談高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中的角色定位及素質(zhì)要求

曾利華

（廣州南洋理工職業(yè)學(xué)院，廣州 514000）

1 引言

教學(xué)秘書是高校管理的重要組成部分，在教學(xué)管理中起著關(guān)鍵性的作用。教學(xué)秘書是高?；鶎庸芾砣藛T，要想提高管理的成果需要做好教學(xué)管理中的角色定位，并且要提高綜合管理素質(zhì)，只有這樣才可以進(jìn)一步地突顯教學(xué)秘書的管理價(jià)值。

2 高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中的角色定位

我國(guó)大部分高校的管理模式都執(zhí)行的是分級(jí)管理模式，是由學(xué)校總體負(fù)責(zé)管理，院級(jí)責(zé)任管理的方式，教學(xué)秘書是院級(jí)管理的重要組成部分，也是各項(xiàng)管理制度的實(shí)際執(zhí)行者和落實(shí)者，在教學(xué)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書只有做好自身角色定位，牢記自己在教學(xué)管理中的使命，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)提高自身綜合素質(zhì)，才能在基層教學(xué)管理中履行好崗位職責(zé)，這樣才可以提高教學(xué)管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而使高校各項(xiàng)管理工作能夠有序推進(jìn)[1]。

2.1 執(zhí)行各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù)

教學(xué)秘書是院系管理隊(duì)伍中的一份子，高校的各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)和管理目標(biāo)的貫徹和落實(shí)都依賴于院系教學(xué)管理去完成，教學(xué)秘書是院系管理中基層管理人員，在執(zhí)行和落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù)中具有重要作用。教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中的職責(zé)主要有2個(gè)方面，一方面是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作，另外一方面就是要處理和教學(xué)活動(dòng)有關(guān)的行政事務(wù)，也就是通常所說(shuō)的教務(wù)工作，包括教學(xué)任務(wù)落實(shí)、學(xué)校調(diào)課計(jì)劃和通知、補(bǔ)考通知和教學(xué)檢查通知等，同時(shí)還要及時(shí)地向教師和學(xué)生通知考試安排[2]。教學(xué)秘書服務(wù)的對(duì)象較簡(jiǎn)單，大多只涉及院系的教師和學(xué)生，但工作內(nèi)容卻十分繁雜，需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)協(xié)調(diào)和教學(xué)監(jiān)督等方面的管理工作，還要負(fù)責(zé)檔案的管理和考試管理等工作，這就要求教學(xué)秘書必須涉獵到各個(gè)方面的知識(shí)，也就是說(shuō)需要良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和處理各項(xiàng)事務(wù)的能力，只有這樣才能高效地完成基層教學(xué)管理工作[3]。

2.2 協(xié)調(diào)好各方關(guān)系

教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中起到了紐帶的作用，這是由其特殊的工作性質(zhì)所決定的。學(xué)校教務(wù)處不管是和教師還是學(xué)生都很少有直接接觸，教學(xué)秘書要和教務(wù)處接觸，輔助教務(wù)處做好行政管理工作，還要及時(shí)了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理部分的各項(xiàng)規(guī)章制度，然后將其原原本本地傳達(dá)給院系全體人員，除了肩負(fù)上傳下達(dá)的職責(zé)以外，教學(xué)秘書還要做好各個(gè)部門和師生的協(xié)調(diào)工作，將院系的教學(xué)管理情況以及實(shí)際運(yùn)作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給教務(wù)部門，包括教師和學(xué)生對(duì)教務(wù)活動(dòng)的意見(jiàn)和建議，這樣就能幫助院系做出更為科學(xué)的決策[4]。

2.3 樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容決定了其具有管理和服務(wù)2種性質(zhì)，教學(xué)秘書在實(shí)際開(kāi)展教學(xué)管理的過(guò)程中，要認(rèn)真履行為教學(xué)工作服務(wù)的角色，這也是教學(xué)秘書從事教學(xué)管理的核心思想。教學(xué)秘書要學(xué)習(xí)和研究高校制定的教學(xué)目標(biāo)和任務(wù)，全身心地投入教學(xué)管理工作中去，要時(shí)刻樹(shù)立著服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于教師和學(xué)生的意識(shí)[5]。教學(xué)秘書要協(xié)助好領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)工作，做好各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌和安排工作。教學(xué)秘書需要隨時(shí)掌握高校在執(zhí)行已制定教學(xué)計(jì)劃時(shí)的情況，發(fā)現(xiàn)教學(xué)過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，將一些好的教學(xué)方法在院系內(nèi)推廣和宣傳，還要做好教學(xué)資源的優(yōu)化配置工作[6]。教學(xué)秘書要深入教師和學(xué)生中間去，要聽(tīng)取各方聲音和意見(jiàn)，最后要將教學(xué)管理和教務(wù)工作存在的問(wèn)題反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門，以便管理層根據(jù)基層意見(jiàn)作出教學(xué)計(jì)劃和管理任務(wù)，并進(jìn)行有針對(duì)性地調(diào)整。教學(xué)秘書管理的事務(wù)比較多，需要處理好各個(gè)方面的關(guān)系，要有良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)和溝通能力作為支撐，才能提高基層教學(xué)管理的效率，教學(xué)秘書的價(jià)值也就能最大化地發(fā)揮出來(lái)。

3 高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中的素質(zhì)要求

3.1 思想道德方面

教學(xué)秘書是高校基層管理人員，不管是對(duì)教師還是對(duì)學(xué)生都有一定的示范帶頭作用，教學(xué)秘書要以身作則，在平時(shí)的教學(xué)管理過(guò)程中，要嚴(yán)格要求自己，只有這樣才能起到榜樣的作用。另外，教學(xué)秘書要提高職業(yè)道德素質(zhì)和思想道德素質(zhì)，要以從事教學(xué)管理工作而感到自豪，要積極主動(dòng)地投入到教學(xué)管理中去，根據(jù)教學(xué)管理的實(shí)際需求不斷調(diào)整管理方法，只有這樣才能達(dá)到預(yù)期的管理效果，進(jìn)而保證教學(xué)工作的順利開(kāi)展[7]。

3.2 專業(yè)技能方面

信息技術(shù)在教學(xué)管理中具有很多的優(yōu)勢(shì)，其在高校教學(xué)管理系統(tǒng)中的廣泛應(yīng)用不但提高了管理效率，還提高了管理的質(zhì)量，使高校教學(xué)管理朝著高效化方向發(fā)展。教學(xué)秘書作為高校基層管理的實(shí)際執(zhí)行者，需要加強(qiáng)自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，確保能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理教務(wù)工作。另外，現(xiàn)在上到學(xué)校、院系，下到教師和學(xué)生獲取信息都是計(jì)算機(jī)上，教學(xué)秘書要利用計(jì)算機(jī)發(fā)布各種信息，以便于更加快速地將領(lǐng)導(dǎo)層的各項(xiàng)規(guī)章制度傳達(dá)給院系教師和學(xué)生。

3.3 專業(yè)素質(zhì)方面

教學(xué)秘書要想提高教學(xué)管理效率，需要具備專業(yè)化的知識(shí)，這樣在教學(xué)管理的過(guò)程中才能胸有成竹，進(jìn)而科學(xué)合理地部署各項(xiàng)工作，協(xié)調(diào)好各方的關(guān)系。教學(xué)秘書要全方位地掌握教學(xué)管理工作，明確教學(xué)管理規(guī)律和工作中需要注意的事項(xiàng)，了解各種問(wèn)題的處理方法，并且能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，這樣才能保證教學(xué)管理工作的有序開(kāi)展。也就是說(shuō)，教學(xué)秘書只有掌握了專業(yè)知識(shí)，在從事教學(xué)管理工作過(guò)程中才會(huì)得心應(yīng)手，不但能夠提高工作的效率，還能更好地為教師和學(xué)生服務(wù)。部分教學(xué)秘書沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)化的教學(xué)管理學(xué)習(xí)，自身的知識(shí)儲(chǔ)備無(wú)法達(dá)到要求，這就要求教學(xué)秘書通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的專業(yè)素質(zhì)，要充分了解所在院系教學(xué)管理工作的特點(diǎn)，然后創(chuàng)新教學(xué)管理方法，全身心地融入教學(xué)管理工作中去，樹(shù)立主人翁的意識(shí)和自覺(jué)性。

3.4 組織協(xié)調(diào)方面

教學(xué)秘書除了需要做好教學(xué)管理工作，同時(shí)還要和各個(gè)職能部門、教師和學(xué)生打交道，這就需要教學(xué)秘書具有良好的溝通能力，并且要有極強(qiáng)的應(yīng)變能力，進(jìn)而協(xié)調(diào)好各個(gè)群體之間的關(guān)系。

3.5 創(chuàng)新能力方面

任何崗位的工作人員都需要有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，教學(xué)秘書也不例外。隨著教育教學(xué)改革的深入推行，教學(xué)管理工作也出現(xiàn)了一些新的變化，如果教學(xué)秘書仍按照原來(lái)的方法開(kāi)展教學(xué)管理工作，將不能達(dá)到預(yù)期的管理效果。因此，教學(xué)秘書工作要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)教學(xué)管理的實(shí)際需要不斷地完善和優(yōu)化管理方法，只有這樣才能打破束縛，開(kāi)拓創(chuàng)新。

4 結(jié)語(yǔ)

高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用，在實(shí)際工作中需要找準(zhǔn)定位，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，從而提高工作效率，保證各教學(xué)工作的高效運(yùn)行，更好地為教學(xué)管理工作服務(wù)。