基建工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策探討

劉 峰

(山西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院,山西 太原 030031)

0 引言

隨著近幾年工程項(xiàng)目建設(shè)的快速發(fā)展,給基建工程檔案管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)?；üこ虣n案管理主要是將建筑工程從立項(xiàng)、施工至竣工整個(gè)過程進(jìn)行整理以文字、圖紙、視頻等方式進(jìn)行管理。管理的文件包括前期項(xiàng)目文件、設(shè)計(jì)、施工技術(shù)、監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收書等?；üこ虣n案能夠有效的反映建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)真實(shí)的建筑過程。

1 基建工程檔案管理中存在的問題分析

1.1 檔案管理模式陳舊

大部分基建工程具有周期相對(duì)較長(zhǎng)、階段多、涉及的部門廣泛等特點(diǎn),從而給檔案管理工作造成巨大困難,并且在具體基建工程中還會(huì)出現(xiàn)延誤工期等因素,造成檔案管理不及時(shí),容易出現(xiàn)差錯(cuò),引起檔案管理滯后,嚴(yán)重者甚至出現(xiàn)檔案分散、丟失等現(xiàn)象,給基建工程發(fā)展造成障礙。

1.2 檔案管理人員意識(shí)較差

在基建工程檔案管理中存在部分領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)不足,同時(shí)因?yàn)榛üこ剃?duì)伍流動(dòng)性相對(duì)較大,檔案管理人員不穩(wěn)定,從而極易造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴(yán)重,引起部分檔案資料流向不清,還有就是檔案管理人員對(duì)工程施工的技術(shù)、流程等不了解,缺乏基建檔案管理的實(shí)踐能力,使得檔案管理在收集、整理和歸檔過程中出現(xiàn)不及時(shí)、不規(guī)范等現(xiàn)象,對(duì)檔案管理造成嚴(yán)重影響。

1.3 檔案管理制度存在不足

部分基建工程檔案管理制度不完善,沒有規(guī)范的檔案管理方法和具體的操作流程,并且基建檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都存在一定的缺陷?，F(xiàn)階段,基建工程參建單位較多,沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),其格式和內(nèi)容也是五花八門,因此給檔案管理部門造成巨大困難。基建工程參建單位對(duì)檔案管理監(jiān)管、檢查以及指導(dǎo)等職能嚴(yán)重不足,對(duì)基建工程檔案管理工作的實(shí)施造成影響。

2 針對(duì)基建工程檔案管理對(duì)策分析

2.1 創(chuàng)新基建工程檔案管理模式

完善的檔案管理模式對(duì)基建工程檔案管理工作的順利實(shí)施有重要作用,因此在檔案管理過程中需要嚴(yán)格按照管理程序、管理標(biāo)準(zhǔn)開展。檔案管理人員還需要對(duì)以往管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié),并結(jié)合新時(shí)期的具體要求對(duì)基建工程檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。在對(duì)檔案管理創(chuàng)新中共分三個(gè)方面：第一,重視基建檔案的收集工作,將檔案管理工作中每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行緊密相連,防止因?yàn)閭€(gè)別檔案資料不全而對(duì)整個(gè)管理工作的順利實(shí)施造成影響,基建檔案管理部門需要對(duì)管理工作進(jìn)行全程跟蹤、監(jiān)督和服務(wù),并且加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳,制定合理的檔案管理模式,將流程和方法進(jìn)行統(tǒng)一,在確保檔案無誤后才可進(jìn)行歸檔和移交；第二,提升檔案管理質(zhì)量,經(jīng)過以上分析檔案管理中具有工期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)復(fù)雜等,對(duì)此檔案管理部門需要做好檔案管理的分類、編號(hào)、組卷以及保管等工作,嚴(yán)格按照基建檔案的形成規(guī)律實(shí)施,并且還需要與各參建單位時(shí)刻保持聯(lián)系,制定統(tǒng)一的操作規(guī)范,建立分類清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容完整的基建檔案管理模式；第三,在確保安全不會(huì)出現(xiàn)信息泄露的前提下,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文件,從而網(wǎng)盤、U盤等進(jìn)行儲(chǔ)存,同時(shí)做好備份處理,防止因?yàn)槌睗?、火?zāi)等造成基建工程檔案出現(xiàn)毀損、丟失等現(xiàn)象[1]。

2.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

基建檔案管理部門需要定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),在培訓(xùn)過程中不僅需要對(duì)其管理能力、操作規(guī)范等進(jìn)行提高,還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員思想、政治以及文化等綜合素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)管理人員的法律意識(shí)和管理意識(shí),在對(duì)基建檔案管理過程中一定要秉承認(rèn)知負(fù)責(zé)的態(tài)度,在項(xiàng)目完結(jié)一部分后就應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、處理,防止出現(xiàn)“檢查資料時(shí),檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備”現(xiàn)象發(fā)生。

同時(shí)加強(qiáng)與其他參建單位之間的溝通,引起其他單位檔案管理人才培養(yǎng)的先進(jìn)理念,特別需要注意加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)理論、知識(shí)和操作的學(xué)習(xí),并充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算技術(shù),在基建檔案管理過程中做到與時(shí)俱進(jìn),成立電子檔案數(shù)據(jù)庫,從而提高檔案管理的準(zhǔn)確性和管理效率[2]。

2.3 健全檔案管理體制

健全檔案管理體制是促進(jìn)檔案管理工作有效實(shí)施的基礎(chǔ),重視過程管理。在管理體制實(shí)施時(shí)需要做到以下三點(diǎn)：第一,在簽訂合同時(shí),需要詳細(xì)記錄和說明移交檔案的質(zhì)量要求、檔案數(shù)量以及具體的歸檔時(shí)間,同時(shí)制定基建工程合同制、監(jiān)管制和契約等起到約束性作用,從而確保檔案的有效性實(shí)施監(jiān)控和規(guī)范作用；第二,控制基建檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行,在工程項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)成功后需要馬上開展檔案的收集和整理。在工程竣工驗(yàn)收過程中,也需要及時(shí)對(duì)文件歸檔驗(yàn)收,檔案管理整個(gè)過程做到及時(shí)性和準(zhǔn)確性,以此提高基建檔案管理的質(zhì)量和效率；第三,在檔案管理過程中應(yīng)按照“三納入”和“四同步”全面開展,其中“三納入”是指納入基建工程計(jì)劃、崗位責(zé)任制、基建工程規(guī)章制度；“四同步”是指基建工程立項(xiàng)、工程工作檢查以及工程建設(shè)進(jìn)度、工程竣工同步。

結(jié)語：綜上所述,基建檔案管理不僅能夠體現(xiàn)出工程項(xiàng)目建設(shè)管理的全過程,同時(shí)還體現(xiàn)出檔案管理工作者愛崗敬業(yè)和認(rèn)知負(fù)責(zé)的精神。經(jīng)過上文分析可得,在基建檔案管理工作開展過程中需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理制度,充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性和安全性,從而為參建單位的發(fā)展提供理論基礎(chǔ)。因此,檔案管理工作能夠充分應(yīng)用到基建工程管理中來。