提高辦公室檔案管理工作效率的思考

（秦皇島日報社，河北 秦皇島 066001）

隨著社會的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，信息化時代悄悄來臨?；ヂ?lián)網(wǎng)信息化技術(shù)作為時代進(jìn)步的象征，在社會各領(lǐng)域得到廣泛地應(yīng)用。充分發(fā)揮電子信息化管理的優(yōu)勢，把網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用在檔案管理中，是順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會迅速發(fā)展的需要。要想做好檔案管理，為業(yè)務(wù)工作的開展鋪路，就必須積極調(diào)整策略，優(yōu)化創(chuàng)新服務(wù)體系，完善各項工作的運行。

辦公室檔案管理工作主要是保持檔案的完整性，便于檢索，從而實現(xiàn)檔案的最大利用價值。努力做好檔案保密的管理工作，更好地保證檔案的使用過程，是對辦公室檔案管理工作人員的基本要求。隨著信息化時代的到來，電子信息化逐漸普及，計算機管理軟件被逐漸應(yīng)用到檔案管理。電子檔案的出現(xiàn)為社會生活帶來了前所未有的便捷，因此，檔案的電子化管理成為現(xiàn)階段辦公室檔案管理關(guān)注的一個新課題。以電子信息技術(shù)為主要管理方式的電子化檔案管理，以其傳播方式的便捷、管理模式的系統(tǒng)化等優(yōu)點，逐漸被社會各界廣泛運用。因此，充分利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，實行辦公室檔案的電子化管理，在現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的發(fā)展中具有十分重要的意義。

報社檔案管理中存在的問題

1986年,中共中央宣傳部與國家檔案局聯(lián)合頒布《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》。盡管報社檔案管理工作發(fā)展至今已三十多年,但從目前報社檔案的管理工作來看，其價值的發(fā)揮不容樂觀,主要存在以下幾點問題。

一是對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足。報社雖屬事業(yè)單位，但一直實行企業(yè)化管理,因此，能夠帶來經(jīng)濟(jì)效益的業(yè)務(wù)部門是報社的核心部門，也是報社投入最多、最重視的部門。目前，報社檔案管理部門普遍被忽視，這也間接影響了檔案工作人員的積極性，使得檔案部門時常表現(xiàn)為清閑無事、可有可無的樣子。這種認(rèn)識上的不足直接制約了檔案管理工作的進(jìn)行與發(fā)展,報社內(nèi)部檔案管理的規(guī)章制度往往并不健全,有的報社甚至沒有制定相關(guān)管理辦法和制度，這意味著檔案管理工作無章可循。

二是報社內(nèi)部缺乏相應(yīng)行政監(jiān)管機制,沒有具體的監(jiān)督機關(guān)。檔案管理工作好壞與否并不重要，既不會影響相關(guān)工作人員升職加薪，也不會對報社盈利產(chǎn)生消極影響。這一現(xiàn)象的直接后果就是，檔案管理工作的隨意和松散，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》頒布之后，才標(biāo)志著新聞單位檔案管理工作開始逐步走向正式化、科學(xué)化與規(guī)范化。然而，實踐中，很多報社的檔案管理人員并非專業(yè)人士，而是由行政人員兼職。但是，檔案管理工作不僅僅是對報刊和內(nèi)部材料進(jìn)行“原始打包”,其實質(zhì)上是一項專業(yè)性和技術(shù)性較強的工作。無論是檔案資料的分類、編號，還是編研工作，都需要一定的專業(yè)技能和經(jīng)驗，由辦公室人員兼任檔案管理員是很難達(dá)到要求的。因此，對專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)十分必要。

三是對檔案材料的開發(fā)利用不夠。宣傳報道檔案的內(nèi)容十分廣泛 ,有對黨的路線、方針和政策的傳播,有對文化藝術(shù)的宣揚，有對國內(nèi)外特別是本地區(qū)重大事件的報道,也會穿插各地的奇聞趣事。可以說，一份報紙就是一個社會的縮影。然而，目前對這些新聞檔案的整理和利用十分缺乏。由于檔案管理人員的素質(zhì)不高、硬件設(shè)施不足等原因,檔案資料的立卷存檔基本上還是原始狀態(tài),多為簡單地整理打包,這就使查閱檔案資料的難度如同海底撈針，不但浪費人力，甚至找不到所需的目標(biāo)資料。這種實地查找的傳統(tǒng)使用方式，使得報社檔案資料的利用價值有限。

加強辦公室檔案管理的責(zé)任意識

筆者認(rèn)為，在檔案保密管理工作中，應(yīng)該將所有的保密工作落實到人。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要及時關(guān)注檔案管理工作，每一個員工都有自己負(fù)責(zé)的一部分工作內(nèi)容，加強保密工作人員的責(zé)任感。在日常的檔案保密工作中，實行嚴(yán)格的獎懲制度，對于因為工作失誤造成嚴(yán)重影響的工作人員及其直接領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該負(fù)起責(zé)任；對于在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員應(yīng)給予其一定的精神獎勵和物質(zhì)獎勵。通過一系列的措施提高檔案保密管理人員的工作積極性，全力發(fā)揮每一個工作人員的潛能，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部的運行管理體系也不斷完備，辦公室檔案管理作為內(nèi)部管理的一個重要環(huán)節(jié)，提高其工作效率越來越重要。因此，加強檔案管理的責(zé)任意識，運用新型管理模式進(jìn)行辦公室檔案管理，對提高報社工作效率、促進(jìn)各項工作的正常運行起著至關(guān)重要的推動作用。

辦公室檔案管理作為報社內(nèi)部管理的重要組成部分，在報社的管理工作中地位越來越重要。因此，建立完善的辦公室檔案管理制度，提高檔案管理意識，加強辦公室檔案管理隊伍建設(shè)，成為報社提高辦公室檔案管理工作效率的必然選擇。