信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新方向探討

陶宗國

（淄博師范高等專科學(xué)校，山東淄博255130）

1 引言

在學(xué)校人才管理工作中，人事檔案是其核心組成部分。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及，人事檔案管理工作也發(fā)生了日新月異的變化，人事檔案管理也變得越來越人性化，并具有便捷性。但校園人事檔案的信息化管理仍處于裹足不前的狀態(tài)，例如：管理手段過于陳腐。由于學(xué)校的局域網(wǎng)與電能配置沒有進(jìn)行及時(shí)更新，日常網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作不到位，管理軟件操作煩瑣，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的優(yōu)化。再者，人才數(shù)據(jù)庫管理體系不夠完善，數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不完善的狀態(tài)，既無法保證人才的正確應(yīng)用，也無法確定人才的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。最后，管理人員對(duì)人事信息沒有足夠的重視。任何事物都有其雙面性，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶給人們便利性的同時(shí)也帶來了新的威脅—計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn)對(duì)人事信息的安全構(gòu)成了致命威脅。本文對(duì)信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新方向進(jìn)行了探究。

2 學(xué)校人事檔案管理信息化的意義

2.1 檔案信息化管理的意義

經(jīng)過各行各業(yè)的對(duì)檔案管理工作的不懈努力，我們國家才能夠取得今天的成就。基于此，可以了解到檔案管理工作為我國各項(xiàng)事業(yè)所做的貢獻(xiàn)是不可不磨滅的，在我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中更是起到了巨大的重用與積極的意義[1]。近幾年來，我國檔案管理產(chǎn)生了巨大的變化，隨著信息化的浪潮而不斷改變著，從各個(gè)方面來支持并大力推進(jìn)檔案的信息數(shù)字化建設(shè)。因此，我國教育部門作為時(shí)代革新的發(fā)源地更應(yīng)該加強(qiáng)相應(yīng)檔案信息數(shù)字的建設(shè)，緊跟改革前進(jìn)的步伐，建立信息化建設(shè)的檔案管理的整體結(jié)構(gòu)，早日實(shí)現(xiàn)高校人事資源共享。

2.2 通過信息管理，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)

學(xué)校孕育著各式人才與精英，他們是國家希望的種子，而我們國家將會(huì)在他們的手上被建立的更加繁榮，更加興盛。檔案是人事管理工作中的載體，它用來承擔(dān)高校內(nèi)部人事的成績、品質(zhì)、技能等各種事實(shí)的詳細(xì)記錄，更代表著人才的成長記錄，是人才考核依據(jù)，高校人事檔案實(shí)行信息化后管理益處很多，還可以用搜索引擎在數(shù)據(jù)庫里搜索需要查詢的人才的訊息，還能為高校人力資源的統(tǒng)計(jì)做出更為直觀的數(shù)據(jù)表格，更利于高校人力資源的統(tǒng)計(jì)。

2.3 信息化管理對(duì)人事管理發(fā)展的意義

傳統(tǒng)人事檔案的載體主要紙質(zhì)為主，書寫紙作為檔案載體存在著很多的問題，例如；不便于長期保存、儲(chǔ)存環(huán)境的因素、查閱煩瑣等。而電子文檔的出現(xiàn)則很好地代替了傳統(tǒng)的文檔載體，電子文檔為高校的人事檔案提供了更優(yōu)越的發(fā)展前景。經(jīng)過電子信息化處理后的文檔不僅儲(chǔ)存便捷，記錄資料可以保存更久的時(shí)間，如果要針對(duì)某一類或者某一項(xiàng)信息進(jìn)行查找，人們可以通過計(jì)算機(jī)人事程序進(jìn)行項(xiàng)目篩選，通過信息傳送等手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源共享。

3 信息化檔案的弊端

檔案管理工作由于涉及保密性與安全性，因此，現(xiàn)階段的檔案管理弊端也逐漸顯現(xiàn)在人們的面前[2]。目前我國的信息管理手段依然過于滯后，也由于各種原因并且無法進(jìn)行真正意義上的普及。我國對(duì)于人事檔案的管理手段依然有著局限性，并使用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行辦公。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有獲得高校的有力重視，導(dǎo)致高校內(nèi)部的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與電能性能較為落后。同時(shí)由于沒有做好網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的維護(hù)，相應(yīng)的軟件也沒有進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化，進(jìn)而使檔案管理的信息化較差，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公等問題的出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了信息化人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。另外，人才數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)失真，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真的原因有三方面：第一，人事數(shù)據(jù)不實(shí)，一些部門為了應(yīng)付上級(jí)的檢查而構(gòu)建臨時(shí)數(shù)據(jù)，進(jìn)而輸入了不實(shí)的數(shù)據(jù)。第二，數(shù)據(jù)檔案失真，檔案數(shù)據(jù)由于缺乏審核機(jī)制，再加上由本人自行填寫，往往缺乏真實(shí)性。第三，數(shù)據(jù)更新緩慢，高校人力數(shù)據(jù)庫長期處于封閉式狀態(tài)，沒有專業(yè)員工進(jìn)行校準(zhǔn)的同時(shí)，致使人才數(shù)據(jù)庫錯(cuò)誤頻出，從而降低了其管理系統(tǒng)的質(zhì)量。

4 信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新

4.1 重視學(xué)校檔案信息化建設(shè)

學(xué)校管理層應(yīng)該重視人事檔案的管理工作，并將其視為學(xué)校管理工作的核心之一。同時(shí)，針對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改良，并投入適當(dāng)?shù)母牧假Y金。校方管理層還應(yīng)該對(duì)人事管理設(shè)備進(jìn)行更新，如更換電腦硬件設(shè)施[3]。同時(shí)為了確保信息的準(zhǔn)確度，應(yīng)該更引入云系統(tǒng)并加入共享平臺(tái)。同時(shí)要防止出現(xiàn)人事信息外泄的情況，需要檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)備份以及做好文件的保密工作。

4.2 建立檔案信息庫的管理模式

加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性，最重要的部分就是要保障人事數(shù)據(jù)的真實(shí)與完整，這些因素直接影響到整個(gè)人事數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也就是說這些因素決定了整個(gè)數(shù)據(jù)庫信息化發(fā)展的成效。為了能夠達(dá)到其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該從以下幾方面入手，第一，加大人事檔案收集工作的力度，并對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)分類。第二，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)碼技術(shù)來對(duì)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進(jìn)行詳細(xì)說明，第三，做好相應(yīng)的審核機(jī)制保證數(shù)據(jù)庫的更新，讓人事檔案信息管理可以更系統(tǒng)化與規(guī)范化。

4.3 提高管理信息化檔案隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)

為了更好地完善檔案信息化管理制度的實(shí)施，校方管理高層也要重視專業(yè)性人才的培養(yǎng)，各個(gè)高校應(yīng)該針對(duì)性地培養(yǎng)出高質(zhì)量的人事檔案管理隊(duì)伍。目前，我國高校人事檔案相關(guān)人員大部分并不具備相應(yīng)的從業(yè)素質(zhì)，再加上校方管理高層沒有對(duì)人事檔案管理部門予以一定的重視，導(dǎo)致檔案管理人員無法獲得學(xué)習(xí)與自己職業(yè)相對(duì)應(yīng)的知識(shí)的機(jī)會(huì)。因此，校方檔案管理人員的綜合素質(zhì)、工作方式、思想意識(shí)等尚需完善，他們的綜合素質(zhì)仍需要校方去努力來為其做出提升[4]。因此，只有重視人才的培養(yǎng)才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面優(yōu)化。為了更好地培養(yǎng)出專業(yè)性人事檔案管理人才需要從下面幾方面出發(fā)：第一，必須要從人事檔案人員的道德品質(zhì)與其專業(yè)素質(zhì)水平入手，并進(jìn)行提高。第二，人事檔案管理人員應(yīng)該具有崇高的職業(yè)道德和良好的敬業(yè)精神。第三，檔案管理人員需要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)，要有盡職盡責(zé)的奉獻(xiàn)精神。第四點(diǎn)，檔案管理人員需要時(shí)刻保持謙虛好學(xué)的精神，對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)知識(shí)與管理方式必須加以熟練掌握和利用，例如如何在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

5 結(jié)論

綜上所述，本文通過對(duì)信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新方向進(jìn)行探究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段人事檔案信息管理方面依然存在著很多的問題，如信息化檔案存在弊端、人事數(shù)據(jù)不實(shí)、數(shù)據(jù)檔案失真、數(shù)據(jù)更新緩慢等問題。針對(duì)這些問題，提出了針對(duì)性的信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理的措施，重視學(xué)校檔案信息化建設(shè)、建立檔案信息庫的管理模式、提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)等。相信在社會(huì)各層的努力下，我國未來的人事檔案管理將會(huì)發(fā)展得更好。