淺析國(guó)際工程企業(yè)如何優(yōu)化外事管理工作

■張 青

中國(guó)葛洲壩集團(tuán)第五工程有限公司

前言

作為國(guó)際工程企業(yè)中的一項(xiàng)重要工作，外事管理工作是確保跨國(guó)工程項(xiàng)目有效進(jìn)行的關(guān)鍵。完善的外事管理，既能加強(qiáng)對(duì)員工的安全教育，同時(shí)也能形成對(duì)員工的外出工作常識(shí)的培養(yǎng)，使出國(guó)務(wù)工人員能夠掌握基本的外事知識(shí)?；谕馐鹿芾砉ぷ鞯奶厥庑院椭匾裕M(jìn)一步優(yōu)化外事管理工作對(duì)企業(yè)管理質(zhì)量的提高及涉外工作的開(kāi)展有著重要促進(jìn)作用。

1 國(guó)際工程企業(yè)外事管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 缺乏完善法律法規(guī)作為支撐

目前，我國(guó)企業(yè)外事管理工作的相關(guān)制度還不夠健全，未形成較為完整的法律體系。另外，很多制度涉密程度較高，難以公開(kāi)，對(duì)外事工作的實(shí)際指導(dǎo)和開(kāi)展造成一定的障礙。

1.2 缺乏對(duì)外事管理工作性質(zhì)的重視

外事管理工作的政策性、敏感性、及時(shí)性和專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)決定了“外事無(wú)小事”，但因其并不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益而僅被看作是企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展的一項(xiàng)輔助性工作，從而容易造成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視其在對(duì)外塑造企業(yè)形象和提升企業(yè)價(jià)值方面的重要作用。

1.3 外事管理工作人員整體素質(zhì)不高

外事管理工作的性質(zhì)決定了從業(yè)人員必須具有較高的政策理解力、對(duì)事物的觀察判斷能力、時(shí)間意識(shí)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，但因企業(yè)對(duì)此的重視程度不夠，對(duì)人員的選拔和晉升安排都未給予充分的考量，影響著外事管理工作的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 國(guó)際工程企業(yè)外事管理工作的優(yōu)化措施

2.1 國(guó)際工程企業(yè)外事管理優(yōu)化措施

（1）建立健全外事法律法規(guī)體系。在現(xiàn)有法律法規(guī)基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際制定外事工作管理辦法和操作規(guī)范等實(shí)施細(xì)則。在維護(hù)保密工作的前提下，在涉外員工間開(kāi)展外事法律制度文件的宣傳和普法工作，擴(kuò)大懂法守法的群眾基礎(chǔ)。

（2）高度重視外事管理工作。企業(yè)應(yīng)時(shí)刻把握“外事工作無(wú)小事”的原則，明確外事管理責(zé)任，加強(qiáng)外事工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步建立健全外事工作管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)管理制度，完善管理機(jī)制，構(gòu)建運(yùn)行有效的外事工作體系。企業(yè)應(yīng)將外事工作融入公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展大局，使其更好促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

（3）提升精細(xì)化管理水平。要將外事管理做得出色，就要關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié)，進(jìn)一步深化、細(xì)化外事管理工作。在日常工作中要專(zhuān)注容易疏忽的工作關(guān)鍵點(diǎn)，從環(huán)節(jié)銜接性、材料規(guī)范性、手續(xù)完整性、申報(bào)流程合規(guī)性等細(xì)微處著手，精益求精，推動(dòng)外事工作精細(xì)化管理。

（4）外事工作要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合。企業(yè)外事工作往往要涉及生產(chǎn)、人事、安全、保密等各個(gè)部門(mén)，因此，企業(yè)各部門(mén)間要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，注重工作環(huán)節(jié)銜接，避免工作疏漏，以有效推動(dòng)外事工作的順利良好發(fā)展。

（5）進(jìn)一步加強(qiáng)外事宣傳工作。要找準(zhǔn)突破口和宣傳點(diǎn)，利用企業(yè)刊物、宣傳手冊(cè)、新聞廣播等媒介，加大外事工作的宣傳力度，進(jìn)一步提高外事工作的影響力，為外事工作開(kāi)展提供有力促進(jìn)作用。

（6）外事工作要注重行前教育。臨行前教育可以讓涉外人員提前了解到訪國(guó)家的政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)及風(fēng)俗人文特點(diǎn)，助其盡早融入當(dāng)?shù)丨h(huán)境和后期工作。對(duì)人員進(jìn)行保密和安全教育，可以使出行風(fēng)險(xiǎn)降到最低；對(duì)涉外禮儀和行為規(guī)范的宣傳，也讓出行人員時(shí)刻注重個(gè)人言行舉止，體現(xiàn)個(gè)人修養(yǎng)，維護(hù)國(guó)家形象。

2.2 外事管理人員自身素質(zhì)提升措施

（1）政治立場(chǎng)堅(jiān)定，組織性、紀(jì)律性強(qiáng)。外事管理工作有較強(qiáng)政治敏感性，因此，從業(yè)人員在處理涉外事務(wù)時(shí)，要堅(jiān)持原則，堅(jiān)決維護(hù)國(guó)家主權(quán)和民族尊嚴(yán)；有組織觀念，遵守我國(guó)及所在國(guó)的法律、外事規(guī)定；做到嚴(yán)守國(guó)際秘密，嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)，既確保國(guó)家秘密得到保護(hù)又能有效促進(jìn)對(duì)外交往發(fā)展。

（2）提高自身文化知識(shí)素養(yǎng)。外事管理人員除了外語(yǔ)知識(shí)外，還要不斷學(xué)習(xí)其他知識(shí)，多參加外事人才培訓(xùn)、素質(zhì)拓展及同業(yè)交流活動(dòng)，提高自身文化修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，推動(dòng)外事工作的專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化進(jìn)程。

（3）發(fā)揮優(yōu)秀的組織協(xié)調(diào)能力。由于外事管理工作涉及部門(mén)及人員復(fù)雜，因此要求從業(yè)人員能夠做好各方溝通和協(xié)調(diào)的橋梁，考慮全面周密，工作細(xì)致周到。

（4）具備良好的心理素質(zhì)。外事管理人員要具有良好的心理素質(zhì)、較強(qiáng)的應(yīng)變能力和較高的情商，要以客觀的角度，公正的態(tài)度，委婉的語(yǔ)言耐心化解矛盾，改善人際關(guān)系。

（5）要有真誠(chéng)熱情的服務(wù)意識(shí)。做好外事服務(wù)要有“三心”。首先，外事服務(wù)要用心，實(shí)時(shí)跟蹤了解外事工作最新政策法規(guī)，熟悉外事工作流程，及時(shí)掌握外事動(dòng)態(tài)；其次，要貼心，要將不斷提高業(yè)務(wù)水平作為外事工作的落腳點(diǎn)，能為涉外人員提出經(jīng)濟(jì)合理的出行建議；再次，要細(xì)心，做到事無(wú)巨細(xì)，事事考慮周全，以提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

為更好適應(yīng)國(guó)際社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，國(guó)際工程企業(yè)要加大外事管理工作的重視程度，從制度、宣傳、人員等多方面加大扶持和投入，不斷探索外事管理的新舉措，提升外事管理人員整體素質(zhì)，以更好適應(yīng)并推進(jìn)外事管理工作科學(xué)高效，有序進(jìn)行。