高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)研究

徐偉

（對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)資產(chǎn)管理處，北京100029）

1 高校資產(chǎn)管理信息化現(xiàn)狀

1.1 信息化建設(shè)投入不足

高校是培養(yǎng)人才的場(chǎng)所，教學(xué)科研一直是高校主抓的重點(diǎn)，尤其對(duì)于高校的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)而言。盡管近些年，國(guó)家對(duì)國(guó)有資產(chǎn)管理的要求越來(lái)越高，驅(qū)使高校也逐漸加強(qiáng)了資產(chǎn)管理工作，并逐步加大資產(chǎn)管理信息化建設(shè)。但對(duì)資產(chǎn)管理工作尤其是資產(chǎn)管理信息化工作仍不夠重視，無(wú)論在資金、人力資源、設(shè)備等方面的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校資產(chǎn)管理信息化需求。高校資產(chǎn)管理要想實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，就必須建立一套完整的資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含資產(chǎn)的整個(gè)生命周期，此工程需要大量的人力、物力、財(cái)力的支持。大部分高?；就ㄟ^(guò)每年的改善辦學(xué)條件項(xiàng)目向部里申請(qǐng)資金支持，而部里下?lián)艿目铐?xiàng)有限，下?lián)苜Y金到了高校里面，高校又要整體協(xié)調(diào)資金使用，最后用到資產(chǎn)管理信息化上面的資金就極為有限。有限的資金使用到資產(chǎn)管理信息化建設(shè)上，需要委托公司進(jìn)行軟件的開(kāi)發(fā)、設(shè)備的購(gòu)置、系統(tǒng)的維護(hù)等等，可想而知這樣的系統(tǒng)是會(huì)有多么簡(jiǎn)單。

高?；窘⒘俗约旱馁Y產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行資產(chǎn)的報(bào)增、報(bào)減等，但卻并沒(méi)有專人進(jìn)行管理，資產(chǎn)管理部門無(wú)專業(yè)人員對(duì)資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行管理維護(hù)，同時(shí)資產(chǎn)系統(tǒng)使用部門更沒(méi)有專人對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理維護(hù)，大部分由其他人員兼職管理。

1.2 資產(chǎn)管理信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

高校資產(chǎn)尤其是固定資產(chǎn)主要包括設(shè)備及房產(chǎn)，高校規(guī)模不同高校資產(chǎn)管理的組織結(jié)構(gòu)也就不同，有的高校設(shè)備與房產(chǎn)歸同一部門管理，有的高校則歸屬不同部門管理。對(duì)于固定資產(chǎn)分開(kāi)管理的部門，在進(jìn)行資產(chǎn)管理信息化建設(shè)時(shí)候，只是從本部門出發(fā)考慮到本部門管理資產(chǎn)的情況，而沒(méi)有站到學(xué)校的高度來(lái)考量；對(duì)于資產(chǎn)合并管理的部門，在進(jìn)行資產(chǎn)管理信息化建設(shè)時(shí)，一般從資產(chǎn)管理工作需要出發(fā)來(lái)建設(shè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，也沒(méi)有站到學(xué)校的高度來(lái)考量或者由于資金的不足而放棄。

1.3 資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)缺乏實(shí)效性

資產(chǎn)信息系統(tǒng)理應(yīng)包含資產(chǎn)的整個(gè)生命周期，從資產(chǎn)購(gòu)置、分配、使用、維護(hù)、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)，理論上應(yīng)該是實(shí)時(shí)的。但現(xiàn)實(shí)卻是諸多環(huán)節(jié)都可能存在這樣那樣的問(wèn)題，如資產(chǎn)購(gòu)置環(huán)節(jié)-物資已經(jīng)購(gòu)入但沒(méi)有及時(shí)錄入信息系統(tǒng)，資產(chǎn)分配環(huán)節(jié)-資產(chǎn)實(shí)際使用人應(yīng)該是A但由于種種原因在信息系統(tǒng)中記錄為B，資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)-某資產(chǎn)屬性已經(jīng)發(fā)生變化像資產(chǎn)破損等但沒(méi)有被實(shí)時(shí)更新。高校資產(chǎn)基本有專門的部門來(lái)管理，但在部門內(nèi)部卻未必有專業(yè)人員來(lái)管理資產(chǎn)信息系統(tǒng)，同時(shí)資產(chǎn)使用部門也沒(méi)有專人對(duì)本部門資產(chǎn)信息進(jìn)行管理，無(wú)論是資產(chǎn)管理部門還是資產(chǎn)使用部門均由其他人員兼職來(lái)做，這必然導(dǎo)致負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理信息化人員在完成其本職工作后只有利用閑暇時(shí)間對(duì)資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行管理維護(hù)，進(jìn)而無(wú)法保證資產(chǎn)數(shù)據(jù)的實(shí)效性。

2 高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)探索

2.1 增強(qiáng)高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)投入

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，高校資產(chǎn)管理工作是辦好雙一流大學(xué)的必要條件，資產(chǎn)管理工作不僅是為了確保國(guó)有資產(chǎn)的保值增值和有效利用，更是為了國(guó)家培養(yǎng)高素質(zhì)人才而提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)在思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)高校資產(chǎn)管理信息化工作足夠重視，才能引領(lǐng)高校教職工做好資產(chǎn)管理信息化工作，像抓教學(xué)科研一樣抓資產(chǎn)管理信息化建設(shè)工作，那么資產(chǎn)管理信息化一定會(huì)上一個(gè)新的臺(tái)階。其次，要在人力資源、資金、物力方面給予資產(chǎn)管理信息化一定的傾斜。有必要在資產(chǎn)管理部門設(shè)置專業(yè)人員來(lái)做資產(chǎn)管理信息化工作，資產(chǎn)管理信息化不是簡(jiǎn)單地在資產(chǎn)管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，而是要資產(chǎn)管理工作的方方面面與信息技術(shù)相互融合，達(dá)到資產(chǎn)管理工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此需要專業(yè)的人員做資產(chǎn)管理信息化工作，此專業(yè)人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，更要了解資產(chǎn)管理工作的流程規(guī)范。資產(chǎn)使用單位可以由其他人員兼職來(lái)做資產(chǎn)管理工作，但是資產(chǎn)使用單位領(lǐng)導(dǎo)及各位同仁一定要給予大力支持，使兼職資產(chǎn)管理員在內(nèi)心深處意識(shí)到“資產(chǎn)管理工作也是其本職工作，甚至更重要”。不管是資產(chǎn)管理部門中的信息化管理人員，還是使用單位的資產(chǎn)管理信息化人員，他們的任務(wù)艱巨，關(guān)系資產(chǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確，需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各科室部門的大力配合。盡管用于高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的資金主要通過(guò)向部里申請(qǐng)專項(xiàng)，但高校也可以通過(guò)部里、高校自身、第三方籌資等方式來(lái)擴(kuò)大資產(chǎn)管理信息化建設(shè)資金來(lái)源。在資產(chǎn)管理信息化建設(shè)資金有限的情況下，也應(yīng)該首先做好資產(chǎn)管理信息化基礎(chǔ)工作，而不要一味地追究某個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)而忽略基礎(chǔ)工作的建設(shè)[1]。資產(chǎn)管理信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于專用設(shè)備的購(gòu)置，也要考慮到未來(lái)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展、性能穩(wěn)定等因素，不要只是局限于眼前。

2.2 高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)應(yīng)有明確的年度發(fā)展規(guī)劃

高?；径即嬖诟咝?nèi)部的國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)，高校國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理工作，對(duì)學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理的重大事項(xiàng)進(jìn)行研究。國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)制定或委托國(guó)有資產(chǎn)管理委員會(huì)辦公室制定資產(chǎn)管理信息化年度發(fā)展規(guī)劃，該發(fā)展規(guī)劃應(yīng)詳細(xì)列明資產(chǎn)管理信息化建設(shè)總目標(biāo)和階段目標(biāo)，建設(shè)總負(fù)責(zé)單位和負(fù)責(zé)人，年度投入資金、人力資源、物力等情況。發(fā)展規(guī)劃越詳細(xì)，資產(chǎn)管理信息化建設(shè)起來(lái)越順利。由高校國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)來(lái)負(fù)責(zé)發(fā)布資產(chǎn)管理信息化建設(shè)年度發(fā)展規(guī)劃，不僅在教職工心中得到重視，也更利于資產(chǎn)管理信息化建設(shè)開(kāi)展[2]。

2.3 保障資產(chǎn)管理信息數(shù)據(jù)的真實(shí)有效

首先，要在制度方面進(jìn)行約束。資產(chǎn)尤其是固定資產(chǎn)在購(gòu)置、分配、更新、處置等環(huán)節(jié)，均要有詳細(xì)的流程規(guī)范。如，在購(gòu)置環(huán)節(jié)，要求在物品送達(dá)多少日后或票據(jù)開(kāi)票幾日后一定要進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)增錄入系統(tǒng)，否則不予報(bào)銷；分配環(huán)節(jié)，物品在首次報(bào)增時(shí)必須進(jìn)行分配，物品發(fā)生轉(zhuǎn)移情況時(shí)需要資產(chǎn)管理員及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)；物品到了報(bào)廢階段，必須由物品使用人告知本部門資產(chǎn)管理員進(jìn)行處置申請(qǐng)。

其次，要有相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制。無(wú)論是資產(chǎn)管理部門的專業(yè)資產(chǎn)管理信息員，還是使用部門的資產(chǎn)管理信息員，學(xué)校對(duì)于資產(chǎn)管理較好的單位及個(gè)人應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于相對(duì)較差的單位及個(gè)人要給予懲罰。

再次，資產(chǎn)管理部門要做好資產(chǎn)清查工作。資產(chǎn)清查需要資產(chǎn)使用單位自己先自查資產(chǎn)情況，上報(bào)資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門再對(duì)資產(chǎn)使用單位的資產(chǎn)情況進(jìn)行抽查或全面檢查，根據(jù)檢查結(jié)果與資產(chǎn)使用單位上報(bào)的自查清單進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)使用部門在資產(chǎn)管理方面的問(wèn)題。資產(chǎn)管理部門要將清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，上報(bào)學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)，由學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)提請(qǐng)學(xué)校黨委常委會(huì)或校長(zhǎng)辦公會(huì)對(duì)問(wèn)題單位進(jìn)行處理。

推動(dòng)高校國(guó)有資產(chǎn)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高國(guó)有資產(chǎn)利用的效率，實(shí)現(xiàn)財(cái)政部門要求的“保障履職、配置科學(xué)、使用有效、處置規(guī)范、監(jiān)督到位”目標(biāo)，是高校資產(chǎn)管理的重要的工作。高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，不但可以為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，更可以在提高高校資產(chǎn)使用效率的情況下節(jié)省有限的資源，進(jìn)而將節(jié)省的資源應(yīng)用到教學(xué)科研上去，進(jìn)而為高校廣大師生提供更好的服務(wù)。