新時(shí)代背景下檔案管理的規(guī)范化研究分析

文/孟麗 衡水市林業(yè)科學(xué)研究所 河北衡水 053000

1、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性

1.1 規(guī)范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求

政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境的巨大變化使得企業(yè)和其他單位在運(yùn)營中的環(huán)境發(fā)生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應(yīng)其中的變化，將不利于企業(yè)或是其他單位的正常發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)或是其他單位發(fā)展的資料記錄，是企業(yè)等單位在發(fā)展過程中的道路選擇，記載著企業(yè)發(fā)展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價(jià)值。

1.2 規(guī)范檔案管理是各單位加強(qiáng)自身管理的體現(xiàn)

檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對企業(yè)而言，就是對企業(yè)的發(fā)展道路，發(fā)展中面臨的問題等進(jìn)行整理、歸檔，使企業(yè)在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。同時(shí)，檔案管理也是企業(yè)進(jìn)行企業(yè)文化創(chuàng)建的重要內(nèi)容，有利于企業(yè)樹立良好的形象。

1.3 檔案管理有助于企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展

企業(yè)管理是企業(yè)日常經(jīng)營中必須進(jìn)行的活動，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，通過對企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗(yàn)、基本資料等進(jìn)行回顧和整理，可以總結(jié)出豐富的經(jīng)驗(yàn)。檔案中的資料是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的精髓所在，是企事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，檔案整理可以不斷總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)。

2、檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1 管理理念較為落后

中國的檔案管理起源是比較早的，但是這也導(dǎo)致了檔案管理工作的一個(gè)弊端，中國的檔案管理人員的管理觀念相較之西方先進(jìn)國家是比較落后的，大多數(shù)的檔案管理人員都認(rèn)為自己的工作就是負(fù)責(zé)一下信息的管理和整理，沒有認(rèn)識到新時(shí)代背景下社會對檔案管理工作的要求，更沒有給予檔案管理工作基本的重視，這種隨波逐流的心態(tài)是非常不利于檔案事業(yè)的發(fā)展的，再加上檔案管理工作人員缺乏當(dāng)代社會最需要的創(chuàng)新心理，這些因素都限制了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，所以說，如果想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，如何實(shí)現(xiàn)管理人員管理觀念的革新是應(yīng)該引起領(lǐng)導(dǎo)階層重視的。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)繁瑣的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。大量的文獻(xiàn)資料和信息數(shù)據(jù)需要進(jìn)行整理和分類，這就對檔案管理人員提出了較高的文化素質(zhì)要求。但是當(dāng)今大部分檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)階層對于檔案管理工作也沒有給予基本的重視，錄用年齡較大，素質(zhì)較低的工作人員，另外給予的報(bào)酬也較低，這不僅降低了檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也大大降低了檔案管理人員的工作積極性。這些情況也導(dǎo)致檔案管理行業(yè)流失了大量的專業(yè)人才，總的來說是非常不利于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的，所以說相關(guān)管理人員必須充分認(rèn)識到檔案管理工作中的這一個(gè)短板。

2.3 管理技術(shù)和設(shè)施較為落后

由于得不到領(lǐng)導(dǎo)階層的重視，也導(dǎo)致了管理技術(shù)和設(shè)施的落后。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，如果仍然固守那套陳舊的管理技術(shù)和技術(shù)設(shè)施，那么毋庸置疑是不利于檔案管理行業(yè)的發(fā)展的。另外雖然有些工作單位配備了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施，但是由于管理人員的素質(zhì)較低，無法對技術(shù)設(shè)施進(jìn)行行之有效的利用，導(dǎo)致先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施擱置，這些因素都是嚴(yán)重影響檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的。

3、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化對策

3.1 創(chuàng)新新型檔案管理方法

隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作信息化成為一種必然趨勢，利用信息手段和技術(shù)來管理事業(yè)單位檔案，能夠確保檔案管理的實(shí)效性，同時(shí)提升事業(yè)單位檔案的利用率。因此，事業(yè)單位應(yīng)重視新型檔案管理方法，應(yīng)在硬件上保障檔案管理信息化發(fā)展，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況來配備專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，進(jìn)而鼓勵檔案管理人員在現(xiàn)行工作方法的基礎(chǔ)之上進(jìn)行創(chuàng)新，及時(shí)了解世界先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，進(jìn)而采用先進(jìn)、科學(xué)、合理的方式來進(jìn)行檔案管理，通過計(jì)算機(jī)來整理事業(yè)單位檔案，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加以數(shù)據(jù)計(jì)算和分析，從而得出相關(guān)結(jié)果，使事業(yè)單位能夠根據(jù)檔案分析結(jié)果來調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營、管理目標(biāo)，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

3.2 完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓?！币胧箼n案管理工作更加系統(tǒng)化和規(guī)范化，就必須完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不僅是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證，也是檔案管理工作法制化的要求。各企業(yè)及機(jī)關(guān)應(yīng)從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定出一套行之有效的管理辦法和規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理人員的法制教育，不斷培養(yǎng)并提高其相關(guān)知識、職業(yè)素養(yǎng)及憂患意識，幫助他們明確相關(guān)的法律、法規(guī)，保證其工作行為的合法化，從而有效發(fā)揮出檔案管理的作用。

3.3 結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢能夠更好地滿足群眾對于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理，需要合理借鑒傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機(jī)密的重要會議資料，文件資料不能通過數(shù)字化進(jìn)行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

結(jié)語：

在當(dāng)前飛速發(fā)展的大背景下，檔案管理工作在收獲了更多的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著更多的挑戰(zhàn)。想要對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，離不開思想方面的建設(shè)，也需要先進(jìn)的管理方法做輔助，只有各方面共同發(fā)展才能推動檔案信息管理工作的完善。