基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案編研的實施策略探究

馮靜

（航天科技集團有限公司，北京 100048）

1 引言

所謂的電子檔案編研工作，就是對電子檔案的內(nèi)容研究分析，并且進(jìn)行加工，整合以各種各樣的形式開展的工作內(nèi)容。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案編研工作已經(jīng)成為現(xiàn)在發(fā)展的方向，但是在具體電子檔案編研過程中還存在一定的弊端，需要相關(guān)人員進(jìn)一步探討研究。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)電子檔案編研存在的弊端

2.1 電子檔案編研內(nèi)容狹隘

目前電子檔案編研工作是一項比較高深的工作，但是對于企業(yè)來說，這項工作的開展只是在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門，這樣就會出現(xiàn)編研內(nèi)容比較狹隘的問題?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，檔案種類豐富多樣，載體也呈現(xiàn)多樣化，這樣的情況就會使得傳統(tǒng)編研內(nèi)容更加狹隘。

2.2 電子檔案編研側(cè)重點掌握不到位

編研工作側(cè)重點掌握不足主要有幾個方面，第一，重視電子檔案而忽略電子文件。一般企業(yè)經(jīng)常將一些歸檔保存的檔案作為重點編研內(nèi)容，但是對于電子文件卻是經(jīng)常忽略的內(nèi)容。第二，企業(yè)在發(fā)展中經(jīng)常是看重專門檔案，對于綜合檔案不太重視。大部分企業(yè)的編研工作都是停留在會議簡介，或者是基礎(chǔ)性專門材料的編寫上面，對于綜合性質(zhì)的檔案卻不重視。第三，看重編寫工作，看輕編研工作。這個工作重點就是編寫原始資料，但是對于原有的資料沒有加工挖掘信息，這樣就會降低編研工作的整體質(zhì)量[1]。

2.3 投入價值與產(chǎn)出價值通常被忽視

隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)走進(jìn)千家萬戶，這是一個看重效率的時代，企業(yè)發(fā)展也是希望可以少投入然后得到最大的收益，檔案工作也是如此。當(dāng)編研成果被企業(yè)使用的那一刻起，就會為企業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn)，但是有些企業(yè)受到各種因素的影響，不能很好地控制投入和產(chǎn)出之間的關(guān)系。比如，某一個企業(yè)在進(jìn)行檔案編研工作中，材料與人力都十分有限，所以就會模仿他人的編研成果，而沒有考慮過這種成果是否適合自己企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致編研工作與現(xiàn)實生活是脫節(jié)的，編研成果未得到充分使用，對于企業(yè)發(fā)展編研工作起不到應(yīng)有的作用。

2.4 對編研成果知識產(chǎn)權(quán)保護意識不強

電子檔案編研工作是一項比較復(fù)雜的工作，并且需要高深的技術(shù)，所以對于編研成果的知識產(chǎn)權(quán)歸屬問題就是現(xiàn)在急需解決的問題。但是編研人員只重視電子檔案的編寫、整合，在這些方面投入了大量的時間和精力，對于編研成果知識產(chǎn)權(quán)問題認(rèn)識不足，覺得是無關(guān)緊要的問題，沒有處理好保密和利用二者之間的關(guān)系，這些都是違反相關(guān)規(guī)定的行為。

3 基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下電子檔案編研策略

3.1 在企業(yè)方面電子檔案編研工作策略

3.1.1 完善企業(yè)資源結(jié)構(gòu)，為編研工作奠定基礎(chǔ)

電子檔案的編研工作離不開資源，這是編研工作的基礎(chǔ)和源泉。所以，在企業(yè)檔案編研工作的初期，應(yīng)該加大企業(yè)資源量，豐富各種資源建設(shè)。同時重視企業(yè)外部信息，做到內(nèi)部與外部結(jié)合，這是現(xiàn)在檔案工作的重點內(nèi)容。

3.1.2 重視企業(yè)合作，重整檔案信息資源[1]

企業(yè)檔案編研工作不是脫離企業(yè)單獨存在的，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)之間各部門，或者是企業(yè)和企業(yè)之間的聯(lián)系，應(yīng)該加強這些聯(lián)系，把編研工作結(jié)合起來有效開展。

3.2 從編研人員的角度提升編研效率的策略

檔案編研過程中需要專業(yè)的編研人員，這就需要從專業(yè)人員的視角出發(fā)，在選擇題目和材料等基礎(chǔ)方面，做到平衡的心態(tài)，嚴(yán)格把關(guān)投入和產(chǎn)出，提高工作效率[2]。

3.2.1 基于平衡編研下科學(xué)的選題選材

在進(jìn)行選題時，需要從以下兩個方面進(jìn)行，首先，以檔案室現(xiàn)存的檔案史料作為原始基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇。其次，當(dāng)史料出現(xiàn)不完整的情況時，可以通過對本檔案室，或者是去上一級機關(guān)檔案室中查找相關(guān)史料，從而保證材料的全面性，并且還要保證不準(zhǔn)確的資料不進(jìn)行引用，缺少部分內(nèi)容的檔案不進(jìn)行存檔。同時，還可以借助互聯(lián)網(wǎng)、專題數(shù)據(jù)庫等檢索資料，進(jìn)而保證選題范圍符合要求。此外，在進(jìn)行編研選題時，一定要對企業(yè)自身特色進(jìn)行明確，在確定選題的基礎(chǔ)上，查找相關(guān)符合的文檔資料，從而保證所編輯的工作方案、規(guī)劃與研究成果等滿足要求，具有特色化。在進(jìn)行編研工作時，要確定編研主體，要包含電子檔案的電子文件，充分利用和兼顧檔案編研，始終秉持實施求是的態(tài)度，充分發(fā)揮已有資源的作用，從而為企業(yè)、市場等領(lǐng)域進(jìn)行服務(wù)。

3.2.2 提升編研人員的素質(zhì)水平

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，對于編研工作也提出了更高的要求，為了更好地進(jìn)行檔案編研，需要編研人員不斷提升自身素質(zhì)水平，從而提高編研工作水平。首先，要求編研人員能夠熟練掌握計算機，擁有良好的操作能力，這是因為檔案編研需要依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，所以不僅需要編研人員將紙質(zhì)文檔裝換成電子文檔，還需要對目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)以及存儲、檢索等進(jìn)行掌握。其次，編研人員還要具備一定的文字功底，對檔案進(jìn)行編輯、排版，從而進(jìn)行更好地進(jìn)行檔案編研。

3.2.3 讓編研人員和使用者多交流，以滿足用戶要求

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)成為現(xiàn)在交流的重要渠道，成為現(xiàn)在編研人員和使用者之間的紐帶。編研人員通過各種媒體中介，展示編研計劃，以及編研成果等，用戶可以使用留言板或者QQ的方式提出自己的意見和建議，編研人員結(jié)合這些用戶建議展開工作。另外，編研人員在工作中應(yīng)該關(guān)注社會熱點信息，關(guān)注一些熱門話題，進(jìn)行專題性編研工作。比如，一些感動中國、馬航事件等這些熱點問題，需要對人事、科技進(jìn)行全方位了解，最后進(jìn)行檔案編研工作。

3.3編研成果視角

編研成果視角就從編研成果內(nèi)容以及成果形式方面出發(fā)，目的是強化對編研成果產(chǎn)權(quán)的保護，編研成果技術(shù)應(yīng)用，所給予的視覺感受以及傳播效果等。實際表現(xiàn)如下：

3.3.1 強化安全措施，提升知識產(chǎn)權(quán)保護意識

電子信息自身具有流動性，以及易復(fù)制性，所以在對電子文件進(jìn)行編研期間，一定要注重對知識產(chǎn)權(quán)的保護，并采取有效的措施對材料選擇和產(chǎn)品傳播進(jìn)行有效控制。例如在技術(shù)方面，可以使用數(shù)字簽名技術(shù)、水印技術(shù)以及身份識別技術(shù)等，有效保證電子檔案信息的真實有效性。而隨著檔案法的進(jìn)一步完善，依法治檔工作越發(fā)受到各界關(guān)注[3]。因此在進(jìn)行編研工作中，需要按照相關(guān)法規(guī)、制度進(jìn)行編研工作，同時還要求工作人員自身樹立法律意識，明確保密和利用之間的關(guān)系，從而提升對編研成果的保護水平。

3.3.2 科學(xué)進(jìn)行規(guī)劃包裝，有效對視覺進(jìn)行優(yōu)化

這里所說的包裝是保證編研成果內(nèi)容以及形式不發(fā)生改變的情況下對編排形式進(jìn)行一定的創(chuàng)新和改變。例如，可以對排版方式與風(fēng)格進(jìn)行改變，對封面進(jìn)行創(chuàng)新等。同時還可以采用獨特的設(shè)計吸引訪問人員的注意力，使其產(chǎn)生視覺愉快感，提升訪問次數(shù)。

3.3.3 應(yīng)該具有營銷觀念，加大傳播范圍

企業(yè)內(nèi)部通常都會有庫存資料，我們需要將這些庫存資料看成原材料，把企業(yè)內(nèi)部各個部門看成是銷售市場，這樣我們的編研成果就是產(chǎn)品了。我們需要按照用戶的需求，宣傳不同的產(chǎn)品，關(guān)注使用者的狀態(tài)，希望可以適合。

4 結(jié)論

綜上所述，基于網(wǎng)絡(luò)背景下的企業(yè)電子檔案，不單單是記錄企業(yè)日常的活動，還應(yīng)該包括企業(yè)的發(fā)展歷程和業(yè)績成就等方面的記錄。在企業(yè)內(nèi)部開展企業(yè)電子檔案編研工作，將編研成果進(jìn)行利用和宣傳，這是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)背景下，企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，在企業(yè)發(fā)展和建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用。