電力設計企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀分析與管理體制機制創(chuàng)新思考

閔勇章

（中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司，四川 成都 610072）

1 電力設計企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分；企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎性管理工作[1]。當前，企業(yè)檔案工作的開展既迎來難得的機遇，又面臨巨大的挑戰(zhàn)。首先，隨著檔案法修訂工作的深入推進，我國檔案法規(guī)標準體系持續(xù)完善，《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）及《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）等數(shù)十項部門規(guī)章、規(guī)范性文件、國家及行業(yè)標準陸續(xù)發(fā)布，對包括電力設計企業(yè)在內(nèi)的企業(yè)檔案工作提出新的更高的要求。其次，“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃以及云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術的發(fā)展與應用，深刻影響到企業(yè)檔案工作的方方面面[2]。第三，電力設計企業(yè)普遍面臨著“做優(yōu)、做強、做大”的高質(zhì)量發(fā)展要求，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大、升級，越來越多的電力設計企業(yè)采取了集團化管控模式，勢必會給企業(yè)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。因此，從滿足企業(yè)職能管理內(nèi)在要求和順應檔案事業(yè)發(fā)展總體趨勢的維度來看，及時對電力設計企業(yè)檔案工作主要特點及現(xiàn)狀進行總結(jié)分析，并結(jié)合成果積極開展管理體制機制創(chuàng)新研究與實踐，顯得尤為迫切和必要。

2 電力設計企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀分析

為研究電力設計企業(yè)檔案管理工作主要特點及現(xiàn)狀，并盡量保證研究成果具有代表性，筆者對西部地區(qū)（四川、云南、新疆等12省、自治區(qū)、直轄市）15家電力勘測設計院檔案工作進行了細致地調(diào)研，同時結(jié)合文獻研究成果加以綜合分析，以便為后續(xù)基于檔案法修訂等背景下的檔案管理體制機制創(chuàng)新研究提供基本依據(jù)。

2.1 電力設計企業(yè)檔案工作主要特點

“電力企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作中十分重要的組成部分，它對企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)以及企業(yè)整體健康發(fā)展均產(chǎn)生了重大影響，與此同時，它也是企業(yè)在激烈市場競爭中提高自身競爭能力的重要保障，也是維護企業(yè)利益的重要手段”[3]，因此，電力設計企業(yè)普遍高度重視檔案工作，管理水平也相對較高，總體來看，具有下述幾方面特點。

2.1.1 檔案工作基礎扎實

國有電力設計企業(yè)均成立于建國初期，屬于知識密集型企業(yè)，科學知識、科研成果、技術開發(fā)為企業(yè)的現(xiàn)實生產(chǎn)力，主要產(chǎn)出為技術類報告、圖紙及科研成果報告、專利等，因此依照本能的自我保護意識和技術傳承發(fā)展的需要，此類企業(yè)在成立初期便同步啟動檔案工作，經(jīng)過六十余年的發(fā)展和完善，電力設計企業(yè)檔案工作基礎已十分扎實，內(nèi)容也已涵蓋監(jiān)督指導、收集整理、保管統(tǒng)計、鑒定銷毀、開發(fā)利用、宣傳教育等檔案工作各環(huán)節(jié)。

2.1.2 檔案管理方式多樣

電力設計企業(yè)主要服務對象為電力開發(fā)企業(yè)和電力工程項目，受其行業(yè)自身特點及管控切入點選取不同等因素影響，檔案管理方式也呈多樣化特點，以下僅列舉三個方面的分類進行探討。

1）從設計產(chǎn)品歸檔管理來看，基于歸檔管控時序不同，主要有“出版→歸檔” 和“歸檔→出版”兩種方式。前者屬于傳統(tǒng)管理方式，適用于信息化建設相對滯后的電力設計企業(yè)；后者屬于新興管理方式，近些年隨著“白圖替代藍圖”的不斷推進，越來越多的電力設計企業(yè)采用了該模式。張廣濤[4]在《論電力勘測設計企業(yè)檔案管理工作的理論邏輯》中做過詳細闡述。

2）從基于集團管控模式下的電力設計企業(yè)檔案工作開展情況來看，主要有集中式管理、分散式管理、逐級管理和混合式管理等，各企業(yè)均結(jié)合自身實際選擇適宜方式，以滿足企業(yè)管理需要。邱巧艷[5]基于大型企業(yè)集團檔案管理體系對檔案管理方式和方法進行了探索和研究。

3）從文件材料歸檔時間來看，有即時歸檔、定期歸檔、隨工程進度歸檔以及多種方式結(jié)合歸檔等方式；盡管方式多樣，但真實、齊全、完整、準確的歸檔要求和管理服務生產(chǎn)的原則宗旨相對統(tǒng)一。

2.1.3 檔案信息資源豐富

電力設計企業(yè)因具備歷史悠久、業(yè)務活動全面、業(yè)務領域廣泛等共性特點，普遍擁有較為豐富的檔案信息資源。

1）館藏檔案數(shù)量大。西部地區(qū)15家電力勘測設計院平均館藏達32.7萬件，最多可達80萬件，且平均以1.8萬件/年的速度在持續(xù)增長；隨著各企業(yè)業(yè)務的不斷壯大，檔案年均增速更有加快趨勢。

2）檔案種類繁多。15家設計院檔案均覆蓋企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、科研及管理等各項活動形成的文件材料，包含科技檔案（工程、科研、基建等）、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、設備檔 案等。

3）檔案涉及領域廣。在深入貫徹落實“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”發(fā)展理念、積極尋求發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、大力推進供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革、加快發(fā)展動能轉(zhuǎn)換和質(zhì)量效益提升的新常態(tài)背景下，傳統(tǒng)高耗能、高污染產(chǎn)業(yè)正在加快收縮，各電力設計企業(yè)也在積極拓展和進軍新的業(yè)務領域，以轉(zhuǎn)型求發(fā)展、促發(fā)展。新業(yè)務領域的拓展進一步豐富了檔案信息資源。

2.1.4 檔案服務生產(chǎn)緊密

電力設計企業(yè)主要管理的是工程檔案，在檔案利用、檔案驗收、產(chǎn)品印制交付等方面體現(xiàn)出檔案與生產(chǎn)經(jīng)營的緊密聯(lián)系。

1）設計人員普遍重視同類型工程檔案的利用，并在實際工程設計中加以繼承和創(chuàng)新，工作效率提高的同時也保證了產(chǎn)品的設計質(zhì)量，檔案服務生產(chǎn)的功能得以充分體現(xiàn)。

2）依照國家政策的相關規(guī)定，工程竣工前必須先通過竣工檔案驗收，因此電力設計企業(yè)檔案管理人員需深入項目一線提供指導服務，以保證工程檔案整理合法合規(guī)、齊全完整、真實有效，滿足竣工檔案驗收的各項要求，檔案服務生產(chǎn)的緊密程度不言而喻。

3）電力設計企業(yè)檔案部門一般兼具設計產(chǎn)品印制交付管理職責，對設計產(chǎn)品的有效管控也進一步密切了檔案與生產(chǎn)的關系。

2.2 電力設計企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

盡管電力設計企業(yè)檔案工作起步較早，基礎工作扎實，但隨著管理理念的不斷革新以及信息技術飛速發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的顛覆性變化，現(xiàn)有檔案管理體制機制也難免會出現(xiàn)與實際工作開展不相適應之處。比如時下炙手可熱的“檔案單軌制、單套制”理念推廣與以工程檔案管理為主的電力設計企業(yè)檔案管理思想轉(zhuǎn)變困難之間的矛盾、工程勘察設計企業(yè)電子送審政策的進一步實施與企業(yè)檔案信息化建設相對滯后的不協(xié)調(diào)問題、設計人員對檔案開發(fā)利用需求的持續(xù)拔高與支撐企業(yè)檔案深度挖掘能力不足之間的差異等，都是電力設計企業(yè)當前面臨的重要現(xiàn)實問題。因此，要適應新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的總趨勢和總要求，電力設計企業(yè)檔案管理體制機制創(chuàng)新研究與實踐探索勢在必行。

3 電力設計企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思路

筆者基于前文所述檔案法修訂等背景，依托所在企業(yè)檔案工作具體實踐，對檔案管理體制機制改革創(chuàng)新做了有益探索和嘗試，提出了一些新的思路，以期為檔案同行提供參考。

3.1 加強檔案思想意識體系建設，營造企業(yè)檔案文化氛圍

一是電力設計企業(yè)要轉(zhuǎn)變工作方式，主動作為，策劃編制新時期企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)劃，并融入企業(yè)總體發(fā)展規(guī)劃，從戰(zhàn)略層面上積極構(gòu)建企業(yè)自身檔案文化，啟發(fā)員工檔案思維。二是要充分利用國際檔案日全面宣傳檔案基礎知識和企業(yè)檔案工作的重要性，提升員工檔案意識。三是可通過雙邊溝通、多邊會議等形式，不斷擴大檔案交流，積極提升行業(yè)影響，增強檔案自信。

3.2 加強檔案責任制度體系建設，構(gòu)建企業(yè)檔案聯(lián)動機制

一是要建立健全電力設計企業(yè)檔案工作責任體系，檔案工作列入各二級單位年度工作計劃，并明確檔案工作分管領導及專兼職檔案人員，構(gòu)建企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡。二是要動態(tài)完善企業(yè)檔案管理制度，確保始終適用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營；并加大制度宣貫力度，力求全面掌握，積極構(gòu)建企業(yè)檔案工作高效聯(lián)動機制。

3.3 加強檔案業(yè)務管理體系建設，提升企業(yè)檔案管理水平

一是要加大檔案業(yè)務指導力度，推進整編工作向二級單位回歸，有效釋放專職檔案人力資源，更好保障企業(yè)檔案管理效果。二是要充分運用信息手段，建設檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)掃碼歸檔，努力提升工作效率。三是要加強電力設計產(chǎn)品全程管理，建設產(chǎn)品簽署簽證系統(tǒng)（CA數(shù)字認證），實現(xiàn)電子文件自動簽署歸檔，從法律層面上切實保障企業(yè)利益。

3.4 加強檔案利用服務體系建設，搭建企業(yè)檔案應用平臺

一是要盡快建成企業(yè)數(shù)字檔案館，通過數(shù)字化盤活存量、電子化做優(yōu)增量等方式，保障豐富的檔案信息資源及時進入數(shù)字館提供利用。二是要積極開展專題數(shù)據(jù)庫編研，主動適應日益增長的經(jīng)營生產(chǎn)利用需要。三是要開發(fā)在線利用系統(tǒng)，實現(xiàn)在線瀏覽、授權(quán)下載、網(wǎng)絡審批（移動端、PC端）流程的高效運轉(zhuǎn)，提升用戶體驗感。

3.5 加強檔案應急保護體系建設，打造企業(yè)檔案安全環(huán)境

一是在滿足“八防”前提下打造符合規(guī)范要求的檔案庫房存儲環(huán)境，配置恒溫恒濕空調(diào)、氣體自動滅火裝置、火災自動報警器等設備，保障檔案存放安全。二是要建設涉密檔案庫房，并配備必要安防設施，保障檔案涉密安全。三是要建立企業(yè)檔案應急管理體系，最大限度降低和避免地震、洪水、火災等突發(fā)事件對企業(yè)檔案可能造成的損害。

3.6 加強檔案人才培養(yǎng)體系建設，保障企業(yè)檔案智力支撐

一是電力設計企業(yè)要力爭做到專職檔案人員在國家檔案局或地方檔案局檔案專業(yè)培訓的全覆蓋，最大程度提升專職檔案人員業(yè)務水平。二是要定期邀請檔案行業(yè)知名專家到企業(yè)內(nèi)部開展檔案知識講座，拓寬專兼職檔案人員的業(yè)務視野。三是要建立檔案專業(yè)與工程設計專業(yè)員工交流機制，培養(yǎng)檔案人員綜合能力，暢通檔案人員成長成才路徑，為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展乃至企業(yè)各項事業(yè)發(fā)展提供智力支撐。