試論醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策

張 楠 許志穎

（山東省濱州市人民醫(yī)院 山東濱州 256600）

前言

檔案是企業(yè)單位發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)積累，檔案管理能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的管理水平以及工作質(zhì)量，由此可見檔案管理在現(xiàn)代醫(yī)院管理中的重要性。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采取有效的方法，健全檔案管理制度，并提高管理人員的綜合素質(zhì)水平，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)未來的發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理的重要意義

1.1 醫(yī)院發(fā)展歷程的記錄

檔案管理是一項漫長的過程，是對醫(yī)院歷年發(fā)展情況的真實(shí)記錄，醫(yī)院的檔案管理涉及到設(shè)備、技術(shù)、人事、醫(yī)療等各方面的內(nèi)容，這也使得醫(yī)院管理者與醫(yī)護(hù)人員可以了解到醫(yī)院近年來的發(fā)展情況，總結(jié)出自身存在的弊端，并通過整理規(guī)劃，最終指明醫(yī)院未來的發(fā)展方向。

1.2 不斷的提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量

病例也是檔案管理中的重要部分，它收錄了各種疑難雜癥以及病患信息，是醫(yī)院開展科研項目的重要材料，更是評價醫(yī)院總體醫(yī)療水平的重要指標(biāo)。隨著信息化技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，病例的開具與保存更加的便利，病人也可以隨時隨地的了解到自己的身體狀況，這就使得病例檔案晉升為保障醫(yī)患合法權(quán)益的重要憑證，因此，醫(yī)院想要不斷的提升自身的檔案管理水平，就應(yīng)當(dāng)加大對病例的重視力度，進(jìn)而不斷的提升自身的總體醫(yī)療質(zhì)量。

1.3 利于醫(yī)院建設(shè)工作的進(jìn)一步開展

隨著國民生活水平的不斷提高，對于身體健康的重視程度也越來越高，醫(yī)院想要不斷的順應(yīng)時代發(fā)展潮流，就需要將檔案管理工作提到醫(yī)院日常管理日程上來，充分的了解醫(yī)院的日常運(yùn)作情況。檔案中包含醫(yī)院人事系統(tǒng)的運(yùn)作情況，通過對檔案進(jìn)行合理的分析與利用，能夠幫助醫(yī)院建立起人事信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對人力資源的科學(xué)管理。醫(yī)院屬于公共基礎(chǔ)設(shè)施，其內(nèi)部的人員情況較為復(fù)雜，人事檔案的管理可以為醫(yī)院人力資源的管理提供有力依據(jù)，使人力資源得到合理的分配，從而進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院管理工作的健康發(fā)展[1]。

1.4 利于醫(yī)院人才選拔

人力資源是現(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力，醫(yī)院想好獲得更好的發(fā)展，就需要招納更多的賢人志士，為醫(yī)院輸送新的血液，提高醫(yī)護(hù)人員的總體水平。檔案在醫(yī)院與人才之間構(gòu)建起溝通的橋梁，醫(yī)院通過檔案能夠了解到應(yīng)聘者的實(shí)力水平以及薪資期望等，使人才選拔的內(nèi)容不斷簡化。在此基礎(chǔ)上對人才進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，進(jìn)而不斷的提高醫(yī)護(hù)人員的綜合素質(zhì)水平，從而達(dá)到現(xiàn)代醫(yī)院的建設(shè)要求，促進(jìn)我國醫(yī)院管理工作的正常開展。

2 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中存在的問題分析

2.1 管理制度不夠完善

目前，我國大部分醫(yī)院對于檔案管理工作都不予重視，致使在實(shí)際檔案管理環(huán)節(jié)頻繁的出現(xiàn)問題。醫(yī)院并沒有建立起系統(tǒng)的檔案管理制度，檔案資料都被分散至各個科室中，并沒有實(shí)現(xiàn)集中管理，且現(xiàn)代檔案大都以電子數(shù)據(jù)的形式存在，在傳輸過程中很容易出現(xiàn)丟失或損壞等現(xiàn)象，影響到信息的傳遞，對醫(yī)院的正常運(yùn)作也帶來了很大的影響。

2.2 檔案管理內(nèi)容模糊

醫(yī)院中包含心腦血管、腎臟、呼吸道等大量科室，不同科室負(fù)責(zé)人體特定身體部位的疾病診斷與質(zhì)量工作，因此所產(chǎn)生的檔案也存在巨大的差異，但一些醫(yī)院并不重視對檔案的科學(xué)分類，將所有的檔案都融合到一起，為醫(yī)護(hù)人員的查找與利用帶來極大的不便。

2.3 對檔案管理不予重視

大部分醫(yī)護(hù)人員認(rèn)為檔案資料中記載的都是醫(yī)院過去的情況，與現(xiàn)在的管理工作沒有關(guān)系，因此也不注重對檔案的收集與保存。一些醫(yī)院將全部重心放在經(jīng)營上，將檔案交由一些無關(guān)緊要的部門進(jìn)行管理，最終也使得醫(yī)院的檔案陳舊、使用效率低下等，對于醫(yī)院未來的發(fā)展帶來了十分不利的影響。

2.4 管理人員的素質(zhì)不高

目前，我國大部分醫(yī)院都沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，有關(guān)的管理工作由其他部門的人兼職代理，管理內(nèi)容也相對簡單，這就使得檔案管理長期不受到醫(yī)護(hù)人員的重視，檔案丟失與損壞的現(xiàn)象嚴(yán)重，醫(yī)院也并沒有對此整理出相應(yīng)的懲罰措施，最終導(dǎo)致檔案管理始終無法跟上醫(yī)院的發(fā)展步伐[2]。

3 加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的重要對策

3.1 強(qiáng)化檔案資源利用效率

檔案管理是一項系統(tǒng)的過程，醫(yī)院的管理人員應(yīng)當(dāng)從材料收集、材料整理以及檔案保管等多個角度出發(fā)，構(gòu)建起系統(tǒng)的檔案管理體系，完善檔案管理人員的服務(wù)內(nèi)容。管理人員應(yīng)當(dāng)始終站在醫(yī)院發(fā)展的大方向上去看待問題，綜合不同年代的醫(yī)院管理制度，制定新的檔案服務(wù)計劃，改善傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念，并不斷的拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使醫(yī)院檔案管理工作能夠積極成長成長，并為醫(yī)院的人才管理、干部聘用、工資福利等方面的工作提供全面信息數(shù)據(jù)。

3.2 建立起網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)

在信息化時代背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)滲透到檔案管理工作當(dāng)中，構(gòu)建健全的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，并在其中設(shè)置大量的模塊，實(shí)現(xiàn)對檔案的分類管理。注重對網(wǎng)絡(luò)分析軟件等的綜合利用，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分析與整理，使互聯(lián)網(wǎng)能夠得到充分的開發(fā)與利用。通過利用信息化技術(shù)，使檔案能夠得到集中管理，從而簡化檔案管理步驟。與此同時，醫(yī)護(hù)人員利用社交軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的傳遞與共享，也有效的提升了檔案的使用效率。

傳統(tǒng)的檔案管理需要占取大量的空間，且對于空間的環(huán)境要求高，檔案查閱與傳遞需要通過人工方式進(jìn)行，受到交通因素的影響，檔案無法準(zhǔn)時的送至需要者的手中，這也在一定程度上影響到了醫(yī)院的正常運(yùn)作。醫(yī)院利用信息化檔案檔案管理的方法，可以節(jié)約大量的空間，檔案以數(shù)據(jù)的形式被存至計算機(jī)中，不會受到氣候等外界因素的影響，極大的提升了檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院不必?fù)?dān)心檔案室的防水防火問題，只需要在計算機(jī)中安裝防火墻即可，提升了檔案存儲的安全性[3]。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

負(fù)責(zé)檔案管理的人員需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，建立起獨(dú)立的考核與獎懲機(jī)制，使管理人員能夠擁有更強(qiáng)的責(zé)任感。工作人員與應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對自身技能的訓(xùn)練，利用現(xiàn)代化先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，積極的借鑒先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷的提升檔案管理質(zhì)量。與此同時，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對《檔案法》的宣傳，做好法制建設(shè)工作，使工作人員能夠樹立起依法管檔的意識，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性與嚴(yán)肅性。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用，對此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的重視力度，緊跟時代發(fā)展步伐，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，構(gòu)建創(chuàng)新的檔案管理制度，并不斷強(qiáng)化管理手段，使醫(yī)院檔案管理工作能夠向著更好的方向發(fā)展。

[1]侯紅梅，冀云濤，任小青，王美珍.淺談信息化在醫(yī)院檔案管理工作中的科技支撐效用[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017（02）：34～35.

[2]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊，2016（05）：20～21.

[3]嚴(yán)莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：94+96.