人事檔案管理工作的重要性及作用探究

托婭

（中國(guó)電影資料館，北京100082）

1 引言

人事檔案管理是對(duì)企業(yè)發(fā)展以及內(nèi)部員工生活、學(xué)習(xí)、工作的基本記錄。為企業(yè)的發(fā)展提供重要的借鑒作用。要保證人事檔案的完整性，突出信息資源的真實(shí)性，對(duì)于人事檔案管理工作存在的不足進(jìn)行完善。

2 人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理工作在一定程度上能夠反映出企業(yè)管理的規(guī)范性與科學(xué)性。企業(yè)在發(fā)展的過程中都需要將經(jīng)歷、成果等記錄到檔案當(dāng)中，通過人事檔案能夠了解到企業(yè)發(fā)展的基本狀況。人事檔案管理工作水平是實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)影響因素。根據(jù)人事檔案管理工作狀態(tài)確定企事業(yè)單位未來發(fā)展提供借鑒。人事檔案管理工作的有效進(jìn)行對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的提升具有積極意義[1]。人事檔案管理是在長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐的過程中形成的，是對(duì)企業(yè)真實(shí)記錄，客觀地反映出經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。對(duì)企業(yè)制定發(fā)展計(jì)劃能夠起到輔助性作用。通過人事檔案管理工作能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，根據(jù)基本狀況制定出科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。確保合法利益在受到侵犯的時(shí)候利用人事檔案進(jìn)行信息查詢，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

3 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是對(duì)工作人員進(jìn)行的有組織性考察，為開展考核提供重要的依據(jù)。人事檔案管理發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用能夠幫助企業(yè)開展應(yīng)聘，對(duì)員工的實(shí)際情況進(jìn)行有效的綜合性判斷，或者是通過個(gè)人檔案掌握現(xiàn)在員工基本工作信息能夠起到知人善任的效果[2]。企業(yè)在制定發(fā)展戰(zhàn)略或者決策的過程中都需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。企業(yè)內(nèi)部績(jī)效考核等也是人事檔案管理的重要內(nèi)容。并且與員工的直接利益相關(guān)。員工的狀態(tài)、績(jī)效成績(jī)、工作水平等都會(huì)記錄到人事檔案當(dāng)中。通過對(duì)人事檔案的查詢能夠?qū)T工做出客觀性的評(píng)價(jià)，這樣也會(huì)增加企業(yè)對(duì)員工福利待遇設(shè)置的科學(xué)性[3]。人事檔案能夠反映出企業(yè)在不同發(fā)展階段的基本情況，較為準(zhǔn)確全面地記錄企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。企業(yè)會(huì)通過人事檔案對(duì)政策和信息等進(jìn)行更改，制定經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃的憑證。企業(yè)在選任干部的時(shí)候人事檔案能夠清晰地反映出員工的各項(xiàng)條件，獲取到最為真實(shí)的信息參考。通過人事檔案企業(yè)能夠了解到員工的成長(zhǎng)，并且能夠挖掘出員工的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，這對(duì)于開展全面的人才培養(yǎng)以及資源分配具有積極意義，更好地實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優(yōu)化創(chuàng)新，通過人事檔案管理實(shí)現(xiàn)與人力資源管理信息資源的共享，保證人才能夠在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

4 人事檔案管理的目的

充分利用是人事檔案管理工作開展的主要目的。在基本經(jīng)濟(jì)活動(dòng)下根據(jù)事物發(fā)展的規(guī)律要求掌握人事檔案管理的訴求，強(qiáng)化管理效果的同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，人事檔案管理需要不同部門不同專業(yè)的有效配合才能夠?qū)崿F(xiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行集中搜集、整理、鑒定和保管，系統(tǒng)性操作、維護(hù)等能夠使人事檔案的利用持續(xù)提升[4]。對(duì)重要人事檔案要進(jìn)行復(fù)制，這樣能夠避免原件的損害。人事檔案管理工作不能夠只停留在表面，還需要根據(jù)時(shí)代的不同找出更加合適的方法提升人事檔案的價(jià)值和作用。

5 人事檔案管理工作的作用

人事檔案在企業(yè)發(fā)展中具有不可替代的作用，是選拔人才開展客觀評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)制定科學(xué)合理的政策，以及進(jìn)行有效的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供借鑒。

5.1 選拔人才的依據(jù)

人事檔案管理主要針對(duì)的就是企業(yè)員工信息存檔管理，根據(jù)基本工作要求在企業(yè)進(jìn)行改革過程中都要對(duì)員工人事檔案進(jìn)行隨時(shí)查閱，這樣能夠?yàn)檫x拔人才提供信息參考。完整的人事檔案會(huì)清晰地呈現(xiàn)個(gè)人信息，也是個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等最為真實(shí)的信息資源。人事檔案在個(gè)人成長(zhǎng)過程中能夠反映出基本共性特點(diǎn)以及變化規(guī)律，對(duì)于識(shí)別人才具有積極作用。企業(yè)為了能夠長(zhǎng)久持續(xù)的發(fā)展，需要高素質(zhì)專業(yè)化人才發(fā)揮自身的作用。因此就需要企業(yè)能夠掌握員工年齡、學(xué)歷、知識(shí)結(jié)構(gòu)等基本信息，了解員工的優(yōu)勢(shì)。人事檔案管理在人才選拔上具有關(guān)鍵位置。企業(yè)通過人事檔案管理引進(jìn)人才，在公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制下選拔符合企業(yè)要求的專業(yè)化高素質(zhì)人才，這對(duì)于今后企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都具有積極作用。人事檔案提供的客觀信息是主管領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策的依據(jù)。

5.2 制度改革創(chuàng)新提供保障

人事檔案管理會(huì)為企業(yè)制度改革提供依據(jù)。隨著企業(yè)改革的深入開展，在以人事檔案管理為基礎(chǔ)下對(duì)企業(yè)員工工資、福利、責(zé)任等都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，補(bǔ)充企業(yè)員工學(xué)歷、工齡以及在職時(shí)間等信息，經(jīng)過信息審核之后完成校對(duì)，人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程建設(shè)，需要企業(yè)改革的積極配合并且兩者的相互影響也將反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。福利待遇增長(zhǎng)之后員工的工作積極性也將會(huì)持續(xù)提升，并且這也能夠轉(zhuǎn)換成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

5.3 職稱評(píng)定依據(jù)

人事檔案能夠全面地反映出員工的基本信息，這對(duì)于個(gè)人職稱晉升等都具有重要影響。人事檔案中詳細(xì)的文字資料記錄員工基本狀態(tài)，可靠詳實(shí)的人事檔案在職稱評(píng)定上產(chǎn)生的影響效果是直接的。人事檔案要確保職稱評(píng)定公平公正，為員工提供有效真實(shí)的組織鑒定材料。人事檔案管理精細(xì)化規(guī)范化水平將會(huì)直接轉(zhuǎn)化為企業(yè)的發(fā)展成果。

5.4 企業(yè)動(dòng)態(tài)化管理

人事檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)維護(hù)更新，這反映出企業(yè)管理的動(dòng)態(tài)化進(jìn)行。企業(yè)要轉(zhuǎn)變?nèi)斯す芾矸绞剑瑥?qiáng)化資金的投入利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理思維構(gòu)建人事檔案信息庫(kù)。通過電腦檔案管理軟件增強(qiáng)搜索效果，并且在信息保存上也能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化處理。人事檔案管理利用信息技術(shù)及時(shí)準(zhǔn)確地反映出個(gè)人變化，高效地處理檔案信息，提升檔案信息資源的利用率突出人事檔案的使用價(jià)值。

5.5 管理人員素質(zhì)的提升

人事檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展需要管理人員能夠積極有效地學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，提升自身的綜合素質(zhì)。根據(jù)員工狀況定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，在思想上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，以實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)制定出解決的措施。優(yōu)化調(diào)整人事檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)置專門人才進(jìn)行管理。統(tǒng)一人事檔案管理制度的制定是保證員工檔案真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要標(biāo)準(zhǔn)措施。人事檔案管理的復(fù)雜性專業(yè)性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極配合各項(xiàng)工作的開展，集中投入人力、物力、財(cái)力推動(dòng)人事檔案管理工作順利進(jìn)行。

6 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的完善，密切關(guān)注人事檔案管理制度的發(fā)展，開展積極有效的監(jiān)督工作通過信息資料的搜集與分析發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提升。人事檔案管理的復(fù)雜性專業(yè)性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極配合各項(xiàng)工作的開展，集中投入人力、物力、財(cái)力推動(dòng)人事檔案管理工作順利進(jìn)行。人事檔案管理工作創(chuàng)新將會(huì)使信息資料得到合理的保存與應(yīng)用，在統(tǒng)一管理下保障人事檔案管理工作，并且融入現(xiàn)代化管理理念以更為認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行管理將會(huì)發(fā)揮出人事檔案的最大價(jià)值和意義。