關(guān)于企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的思考

張盼

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)的深入應(yīng)用加快了企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，自下而上、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的檔案信息化建設(shè)模式已難以適應(yīng)數(shù)字社會(huì)發(fā)展的需要。本文在分析企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，構(gòu)建企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略模型，從戰(zhàn)略目標(biāo)、實(shí)施策略、組織保障進(jìn)行分析和探討，旨在為企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展提供思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化戰(zhàn)略模型組織保障

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，信息化已成為推動(dòng)社會(huì)全方位轉(zhuǎn)型與變革的重要力量，信息資源日益成為重要生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富。在此背景下，企業(yè)檔案信息化的理論研究與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)得到前所未有的發(fā)展。目前，自下而上、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)模式導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理與發(fā)展困難重重、效率低下，給企業(yè)帶來人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

一、企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略建設(shè)的必要性

我國(guó)《辭?！分薪忉尅皯?zhàn)略是依據(jù)敵對(duì)雙方軍事、政治、經(jīng)濟(jì)、地理等因素，照顧戰(zhàn)爭(zhēng)全局的各個(gè)方面、各階段之間的關(guān)系，規(guī)定軍事力量的準(zhǔn)備和運(yùn)用?！盵1]戰(zhàn)略依賴于內(nèi)、外部環(huán)境因素而制定，通常包括總體謀劃、實(shí)施和控制，戰(zhàn)略對(duì)全局具有決定性影響。據(jù)此，企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略是指通過戰(zhàn)略視角，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案信息化建設(shè)，制定切實(shí)可行的實(shí)施步驟，并通過有效的控制，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化目標(biāo)的長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)作機(jī)制和體系。企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，決定著企業(yè)檔案信息建設(shè)的方向。

（一）企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略是時(shí)代發(fā)展的新趨勢(shì)

從國(guó)家政策環(huán)境看，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)之一，到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。早在2011年，馮惠玲教授的著作《電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略》一書立足全局勾勒了我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的設(shè)計(jì)、構(gòu)建、健全和推進(jìn)之路，為我國(guó)電子文件管理提供了戰(zhàn)略方向。企業(yè)作為全國(guó)檔案信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，制定企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略，是企業(yè)信息化發(fā)展的必然選擇。

從行業(yè)環(huán)境看，企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作已納入國(guó)家《電子商務(wù)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》和《促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展三年行動(dòng)實(shí)施方案（2016—2018）》。蘇寧云商、浙江能源集團(tuán)、江蘇核電、國(guó)泰君安等33家企業(yè)成為國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展改革委員會(huì)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理第一批試點(diǎn)單位，為推動(dòng)國(guó)家檔案信息化戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)發(fā)揮了示范作用。

（二）企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略是現(xiàn)狀改變的新要求

1.電子文件信息價(jià)值與分散管理的矛盾亟須解決

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)電子文件的大量產(chǎn)生與應(yīng)用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年，“中央和國(guó)家機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位的電子文件數(shù)量占全部文件數(shù)量的72.7%”[2]。電子文件逐漸成為企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、發(fā)展過程的真實(shí)記錄以及企業(yè)記憶傳承的媒介。目前企業(yè)電子文件分散保存在各業(yè)務(wù)部門（文件形成部門）、行政部門（文件流轉(zhuǎn)部門）、檔案室（文件整理部門）、檔案館（文件永久保存部門），跨部門流轉(zhuǎn)增加了電子文件全程管理、前端控制的難度，導(dǎo)致電子文件的質(zhì)量無法保障。

2.文件信息孤島與共享服務(wù)的矛盾亟須解決

相關(guān)數(shù)據(jù)表明，目前僅在辦公領(lǐng)域就有1萬多種辦公文件格式，常用文檔格式有300多種[3]。信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的成本高昂、轉(zhuǎn)換速度低下、轉(zhuǎn)化效果難以保障，電子文件的長(zhǎng)久保存與長(zhǎng)期可讀難度加大。電子文件歸檔保存的最終目的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享服務(wù)和利用，為企業(yè)提供智能分析和輔助決策支持。如何解決文件信息孤島與共享服務(wù)的矛盾，成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要課題。

3.業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文件歸檔規(guī)則的矛盾亟須解決

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年我國(guó)1.5萬個(gè)國(guó)有大中型企業(yè)中，80%—90%企業(yè)中都建立了信息化系統(tǒng)。[4]為提高業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔自動(dòng)化，企業(yè)在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)紛紛選擇與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。然而各業(yè)務(wù)系統(tǒng)有一套獨(dú)立的管理標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)則，接口交換到檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法滿足文件歸檔的需求。如企業(yè)PM系統(tǒng)（項(xiàng)目管理系統(tǒng)），與檔案系統(tǒng)接口的映射關(guān)系中，無法匹配到檔案系統(tǒng)中的案卷、卷內(nèi)文件的概念，也無法智能化地為案卷命名。盲目的進(jìn)行接口數(shù)據(jù)互換，只會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

二、企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略模型

企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略模型可以從戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略實(shí)施、組織保障三部分進(jìn)行構(gòu)建。戰(zhàn)略目標(biāo)揭示了企業(yè)檔案信息化建設(shè)所要達(dá)到的目標(biāo)和效果，戰(zhàn)略實(shí)施是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)所采取的策略，組織保障則是為企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)施提供人力、物力、財(cái)力等方面的支持。如圖1所示。

（一）戰(zhàn)略目標(biāo)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨從目錄數(shù)字化、業(yè)務(wù)自動(dòng)化，向內(nèi)容管理、知識(shí)服務(wù)的方向發(fā)展。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是通過技術(shù)手段，整合、共享檔案信息，深度挖掘企業(yè)檔案的隱性知識(shí)和顯性知識(shí)，為企業(yè)輔助決策、法規(guī)遵從發(fā)揮作用。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃時(shí)，應(yīng)把構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)中心作為其戰(zhàn)略目標(biāo)，通過企業(yè)檔案知識(shí)的挖掘、推送，提供知識(shí)服務(wù)，構(gòu)建企業(yè)檔案的知識(shí)地圖。

（二）戰(zhàn)略實(shí)施

為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)中心的戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范策略，文件生命周期全過程管理策略、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)策略。

1.標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)范策略

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)范是由企業(yè)制定的，以特定形式發(fā)布的，企業(yè)所有成員共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開企業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范的制定、下發(fā)和執(zhí)行、考核。企業(yè)應(yīng)建立文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管等各階段的標(biāo)準(zhǔn)、制度、辦法，用于規(guī)范、指導(dǎo)各單位、各部門電子文件的產(chǎn)生格式、元數(shù)據(jù)信息、移交手續(xù)、保管要求以及安全規(guī)范等方面的具體業(yè)務(wù)過程。下表列舉了部分標(biāo)準(zhǔn)、制度、辦法，[5]僅供參考。endprint

2.文件生命周期全過程管理策略

企業(yè)檔案信息化的對(duì)象按照其產(chǎn)生方式可分為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）文件和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化文件（如紙質(zhì)、縮微、膠卷等）。無論計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件，還是數(shù)字化文件，其從最初產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的生命周期。

（1）結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件的全過程管理

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是由二維表結(jié)構(gòu)來邏輯表達(dá)和實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)，如企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等，為保障企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的齊全完整，首先檔案部門要參與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，提供歸檔要求、歸檔文件格式以及檔案系統(tǒng)接口規(guī)則等。并預(yù)留功能擴(kuò)展的空間；其次通過元數(shù)據(jù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、操作日志等技術(shù)手段，控制文件流轉(zhuǎn)過程中電子文件的質(zhì)量，確保電子文件的真實(shí)可靠、齊全完整；最后，通過電子文件檔案化管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移等手段，制定企業(yè)自身的電子文件長(zhǎng)期保存策略。

（2）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件的全過程管理

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括所有格式的辦公文檔、文本、圖片、XML， HTML、各類報(bào)表、圖像和音頻/視頻信息等。一是應(yīng)制定非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的格式標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔標(biāo)準(zhǔn)；二是歸檔移交非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的同時(shí)，移交相關(guān)元數(shù)據(jù)信息、技術(shù)說明書以及相關(guān)軟件安裝包；三是檔案管理系統(tǒng)要通盤考慮企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的兼容性以及長(zhǎng)期保存機(jī)制。

（3）傳統(tǒng)載體數(shù)字化的全過程管理

傳統(tǒng)載體的數(shù)字化過程包括整理、掃描/錄音筆/數(shù)碼相機(jī)、存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等，檔案部門應(yīng)詳細(xì)登記數(shù)字化的每一環(huán)節(jié)，并采集其屬性標(biāo)志、參數(shù)以及非通用格式的相關(guān)軟件等。

3.企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)策略

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)通過項(xiàng)目推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)IT集約化服務(wù)的持續(xù)更新，立足于數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存，滾動(dòng)活用企業(yè)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)。

（1）項(xiàng)目推動(dòng)的集中建設(shè)策略。項(xiàng)目是目前企業(yè)信息化建設(shè)的重要手段，項(xiàng)目的好壞直接影響著企業(yè)信息化建設(shè)的成功與否，并與企業(yè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)水平的高低息息相關(guān)。企業(yè)應(yīng)集中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)信息部門、檔案部門、企業(yè)各業(yè)務(wù)部門等在內(nèi)人力資源、智力資源，具體實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館（室）項(xiàng)目的建設(shè)工作，全面推進(jìn)企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)的選型、硬件系統(tǒng)的配置、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及項(xiàng)目建設(shè)的管理等，構(gòu)建滿足企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要的數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)。

（2）IT集約化服務(wù)的持續(xù)發(fā)展策略。數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)項(xiàng)目的成功部署與實(shí)施僅僅是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的第一步，更重要的是數(shù)字檔案館（室）的運(yùn)行維護(hù)以及滾動(dòng)發(fā)展。企業(yè)應(yīng)建立精通IT技術(shù)、跟蹤檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的檔案團(tuán)隊(duì)，開展面向檔案的IT集約化服務(wù)，持續(xù)更新數(shù)字檔案館（室）技術(shù)，及時(shí)解決檔案業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的新問題、新需求，構(gòu)建一個(gè)能夠支持輔助決策、及時(shí)響應(yīng)需求變化、可充分?jǐn)U展并具長(zhǎng)久生命周期的數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)。

（3）數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的滾動(dòng)服務(wù)策略。數(shù)字檔案資源的技術(shù)依賴性，導(dǎo)致數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存面臨著挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)定期或不定期進(jìn)行多重備份、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)遷移等，以確保數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期可讀、滾動(dòng)服務(wù)。在長(zhǎng)期保存的基礎(chǔ)上，提供方便快捷的一體化檢索手段、整合共享數(shù)字檔案資源，主動(dòng)為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供服務(wù)。

（三）組織保障體系

1.組織與人員配合

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)智力密集型工作，需要檔案部門、各業(yè)務(wù)部門、信息部門等通力合作、密切配合，才能最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的成功。企業(yè)檔案信息建設(shè)初期，應(yīng)組建包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)、信息部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案人員、信息人員、業(yè)務(wù)人員的企業(yè)檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組，明確職責(zé)與范圍。其中檔案館或檔案所屬主管部門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息化調(diào)研分析、需求分析、質(zhì)量評(píng)價(jià)、系統(tǒng)測(cè)試、驗(yàn)收鑒定等工作，信息部門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的開發(fā)、實(shí)施、運(yùn)維等工作，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)全面配合收集企業(yè)檔案信息化需求以及提供業(yè)務(wù)支持等。

2.技術(shù)支持與服務(wù)

構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)中心離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，如檔案數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)技術(shù)、數(shù)字檔案信息的共享與整合技術(shù)、數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)等都依托于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用?，F(xiàn)代媒體技術(shù)如數(shù)字檔案館系統(tǒng)手機(jī)端APP、微信公眾號(hào)、藍(lán)信信息推送等，為企業(yè)輔助決策、文化傳承、工作需要等提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)服務(wù)。

3.資金支持與保障

企業(yè)應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并列入企業(yè)年度預(yù)算。在申報(bào)預(yù)算之前，檔案部門與信息部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案信息化需求，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，估算本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的費(fèi)用，及時(shí)納入本企業(yè)預(yù)算。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，并給予資金支持，以確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)有質(zhì)有量地完成。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案信息化以構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)中心為目標(biāo)，通過制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范策略，文件生命周期全過程管理策略和企業(yè)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)建設(shè)策略，在企業(yè)組織與人員、資金、技術(shù)的支持下，推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的實(shí)施不能一蹴而就，應(yīng)依據(jù)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行年度分解，分階段、分步驟推進(jìn)。

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