加強館藏資源建設(shè)的三個途徑

王振威

摘要：本文對目前檔案館藏的三種主要來源進行了比較分析，圍繞構(gòu)建“五位一體”的檔案館和檔案“三個體系”建設(shè)，對檔案館藏資源建設(shè)提出了建議和對策。

關(guān)鍵詞：檔案資源檔案館檔案收集

隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，檔案館作為地區(qū)重要的文化設(shè)施發(fā)揮著日益重要的作用。2009年國家檔案局提出將檔案館建設(shè)為愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心的“五位一體”的檔案館。2010年國家檔案局又提出建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系的“三個體系”。擁有豐富的檔案館藏，是充分發(fā)揮檔案館功能的基礎(chǔ)。如何有效收集各種檔案資料、保存好地區(qū)記憶，成為各級檔案部門工作的重點。

一、目前檔案收集工作存在的問題

充分認識“五位一體”和“三個體系”建設(shè)，為豐富館藏提供了廣闊的空間。目前檔案館藏來源主要有依法接收、開展征集和自主收集三種主要途徑。按照“五位一體”和“三個體系”建設(shè)的要求，豐富館藏方面仍存在一些不足。

（一）接收檔案質(zhì)量不高

依法接收檔案是各級檔案館根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案館工作通則》等有關(guān)法律法規(guī)，接收本區(qū)域立檔單位檔案進館的行為。但是如下問題導(dǎo)致目前檔案館的檔案接收質(zhì)量不高：部分立檔單位文件歸檔范圍和檔案保管期限表多年沒有修訂，一些事關(guān)單位和個人權(quán)益的應(yīng)歸檔的文件沒有歸檔，該收集的材料沒有收集，導(dǎo)致檔案保管期限劃分不合理，歸檔文件不完整；一些單位重視文書檔案，輕視照片、音像、實物和專門檔案；歸檔文件質(zhì)量不高，有的歸檔材料不是最終版本，正式文件應(yīng)加蓋單位公章的沒有蓋章，應(yīng)需要領(lǐng)導(dǎo)簽批的沒有領(lǐng)導(dǎo)簽批標記。

（二）征集檔案不足

征集檔案是檔案館根據(jù)國家檔案管理規(guī)定，向社會征集有價值檔案材料的工作。部分檔案館對檔案征集工作的重要性和必要性認識不足，未開展或不重視開展征集工作。檔案館較少向社會廣泛宣傳捐贈或寄存檔案的益處，導(dǎo)致征集檔案工作成效低，館藏檔案來源單一，內(nèi)容、種類雷同。

（三）開展自主收集不夠

自主收集是指檔案館為保存地方發(fā)展記憶，采取拍照、攝像、走訪等方式主動記錄本地區(qū)的發(fā)展變化。自主收集是檔案館工作人員或檔案館委托社會單位開展收集檔案資料的行為。收集的檔案內(nèi)容明確具體、結(jié)構(gòu)完整系統(tǒng)、來源穩(wěn)定。一些檔案館對此項工作缺乏足夠認識，導(dǎo)致反映本地區(qū)的標志性街道地區(qū)、特色產(chǎn)品、名勝古跡、風俗習慣、文化傳承、領(lǐng)導(dǎo)足跡、知名人士或家族等材料在檔案館中難覓身影。

二、檔案收集存在問題的原因

（一）慣性思維導(dǎo)致依法接收檔案的質(zhì)量參差不齊

各單位在開展歸檔工作時，往往簡單沿襲原有的歸檔范圍。主要原因一是檔案人員換崗較頻繁，新手對檔案工作缺乏全面深入細致的了解。為完成歸檔任務(wù)，只能照搬照抄原有的做法。有些檔案員從事檔案工作一兩年，稍有經(jīng)驗又被換到其他崗位，導(dǎo)致歸檔人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。二是部分多年從事歸檔工作的人員，總是依照老規(guī)矩開展歸檔工作，對本單位新產(chǎn)生的檔案不了解，同時與業(yè)務(wù)科室缺乏有效及時的溝通，導(dǎo)致一些文件材料未能及時納入歸檔范圍。三是有的科室工作人員以文件放在手頭查閱方便為由隱匿文件，不主動將應(yīng)歸檔材料移交檔案室，導(dǎo)致歸檔材料不完整。

（二）對征集工作重視不足

檔案館面向社會開展征集工作是豐富館藏的重要途徑，也是館藏來源多樣化的有效手段。有的檔案館存在看攤守業(yè)的觀念，沒有建立征集制度或征集制度不落實，沒有向社會廣泛宣傳，沒有將征集工作納入單位及部門工作計劃職責，形成征集工作流于形式的局面。

（三）自主收集尚未達成共識

檔案館結(jié)合區(qū)域發(fā)展主動出擊，開展拍照、攝影、采集口述檔案等工作，收集與本地區(qū)有關(guān)的圖冊、畫冊等資料，或到其他單位復(fù)制與本地區(qū)有關(guān)檔案資料，是彌補館藏某一門類、內(nèi)容的不足，全面保存地區(qū)記憶的有效方式。長期以來，一些檔案館將自主收集視為無關(guān)緊要的事情，自主收集檔案行動遲緩或措施不力，有的對收集到的檔案沒有進行后續(xù)整理、管理滯后，導(dǎo)致自主收集的檔案不能真正發(fā)揮作用。

三、豐富館藏資源的措施

（一）依法接收重在質(zhì)量

依法接收的檔案是館藏檔案的主體，也是地區(qū)核心檔案，具有權(quán)威性、系統(tǒng)性。各級檔案館應(yīng)高度重視依法接收檔案的數(shù)量和質(zhì)量，采取強有力措施保障應(yīng)接收檔案能夠及時、保質(zhì)、完整地接收進館。各單位檔案工作人員要切實履行職責，把好文件歸檔關(guān)。檔案行政管理部門要采取精細化管理，對各單位每年歸檔質(zhì)量做好審核驗收工作。

一是注重歸檔工作的宣傳和控制，不斷提高歸檔工作質(zhì)量。要加強各單位檔案人員培訓(xùn)，健全檔案管理制度，在各進館單位形成人人了解檔案工作，人人重視檔案的氛圍。增強各單位檔案工作人員的責任意識、使命意識，提高他們的工作積極性和檔案業(yè)務(wù)技能，保證歸檔質(zhì)量。每件檔案都要收集齊全完整、整理規(guī)范、著錄準確、保管期限劃分合理。歸檔文件應(yīng)為最終版本，確保附件及相關(guān)材料齊全，書寫裝訂材料合乎規(guī)定，正式文本應(yīng)有印鑒，如有電子版應(yīng)一并收集歸檔。

二是注重檔案門類齊全完整。各單位應(yīng)歸檔的各種門類載體材料均應(yīng)歸檔。長期以來大多數(shù)單位重視文書檔案、財務(wù)檔案，忽視其他門類載體檔案。在日常指導(dǎo)中，應(yīng)明確要求各單位除文書、財務(wù)檔案以外，照片、錄音錄像、實物、專門檔案、資料等應(yīng)一并收集歸檔。

三是重視歸檔材料的完整。例如，各立檔單位有重要領(lǐng)導(dǎo)視察時，通常有匯報材料、宣傳視頻短片、幻燈片、接待方案等，歸檔時應(yīng)將相關(guān)材料同時歸檔。國家新修訂的保管期限表，將涉及個人的文件延長了保管期限，一些單位對此類材料并未納入歸檔范圍，如獨生子女審批表、二胎審批表、工資變動表、個人檔案轉(zhuǎn)移通知單、單位職工名冊、職工調(diào)動關(guān)系介紹信、職務(wù)任免文件、人員獎懲、單位行政、黨委會會議記錄紀要、員工繳納社會保險記錄、住房分配、住房補貼材料、單位重大資產(chǎn)處置材料、重大事件材料等。以筆者負責的單位的住房補貼工作為例，為完整收集住房補貼材料，需要將每年單位報表、每年的調(diào)整報表、住房補貼資格公示、發(fā)放證明等材料全部納入住房補貼檔案歸檔范圍。一個單位的檔案應(yīng)比較完整地反映該單位的主要職能工作、每個職工重要履歷事件和開展業(yè)務(wù)工作中涉及的其他單位及個人的完整信息。endprint

四是注重收集時限。通常國家規(guī)定第二年六月底前應(yīng)將各單位上一年形成檔案整理完畢。各類檔案材料要及時收集，特別是重大活動、重大事件、重要會議、突發(fā)事件應(yīng)明確專人進行收集、拍照、攝影。應(yīng)把握收集工作的重要時機，如若不能及時有效收集，一些檔案材料將無法收集或收集的不完整。

（二）檔案征集重在堅持

檔案館要利用每年的“檔案館日”“法制宣傳日”以及檔案展覽、檔案查閱大廳、本地區(qū)廣播、電視、報紙等不同形式和場所，廣泛宣傳檔案征集工作，加深居民對檔案工作的認識，擴大征集范圍，完善征集制度，豐富征集來源。

在征集時要注重檔案材料來源的廣泛性和多樣性，激發(fā)普通居民捐贈積極性。在征集工作中可以借鑒外國檔案館的經(jīng)驗。例如，美國某些檔案館對征集材料在內(nèi)容上并不做特殊要求，只要能反映歷史、有特色的材料都進行收集。對捐贈者應(yīng)發(fā)放捐贈證書，進行表彰并給予一定的獎勵。征得捐贈者同意，檔案館可以在不同場合方式公布捐贈信息，這樣能夠起到很好的宣傳引導(dǎo)效果。

檔案館工作人員要具有敏銳的“嗅覺”，從報紙、廣播、網(wǎng)絡(luò)等各種途徑，獲悉有關(guān)信息后主動出擊，上門開展征集工作，打好“感情牌”。征集工作要與捐贈者保持長期聯(lián)系，讓捐贈者切實感受到檔案工作者的關(guān)心和尊重。

將征集檔案列入檔案局（館）年度工作計劃，明確專人負責，納入單位工作目標考核。開展征集工作還應(yīng)列入單位財務(wù)預(yù)算，確保必要的征集經(jīng)費。同時，應(yīng)加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案征集、鑒定方面的專業(yè)人員。

（三）自主收集重在明確目標

隨著社會的進步，一個地區(qū)在不斷發(fā)展變化，城市面貌日新月異，居民的衣食住行也在悄然改變。原有的習俗、方言不斷演變，特別是民營經(jīng)濟、個體工商戶、合伙制機構(gòu)、城市鄉(xiāng)村的建設(shè)、城鄉(xiāng)路網(wǎng)的發(fā)展和駐區(qū)機關(guān)、企事業(yè)單位、軍隊的變遷，不斷改變著地區(qū)面貌。

擔負保存地區(qū)發(fā)展記憶的各級檔案館，要肩負起自己的使命，健全自主收集檔案制度，完善措施，強化落實，將本地區(qū)的變化主動記錄下來。自主收集檔案資料的關(guān)鍵，是檔案館結(jié)合館藏和本地特色，明確收集方向，持之以恒。自主收集可以是本地區(qū)城鄉(xiāng)面貌照片、具有代表性的特色居民照片、方言土語口音、特色景點、知名人物口述檔案、知名單位或特色產(chǎn)品、重大事件資料等。

許多知名人物具有特殊的經(jīng)歷，如何保存好這些社會記憶，成為檔案館自主收集的主要內(nèi)容。例如，北京“大中電器”創(chuàng)始人張大中先生當年親手制作的落地燈成為該公司的歷史記憶，也是時代發(fā)展的重要標志物。一些司空見慣的場景隨著時代發(fā)展都成為了回憶，因不屬于歸檔范圍，在檔案館里也很難找到有關(guān)資料。例如為反映計劃經(jīng)濟時期生活用品定量供應(yīng)情況，北京市檔案館曾舉辦票證展覽，從票證視角反應(yīng)當時生活。某報紙曾刊登過個人收藏的糧店春節(jié)限量供應(yīng)的海報和老百姓排隊購買冬儲大白菜的照片。

檔案館開展自主收集，既可以安排本館人員拍照、攝影、采集，也可以委托社會單位來開展，雙方簽訂服務(wù)合同，檔案館出資金、方案，社會單位負責落實，檔案的所有權(quán)屬于檔案館。比如可以委托資質(zhì)較高的照相館拍攝街景或活動影像資料，對重要的街道間隔一段時間拍攝一次全景，以形成完整系統(tǒng)的城市記憶照片資料。

一個地區(qū)的檔案館，應(yīng)比較完整地記錄本地區(qū)發(fā)展變化的脈絡(luò)，記載重要事件，不僅是官方的檔案館，也應(yīng)反映居民日常生活變化的點滴，成為維護普通居民權(quán)益的資料庫和居民憶舊懷舊的場所。檔案館應(yīng)通過不斷完善依法接收，加強檔案征集，建立健全自主收集，持之以恒地豐富館藏。endprint