基于大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理研究

謝 靜

（江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無錫 214153）

當(dāng)前，高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一過程中的生活、學(xué)習(xí)、身體、思想、懲罰、實(shí)踐等方面的具體情況。這些信息將直接影響著廣大學(xué)生日后的就業(yè)情況，與他們個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展有著緊密關(guān)系。在當(dāng)下激烈的就業(yè)形勢(shì)下，急需加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，使其可以最大限度的發(fā)揮在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中的積極作用和能效。

一、大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中高校學(xué)生檔案管理的重要作用

1、能夠有效提高大學(xué)生個(gè)人素養(yǎng)

高等教育的主要目標(biāo)就是培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的專業(yè)人才。學(xué)生檔案真實(shí)詳細(xì)的記錄了每位學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及實(shí)踐情況，不僅能夠體現(xiàn)出學(xué)生的成長(zhǎng)過程，同時(shí)也能反映高校的培養(yǎng)過程，是國家及社會(huì)全方位了解、選擇、招聘、考察人才的重要參考依據(jù)。檔案管理對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和提高大學(xué)生綜合素養(yǎng)及能力有著至關(guān)重要的作用。首先，高校教師通常格外重視運(yùn)用學(xué)生檔案對(duì)他們進(jìn)行針對(duì)性的教育和培養(yǎng)。其次，健全的學(xué)生檔案是畢業(yè)生就業(yè)過程中關(guān)鍵性的背景資料，每個(gè)渴望在就業(yè)雙向選擇中得到更多機(jī)會(huì)的畢業(yè)生，都會(huì)通過自身的不斷努力讓個(gè)人檔案變得更加完善，競(jìng)爭(zhēng)力更強(qiáng)。

2、能夠有效增加大學(xué)生就業(yè)機(jī)會(huì)

學(xué)生檔案的科學(xué)合理管理及使用是高校提高廣大畢業(yè)生就業(yè)機(jī)會(huì)的有效途徑。隨著我國教育教學(xué)制度和大學(xué)生就業(yè)體系的不斷改革，相互選擇已經(jīng)成為了當(dāng)代大學(xué)生就業(yè)的主要方式。這種方式一般是以高校就業(yè)管理部門為主導(dǎo)來組織各種招聘會(huì)，學(xué)生檔案信息以自身的權(quán)威性成為畢業(yè)生和用人企業(yè)就業(yè)相互選擇的可靠紐帶。在具體工作中，某些政府部門或是事業(yè)機(jī)關(guān)單位在招聘人才的過程中，通常是先聽取院校對(duì)學(xué)生個(gè)人情況的整體介紹，然后在通過翻閱學(xué)生個(gè)人檔案，進(jìn)一步了解他們的素養(yǎng)和能力，最終確定人員進(jìn)行面談。毫無疑問的是，一份完整、優(yōu)質(zhì)的學(xué)生檔案資料對(duì)用人企業(yè)有著強(qiáng)烈的吸引力，并且也能讓畢業(yè)生擁有更多的就業(yè)機(jī)會(huì)。

3、能夠有效維護(hù)大學(xué)生自身權(quán)益

學(xué)生檔案的科學(xué)管理和使用有利于高校維護(hù)并保障廣大學(xué)生參加工作后的合法權(quán)益。雖然某些用人企業(yè)在錄用人才時(shí)不調(diào)取檔案、不落戶，導(dǎo)致畢業(yè)生忽視了人事檔案的重要作用。但隨著我國人事體制的不斷改革和完善，人事管理將實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，畢業(yè)生在工作后關(guān)于落戶、轉(zhuǎn)正、社會(huì)保險(xiǎn)等問題都需要翻閱人事檔案，畢業(yè)生繼續(xù)讀書、報(bào)考公務(wù)員同樣也要用到人事檔案。因此，高校有義務(wù)加強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，并要加大學(xué)生畢業(yè)后檔案投遞工作的監(jiān)督和管理，這對(duì)保障學(xué)生畢業(yè)上崗后的合法權(quán)益有著重要作用。

二、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的主要問題

1、檔案管理內(nèi)容不全

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，許多用人企業(yè)在招聘新人的過程中，對(duì)專業(yè)人才的要求越來越高，從以往只是單純的注重學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想情況等逐漸轉(zhuǎn)向了對(duì)他們個(gè)人信用情況、心理和身體素質(zhì)、綜合素養(yǎng)和能力的高度重視。但作為用人企業(yè)掌握畢業(yè)生的重要依據(jù)，學(xué)生檔案信息的不完整，檔案信息中學(xué)生判定方面的材料出現(xiàn)了公式化現(xiàn)象，政治術(shù)語過多、內(nèi)容過于空洞，整體參考價(jià)值并不高，尤其是關(guān)于學(xué)生個(gè)人信用、獲獎(jiǎng)情況、能力素養(yǎng)方面的信息更是嚴(yán)重缺乏，這樣的檔案信息無法全面真實(shí)的體現(xiàn)學(xué)生的綜合情況，進(jìn)而阻礙學(xué)生的順利就業(yè)。

2、檔案管理監(jiān)管不嚴(yán)

為了增強(qiáng)廣大畢業(yè)生的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，有少數(shù)高校開始在學(xué)生檔案信息中造假，比如取消學(xué)生處分資料、降低考核指標(biāo)、增加學(xué)生獲獎(jiǎng)比重、更改學(xué)生成績(jī)等。同時(shí)也有許多畢業(yè)生利用假證明、修改成績(jī)等不良途徑來獲取用人單位的信賴和賞識(shí)。這種造假情況嚴(yán)重影響了大學(xué)生的健康發(fā)展，并且對(duì)用人企業(yè)也造成了巨大影響，導(dǎo)致就業(yè)市場(chǎng)的紊亂，有失競(jìng)爭(zhēng)的公平性。在日常生活中，因造假導(dǎo)致畢業(yè)生上崗后被辭退的現(xiàn)象比比皆是，許多僥幸逃過的畢業(yè)生，也會(huì)因日后在工作過自身能力的不足被企業(yè)所淘汰。因此，高校必須要加大學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)管力度，確保學(xué)生檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及規(guī)范性。

3、檔案管理方式傳統(tǒng)

當(dāng)前，我國大多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理工作模式還依舊以手工操作方式為主，并未建立相應(yīng)的電子檔案，仍然以紙質(zhì)檔案資料為主。部分高校在學(xué)生檔案管理工作中引進(jìn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但卻只限于學(xué)生基本信息的查找，沒有開發(fā)設(shè)計(jì)出相對(duì)完整高效的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件。此外，許多高效學(xué)生檔案資料在學(xué)生畢業(yè)之前就分散在各個(gè)部門、班級(jí)輔導(dǎo)員或是學(xué)生手中，只有在學(xué)生需要轉(zhuǎn)移檔案或是需要使用時(shí)才進(jìn)行歸檔。可當(dāng)前高校畢業(yè)生通常在最后一年的上半學(xué)期就展開了就業(yè)活動(dòng)，這就導(dǎo)致檔案提供無法及時(shí)滿足學(xué)生的就業(yè)需要。在用人企業(yè)和畢業(yè)生相互選擇的過程中，因?qū)W生檔案并未及時(shí)整理，院校無法全面準(zhǔn)確的向用人企業(yè)提供體現(xiàn)學(xué)生在校期間真實(shí)表現(xiàn)的檔案資料，而嚴(yán)重影響了學(xué)生的就業(yè)。

三、基于大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理的有效途徑

1、加大宣傳力度、提高學(xué)生檔案就業(yè)意識(shí)

當(dāng)前，我國人士檔案及社會(huì)福利體制、戶籍機(jī)制之間有著緊密的關(guān)系，嚴(yán)重影響和約束著廣大群眾的日常生活。對(duì)此，高校應(yīng)積極主動(dòng)的組織大學(xué)畢業(yè)生檔案重要作用的宣傳推廣活動(dòng)，進(jìn)一步提高高校畢業(yè)生的檔案意識(shí)。與此同時(shí)，高校還可通過就業(yè)指導(dǎo)和宣傳欄、校園廣播、校園報(bào)刊等宣傳載體，積極引導(dǎo)學(xué)生增強(qiáng)檔案意識(shí)，深刻意識(shí)到檔案的重要價(jià)值，讓大學(xué)生站在個(gè)人長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度看待檔案信息管理。此外，作為高校學(xué)生檔案管理的工作人員，也要不斷學(xué)習(xí)，主動(dòng)參加各種專業(yè)培訓(xùn)，努力提高自身的工作能力及素養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)全新的檔案管理方式方法，來加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作中的就業(yè)服務(wù)意識(shí)，緊隨社會(huì)發(fā)展腳步，全面改革創(chuàng)新傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式，使其能夠更好地為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。

2、確定歸檔范圍、全面體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)

高校學(xué)生檔案是構(gòu)成學(xué)生人事檔案的重要基礎(chǔ)，為了方便社會(huì)人事管理工作，教育部門應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的指標(biāo)來進(jìn)一步規(guī)范各大高校的學(xué)生檔案管理工作。作為高校學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)人員，也要積極探究分析學(xué)生檔案管理工作，按照社會(huì)發(fā)展的具體情況和需求充不斷拓展檔案內(nèi)容，讓其能夠全面真實(shí)的體現(xiàn)出學(xué)生在校讀書期間的狀況，更好的為用人企業(yè)和院校專業(yè)人才培養(yǎng)提供有效參考依據(jù)。在檔案內(nèi)容中除了過去的基礎(chǔ)性內(nèi)容外，還要體現(xiàn)和包括大學(xué)生在校過程中個(gè)人信用情況、順應(yīng)崗位能力、專業(yè)技術(shù)水平、社會(huì)實(shí)踐情況、身體和心理素質(zhì)以及創(chuàng)新能力、專業(yè)特長(zhǎng)、藝術(shù)素養(yǎng)等方面的內(nèi)容，從根本上增強(qiáng)學(xué)生檔案信息的完整性、真實(shí)性。此外，還要搜集社會(huì)各行各業(yè)和校內(nèi)各個(gè)部門對(duì)廣大畢業(yè)生檔案管理的建議和想法，充分確定歸檔范圍，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，全方位的展現(xiàn)學(xué)生真實(shí)面貌，為各大企業(yè)提供依據(jù)。

3、嚴(yán)格監(jiān)控管理、保障檔案信息的真實(shí)性

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分了解并高度重視學(xué)生檔案管理工作，其次要積極組織檔案管理工作的定期核查指導(dǎo)。高校應(yīng)將學(xué)生檔案管理工作徹底納入到年終獎(jiǎng)罰、構(gòu)建崗位責(zé)任機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)制度中，對(duì)學(xué)生檔案素材的管理和歸檔內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)合理的規(guī)定。對(duì)學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完成、檔案資料尚未及時(shí)歸檔以及管理散漫的院系和檔案管理工作人員要進(jìn)行一定程度的懲罰和批評(píng)。對(duì)學(xué)生檔案使用頻率較高、信息精準(zhǔn)完整、定期歸檔的院系和檔案管理工作中人員要進(jìn)行相應(yīng)的表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。根據(jù)學(xué)生檔案工作的核查指導(dǎo)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制度，能夠有效提高校內(nèi)各個(gè)部門的檔案管理效率及質(zhì)量，切實(shí)保證學(xué)生檔案信息的安全、真實(shí)性，從而更好的為大學(xué)生就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4、挖掘信息資源、實(shí)施檔案的信息化管理

在高速發(fā)展的信息時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)努力順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的全新需求，重點(diǎn)開發(fā)構(gòu)建學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還要將學(xué)生檔案管理和校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)有機(jī)銜接在一起，在充分做好信息保密的基礎(chǔ)上，全面整合院校學(xué)生檔案資源，以此來實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案資源管理系統(tǒng)和學(xué)生人才服務(wù)中心的緊密結(jié)合，真正做到高校學(xué)生檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享。通過相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，全新構(gòu)建的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中通常包含學(xué)生檔案信息的搜集、判定、搜索、整理、借閱以及打印等板塊。其中搜集板塊主要是將所有學(xué)生的各種檔案信息全部錄入到系統(tǒng)中。整理板塊的主要作用是完成學(xué)生信息改動(dòng)數(shù)據(jù)的修改、更新，以及對(duì)個(gè)別學(xué)生信息及批量信息的有效整理。判定板塊的主要作用是鑒別高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中信息的全面性及真實(shí)性，及時(shí)刪除系統(tǒng)內(nèi)部畢業(yè)時(shí)間較長(zhǎng)的學(xué)生檔案信息。搜索板塊的主要作用是便于高校學(xué)生檔案管理的主體和客體在指定條件下的搜索、選擇、查找檔案信息。而打印板塊的主要作用是對(duì)搜索板塊中的搜索、選擇和查找出來的檔案信息進(jìn)行打印，便于檔案管理的主體可客體對(duì)信息材料的日常使用。