淺談中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

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(山東省煙臺(tái)第二中學(xué)辦公室)

一、中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.職能部門(mén)重視程度不夠

中學(xué)檔案在維護(hù)學(xué)校正常教學(xué)、融匯教師教學(xué)成果方面卻有著極為重要的作用，然而，目前由于檔案管理對(duì)學(xué)校的幫助不大、學(xué)生的關(guān)注度不高等原因，相當(dāng)一部分學(xué)校對(duì)檔案管理不太重視，檔案管理工作在日常情況下基本沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，只有在上級(jí)部門(mén)進(jìn)行檢查的時(shí)候才象征性的進(jìn)行簡(jiǎn)單的布置與操作，由于校方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)生檔案管理工作的不重視就直接導(dǎo)致檔案信息收集只能集中到實(shí)際應(yīng)用的最后階段，所以信息并不能保證完全準(zhǔn)確。

2.管理人員專業(yè)水平不夠高

當(dāng)今中學(xué)管理檔案方式主要為以下流程：首先，由校內(nèi)建立檔案室，將各部門(mén)總體檔案交由專人負(fù)責(zé)管理；其次，根據(jù)工作需要將各部門(mén)整理的文件及資料經(jīng)過(guò)認(rèn)真挑選后，立卷或計(jì)件整理成冊(cè)；最后，由檔案室的管理者對(duì)各檔案分類、編號(hào)，再根據(jù)立案單位、類別、內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及存放。這一系列方法能保證文件的規(guī)范管理，隨時(shí)收集并分類、編號(hào)各種檔案，可以保證在需要查閱時(shí)能及時(shí)找到。

但目前，多數(shù)管理員并不能做到條例清晰，對(duì)檔案的保存、整理以及調(diào)用等流程銜接不是很清楚，這就可能造成檔案遺失或者混亂。

3.管理意識(shí)不到位

檔案管理是學(xué)校發(fā)展中的重要部分。但目前多數(shù)管理者的管理理念不到位，對(duì)檔案的重要性也不能準(zhǔn)確把握，這就導(dǎo)致他們?cè)诤艽蟪潭壬蠈?duì)檔案管理工作產(chǎn)生疏漏，做不到認(rèn)識(shí)上的高度集中。除此之外，中學(xué)檔案管理相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)管理意識(shí)、完善管理工作體系，對(duì)處理、使用完畢的檔案應(yīng)做到及時(shí)收納，除校內(nèi)檔案外，還應(yīng)注重校外資料的整合，將涉及到中華傳統(tǒng)文化的資料收集到中學(xué)檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實(shí)際工作結(jié)合在一起，將傳統(tǒng)文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學(xué)檔案管理不僅注重校內(nèi)小事，更能順應(yīng)時(shí)代潮流，達(dá)成多學(xué)科、多門(mén)類、多渠道、多層次上的和諧統(tǒng)一，進(jìn)而更好地管理檔案貢獻(xiàn)綿薄之力。

二、中學(xué)檔案管理對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

當(dāng)下中學(xué)檔案管理方面出現(xiàn)問(wèn)題的原因主要在于學(xué)校、家長(zhǎng)、學(xué)生以及管理人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，鑒于此，加強(qiáng)以上這些機(jī)構(gòu)以及人員對(duì)檔案的重視程度才能有效增強(qiáng)檔案管理力度與改善檔案管理現(xiàn)狀。

首先，校方應(yīng)加大對(duì)檔案管理的重視，提升學(xué)校檔案管理人員的錄取標(biāo)準(zhǔn)與福利待遇，這樣一來(lái)，管理工作人員就會(huì)對(duì)自己的工作更加盡心盡力，這樣一來(lái)，工作效率自然能得到保障。

其次，家長(zhǎng)與學(xué)生也要形成對(duì)檔案的正確認(rèn)識(shí)，即這些檔案可能對(duì)以后的學(xué)習(xí)、工作、生活會(huì)有很大影響，所以要樹(shù)立起對(duì)檔案管理的重新認(rèn)識(shí)，督促學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。

最后，只有檔案管理的實(shí)際操作人員增強(qiáng)了檔案管理意識(shí)，才能盡量減少在操作中的錯(cuò)誤，不會(huì)把個(gè)人的主觀意識(shí)融入到檔案信息采集的過(guò)程之中確保信息的準(zhǔn)確性，才能避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗位培訓(xùn)

現(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，該技術(shù)也逐漸被大量使用在中學(xué)的檔案管理工作中。因此，管理者應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，提高自己掌握信息技術(shù)的能力。

任何工作都應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強(qiáng)自身的管理能力，同時(shí)也要增強(qiáng)管理工作的有效性，迅速掌握與計(jì)算機(jī)相關(guān)的管理技術(shù)，并將其熟練運(yùn)用起來(lái)，才能真正做到順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。

首先，管理者應(yīng)提升自己使用計(jì)算機(jī)的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學(xué)習(xí)，多鉆研，最重要的是多使用計(jì)算機(jī)，這樣他們?cè)诿鎸?duì)這樣較為智能的管理時(shí)，不至于出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。

其次，管理者應(yīng)學(xué)會(huì)熟練操作打印機(jī)、傳真機(jī)等具有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，對(duì)于辦公室常使用到的錄像設(shè)備、刻盤(pán)、攝影等的使用方法，都要有基本的了解，對(duì)自動(dòng)索引、自動(dòng)借閱等操作要熟練掌握。如此一來(lái)，面對(duì)不斷更新的新科技，管理者不至于出現(xiàn)手忙腳亂的情況。

管理者只有不斷提升自身的素養(yǎng)，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的時(shí)代潮流下，管理者應(yīng)不斷充實(shí)自己、不斷學(xué)習(xí)，樹(shù)立起“活到老，學(xué)到老”的學(xué)習(xí)意識(shí)，將現(xiàn)代管理理念與前人總結(jié)下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)結(jié)合在一起，這樣才能更好地進(jìn)行管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓青樹(shù).芻議學(xué)校檔案管理工作[J].教學(xué)與管理，2012，(13).