檔案館信息化建設(shè)存在的問題和對(duì)策

劉汝

（中山市土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案館 廣東中山 528400）

我國(guó)信息化建設(shè)在近年來的得到了飛速發(fā)展，在兩化融合、互聯(lián)網(wǎng)+、智慧城市等國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，各行各業(yè)都在積極的探索和實(shí)踐中加快自身信息化建設(shè)的腳步。檔案館是我國(guó)信息管理的重要組成，也是全社會(huì)檔案信息歸集、管理和利用的重要部門，其信息化管理建設(shè)對(duì)檔案館的科學(xué)發(fā)展具有十分重要的意義。

1 檔案館信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案館信息化建設(shè)主要是指通過信息化技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的綜合運(yùn)用，全面更新檔案管理和使用利用方法，使之符合時(shí)代發(fā)展、社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是我國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

檔案館信息化建設(shè)重要內(nèi)涵能夠從以下幾方面進(jìn)行闡述。①通過檔案館信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)使檔案信息真正成為知識(shí)和信息管理當(dāng)中信息資源的重要組成部分，更加快速、便捷的為我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展需求而服務(wù)；②能夠不斷提升和優(yōu)化檔案管理效率，從人文角度上改善檔案管理工作環(huán)境，進(jìn)而提升檔案管理的社會(huì)關(guān)注度和重要性；③檔案館信息化建設(shè)為檔案管理從實(shí)體化管理向信息化管理轉(zhuǎn)變提供了平臺(tái)，能夠大大促進(jìn)我國(guó)檔案信息管理的進(jìn)程；④能夠進(jìn)一步拓展檔案館社會(huì)職能的發(fā)揮，更加完善的管理黨和國(guó)家以及地方、行業(yè)有長(zhǎng)久保存需求的檔案和史料，更加好的保存社會(huì)記憶、維護(hù)歷史真實(shí)面貌。

檔案館信息化建設(shè)同時(shí)也是符合時(shí)代發(fā)展，符合黨和國(guó)家建設(shè)發(fā)展的利益需求，是知識(shí)和信息管理信息化建設(shè)的重要載體和組成，對(duì)于國(guó)家科技、軍事、文化等各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展提供更加優(yōu)良的知識(shí)信息服務(wù)，為推動(dòng)其發(fā)展作出重大貢獻(xiàn)。

2 目前檔案館信息化建設(shè)存在的普遍問題

雖然我國(guó)近年來在國(guó)家的大力推動(dòng)和扶持下，各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)取得了不錯(cuò)的成績(jī)，但是總的來講，包含檔案館信息化建設(shè)的很多方面還處在信息化建設(shè)的探索階段，尚沒有形成完整的理論和實(shí)踐體系，也存在著如基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、人才儲(chǔ)備不足等問題，這些問題的存在很大程度上制約了檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.1 檔案館信息化建設(shè)實(shí)踐缺乏有效科學(xué)規(guī)劃和指導(dǎo)

目前，我國(guó)各級(jí)檔案館信息化建設(shè)雖然在不斷探索當(dāng)中進(jìn)步和發(fā)展，但是在政府和國(guó)家層面，暫時(shí)缺少對(duì)于檔案館信息化建設(shè)科學(xué)、長(zhǎng)遠(yuǎn)和詳細(xì)的規(guī)劃指導(dǎo)，這造成了各級(jí)檔案館雖然明確信息化建設(shè)的重要意義，但是具體建設(shè)目標(biāo)和實(shí)施策略缺不是很清晰，但是各級(jí)檔案館因級(jí)別、地域、管理者等諸多差異化因素造成信息化建設(shè)的種種差異，為以后實(shí)現(xiàn)國(guó)家層面的知識(shí)信息化統(tǒng)籌和標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)埋下隱患。另一問題就是部分檔案館針對(duì)信息化建設(shè)嚴(yán)格按照上級(jí)主管部門的要求實(shí)施，但是由于相關(guān)要求沒有形成體系化，而檔案館方又刻板執(zhí)行，導(dǎo)致檔案館信息化建設(shè)脫離實(shí)情，信息化建設(shè)的進(jìn)度和效果受到影響。

2.2 檔案館信息化建設(shè)存在較大資金缺口

這一問題是當(dāng)前制約檔案館信息化建設(shè)的主要問題之一。①由于檔案館是國(guó)家非營(yíng)利性機(jī)構(gòu)，其主要資金來源依靠國(guó)家和地方財(cái)政撥款；②因?yàn)橐獙?shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)目標(biāo)，檔案館的軟硬件均要獲得資金投入以達(dá)到信息化建設(shè)的基本需求；③檔案館信息化建設(shè)周期較長(zhǎng)，不僅僅涉及到館內(nèi)設(shè)施的更新?lián)Q代，還要實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息化技術(shù)、應(yīng)用以及外部網(wǎng)絡(luò)的支撐，最終通過整合調(diào)試將全部因素予以實(shí)現(xiàn)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)，后續(xù)的人工、設(shè)備等維護(hù)同樣需要大筆持續(xù)的資金投入。所以，很多地方針對(duì)上述因素，對(duì)于檔案館的資金投入有所保守。

2.3 檔案館信息化建設(shè)地區(qū)性差異顯著

總體來說，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，如長(zhǎng)三角、珠三角等地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，城市配套功能相對(duì)齊全，影響檔案館信息化建設(shè)的各個(gè)因素條件相對(duì)較好，政府財(cái)政投入力度相對(duì)較大，所以這些地區(qū)的檔案館信息化建設(shè)無論從進(jìn)程還是水平都呈現(xiàn)出較高的態(tài)勢(shì)。而我國(guó)中、西部等一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，由于經(jīng)濟(jì)和城市配套等客觀因素，導(dǎo)致檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

2.4 我國(guó)信息化管理人才較為短缺

就目前我國(guó)檔案管理相關(guān)人員構(gòu)成分析來看，知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡層次等組成都處于不合理的情況，比如說我國(guó)目前檔案基層管理人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大，其中40歲以上工作人員占比近八層，此外這些管理人員當(dāng)中檔案管理和計(jì)算機(jī)信息管理等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員比例不足兩層。另外由于社會(huì)等原因，在成檔案管理員職位的社會(huì)地位不高，薪資水平也不高，無法吸引具有專業(yè)知識(shí)背景的年輕人才從事相關(guān)工作。

3 檔案館信息化建設(shè)對(duì)策

3.1 制定科學(xué)合理的檔案館信息化建設(shè)規(guī)劃

①政府部門應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家長(zhǎng)期戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和對(duì)于知識(shí)信息管理的戰(zhàn)略規(guī)劃，細(xì)化形成我國(guó)檔案館信息化建設(shè)的相關(guān)指導(dǎo)意見，并且在意見當(dāng)中對(duì)于我國(guó)檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)、步驟以及檔案館信息化建設(shè)在其中發(fā)揮的重要作用和實(shí)踐路徑進(jìn)行準(zhǔn)確的描述，有效指導(dǎo)各地方政府和檔案管理部門開展檔案館信息化建設(shè)工作；②因?yàn)闄n案館信息化建設(shè)的落腳點(diǎn)在檔案館，各個(gè)地方應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家的指導(dǎo)意見，結(jié)合地方實(shí)際情況將信息化建設(shè)工作進(jìn)行有效分解，制定保障措施，一方面能夠確保檔案館信息化建設(shè)的實(shí)施進(jìn)程，另一方面能夠使檔案館信息化建設(shè)符合國(guó)家相關(guān)要求，又能夠與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀和檔案管理特點(diǎn)相結(jié)合；③在檔案館信息化建設(shè)實(shí)踐過程中，切忌閉門造車，應(yīng)當(dāng)積極的同上級(jí)、同級(jí)的檔案館學(xué)習(xí)和交流，相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，杜絕重復(fù)性問題發(fā)生，既能夠加速信息化進(jìn)程，又能夠降低成本；④各個(gè)地方政府應(yīng)當(dāng)將檔案館信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中，提升檔案館信息化建設(shè)力度和扶持力度。

3.2 多渠道加大資金投入

①通過加入如當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)規(guī)劃這類計(jì)劃當(dāng)中，能夠爭(zhēng)取到更多的專項(xiàng)扶持資金，進(jìn)而推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程；②各級(jí)相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)將檔案館信息化建設(shè)的重要性進(jìn)一步深刻了解，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此項(xiàng)工作給予足夠的重視程度，加大財(cái)政投入力度；③將檔案館信息化升級(jí)相關(guān)的如網(wǎng)絡(luò)、線路、維保等費(fèi)用納入到事業(yè)費(fèi)用當(dāng)中，使專項(xiàng)投入費(fèi)用發(fā)揮更加的作用；④檔案館在信息化建設(shè)和運(yùn)營(yíng)維護(hù)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)注重降本增效工作開展，從自身做起降低建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)成本，為政府減輕負(fù)擔(dān)。

3.3 以實(shí)際需求為依據(jù)，強(qiáng)化本地檔案館信息化建設(shè)

檔案館是黨和國(guó)家的檔案管理機(jī)構(gòu)，有著很強(qiáng)的服務(wù)性職能，在檔案館信息化建設(shè)當(dāng)中，要按照國(guó)家和上級(jí)部門建設(shè)相關(guān)要求的同時(shí)，最大程度的以檔案館實(shí)際的被服務(wù)需求出發(fā)，有效提升檔案信息管理和使用雙效，為當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展做出服務(wù)性貢獻(xiàn)，也能消除因地區(qū)差異到來的檔案館信息化建設(shè)發(fā)展不平衡問題。

3.4 強(qiáng)化專業(yè)化人才培養(yǎng)，建立人才吸引機(jī)制

①從硬件條件上提升檔案館的工作環(huán)境，通過檔案館與政府部門溝通，提升相關(guān)工作人員的薪資待遇，提升相關(guān)崗位的人才吸引力。②在提升工作環(huán)境和相關(guān)待遇的同時(shí)，規(guī)范檔案館相關(guān)工作人員準(zhǔn)入條件，確保具有檔案管理、計(jì)算機(jī)信息管理等相關(guān)專業(yè)背景的人才比例，同時(shí)不斷吸引年輕人才的加入，逐步改善人員的年齡和知識(shí)結(jié)構(gòu)，使之不斷趨于合理。③政府部門應(yīng)通過各類宣傳渠道，對(duì)于檔案管理的意義以及相關(guān)崗位進(jìn)行積極正面的宣傳，不斷提升其社會(huì)地位，使崗位的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力更強(qiáng)。④針對(duì)信息化建設(shè)特點(diǎn)，檔案館應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)培訓(xùn)和繼續(xù)教育力度，使人員的業(yè)務(wù)水平跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

4 結(jié)語

檔案館在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中的作用越來越重要，而檔案館信息化的程度對(duì)于信息資源的開發(fā)和利用有著直接的影響，當(dāng)前我國(guó)檔案館在信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了一定的成效，但是也還存在著缺乏規(guī)劃、資金短缺以及人才不足等問題，因此，檔案館信息化建設(shè)必須從制定科學(xué)合理的規(guī)劃、資金投入、從實(shí)際需求出發(fā)以及專業(yè)化人才培養(yǎng)等方面，逐步加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程，從而為我國(guó)信息化建設(shè)打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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