ERP系統(tǒng)在制造企業(yè)成本管理中的應(yīng)用

張信敏

（中信重工機(jī)械股份有限公司，河南洛陽471039）

1 引言

ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。應(yīng)用ERP系統(tǒng)使數(shù)據(jù)更加規(guī)范，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)的巨大潛力，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部的信息資源，減少員工工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率，對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。對于制造企業(yè)來說，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使得企業(yè)大大提高了工作效率，但是由于各種原因造成系統(tǒng)中成本管理模塊出現(xiàn)很多問題，比如成本測算準(zhǔn)確率不高，成本管理人員還不能完全依據(jù)ERP系統(tǒng)直接編制成本，特別是大型產(chǎn)品還停留在以手工編制為主計(jì)算機(jī)為輔的階段，各種數(shù)據(jù)問題繁多，嚴(yán)重影響了成本管理模塊的正常應(yīng)用。因此，應(yīng)該充分認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性并提出有效的解決方案，精細(xì)化管理，使ERP系統(tǒng)成本管理不再只是個(gè)框架而無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，真正發(fā)揮其作用。

2 ERP系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題及采取的措施

2.1 ERP系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題

2.1.1 各部門協(xié)調(diào)性不夠理想

在ERP環(huán)境下對信息鏈上信息傳遞的及時(shí)性有很高的要求，所以需要各個(gè)部門高度配合，相互協(xié)調(diào)，才能確保信息鏈連續(xù)不中斷。各部門在工作中必須站在企業(yè)發(fā)展的角度去考慮，協(xié)調(diào)性不夠必然給ERP系統(tǒng)的應(yīng)用帶來不利影響。

2.1.2 各部門和個(gè)人責(zé)任分工不明確

各部門和個(gè)人責(zé)任劃分不清楚，或者為了規(guī)避責(zé)任、逃避考核，故意相互推諉責(zé)任，導(dǎo)致一個(gè)很簡單的可能幾分鐘就能解決的數(shù)據(jù)問題，幾個(gè)部門或個(gè)人相互推諉、踢皮球，無人解決問題，使得工作效率大打折扣。

2.1.3 數(shù)據(jù)信息錄入不夠準(zhǔn)確

數(shù)據(jù)信息錄入使得很難對原始數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行控制，如果原始數(shù)據(jù)存在差錯(cuò)，將會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真，由此會(huì)給信息使用者帶來困擾。

2.1.4 數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)不完善或?qū)肟趶讲灰恢?/p>

ERP系統(tǒng)中的部分?jǐn)?shù)據(jù)是通過數(shù)據(jù)接口直接將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中的，采用這種方式能夠有效提高批量輸入能力，但是如果數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)不完善或?qū)肟趶讲灰恢碌脑捄芸赡軙?huì)造成導(dǎo)入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，所以這些來自數(shù)據(jù)接口的外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)就需要進(jìn)一步加強(qiáng)審核流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)[1]。

2.2 ERP系統(tǒng)應(yīng)用問題的應(yīng)對措施

①建立ERP項(xiàng)目組。ERP項(xiàng)目組是企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)不可缺少的組織機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)執(zhí)行系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作，對出現(xiàn)的問題在相關(guān)責(zé)任單位中進(jìn)行協(xié)調(diào)并予以解決，起到中間協(xié)調(diào)作用。②強(qiáng)化對企業(yè)財(cái)務(wù)信息風(fēng)險(xiǎn)的控制。做好動(dòng)態(tài)的監(jiān)控分析工作，對整個(gè)系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性；構(gòu)建完善的管理制度，加強(qiáng)信息的控制能力，落實(shí)責(zé)任制和考核機(jī)制，并隨時(shí)審查各種信息的準(zhǔn)確性，在確保企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行的同時(shí)，大大提升企業(yè)財(cái)務(wù)核算效率。③必須依據(jù)企業(yè)管理實(shí)踐建立管理模型，確保信息管理的安全性，明晰各部門和個(gè)人職責(zé)，嚴(yán)禁相互推諉責(zé)任，對推諉本應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)要嚴(yán)肅處理，從而確保ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。④定期組織各部門召開溝通會(huì)議，對近期數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)了什么問題，解決了什么，哪些仍存在問題，根源在哪里以及解決方案進(jìn)行溝通，借此減少或杜絕差錯(cuò)的發(fā)生。⑤定期對相關(guān)人員進(jìn)行后續(xù)培訓(xùn)，樹立數(shù)據(jù)信息安全的意識[2]。培訓(xùn)結(jié)束后要進(jìn)行考核，只有通過考核的人員才可以擁有ERP系統(tǒng)的使用權(quán)限，沒有通過考核的人員要再次進(jìn)行培訓(xùn)并考核直至考核通過。

3 ERP系統(tǒng)在成本管理中的具體應(yīng)用問題及采取的措施

3.1 ERP系統(tǒng)在成本管理中的具體應(yīng)用問題

①數(shù)據(jù)錄入差錯(cuò)及標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。主要是錄入人員數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤或錄入數(shù)據(jù)不全面，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法讀取數(shù)據(jù)，成本測算不準(zhǔn)確。例如：沒有可供參考的標(biāo)準(zhǔn)材質(zhì)庫，使得錄入的材質(zhì)格式不統(tǒng)一；鉚焊件工藝導(dǎo)入定額資料時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)物料碼多掛或少掛的問題；重量信息缺失及部件重量與下一級零部件的匯總重量不一致，造成測算成本重量差錯(cuò)。②每一個(gè)產(chǎn)品對應(yīng)的工作命令是唯一的，成本信息也是唯一的，產(chǎn)品未搭建或未及時(shí)搭建工號樹，導(dǎo)致成本測算無法以工作命令號進(jìn)行測算，測算成本也就不準(zhǔn)確了。③價(jià)格維護(hù)也存在不少的問題，比如：備料件價(jià)格多年未維護(hù)，價(jià)格早已不準(zhǔn)確；外協(xié)件合同價(jià)格信息缺失，一直未確定何單位維護(hù)；外購件價(jià)格錄入滯后或缺少價(jià)格；只申請新材質(zhì)、新機(jī)床，但不申請價(jià)格，導(dǎo)致新材質(zhì)和新機(jī)床的價(jià)格缺失。④成本數(shù)據(jù)維護(hù)不及時(shí)。由于用戶提出設(shè)計(jì)修改等原因工藝后期有修改時(shí)，ERP成本數(shù)據(jù)維護(hù)不及時(shí)或不做維護(hù)，導(dǎo)致成本測算不準(zhǔn)確。⑤“數(shù)據(jù)檢查”模塊的功能不全面。雖然ERP系統(tǒng)成本管理模塊中有“數(shù)據(jù)檢查”的功能[3]，可以檢測出錄入數(shù)據(jù)的正確性，但是檢查并不能覆蓋到方方面面，有些數(shù)據(jù)問題仍然檢測不出來，還需要后期手工檢查測算結(jié)果的有效性，影響了成本測算的效率，因此，“數(shù)據(jù)檢查”的功能有待進(jìn)一步的改進(jìn)。⑥有些數(shù)據(jù)需要導(dǎo)入ERP系統(tǒng)后再進(jìn)行手工維護(hù)，降低了工作效率。例如：外協(xié)件零件和毛坯的分類信息混淆。因?yàn)闆]有邏輯規(guī)律讓系統(tǒng)自動(dòng)區(qū)分外協(xié)件是零件還是毛坯，這就需要由外協(xié)計(jì)劃人員手工在系統(tǒng)中判斷錄入分類信息；外協(xié)毛坯類型需要再維護(hù)。因?yàn)橥鈪f(xié)件大部分都是鑄鋼件，因此在數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)ERP系統(tǒng)將外協(xié)件全部自動(dòng)默認(rèn)為鑄鋼件。但是對于個(gè)別不是鑄鋼件的外協(xié)件，就需要人工將毛坯類型和物料分類維護(hù)成相應(yīng)的類型。⑦生產(chǎn)部門的領(lǐng)料標(biāo)識維護(hù)不及時(shí)。生產(chǎn)部門為了投放工單，把本期不生產(chǎn)的零部件的領(lǐng)料標(biāo)識改為“不領(lǐng)料”，但等工單投放后并沒有及時(shí)將領(lǐng)料標(biāo)識修改為“領(lǐng)料”，導(dǎo)致成本測算不出該零部件的成本。

3.2 ERP系統(tǒng)在成本管理中的具體應(yīng)用問題的應(yīng)對措施

①以上這些問題牽涉到設(shè)計(jì)、工藝、采購和各個(gè)生產(chǎn)廠等多個(gè)部門，大多數(shù)都是人為因素，只要各責(zé)任單位增強(qiáng)責(zé)任心，事后增加自檢程序，百分之九十以上的數(shù)據(jù)問題都是可以解決的，這是每個(gè)人的責(zé)任心問題；還有一些是程序的問題，通過多次驗(yàn)證并修改程序也是可以避免出現(xiàn)的。②針對材質(zhì)錄入格式不標(biāo)準(zhǔn)，沒有可供參考的價(jià)格庫的問題，可以從成本價(jià)格庫中提取相應(yīng)的全部材質(zhì)作為基礎(chǔ)，建立材質(zhì)庫，供設(shè)計(jì)部門參考和查詢需要錄入的材質(zhì)是否符合已有材質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，若不符合標(biāo)準(zhǔn)，需要修改錄入材質(zhì)的格式使之與標(biāo)準(zhǔn)一致，若沒有相應(yīng)材質(zhì)可供選擇，則需要申請?jiān)黾有虏馁|(zhì)后才能錄入ERP系統(tǒng)，從而規(guī)范了材質(zhì)錄入標(biāo)準(zhǔn)，減少了ERP系統(tǒng)中同一種材質(zhì)過多寫法的問題，提高了價(jià)格管理維護(hù)人員的工作效率[4]。③我們還可以通過結(jié)合結(jié)算過程中各個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行測算，把每一種問題多次跟各責(zé)任單位進(jìn)行有效溝通，從而達(dá)到減少同類問題再次出現(xiàn)的問題。④為了更好地解決問題，不僅需要我們更加認(rèn)真工作并加強(qiáng)平時(shí)的審查和各單位的協(xié)調(diào)工作，還需要對各個(gè)部門進(jìn)行考核，訂立考核標(biāo)準(zhǔn)將考核機(jī)制和工效掛鉤，以激勵(lì)員工更好地完成工作，最終提高成本模塊的運(yùn)行能力。

4 結(jié)論

由于制造企業(yè)的產(chǎn)品基本上都是單件小批量生產(chǎn)，本次解決幾個(gè)產(chǎn)品問題并不代表以后產(chǎn)品不出現(xiàn)其他數(shù)據(jù)問題，仍可能出現(xiàn)同樣的數(shù)據(jù)缺失、失真問題，從而再次導(dǎo)致成本測算不準(zhǔn)確，這就需要我們調(diào)動(dòng)每個(gè)部門、每個(gè)員工的積極性，實(shí)現(xiàn)全方位精細(xì)化成本管理，共同促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。