解析新常態(tài)下電力企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀及其優(yōu)化

曾智文

（國網(wǎng)湖南省電力有限公司新化縣供電分公司 湖南新化 417600）

引言

隨著我國電力行業(yè)的快速發(fā)展以及用戶生活和社會生產(chǎn)工作對電力資源的需求逐漸增高，做好電力企業(yè)辦公室的管理工作是企業(yè)不斷發(fā)展的關(guān)鍵。電力企業(yè)的辦公室作為企業(yè)各部門之間的溝通橋梁關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展策略規(guī)劃和資源的調(diào)整，只有加強辦公室管理，才能協(xié)調(diào)好企業(yè)各部門的工作。由于辦公室的重要性，加強新常態(tài)下電力企業(yè)的辦公室管理工作也就十分重要了，分析辦公室管理的不足并且優(yōu)化其管理工作，有助于電力企業(yè)獲得高效的經(jīng)濟效益。

1 電力企業(yè)辦公室的內(nèi)涵

1.1 辦公室管理工作的工作內(nèi)容

辦公室管理要求辦公室的工作人員根據(jù)企業(yè)的規(guī)定管理企業(yè)各項任務，比如安排和處理企業(yè)的運營工作。電力企業(yè)辦公室的管理工作還包括監(jiān)督電力企業(yè)，科學性地規(guī)范企業(yè)的運行模式領(lǐng)導企業(yè)發(fā)展。新常態(tài)下電力企業(yè)的管理部門的管理工作，要求辦公室協(xié)調(diào)加強與相關(guān)單位、企業(yè)內(nèi)各部門的溝通完成公司領(lǐng)導交付的任務；同時加強企業(yè)文化建設，增強企業(yè)凝聚力為建設電力行業(yè)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。

1.2 辦公室管理工作的重要性

辦公室管理工作在電力企業(yè)的內(nèi)部競爭中起到了不可忽視的作用，辦公室人員在企業(yè)進行內(nèi)部競爭時扮演領(lǐng)導者的角色將競爭引向正確合理的方向，避免競爭中出現(xiàn)決策上的失誤。辦公室的管理工作有利于電力企業(yè)各部門之間更頻繁地交流企業(yè)信息，實現(xiàn)整個企業(yè)的全面交流；辦公室的管理人員將各個部門的信息相互傳達，不僅加強了企業(yè)的溝通也使各部門更和諧的發(fā)展合作。并且辦公室管理工作過程中也是一種監(jiān)督機構(gòu)，使得上級領(lǐng)導對下級員工的工作更加了解，加強了電力企業(yè)上級和下級的溝通。

2 新常態(tài)下電力企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀

針對湖南省某縣電力公司的辦公室管理上存在著一些問題進行分析：某縣電力公司將標準的工作時間定為8h，制定的獎懲制度并未將標準時間外的時間納入，因而經(jīng)常出現(xiàn)員工效率低的情況。公司還出現(xiàn)了在正常工作時間內(nèi)員工頻繁使用手機打電話上網(wǎng)，甚至相互聊天的情況，并沒有采取相應的措施應對懶散的局面，這樣是不利于辦公室工作質(zhì)量的。電力公司由于人員眾多，經(jīng)常出現(xiàn)上級領(lǐng)導對管理人員不熟悉的情況，間接體現(xiàn)了辦公室沒有起到聯(lián)系上層領(lǐng)導的作用，這些都是比較常見的問題。新常態(tài)下電力企業(yè)的辦公室管理工作存在著眾多的缺點，不利于電力企業(yè)的未來發(fā)展。

（1）缺乏健全的辦公室管理制度。新常態(tài)下的電力企業(yè)存在著管理方面的缺陷是由于很多電力企業(yè)的辦公室都沒有制定全面的管理制度造成的。管理制度不健全通常電力企業(yè)會出現(xiàn)員工缺乏嚴謹認真的態(tài)度，辦公室辦公散漫且沒有統(tǒng)一的辦公規(guī)定，最終造成辦公室的工作質(zhì)量不高且效率低的狀況。在企業(yè)出現(xiàn)突發(fā)情況時，很容易由于員工的慌亂不能正確及時的采取解決措施預防和處理事故，使突發(fā)情況造成更為嚴重的后果給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失；項目接待時辦公室執(zhí)行標準不統(tǒng)一，給客戶帶來不良體驗感的同時使得企業(yè)管理不景氣。

（2）辦公室管理人員能力低，沒有完備的專業(yè)知識也缺乏綜合管理的能力，造成了電力企業(yè)工作質(zhì)量不高和效率低的不良現(xiàn)象。從某縣電力公司加大投入利用科技成果來看，當前電力行業(yè)普遍重視采用科技手段，重視專業(yè)技術(shù)人才引進。辦公室人員能力低對當前備受歡迎的大數(shù)據(jù)、云計算等服務并不熟悉，嚴重阻礙了企業(yè)部門工作的運行影響電力企業(yè)在整個行業(yè)中的競爭地位，不利于電力企業(yè)未來的發(fā)展和創(chuàng)新。

（3）宣傳工作有待加強。辦公室的宣傳工作對于供電公司而言，起著引導員工思想，提高企業(yè)凝聚力和戰(zhàn)斗力的作用。當前供電公司辦公室管理工作過程中存在著不重視宣傳工作，對員工思想情況把握不夠準確，以及對新媒體的影響力和風險認識不足等問題。

3 新常態(tài)下電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化方法

3.1 制定新常態(tài)下健全的辦公室管理制度

電力企業(yè)新常態(tài)下辦公室管理制度不健全帶來的辦公室工作效率低和質(zhì)量不高的情況，不利于電力企業(yè)的長遠發(fā)展。建設健全的管理制度對辦公室的辦公流程和辦公人員的操作進行規(guī)范，明確辦公室的各項規(guī)定有利于管理人員對其他員工的管理，達到真正意義上的獎懲分明的管理氛圍。新常態(tài)下的管理制度不僅完善了辦公室的管理方面，而且能起到宣傳企業(yè)文化的作用使企業(yè)文化更鮮明實用。供電公司辦公室應該堅持以按照規(guī)章制度辦事的工作原則，加快制定完善的現(xiàn)代化運行制度確保企業(yè)有法可依，推動管理制度的實施實現(xiàn)電力企業(yè)建設的標準化。

3.2 對辦公室管理人員進行培訓培養(yǎng)管理能力

優(yōu)化新常態(tài)的電力企業(yè)辦公室管理工作要重視管理人員的管理能力，才能使企業(yè)自身具有強大的競爭基礎優(yōu)勢。由于辦公室管理工作的涉及到企業(yè)運營的各個方面，因而工作內(nèi)容通常較繁瑣且復雜，要求管理人員有較強的綜合能力。電力企業(yè)的辦公室管理人員的綜合能力低素質(zhì)不高的情況需要企業(yè)加強對辦公室管理人員的培訓力度，企業(yè)外部培訓和內(nèi)部培訓相結(jié)合，加強培訓效果考核，面對突發(fā)狀況時也能夠冷靜采取應對措施或預防措施。供電公司可以嚴格把控辦公室檔案管理的內(nèi)容和格式，以及保存的方式等。不僅要加強審查檔案的格式，還要確保檔案文件的時間等細節(jié)內(nèi)容是否正確，提高辦公室管理工作的運轉(zhuǎn)效率。

3.3 激發(fā)辦公室管理工作的創(chuàng)新力和協(xié)調(diào)力

電力企業(yè)給我們社會生活工作中提供電力資源，隨著社會技術(shù)的快速發(fā)展辦公室管理人員也要具有一定的創(chuàng)新能力才能應對新常態(tài)下的管理工作，為企業(yè)發(fā)掘潛在的客源。辦公室管理要做好協(xié)調(diào)工作，首先要為各部門提供全面的資料，因而平時工作中要做好資料的整理和積累掌握各部門的一些信息；然后根據(jù)上級領(lǐng)導的決策實時安排工作和妥善處理問題。積極引進信息化的工作方式，將實地調(diào)查和網(wǎng)絡自主辦公相結(jié)合，提高辦公室的科學技術(shù)含量。辦公室的協(xié)調(diào)能力有助于為企業(yè)營造和諧的氛圍，在聯(lián)系各部門的同時達到競爭共同發(fā)展的目的。不僅有利于電力企業(yè)的快速發(fā)展，而且能提高辦公室管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

在新常態(tài)的發(fā)展形勢下，電力企業(yè)辦公室管理工作中存在著管理制度不健全，管理人員綜合能力不高不具備一定的創(chuàng)新能力，辦公室工作效率不高的問題；為了將電力企業(yè)建設為實力雄厚發(fā)展前景較好的企業(yè)，需要對辦公室的管理工作進行優(yōu)化。本文總結(jié)要從完善辦公室的管理制度入手，定期開展培訓員工的活動，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新力和協(xié)調(diào)能力，全方面的優(yōu)化電力企業(yè)辦公室管理工作的缺陷，達到提升管理工作效率和質(zhì)量的目的，從而推動電力企業(yè)在新常態(tài)下更快速穩(wěn)定的發(fā)展。