工程省級分中心、市級支中心、縣區(qū)級支中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級基層服務(wù)中心、行政村社區(qū)級基層服務(wù)點的五級服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，已建成省級分中心1個，市級支中心11個，縣級支中心100個，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層點1075個，街辦服務(wù)點46個，社區(qū)服務(wù)點223個，村級基層點16876個，駐贛空軍部隊基層點1個?！霸萍夹g(shù)”的面世，處處體現(xiàn)了以人為本的核心思路，方便用戶更加便捷地獲取資源，檔案的云服務(wù)可以充分利用江西“文化云”平臺，立足檔案用戶，通過“云平臺”和“云智能”實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

5 建立用戶思維，創(chuàng)新檔案服務(wù)，實現(xiàn)高效利用服務(wù)。

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式下搭建的檔案信息互聯(lián)網(wǎng)管理平臺，對檔案信息進行開放共享，進行“智慧檔案”管理。利用網(wǎng)站、微博、微信、移動端等方式開展檔案服務(wù)，進行遠程業(yè)務(wù)指導(dǎo)，教育培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、學(xué)術(shù)研討、檔案展覽展示等，通過電腦、移動手機等終端，實現(xiàn)跨館服務(wù)，異地檔案查詢，并可以對檔案服務(wù)進行評價，提出需求。通過管理平臺獲取服務(wù)信息大數(shù)據(jù)，進行大數(shù)據(jù)分析，可以幫助檔案機構(gòu)改進工作，提高檔案管理和服務(wù)水平。國家檔案局開通了“國家檔案信息資源共享系統(tǒng)”，對全國開放檔案信息資源進行有效整合，實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享。打破了時間和地域的限制，全國甚至全球的用戶都可以在平臺上進行檔案的查詢和利用，獲得“智慧檔案”服務(wù)體驗。

6 結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展，人們越來越認識到檔案信息服務(wù)的重要性，人們政務(wù)工作、日常生活對于查檔的需求是日益增長，因此對檔案信息管理也提出了更高的要求，檔案信息化管理模式也恰好滿足了人們的這一需求。在了解檔案的基本特征和管理方法的同時，還需要掌握豐富的信息技術(shù)，以拓寬檔案事業(yè)的發(fā)展需求。

當前檔案信息化工作面臨許多困難和問題，面臨許多條件的制約和觀念的更新，我們不要急于求成，要有正確的思想認識，要確立實事求是，與時俱進的科學(xué)發(fā)展觀，積極創(chuàng)造條件，把檔案信息化作為一項系統(tǒng)工作，作為檔案工作發(fā)展的核心任務(wù)來對待，努力促進檔案工作的整體建設(shè)。

[1]鄭金月.關(guān)于檔案與大數(shù)據(jù)關(guān)系問題的思辨 檔案學(xué)研究2016（12）.

[2]王英偉、陳智為、劉越男.檔案管理學(xué).北京：中國人民大學(xué)出版社，2015

[3]“云技術(shù)”創(chuàng)新文檔管理研究—以核電文檔管理為例 付旭東 岳振興2017

[4]“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理研究 天津師范大學(xué)津沽學(xué)院 孟凡玲 劉之露 2017