高校公文管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

張濤 苑豐

摘要：高校公文管理系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)與傳統(tǒng)方法相結(jié)合的方法，將公文的電子版進(jìn)行歸檔，在

互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行交流，在減輕勞動強(qiáng)度的同時，實(shí)現(xiàn)對公文的管理、查找、維護(hù)等，提高了公文的辦理效率，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

關(guān)鍵詞：信息化;管理系統(tǒng);高校公文;辦公效率

中圖分類號：TP31? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2018）10-0000-00

高校會對其下屬單位下發(fā)公文。公文下發(fā)流程包括：復(fù)印、通知、領(lǐng)取等多個步驟。下發(fā)公文的過程會耗費(fèi)大量的人力、物力、財力。紙質(zhì)公文在各個單位之間傳送的過程中，對紙張的需求量很大[1]?，F(xiàn)代化建設(shè)使得信息化越來越走進(jìn)人們的生活與工作中，同樣，公文的辦理也需要與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)信息化，提高辦公效率，節(jié)約人力、物力、財力，高校公文管理系統(tǒng)的使用，能夠在各個步驟對公文制作過程進(jìn)行監(jiān)控，加快公文流轉(zhuǎn)，提高公文質(zhì)量。

1 可行性分析

1.1 技術(shù)可行性

目前高校教師及其內(nèi)部工作人員一般都具備一定信息技術(shù)基礎(chǔ)，能夠熟練操作計算機(jī)，對各類軟件均能迅速上手應(yīng)用。因此，應(yīng)用高校公文管理系統(tǒng)，只需對高校員工進(jìn)行簡單的培訓(xùn)，即可實(shí)現(xiàn)軟件在高校的順利運(yùn)行。

1.2 經(jīng)濟(jì)可行性

現(xiàn)在高校的辦公室基本上都實(shí)現(xiàn)了電腦辦公，高校公文管理系統(tǒng)的使用可以方便管理工作公文類信息，采用高校公文管理系統(tǒng)，既能提高辦公效率，又可減輕高校員工的勞動強(qiáng)度，而高校無需加強(qiáng)對硬件的投入。

1.3 操作可行性

系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，使用者需要掌握計算機(jī)基本操作知識即可使用;系統(tǒng)在Windows操作系統(tǒng)下使用，完全無需培訓(xùn);系統(tǒng)界面友好、簡潔;采用了SQL Server數(shù)據(jù)庫，但用戶不必對數(shù)據(jù)庫做深入的了解。

綜上所述，高校公文管理系統(tǒng)具有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)、經(jīng)濟(jì)、操作可行性，對于高校來說，完全具備了開發(fā)的可能性。

2 需求分析

公文管理是高校日常管理工作的一個重要組成部分，其流程包括收文辦理、公文制發(fā)、請示報告流轉(zhuǎn)和公文歸檔等。公文管理的規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)高校及其下屬各部門之間的管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段。通過初步的分析和設(shè)計，系統(tǒng)應(yīng)滿足以下要求：

（1）能實(shí)現(xiàn)公文從擬稿到歸檔等一系列流程，并能進(jìn)行流程自定義。如圖1所示。

（2）能夠?qū)崿F(xiàn)個人辦公需要的最基本模塊。

（3）能夠?qū)崿F(xiàn)對后臺數(shù)據(jù)庫的管理。具備前臺操作數(shù)據(jù)庫的功能?？梢栽O(shè)置權(quán)限不同的各種角色，確保系統(tǒng)安全性。

3 概要設(shè)計

3.1 系統(tǒng)處理流程圖

該系統(tǒng)的處理流程大致是：首先登錄系統(tǒng)，登陸者使用自己的用戶名和密碼，只有用戶名和密碼都正確，才能進(jìn)入系統(tǒng)，否則需要重新輸入用戶名和密碼[2]。通過正確的用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)后通過事件驅(qū)動機(jī)制激活相應(yīng)的功能模塊，并執(zhí)行相應(yīng)的功能，在執(zhí)行完成相應(yīng)的操作后，用戶退出該系統(tǒng)，這就是整個系統(tǒng)的大致處理流程。

3.2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

根據(jù)系統(tǒng)的規(guī)模，為了便于開發(fā)，系統(tǒng)采用增量開發(fā)模型。首先規(guī)劃系統(tǒng)各功能模塊，然后依次對各個模塊進(jìn)行設(shè)計、測試，通過上述開發(fā)步驟，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)所設(shè)計的各個模塊功能。

按照設(shè)計，系統(tǒng)被分為前端和后臺服務(wù)接口兩部分，如圖2所示。

4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

4.1 設(shè)計登錄界面

進(jìn)入本系統(tǒng)首先鏈接系統(tǒng)首頁，提示用戶登錄。本頁面通過用戶名來判斷用戶的相關(guān)信息。如果是普通用戶，直接進(jìn)入系統(tǒng)的功能頁面，如果是系統(tǒng)超級用戶，則鏈接進(jìn)入系統(tǒng)管理員的界面。如果已經(jīng)進(jìn)入登錄界面，但用戶長時間沒有登錄，系統(tǒng)會彈出超時信息，自動跳轉(zhuǎn)至原來的登錄界面。

4.2 設(shè)計系統(tǒng)主界面

4.2.1 主界面設(shè)計

系統(tǒng)主界面為用戶直接可見的操作界面，此為本系統(tǒng)的主要功能區(qū)、用戶的操作區(qū)。用戶可在此界面中使用系統(tǒng)的各項功能，實(shí)現(xiàn)公文的管理，以體現(xiàn)本系統(tǒng)的功能。本系統(tǒng)的各項功能將在隨后的各單元依次介紹。本系統(tǒng)主界面分為三個部分，上部是標(biāo)題欄，左邊快捷菜單，右邊為工作區(qū)。

系統(tǒng)主界面會根據(jù)用戶的不同在左邊便捷菜單欄中顯示不同的功能列表，列表分為兩類：一類為普通系統(tǒng)用戶，顯示公文相關(guān)操作及個人信息的修改;另一類為系統(tǒng)超級用戶，可以修改系統(tǒng)普通用戶的相關(guān)信息，對用戶進(jìn)行刪除和添加，也可以對個人信息進(jìn)行修改。

4.2.2超級管理員

超級管理員可以通過本模塊功能查看當(dāng)前所有用戶的相關(guān)信息，通過查看相關(guān)用戶的信息，可以對相關(guān)用戶進(jìn)行一些簡單的操作，如刪除某個用戶，編輯某個用戶的的相關(guān)信息如密碼，姓名等[3]。點(diǎn)擊編輯，可以對選中的用戶進(jìn)行簡要的管理。

一個系統(tǒng)的用戶不是一成不變的，在系統(tǒng)的使用過程中，需要對用戶進(jìn)行刪除，同時也會隨著學(xué)校的發(fā)展對用戶進(jìn)行添加，本模塊滿足了這方面的需求，而且用戶的添加只能由系統(tǒng)超級用戶才可完成，保證了系統(tǒng)的安全性。

超級管理員用于添加系統(tǒng)的用戶，并分配相關(guān)權(quán)限，且只有超級管理員才可以添加用戶，系統(tǒng)不開放用戶自己注冊。

5 系統(tǒng)測試

系統(tǒng)測試是將經(jīng)過測試的子系統(tǒng)裝配成一個完整系統(tǒng)來進(jìn)行測試[4]。系統(tǒng)測試是用來檢驗系統(tǒng)是否能夠?qū)崿F(xiàn)其規(guī)劃設(shè)計功能的最佳方式，目的是選擇易于發(fā)生錯誤的臨界數(shù)據(jù)，測試出軟件設(shè)計過程中的錯誤并予以改正。

6 結(jié)語

通過對系統(tǒng)的測試及完善，系統(tǒng)總體上是安全和穩(wěn)定的，滿足了設(shè)計要求。

參考文獻(xiàn)

[1]王洪海，張健.辦公自動化系統(tǒng)及應(yīng)用[M].中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)出版社，2011：12-42.

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[3]姜衛(wèi)，何苗，李曉黎.Web應(yīng)用程序開發(fā)教程ASP+SQL Server[M].人民郵電出版社，2009：23-78.

[4]張海藩.軟件工程導(dǎo)論.北京：清華大學(xué)出版社[M].2008：32-36.

Design and Realization of? College Document Management System

ZHANG Tao，YUAN Feng

（Pingdingshan Power Supply Company Xintong Branch，Pingdingshan Henan? 467000）

Abstract： The University document management system adopts the method of combining the network with the traditional method， archives the electronic version of the document， communicates on the Internet， reduces the labor intensity， realizes the management， search and maintenance of the document， improves the efficiency of document management， and realizes paperless office.

Keywords： Information technology;Management system;Universities documents; Handling efficiency