淺談高校教學(xué)秘書提升工作效率的必要性及方法

曾利華

（廣州南洋理工職業(yè)學(xué)院，廣州 514000）

1 引言

在高校的教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書是一個(gè)十分重要的崗位。教學(xué)秘書在高校中的定位既是教學(xué)工作的管理者，同時(shí)也是服務(wù)者。教學(xué)秘書的工作會(huì)同時(shí)接受院系相關(guān)院長(zhǎng)與教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)對(duì)象既有教務(wù)處，也有院系的領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容十分廣泛，服務(wù)對(duì)象很多，所以教學(xué)秘書的工作內(nèi)容就顯得繁雜與忙亂，因此，教學(xué)秘書工作效率的提升顯得十分重要。

2 高校教學(xué)秘書提升工作效率的必要性

2.1 工作性質(zhì)與內(nèi)容要求提升工作效率

高校的教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的定位，決定了他會(huì)涉及教與學(xué)的方方面面，服務(wù)對(duì)象廣泛，而工作內(nèi)容也會(huì)包含很多方面，大到培養(yǎng)計(jì)劃的修訂，小到打印學(xué)生的成績(jī)單等，這些都跟教學(xué)秘書有關(guān)。教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜，對(duì)教學(xué)管理工作需要全程參與，所以教學(xué)秘書的工作內(nèi)容繁雜，狀態(tài)會(huì)顯得忙亂，因此，想要做好高校的教學(xué)秘書工作，就必須要提升工作效率[1]。

近些年來(lái)，高等教育已經(jīng)由以前的精英教育轉(zhuǎn)變成了平民教育，高校不斷擴(kuò)大招生，在校人數(shù)不斷增多，同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，高校還在開設(shè)新的專業(yè)，課程也在不斷增多，教職工隊(duì)伍急劇擴(kuò)大。種種原因?qū)е陆虒W(xué)秘書的工作任務(wù)不斷加重，與之相對(duì)應(yīng)的崗位人數(shù)卻沒有增加，這就使得教學(xué)秘書的工作任務(wù)更為繁重，若無(wú)法不能提升工作效率，那么就完全無(wú)法適應(yīng)如今的工作節(jié)奏。

2.2 高校教學(xué)管理改革要求提升工作效率

自進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，各高校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在教學(xué)質(zhì)量方面的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。想要提升學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，吸引更優(yōu)質(zhì)的生源就讀，高校就必須、不斷地更新教學(xué)管理理念，引進(jìn)新的教學(xué)管理模式，實(shí)施新的教學(xué)管理方法。一系列的新模式、新技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)教學(xué)秘書的工作能力提出了更高的要求，教學(xué)秘書需要在完成日常工作任務(wù)的同時(shí)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)與方法，推進(jìn)高校的教學(xué)管理改革，這就要求高校教學(xué)秘書不斷提升工作效率。

3 提升高校教學(xué)秘書工作效率的幾點(diǎn)建議

3.1 明確自身工作職責(zé)，轉(zhuǎn)變工作觀念

很多人覺得教學(xué)秘書的工作就只是機(jī)械性的接電話、寫文件等，因此，很多人在這個(gè)崗位上會(huì)有些消極的工作態(tài)度，工作效率也因此而無(wú)法提升。所以說(shuō)想要提升工作效率，首先就要轉(zhuǎn)變自身的工作觀念。教學(xué)秘書的工作在高校教學(xué)管理中是很重要的，教學(xué)秘書需要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，意識(shí)到工作的光榮性。只有在認(rèn)識(shí)到自身工作的責(zé)任與價(jià)值的時(shí)候，才能真正全身心地投入到工作中去，從而提升教學(xué)秘書的工作效率。

在認(rèn)識(shí)到自身工作價(jià)值的同時(shí)，高校秘書還要明確自身的工作職責(zé)。只有在明確了自身的工作職責(zé)之后，工作才能更有針對(duì)性，才能更好地提升工作效率。一般來(lái)說(shuō)，高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)有以下幾點(diǎn)：高校的文書工作，也是最為基礎(chǔ)的工作職責(zé)，包括文件的草擬，校審和呈送；會(huì)議的準(zhǔn)備及會(huì)后的整理歸檔工作。高校的人事工作，也就是對(duì)高校的教師進(jìn)行考勤，并且要針對(duì)考勤完成相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施以及職稱的評(píng)聘。教學(xué)管理工作，每天要?dú)w檔大量的教學(xué)文件并做好分類及存檔。

3.2 建立和諧的人際關(guān)系，提升溝通效率

在教學(xué)秘書的工作中，服務(wù)對(duì)象十分廣泛，教學(xué)秘書需要與他人保持良好的人際關(guān)系。良好的人際關(guān)系可以幫助提升溝通效率，降低工作的時(shí)間成本。和諧的人際關(guān)系在處理一些緊急事務(wù)的時(shí)候就顯得尤為重要，教學(xué)秘書的工作有很大一部分就是上傳下達(dá)，信息的傳輸涉及很多人，若是不能跟他人建立起良好的人際關(guān)系，那么在工作中就會(huì)舉步維艱，在溝通中需要花費(fèi)大量的時(shí)間，這就會(huì)極大地影響到教學(xué)秘書的工作效率。所以，教學(xué)秘書在自身工作中，要注意與他人的配合，多換位思考，建立維持良好的人際關(guān)系，這樣也能為自己日后的工作提供方便，從而提升工作效率[2]。

在高校中，教學(xué)秘書處于一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)好和院系領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，發(fā)揮出潤(rùn)滑劑的作用，幫助進(jìn)行院系領(lǐng)導(dǎo)間的協(xié)調(diào)溝通，營(yíng)造出一個(gè)良好的教學(xué)氛圍。同時(shí)，教學(xué)秘書也要加強(qiáng)與其他各個(gè)部門以及與兄弟院系間關(guān)系的協(xié)調(diào)。在日常的工作中，教學(xué)秘書在與其他人員進(jìn)行溝通的時(shí)候，一定要熱心真誠(chéng)。對(duì)同一個(gè)問題，教學(xué)秘書可能需要對(duì)不同的人進(jìn)行不斷重復(fù)的解釋，所以在解釋問題的時(shí)候，教學(xué)秘書一定要耐心細(xì)致，樹立起服務(wù)意識(shí)。

3.3 不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身職業(yè)素養(yǎng)

近些年來(lái)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，很多高校都在謀求自身的發(fā)展。高校的各個(gè)校區(qū)有時(shí)會(huì)比較松散，所以想要提升工作效率，教學(xué)秘書就需要充分利用各種現(xiàn)代化的手段。作為當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下的教學(xué)秘書，要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，要能熟練地運(yùn)用一些辦公軟件，數(shù)據(jù)庫(kù)教務(wù)管理系統(tǒng)之類。現(xiàn)代化的教學(xué)管理軟件可以幫助教學(xué)秘書更加快速地處理教學(xué)管理的各項(xiàng)事務(wù)。

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的一線管理者，要提高高校的教學(xué)管理水平，不斷提升高校的辦學(xué)質(zhì)量，教學(xué)秘書就要不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。高校的教學(xué)秘書需要提升自身的綜合業(yè)務(wù)能力，熟悉教學(xué)工作，在日常工作中耐心總結(jié)，摸索規(guī)律，形成屬于自己的管理經(jīng)驗(yàn)與見解，從而不斷地提高自身工作水平，更好地為教學(xué)工作服務(wù)。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書還要不斷接受繼續(xù)教育，積極主動(dòng)地參加一些在崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育，提高管理水平，開闊視野，借鑒各種經(jīng)驗(yàn)以提升工作效率。

3.4 規(guī)范工作程序，提高信息化水平

工作程序的規(guī)范對(duì)于工作效率的提升有著十分關(guān)鍵的作用。教學(xué)秘書的工作十分繁雜忙亂，但是教學(xué)秘書要積極探索工作中的規(guī)律，熟悉管理工作的章程，規(guī)范自身的工作程序，從而提升自身的工作效率。

對(duì)于一些常規(guī)的工作，教學(xué)秘書要未雨綢繆，提前做好工作計(jì)劃與安排，這樣就能在工作中減少很多的中間溝通環(huán)節(jié)，從而提升工作效率。而對(duì)于一些臨時(shí)的工作任務(wù)，要分清輕重緩急，科學(xué)合理地對(duì)任務(wù)時(shí)間加以安排，這樣既能提升自身的工作效率，也能夠給院系主任的工作集中安排提供方便。

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)管理改革力度的不斷增強(qiáng)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校教學(xué)秘書要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)幫助提升教學(xué)管理效率。教學(xué)秘書要熟練掌握各種信息系統(tǒng)來(lái)對(duì)教學(xué)流程和教學(xué)資料進(jìn)行保存，在與教師、學(xué)生等的溝通中也要利用好現(xiàn)代化的通信方式。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校的教學(xué)秘書工作在高校的教學(xué)管理工作中是十分重要的，必不可少的。教學(xué)秘書是院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，是教師與領(lǐng)導(dǎo)之間溝通的橋梁，在高校教學(xué)管理的各項(xiàng)事務(wù)中起著至關(guān)重要的作用。而隨著時(shí)代的發(fā)展，高校教學(xué)秘書要不斷轉(zhuǎn)變工作觀念，明確自身工作職責(zé)，提升自身的工作素養(yǎng)，從而提升工作效率，從而更好地為高校教學(xué)管理工作服務(wù)。